新编基础会计学模拟实验 第6版 课件 实验12 会计档案的装订及保管

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新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20242实验12会计档案的装订及保管【实验目的】通过实验使学生掌握会计档案的装订及保管的要求和技术。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20243【实验指导】一、会计档案的装订P155

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

纸质会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料。纸质会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20244（一）会计凭证的装订P1551、会计凭证装订前的准备工作（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20245（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。（6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202462、会计凭证装订时的要求为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中应用比较广泛，具体操作步骤如下：新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20247（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。（2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。如下图①（3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20248（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。如下图②（6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下图③（7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章，如下图④。凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月20249新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202410

3、会计凭证装订后的注意事项（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；（2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202411（二）会计账簿的装订P156各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

1、账簿装订前的要求（1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。（2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202412

2、活页账簿装订要求。（1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。（2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。（3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月2024133、账簿装订后的其他要求。（1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。（2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。（3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。（4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202414

（三）会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。3、按保管期限编制卷号。新编基础会计学模拟实验（第六版）15十二月202415二、会计档案的保管P157（一）电子会计档案管理单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:

1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；新编基础会计学模拟实验（第六版）3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。满足上述规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。15十二月202416新编基础会计学模拟实验（第六版）（二）会计档案归档单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。15十二月202417新编基础会计学模拟实验（第六版）（三）会计档案利用单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。（四）会计档案保管会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。企业和其他组织会计档案保管期限（财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限略）见下表：15十二月202418新编基础会计学模拟实验（第六版）序号档案名称保管期限备注一会计凭证

1原始凭证30年

2记账凭证30年

二会计账簿

3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产明细账（卡片）

固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年

企业和其他组织会计档案保管期限表15十二月202419新编基础会计学模拟实验（第六版）三财务报告类

8月、季度、半年度财务报告10年9年度财务报告永久四其他会计资料

10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年

12纳税申报表10年

13会计档案移交清册30年14会计档案保管清册永久

15会计档案销毁清册永久

16会计档案销毁鉴定意见书永久15十二月202420新编基础