合同签订与履约跟踪制度

合同签订与履约跟踪制度一、前言合同是企业与合作伙伴之间的一项紧要法律文件，用于确定双方权利和义务，保障合作的顺利进行。为了确保合同的签订和履约过程的规范性及时性和可追溯性，订立本合同签订与履约跟踪制度，以引导企业内部相关人员的操作行为，加强合同管理，提高合同履约的效率和质量。二、适用范围本制度适用于全体公司员工，包含合同部门、采购部门、销售部门、财务部门、法务部门等各相关部门的员工。三、合同签订流程1.合同申请（1）合同申请人员将填写合同申请表格，供应合同的基本信息和相关附件，如合同草案、商务谈判记录等，并向上级主管部门提交申请。（2）上级主管部门依据业务需要和合同金额等因素进行审批，确定是否批准合同签订。2.合同起草和修改（1）合同部门依据合同申请信息订立合同草案。合同草案应准确、完整地包含合同的重要条款、义务和责任等。（2）合同起草人员将合同草案发送给相关部门和合作伙伴，征求看法和修改建议。（3）合同起草人员依据反馈看法进行合同修改，并将修改后的合同版本重新发送给相关部门和合作伙伴确认。（4）修改完成后，合同起草人员将经过确认的合同版本提交给上级主管部门审批。3.合同签订（1）经上级主管部门审批通过的合同草案，确认无误后，合同起草人员将以书面形式发送给合作伙伴。（2）合同签订人员与合作伙伴进行面对面的合同签订，并确保双方在合同上签字并加盖公章。（3）合同签订后，合同签订人员将合同原件交给合同部门加盖公司印章，并将电子合同存档。4.合同备份与归档（1）合同部门负责将签订完成的合同进行编号、备份和归档。合同归档应依照统一的编码规定进行编号，确保合同的追溯性和检索性。（2）合同部门及时将归档合同的信息录入合同管理系统，并确保合同的电子存档完整可信，并定期进行数据备份和存档。四、合同履约跟踪1.履约信息登记（1）合同签订后，相关部门依据合同商定订立履约计划，并将计划内容录入履约管理系统。履约计划应明确任务、责任人、执行时间、履约要求等。（2）履约计划执行过程中产生的紧要信息和资料，如履约报告、履约凭证等，应及时归档和上传至履约管理系统。2.履约监督与评估（1）合同部门负责对履约情况进行定期跟踪和监督，并协调各相关部门，及时解决履约中显现的问题和纠纷。（2）合同履约情况应定期进行综合评估，发现问题及时提出整改措施，并与相关部门共同落实改进措施。3.更改和解除合同（1）若在履约过程中需要对合同进行更改或解除，相关部门应依据合同商定和法律规定进行合规操作，并及时通知合同部门进行相应的更改和归档。（2）合同部门应及时记录更改和解除合同的情况，并对合同相关信息进行更新和调整。五、合同管理责任1.合同管理部门（1）合同管理部门负责订立和监督合同签订与履约跟踪制度的实施，并对合同管理人员进行培训和引导。（2）合同管理部门负责归档、管理和维护合同相关文件和资料，并定期进行合同归档的检查和审查。2.相关部门（1）各相关部门应依照本制度规定的流程和要求，搭配合同管理部门的工作，确保合同签订和履约的质量和效率。（2）各相关部门应及时上报合同签订和履约情况，搭配合同管理部门进行合同履约的跟踪和评估。3.公司领导公司领导应重视合同管理工作，鼓舞和支持合同管理部门和相关部门的工作，确保合同签订和履约的顺利进行，并对本制度的执行情况进行监督和评估。六、惩罚措施对于未依照本制度要求进行合同签订和履约的违规行为，依据违规情节轻重，将采取相应的惩罚措施，包含但不限于口头警告、书面警告、记过、记大过、降职、解聘等。七、监督与改进公司将建立合同管理制度的监督和改进机制，定期对合同签订和履约过程进行评估和检查，及时发现问题并提出改进建议，不绝完善合同管理制度的执行效果和效率。八、附则本制度自颁布之日起执