采购管理制度及工作流程

采购管理制度及工作流程一、制定目的及范围为提升公司采购管理水平，规范采购行为，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。本制度适用于所有部门的采购活动，涵盖项目采购、年度采购、零星采购和应急采购等不同类型的采购需求。二、采购原则采购工作应遵循以下原则：公正、公平、公开原则，确保选择过程透明，给予所有合格供应商平等机会。质量优先，确保所采购物资符合公司的质量标准。价格合理，在保证质量的前提下，力求以最低的成本完成采购。供应商选择应尽量多样化，以避免对单一供应商的依赖。三、采购流程1.一般采购流程采购申请申购人需向仓库确认库存状况，之后填写“申购单”，并附上必要的技术参数和数量说明。申购审批申购单提交至部门负责人审批，需结合预算进行评估。对于项目采购，应附上项目预算报告。询价各部门须向至少三家合格供应商询价，收集报价后填写“询价记录表”。核价根据市场行情和历史价格进行核价，填写流转单中的核价结果，确保所选价格合理。审批完成核价后，流转单需经各级主管逐级审批，最终报公司高层进行确认。采购实施与验收入库审批通过后，采购人执行采购订单，物资到达后，由相关人员进行验收，确认无误后入库。报销所有采购必须在物资到货后一个月内进行报销，逾期未报销的将不予受理。2.特殊采购流程集中计划采购各部门需在每月25日前提交流转单，办公室统一进行办公用品的采购，确保采购量与需求相匹配。零星采购零星采购适用于金额较小且偶发的采购需求，需获得部门负责人同意后执行，简化审批流程。应急采购针对突发情况，需迅速采购的物资，由应急处置小组负责，无需进行询价，追求最快的采购响应。年度采购对于年度性物资需求，需提前制定年度采购计划，并向财务部报备预算，确保采购的可持续性和合理性。四、备案与存档所有采购活动完成后，采购人需将相关文件进行整理，包括采购单、流转单、入库单及发票或收款收据等，复印两份。一份交予财务审核，另一份存档，确保后期可追溯性和审核合规性。五、采购责任与纪律采购人职责采购人需建立供应商资料档案，进行市场调研，确保所采购物资的质量和供应的稳定性。采购人员行为规范采购人员不得接受任何形式的供应商赠品或回扣，确保采购过程的公正性和透明度。违者将受到相应的处理，情节严重者将依法追究责任。六、供应商管理建立供应商评估体系，定期对供应商进行考核，评估其供货能力、质量水平和服务态度。合格供应商需纳入公司采购名录，提供长期稳定的合作基础。对于不合格的供应商，需及时调整，确保公司采购的高效率和高质量。七、流程优化与改进机制在实施过程中，需对采购流程进行定期的评估和优化，收集各部门的反馈意见，结合实际情况进行调整。建立流程改进建议机制，鼓励员工提出合理化建议，确保采购制度的动态适应与高效运作。八、培训与宣传定期对采购相关人员进行培训，增强其对采购流程、制度的理解与执行力。通过内部宣传，提高全员对采购制度的重视程度，形成良好的采购文化，推动公司整体采购管理水平的提升。九、风险控制针对采购过程中可能出现的风险，建立相应的风险控制机制，包括对供应商的信用评估、合同的严格审核、采购过程的合规性检查等，降低采购风险，确保公司利益不受损害。十、结语本采购管理制度旨在为公司提供一个规范、高效的采购流