煤矿材料采购管理制度

煤矿材料采购管理制度第一章总则为规范煤矿材料的采购行为，提高采购效率，确保材料质量，降低采购成本，特制定本制度。该制度适用于公司所有煤矿材料的采购活动，包括但不限于原材料、辅助材料及设备等。通过明确职责、流程及监督机制，确保采购行为的透明性和合规性，维护公司和股东的合法权益。第二章目标和适用范围本制度旨在通过合理的采购流程和标准化的管理措施，减少采购中的风险，确保材料供应的及时性和可靠性。适用范围涵盖公司所有煤矿及其附属单位的采购活动，包括材料需求的计划、供应商选择、合同签署、材料验收及付款等环节。第三章法规依据本制度依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》及相关行业标准和公司内部规章制度制定。采购活动应遵循合法、公平、公正的原则，确保采购过程的透明与公开。第四章采购管理组织采购管理由专门的采购部门负责，具体职责包括：制定采购计划、组织供应商评估、实施采购流程、监督采购合同的履行及材料的验收。各煤矿及相关部门需按照规定向采购部门提出材料需求，并及时反馈使用情况。第五章采购流程1.需求计划各煤矿需根据生产计划和实际需求，提前提交材料采购计划，明确所需材料的种类、数量及使用时间。采购计划应定期汇总，形成年度采购计划报告。2.供应商选择采购部门根据需求计划，进行合格供应商的筛选与评估。评估标准包括供应商的资质、信誉、供货能力、价格及售后服务等。采购部门应建立供应商档案，对合格供应商进行定期评审，确保其持续符合采购要求。3.招标与报价对于金额较大的采购项目，需进行招标。招标方式应根据项目的性质和规模，选择公开招标或邀请招标。采购部门应提前发布招标公告，确保信息的公开透明，邀请合格供应商参与投标。投标结束后，采购部门应对投标文件进行评审，选择出最具竞争力的供应商。4.合同签署确定中标供应商后，采购部门应与其签订正式采购合同，合同内容应明确材料的规格、数量、价格、交货时间及违约责任等条款。合同签署需经过公司法务部门审核，确保合法合规。5.材料验收材料到货后，煤矿相关部门负责对材料进行验收，验收内容包括数量、规格、质量等。验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并记录相关信息。对验收不合格的材料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其进行退换或补偿。6.付款流程验收合格后，采购部门应向财务部门提交付款申请，财务部门在审核后按合同约定进行付款。付款需遵循“先验收、后付款”的原则，确保资金使用的合规性和安全性。第六章采购记录与档案管理采购部门应对每一笔采购活动进行详细记录，包括采购申请、供应商评估、招标文件、合同以及验收记录等。所有采购档案应按规定进行整理和存档，确保信息的可追溯性和完整性。档案管理应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅。第七章监督机制公司设立采购监督小组，负责对采购活动进行监督与审计。监督小组应定期对采购流程、合同履行、材料质量及供应商表现进行评估，发现问题及时提出整改意见。采购部门需配合监督小组的工作，定期报告采购情况，接受审计与检查。第八章奖惩措施对遵守采购制度、表现优秀的员工给予奖励，对违反采购制度的行为予以惩罚。具体奖惩措施由公司根据实际情况制定，并纳入员工绩效考核体系。第九章附则本制度由采购部门负责解释，自颁布之日起实施。根据公司实际情况和法律法规的变化