大学计算机基础（第六版）课件 05-3 办公软件基础知识与功能设计-演示稿软件

第5章办公软件基础知识与功能设计5.4

演示文稿软件目录演示文稿概述演示文稿基本概念功能设计与操作原理演示文稿制作流程案例分析5.4.1

演示文稿概述PowerPoint

2016是微软公司推出的Office

2016中的重要组件，主要用来制作演示文稿（俗称幻灯片），用于各种工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询、学术交流、课件制作等一系列活动。通过嵌入对象(例如文本框、表格、公式、艺术字、图形、图像、动画、音频、视频等多媒体信息)，对对象进行主题的设置和内容的美化、添加动画和超链接，可以使演示文稿具有炫目的视觉效果、动态的交互功能和强烈的感染力。5.4.2

演示文稿基本概念制作演示文稿的基础知识内容视图格式1．制作演示文稿的基础知识幻灯片是视觉形象页，通过添加文本、图形、图像等对象向观众传递静态信息，通过动画、音频、视频等对象向观众传递过程性信息。幻灯片是演示文稿的一个个单独的部分。一个演示文稿文档由若干张幻灯片组成，每张幻灯片是背景与对象的组合体，每张幻灯片上可以存放许多对象元素，例如占位符、图片、文本框、音频、视频等。我们可以通过切换视图对幻灯片进行编辑或操作，可以使用模板、主题、母版、配色方案和幻灯片版式等方法来设计幻灯片外观。2．内容（1）占位符占位符是指创建新幻灯片时出现的虚线方框。这些方框作为放置幻灯片标题、文本、图片、图表、表格等对象的位置，实际上它们是预设了格式、字形、颜色、图形、图表位置的文本框。（2）其他对象幻灯片中可以根据需要插入一些对象，如文本框、图形、图像、剪贴画、艺术字、页眉和页脚、OLE对象等，前面章节中已有详细介绍，在此不再叙述。另外，我们还可以根据需要插入一些多媒体对象，例如音频、视频、Flash动画等。3．视图演示文稿软件提供了多种视图，分别用于突出编辑过程的不同部分。改变视图可用“视图”功能区，或使用屏幕下方状态栏右侧的视图按钮。（1）普通视图普通视图由左窗格、幻灯片窗格和备注窗格组成。幻灯片窗格可以编辑幻灯片中的对象，如文本、图形、表格等。备注窗格中可以输入备注文字。左窗格中有两张选项卡（标签），分别为“幻灯片”和“大纲”。“幻灯片”选项卡中以缩略图方式显示多张幻灯片，并可选择多张幻灯片进行移动、删除等操作；“大纲”选项卡主要显示并可编辑各张幻灯片中大纲形式的文字，不包含图形等其他对象。（2）幻灯片浏览视图在主窗口中，以缩略图显示演示文稿中的多张幻灯片，并可以对幻灯片进行删除、移动等重新排列和组织，但不能对幻灯片中的具体内容进行编辑。（3）阅读视图阅读视图在方便审阅的窗口中查看演示文稿，而不是使用全屏的幻灯片放映视图。此时，如果要更改演示文稿，可以随时从阅读视图切换至某个其他视图。（4）幻灯片放映视图观看放映效果，从当前幻灯片开始放映。4．格式设计幻灯片格式可以使用模板、主题、母版、配色方案和幻灯片版式等方法。（1）模板模板是指预先设计了外观、标题、文本图形格式、位置、颜色及演播动画的幻灯片的待用文档。“模板”为Office用户免费提供了多种实用的模板资源，用户可以在O模板库中自由下载。（2）主题主题是一组统一的设计元素，可以作为一套独立的选择方案应用于文件中，是颜色、字体和图形背景效果三者的组合。使用主题可以简化演示文稿的设计过程，使演示文稿具有某种风格。（3）母版母版分为幻灯片母版、备注母版和讲义母版。幻灯片母版是特殊的幻灯片，是幻灯片层次结构中的顶层幻灯片，存储着有关演示文稿的主题和幻灯片版式的信息，包括背景、颜色、字体、效果、占位符大小和位置等。每个演示文稿至少包含一个幻灯片母版，修改幻灯片母版，可以实现对演示文稿中的每张幻灯片进行统一的样式更改。用户也可以自己在母版中添加占位符。（4）幻灯片版式幻灯片版式是演示文稿软件预先设计好的，创建新幻灯片时，用户可以从中选择需要的版式，不同的版式对标题和副标题文本、列表、图片、表格、图表、自选图形和视频等元素有不同的排列方式。有的版式有两项元素，有的版式有三项或更多的项。每一项属于一个占位符，用户可以移动或重置占位符的大小和格式，使它与幻灯片母版不同。应用一个新版式时，所有的文本和对象仍都保留在幻灯片中，但是要重新排列它们，以适应新的版式。5.4.3

PowerPoint2016功能设计与操作原理PowerPoint文件设计内容设计和格式化功能设计和面板操作原理幻灯片动态效果设计幻灯片放映1．PowerPoint文件设计PowerPoint创建和编辑的文档，主要涉及5种文件：（1）默认文档格式为为ppt（2003之前）和pptx或pptm（2010）。（2）模板文件为pot（2003之前）或potx（2016），可随时方便使用模板创建和编辑文档，用户也可以自己创建。（3）网页文件为html或mhtml，即可将文档直接保存或转换为网页文件。（4）放映格式（.ppsx），双击后可以直接进行放映。（5）转换文档：Adobe公司的便携文档格式pdf，支持跨平台（与操作系统平台无关），已成为主流格式。演示文稿文档可直接转换为pdf格式的文档。2．内容设计和格式化（1）组织幻灯片对幻灯片的组织包括新建、移动、复制、删除、隐藏幻灯片等操作，在对幻灯片进行操作前，首先要掌握如何选定相应幻灯片。（2）插入对象在幻灯片中可以插入文本框、剪贴画、图片、自选图形、艺术字、表格、图表、SmartArt图等普通对象，另外，根据需要还可插入音频、视频、动画等多媒体对象。（3）格式化对幻灯片内的对象进行排版或格式化操作，主要包括，一是字符格式化，包括对文本内容进行修饰；二是段落格式化，包括段落对齐、段落缩进、设置行距及段间距、编号与项目符号、设置文本大纲级别等；三是幻灯片格式化，主要包括主题设置、背景设置、幻灯片版式设置、母版设置、页眉和页脚设置等；四是对象格式化，例如图片、艺术字、自选图形、SmartArt图形等对象，选中后可通过相应功能区的命令对其进行格式化。3．功能设计和面板操作原理PowerPoint软件的功能界面设计分为两种：一是面向“功能”划分功能类别，把相近的功能归为同一类别；二是面向“服务”划分功能类别，即基于任务流程归纳和划分功能类别。在PowerPoint

2003及以前版本中，都采用第一种方式，将相近的功能归为同一类别，并设置于菜单中形成工具集，以菜单方式和工具栏方式呈现功能。依据相近功能划分，分为9个功能菜单：

“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“幻灯片放映”、“窗口”和“帮助”等形成菜单栏，它们位于标题栏下方。在PowerPoint

2016中，将功能以面向“服务”划分类别，以“主选项卡”类别和“面板”为功能区的方式，共14个主选项卡类别（如图5-22所示），默认显示为其中的8个主选项卡，即“开始”、“插入”、“设计”、“切换”、“动画”、“幻灯片放映”、“审阅”、“视图”等。每个选项卡中有4到8个功能面板，其中布局了若干命令按钮和工具控件。为了更方便和具体的服务，系统还设计有：动态选项卡（也称工具选项卡，共14个）和浮动工具栏，在操作过程中，系统会依据当时的状态自动显示相应的选项卡和工具栏，这些选项卡和工具栏提供了更细致和具体的工具按钮。如当选中文本框时，主选项卡中就会自动出现“绘图工具”格式选项卡，为操作文本框对象提供服务。主选项卡功能区文件菜单文本占位符左窗格动态选项卡：绘图工具-格式选项卡幻灯片窗格视图切换按钮状态栏备注窗格快速访问工具栏标题栏图5-22

PowerPoint

2010面向“服务”界面设计4．幻灯片动态效果设计（1）动画动画是指对幻灯片中的文本或其他对象（如图表、图形或图片）添加的特殊视听效果，用于突出重点或增加演示文稿的趣味性，幻灯片中的对象可以按时间、速度、方式和路径的设置进行自定义动画显示，例如可以将幻灯片中的标题设计成“自底部飞入”。（2）幻灯片切换幻灯片切换是对幻灯片设置的一些特殊效果，作为幻灯片放映时引入的形式，即从一张幻灯片变换成另一张幻灯片时的动画设置。用户可以选择各种不同的切换并改变其速度，也可以改变切换效果，以引出演示文稿新的部分或者强调某一张重要的幻灯片。（3）超链接为了增强交互性，可以通过“超链接”实现在放映时从一张幻灯片跳转到其他目标位置，例如跳转到演示文稿中的另一张幻灯片、其他文档、某个Web站点等。任何文本或对象都可以被设置超链接。（4）动作按钮动作按钮包含了一些形状，如左箭头和右箭头等，类似于超链接，可以插入到演示文稿的幻灯片中，并为这些按钮定义超链接。使用这些按钮可以使幻灯片在演示时，通过鼠标单击迅速跳转到其他目标位置。5．幻灯片放映（1）幻灯片放映方式PowerPoint提供了三种放映方式，分别是：演讲者放映:可以以全屏幕方式放映演示文稿。放映时演讲者具有完整的控制权，可以将演示文稿暂停或跳转，可以为幻灯片添加备注信息等。观众自行浏览:类似于“阅读视图”，以窗口方式放映，适用于小规模的演示。在展台浏览:以全屏幕方式放映，适用于展览会场或会议。这种放映方式以“排练计时”来切换幻灯片，放映过程中大多数菜单和命令都不可用，按【Esc】键可结束放映。（2）自定义放映“自定义放映”是指将演示文稿中的某些幻灯片组合起来，形成一个放映单元，同一演示文稿可以按需要形成多个放映单元。假设要使用同一个演示文稿对公司中的不同部门做演示，演示时所使用的幻灯片的数量以及次序各有不同，此时可以针对不同的部门分别定义“自定义放映”。（3）排练计时通过对演示文稿进行排练计时可以为每张幻灯片记录放映时所需要的时间。排练结束时，如果用户选择保留放映时间，则在幻灯片浏览视图中可以看到每张幻灯片的放映时间。5.4.4

演示文稿制作流程在PowerPoint 2010中，对演示文稿的编辑和排版，一般包括以下步骤和流程：（1）新建演示文稿文档，可以创建空白文档，也可以根据模板创建。（2）对幻灯片进行页面设置、主题、母版等外观设置。（3）创建幻灯片，创建时需要选择相应幻灯片版式。（4）在幻灯片中插入相应对象。（5）对幻灯片中对象进行格式设置。（6）对幻灯片中相应对象进行动画设置。（7）对幻灯片的切换效果进行设置。（8）设置幻灯片放映方式，查看放映效果。（9）检查、校验和打印演示文稿。5.4.5

案例分析1．知识点

此案例涉及到页面设置、主题及背景样式设置、幻灯片版式、文本级别设置、插入对象、设置对象格式、设置动画、设置切换效果、建立超链接、自定义放映等知识点和操作。2．编辑排版要求：

（1）将演示文稿分为两个节，将前两张幻灯片作为一节，命名为“第1节”，其他幻灯片作为一节，命名为“第2节”。

（2）为每个小节分别设置名为“暗香扑面”和“波形”的主题样式。

（3）将第一张幻灯片，调整为“标题幻灯片”版式。

（4）在第一张幻灯片中，插入音频文件

“月光.mp3”，设置其为连续播放的背景音乐。（5）在第一张幻灯片中，加上副标题，标题内容为作者姓名和当前日期。插入一个“人物”类剪贴画。将主标题设置动画为“轮子”，将副标题设置动画为“浮入”，将剪贴画设置进入动画效果为

“螺旋飞入”。为主标题设置地址为的超链接。（6）将第二张幻灯片中最后三行文本的文本级别降低一个文本级别，并设置项目符号。（7）将第三张幻灯片中文本转换为SmartArt图形“列表”类中的“垂直曲形列表”形状，插入对象后，对其中的内容和图案进行编辑。（8）在标题为“2014年同类图书销量统计”的幻灯片页中，插入一个6行6列的表格，列标题分别为“图书名称”、“出版社”、“出版日期”、“作者”、“定价”、“销量”。对表格进行动画设置，动画方式为“翻转式由远及近”。（9）在标题为“编写组”的幻灯片中，插入组织结构图。将本幻灯片背景样式设置为“水滴