2024【管理制度】合同档案管理制度

合同编号：__________鉴于甲乙双方希望通过本合同明确双方在合同档案管理方面的权利和义务，经友好协商，达成如下协议：第一条合同档案的定义本合同所称合同档案，是指甲乙双方在履行本合同过程中产生的、具有证据价值的文件、资料和物品。包括但不限于合同文本、附件、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等。第二条合同档案的归档和管理1.甲方负责在本合同履行过程中产生的合同档案的收集、整理、归档和保管工作。2.乙方应按照甲方的要求，及时提供相关合同档案，并保证合同档案的真实性、完整性和合法性。3.甲乙双方应对合同档案中的商业秘密予以保密，未经对方同意，不得向第三方披露。第三条合同档案的查询和复制1.甲乙双方有权按照本合同约定查询、复制对方保存的合同档案。2.甲方应在收到乙方查询、复制请求后的5个工作日内提供相关合同档案。3.乙方查询、复制合同档案时，应遵守甲方的查阅规定，并在规定时间内完成查阅。第四条合同档案的移交1.本合同履行完毕后，甲乙双方应按照约定将合同档案原件或者副本移交对方。2.如甲乙双方未能在本合同履行完毕后30日内完成合同档案的移交，应承担违约责任。第五条合同档案的销毁1.甲乙双方应按照国家有关法律法规和双方约定，对不再需要的合同档案进行销毁。2.甲方应在合同档案销毁前通知乙方，并共同见证销毁过程。第六条违约责任1.甲乙双方违反本合同约定，导致合同档案丢失、损坏或者泄露的，应承担违约责任。2.甲乙双方违反国家有关法律法规和双方约定，进行合同档案管理的，应承担相应法律责任。第七条争议解决本合同履行过程中发生的争议，甲乙双方应协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条其他约定1.本合同一式两份，甲乙双方各执一份。2.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至合同档案移交完毕之日止。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：2024年注意事项及解决办法：1.确保合同档案的真实性、完整性和合法性。解决办法：甲乙双方应严格按照国家法律法规和双方约定，保证合同档案的真实性、完整性和合法性。如发现虚假、不全或违法的合同档案，应及时补充、更正或撤销。2.保护合同档案中的商业秘密。解决办法：甲乙双方应对合同档案中的商业秘密予以保密，未经对方同意，不得向第三方披露。如有泄露，应立即采取补救措施，并承担相应责任。3.按时归档、移交合同档案。解决办法：甲方应在本合同履行过程中产生的合同档案的收集、整理、归档和保管工作；乙方应按照甲方的要求，及时提供相关合同档案。如未能按时归档或移交，应承担违约责任。4.正确查询、复制合同档案。解决办法：甲乙双方有权按照本合同约定查询、复制对方保存的合同档案。查询、复制时应遵守甲方的查阅规定，并在规定时间内完成查阅。5.合法销毁合同档案。解决办法：甲乙双方应按照国家有关法律法规和双方约定，对不再需要的合同档案进行销毁。销毁前应通知对方，并共同见证销毁过程。法律名词及名词解释：1.合同档案：指甲乙双方在履行合同过程中产生的、具有证据价值的文件、资料和物品，包括但不限于合同文本、附件、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等。2.真实性：指合同档案应准确反映甲乙双方在履行合同过程中的实际情况。3.完整性：指合同档案应包括所有与合同履行相关的文件、资料和物品，不得遗漏。4.合法性：指合同档案应符合国家法律法规和双方约定的要求。5.商业秘密：指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。6.违约责任：指甲乙双方违反合同约定，导致合同档案丢失、损坏或者泄露时应承担的责任。7.争议解决：指甲乙双方在履行合同过程中发生争议时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决争议的方法。应用场合：1.适用于甲乙双方在履行合同过程中产生的合同档案管理。2.适用于各类型合同，包括销售合同、采购合同、服务合同等。3.适用于长期合作关系的双方，需要明确合同档案管理的规定。4.适用于涉及商业秘密的合同，需要保护合同档案的安全和保密。.补充条款：1.合同档案的分类和归类标准。2.合同档案的保管方式和期限。3.合同档案的