会议室值班室管理制度

会议室值班室管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，明确会议室使用及管理规范，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有会议室的使用与管理。

一、目的

1.规范会议室使用，保障会议的顺利进行。

2.提高会议室使用效率，降低会议成本。

3.确保会议室设施设备完好，提升会议体验。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室。

2.本制度适用于公司全体员工及会议室管理人员。

三、会议室分类

1.按功能分为：普通会议室、多媒体会议室、视频会议室等。

2.按规模分为：小型会议室、中型会议室、大型会议室等。

四、会议室管理原则

1.预约优先原则：会议室使用需提前预约，按照预约顺序安排使用。

2.合理分配原则：根据会议类型、参会人数等因素，合理分配会议室资源。

3.节约使用原则：提倡节约使用会议室，减少不必要的会议成本。

4.环保原则：加强会议室环境卫生管理，营造良好的会议环境。

五、会议室管理人员职责

1.负责会议室的日常管理与维护。

2.负责会议室的预约、安排、调整及通知。

3.负责会议室设施设备的检查、维修及保养。

4.负责会议期间的服务保障工作。

六、违规处理

1.对违反本管理制度的行为，会议室管理人员有权予以制止。

2.违规行为将按照公司相关规定给予相应处罚。

七、制度修订

本管理制度将根据公司发展需要及实际情况，适时进行调整和完善。修订后的管理制度需经公司领导审批后公布实施。

八、附则

1.本管理制度自发布之日起实施。

2.本管理制度解释权归公司会议室管理部门。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程规范。

一、会议筹备

1.会议主题确定：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，并在会议通知中予以明确。

2.会议通知：会议发起人应在会议开始前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.会议资料准备：会议发起人应提前准备会议相关资料，并在会议开始前至少1个工作日发送给参会人员。

4.会议室预约：会议发起人需提前向会议室管理部门预约会议室，并注明会议主题、参会人数、会议时间等信息。

二、会议签到

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，并完成签到。

2.会议主持人应在会议开始前5分钟，确认参会人员是否到齐，并对未到人员予以提醒。

三、会议议程

1.会议主持人应按照会议议程安排，逐项进行会议讨论。

2.会议期间，参会人员应积极参与讨论，发表自己的观点和建议。

3.会议主持人应确保会议讨论有序进行，对偏离主题的讨论予以引导。

四、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括会议主题、讨论重点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后1个工作日内整理完毕，并发送给参会人员确认。

五、会议决策

1.会议决策事项应在充分讨论的基础上，由会议主持人提出决策方案。

2.参会人员对决策方案进行表决，表决通过后形成会议决策。

3.会议决策应明确责任人和完成时间，确保决策的落实。

六、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对本次会议进行简要总结，概括会议成果和需改进之处。

2.会议记录人应根据会议总结，完善会议纪要，并发送给参会人员。

七、会议跟进

1.会议发起人应对会议决策的落实情况进行跟进。

2.会议记录人应定期向会议发起人报告会议决策的落实情况。

八、会议反馈

1.参会人员对会议组织、会议内容等方面如有意见和建议，可向会议发起人或会议室管理部门反馈。

2.会议发起人和会议室管理部门应认真对待反馈意见，及时改进会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项工作任务落到实处，特制定会议纪要的跟踪落实制度如下：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据会议主持人的修改意见进行修改，形成最终会议纪要。

4.最终会议纪要应由会议主持人签字确认，并在会议结束后3个工作日内发布给所有参会人员。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议主题、讨论内容、决策事项、责任人和完成时间等关键信息。

2.会议纪要应保持清晰、简洁，便于阅读和理解。

3.会议纪要中涉及的敏感信息或保密内容，应严格按照公司保密规定处理。

三、会议决策的跟踪落实

1.会议纪要发布后，各责任人和相关部门应根据会议决策内容，制定具体实施方案和计划。

2.会议发起人应对会议决策的落实情况进行定期跟踪，确保各项工作任务按时完成。

3.会议记录人应协助会议发起人，对会议决策的落实情况进行监督和报告。

四、会议决策落实情况的反馈

1.责任人和相关部门应在会议决策规定的完成时间内，向会议发起人报告工作进展和落实情况。

2.会议发起人应在收到反馈后的2个工作日内，对落实情况进行评估，并提出指导意见。

3.对于未按期完成的会议决策，会议发起人应查明原因，制定整改措施，并督促相关部门尽快完成。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保会议纪要的长期保存。

2.会议纪要的查阅需遵循公司保密制度，未经授权不得随意泄露会议内容。

六、会议纪要的持续改进

1.会议纪要的编制和跟踪落实过程中，应不断总结经验，发现不足，并提出改进措施。

2.定期对会议纪要的管理制度进行评估和优化，以提高会议纪要的编制质量和决策落实效率。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护会议室设施设备，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室使用前，需提前向会议室管理部门预约，并提供会议主题、参会人数、会议时间等信息。

2.会议室管理部门根据预约情况进行合理安排，确保会议室资源合理分配。

3.如有特殊需求，如多媒体设备、视频会议系统等，需在预约时提前说明，以便会议室管理部门做好相应准备。

4.会议结束后，使用部门应及时归还会议室，并确保会议室整洁。

二、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门应定期对会议室设施设备进行检查、维修和保养，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议过程中如发现设施设备故障，应立即向会议室管理部门报告，以便及时修复。

3.会议室内的设备使用，应遵循设备操作规范，不得私自拆卸、改装或带出会议室。

4.会议室管理部门应定期对会议室内设备进行消毒和清洁，确保卫生安全。

三、会议室环境与秩序

1.会议室使用期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得随意走动、喧哗。

2.禁止在会议室吸烟、进食，保持会议室环境卫生。

3.会议室内不得乱丢杂物，垃圾需放入指定的垃圾桶内。

4.会议室管理部门应定期检查会议室环境，对违反规定的行为予以制止和纠正。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，加强会议期间的巡查，防范安全事故发生。

2.会议室内不得存放易燃、易爆等危险物品。

3.参会人员应妥善保管个人物品，防止遗失。

4.会议涉及商业秘密或敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室使用费用管理

1.会议室使用部门需按照公司规定，承担相应的会议室使用费用。

2.会议室管理部门应建立会议室使用费用管理制度，合理制定收费标准，并进行公示。

3.会议室使用费用收支情况应定期进行审计，确保透明合理。

六、会议室管理持续改进

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进。

2.定期对会议室管理规定进行评估和修订，以适应公司发展和实际需求。

3.提高会议室管理人员的服务意识和专业素质，为参会人员提供优质服务。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，明确相关事项，特制定以下附则：

一、本管