深圳建工集团档案管理制度

深圳建工集团档案管理制度1、总则1.1为了加强对档案的规范管理和科学管理,有效地保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法和浙江省实施办法等法律法规,结合公司档案工作的实际情况,制定本制度;1.2公司在不同历史时期的党政管理、经营、科研及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像的不同介质载体的文件材料,均属公司档案;1.3公司档案严格按照档案法和本制度,实行集中管理与专业管理相结合,确保档案完整、准确、系统和安全,便于提供利用;人事档案由人力资源部按本条例要求、组织部发布的干部档案工作条例和劳动部、国家档案局发布的企业职工档案管理工作规定进行单独管理,其余档案均实行集中统一管理;1.4公司实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”纳入公司计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围,“四同步”在布置、检查、验收、总结各项工作的同时,布置、检查、验收、总结档案工作;2、机构与人员2.1公司成立综合档案室,由公司办公室负责;是公司档案归口管理部门,对公司档案工作实行统筹规划、组织协调；对公司各部门档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案;2.2综合档案室的基本任务和职责：2.2.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划公司的档案工作；2.2.2制定公司档案工作规章制度,做好公司各部门文件立卷归档,监督、检查、指导工作；2.2.3组织档案管理人员进行档案业务知识学习；2.2.4负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料；2.2.5做好档案的提供利用工作,主动为公司的党政管理、资产运营管理及其它工作服务；2.2.6完成公司交办的其它工作任务;2.3公司各部门须有一位负责同志分管本部门档案工作；配备1名兼职档案工作人员,负责本部门的资料收集、保管、立卷和档案资料的移交工作;综合档案室人员由公司办公室人员兼职;2.4公司档案工作人员必须坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,努力实践“三个代表”重要思想,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,钻研档案业务知识和相关的科学文化知识;3、文件材料的形成和归档3.1公司各部门档案工作人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累,工作结束时整理、立卷、并按归档要求,经本部门负责人审查合格后移交公司综合档案室;3.2对于个人在从事党政管理、资产经营管理等活动中形成的各类载体的文件材料,必须按规定向档案工作人员移交,任何个人不得占为己有;3.3公司系统内企业在改制工作中所形成的档案,尤其是公司负责指导的企业改制及遗留问题处理所形成的材料,立卷归档,移交综合档案室;系统内以前形成的企业改制资料,至今还未立卷归档的,由综合档案室与相关部门协商,妥善做好立卷归档工作;3.4归档要求3.4.1公司实行部门立卷归档、综合档案室集中统一管理制度;公司各部门均为立卷部门,分工归口立卷;立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于提供利用的要求,进行系统整理、组卷,并编写页号和卷号,填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限;3.4.2归档的文件材料应格式统一、质地优良、书写工整、声像清晰,符合规范和标准的要求;禁止用字迹不牢固的书写工具;3.4.3文件材料整理后,由公司各部门的档案工作人员组卷,并将立卷的案卷经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,移交公司综合档案室;3.4.4由几个部门合作完成的项目,由主办部门立卷归档,保存一套完整的正本,协作部门保存与自己承担任务有关的材料;3.5归档时间3.5.1公司各部门一般应在本年五月底前将上一年形成的文件材料移交公司综合档案室;人力资源部除员工人事档案由本部门保管外,其余资料均需按本条例要求移交公司综合档案室；财务部门帐册和付款凭证资料实行隔年第二年移交综合档案室的办法；3.5.2公司重大对外投资、工程建设、股权转让、资产重组、企业改制等项目,应在完成后的两个月内移交公司综合档案室;3.6档案的保存期限分为永久、长期和短期;规定原则为：3.6.1凡是反映公司主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档3,列为永久保存；3.6.2永久保存为50年以上,长期保存为16至50年,短期保存为15年及以下;3.6.3定期保存的计算方法,一般是从文件产生后的第二年起计算;4、档案的管理4.1公司综合档案室在接收公司各部门档案时,要依据移交清单仔细核对,并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列;不符合移交要求的,综合档案室指导有关部门改正后方能接收归档;人事档案管理详见“第七章人事档案管理”;4.2档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级;保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理;4.3已归档的档案材料需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审查核准,并签署意见,交公司综合档案室;4.4部门撤消、合并及有关部门人员调动时,必须办理档案和文件材料交接手续,不得私自带走和销毁;4.5对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况表;第十九条档案库房要坚固,要做好“八防”工作即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁;5、档案利用与纪律5.1公司综合档案室要逐步实现档案计算机管理,努力开发档案信息资源,积极主动做好提供利用服务工作;5.2档案管理人员应严格遵守党和国家的保密制度,未经公司授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公开档案;不准用电话索问或提供员工的全面情况和涉及政治历史或其它重要问题的档案材料;5.3公司各部门查阅本部门归档档案,经办人可直接到综合档案室查阅；查阅非本部门归档档案,须经归档部门同意;档案管理人员不准带干部人事档案材料进入公共场所,个人不得私自保存他人的档案材料;5.4对利用档案材料营私舞弊的,视情节轻重,予以严肃处理;对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的,要依法处理;6、档案的鉴定和统计6.1档案鉴定工作由公司综合档案室、有关业务部门组成鉴定小组;6.2销毁档案,应列出清单,经分管公司领导批准后,鉴定小组指定两人进行鉴销,批准人、鉴销人都要在销毁档案清单上签字;6.3公司综合档案室指定专人负责统计工作,建立健全各门类档案台帐,并按上级主管部门要求进行定期的综合或专项统计分析,向上级有关部门报送统计数据;7、人事档案管理7.1人力资源部根据人事档案工作有关文件的要求,对收集的档案材料进行认真仔细地鉴别审查;对不属于人事档案内容的材料要及时转往有关部门,应退还本人的要及时退还本人;对手续不完备或不规范的材料要及时退回材料形成部门补办手续,限期15天内寄回;经鉴别确需销毁的材料,由人事档案管理部门进行详细登记并报请领导批准后,予以销毁;鉴别登记后的人事档案材料要及时装入档案袋内,每两年装订入卷归档一次;7.2人力资源部严格按照中组发200912号印发的干部人事档案材料收集归档规定及时收集人事档案材料;人事档案材料形成部门要及时主动地将材料送交人事档案管理部门,最迟不得超过一个月;人事档案管理部门要经常地有计划地收集、补充档案材料,做到一季度一小收,半年一大收,年终一总收;同时要在半个月内,将收到的材料归入档案袋内,每两年装订入卷归档一次;收集的档案材料,必须是办理完毕的正式文件材料;材料必须真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确,并写明承办单位或个人署名,有形成材料的日期;特别是对符合规定的材料要坚决退回重新制作,对复印件存档要重点审核;7.3人力资源部要认真做好收集材料登记工作;档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸;不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写;在人事档案的接收、转出、借阅及日常工作中,要认真检查核对,发现差错,及时登记处理;每月底要检查核对一次借出档案归还情况,逾期不还者,要及时催要;7.4每半年要全面检查核对一次干部人事档案管理情况,做到名册上的姓名与档案柜里的档案一致,档案与档案袋、面和材料上的姓名一致、档案存放的位置与编号一致;7.5接到有关干部的任免、调动文件或领导指示后,要及时将档案转给新的主管单位;每年底按干部任免通知检查核对一次档案送交情况,对未交档案的要及时催要,并将不该管理的档案转至有关单位;要做好人事档案的登记和统计工作;7.6力资源部负责人事档案的转出管理;一转出的人事档案必须完整齐全,并按干部档案工作条例的要求,整理装订成册,一次性转出;二转递档案必须填写干部人事档案转递通知单,并与档案一道密封,加盖密封章;三转递档案必须通过机要交通转递或派党员干部专人送取,不准邮寄或交干部本人自带;四档案转出后,必须在档案花名册上注明何年何月转往何处,以备查考;7.7人力资源部负责人事档案的接收管理一接收单位应及时催要人事档案,对不符合要求的档案要立即退回,并限期在10天内整理好后再报送