T-BJWX 005-2024 保密管理规范

ICS03.080.01CCSA16团体标准T/BJWX005—2024保密管理规范Specificationforconfidentialitymanagement2024⁃06⁃06发布2024⁃07⁃07实施北京物业管理行业协会发布ⅠT/BJWX005—2024前言 1范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4基本原则 5基本要求 6人员保密管理 7服务保密管理 8评价与改进 附录A（资料性）保密协议书 参考文献 ⅢT/BJWX005—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由北京物业管理行业协会提出并归口。本文件主编单位：北京安恒泰物业管理有限公司。本文件参编单位：北京中航大北物业管理有限公司、中电科（北京）物业管理有限公司、北京信科联物业管理有限公司。1T/BJWX005—2024保密管理规范本文件规定了物业管理的保密管理基本要求、人员保密管理、服务保密管理及评价与改进。本文件适用于物业服务企业涉及的保密管理工作。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1秘密secret关系国家、机关企事业单位及个人利益，有所隐蔽、不为人知的非公开信息。注：本文件中所指秘密包括国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私（业主及物业使用人）等。3.2保密管理confidentialitymanagement对物业管理可能接触、使用、掌握的秘密进行保护的综合性管理活动。注：本文件中所指保密管理的对象不等同于机关单位保护的国家秘密，但保密管理能借鉴保守国家秘密的某些要求。3.3涉密载体secretcarrier用于存储、传输、处理秘密信息的各种纸质介质、物理介质和电子设备。3.4涉密物品secretobject含有秘密信息的设备、原材料和产品等。3.5涉密区域secretarea存储、处理或讨论秘密信息的物理区域。注：包括物业服务区域内业主或物业使用人的重点涉密区域和物业服务企业的内部涉密区域。4基本原则4.1合法合规以国家和地方保密管理法律法规为依据和准则开展保密管理工作。2T/BJWX005—20244.2预防为主采取各种有效措施，控制和预防保密问题的产生。4.3层层落实层层传达压力，层层落实责任，形成具体的、环环相扣的保密管理责任链条。4.4全面覆盖对物业管理和物业管理从业人员全面覆盖保密管理要求。5基本要求5.1管理目标应策划、建立并组织实现保密管理目标。该目标应具有适用性，应可测量和监视，应适时评估和更新。包括各级机构及人员履行保密管理职责应实现的目标及业主和物业使用人对保密工作的满意程度等。5.2管理要求保密管理满足以下要求：a）应科学处理保密、效率、成本三者之间的平衡关系；b）应分析确定保密管理的重点部门和重点岗位，应识别重点涉密区域和内部涉密区域，配备并维护保密管理所需的设施设备；c）应组织开展保密管理培训，增强保密管理意识和能力；d）与物业服务专业供应商签订的合同条款中应规定保密管理要求，或与其单独签订保密协议；e）应形成并保留保密管理记录。5.3组织机构应设立保密管理组织机构，职责包括：a）确立保密管理目标；b）制定保密管理制度；c）组织实施保密管理；d）配置保密管理所需物资、人力及财务资源；e）组织实施保密管理宣传、培训及考核；f）组织实施保密管理监督检查；g）处置泄密应急事件；h）组织实施保密管理评价与改进。5.4管理制度应根据实际情况制定保密管理制度，包括人员保密管理规定、涉密载体管理规定、涉密区域管理规定、服务保密管理规定、保密管理奖惩规定、供应商保密管理规定、泄密事件应急处置预案、保密管理检查规定、保密管理评估规定等。3T/BJWX005—20246人员保密管理6.1人员职责应依据保密管理目标、制度，制定保密管理计划、保密管理方案，落实并完善保密管理。6.2入职管理6.2.1员工入职前，应审查与保密相关的工作经历和知识储备，应具备胜任岗位保密工作能力。6.2.2员工入职时，应签订保密协议书，告知保密内容、保密责任、保密期限及法律责任等重要信息，相关内容见附录A。6.3保密培训6.3.1应对新入职员工进行入职保密培训，对全体员工进行岗位保密培训，对重要岗位员工进行专项保密培训。6.3.2保密培训内容应包括保密相关法律法规及政策、保密管理制度、保密管理知识、保密管理技术及失泄密警示案例等。6.3.3宜采取发放资料、集中培训、线上培训及线上和线下相结合等方式进行保密培训。6.4履职管理6.4.1为使岗位接触的相关秘密不被泄露，应达到下列要求：a）获取、使用、披露接触的重点涉密载体要履行登记手续、获得授权或取得临时审批；b）避免非授权人员获取本岗位的秘密信息；c）不进入非授权区域；d）不使用非授权设备、网络、账号。6.4.2应使岗位接触的秘密信息在可控范围，以提供监视和测量依据，防止出现下列行为：a）超范围、超权限或以不当方式获取、使用、披露涉密载体；b）复制、发送涉密电子信息；c）进入非授权涉密区域。6.5离职管理6.5.1应对重要保密管理岗位离职员工采取离职管控措施，保障相关涉密资料安全性。6.5.2应要求离职员工移交所有涉密载体、涉密物品、账户信息、工作电脑、门禁卡等。6.5.3应回收并注销离职员工所有的域名、应用系统、网络系统、门禁系统账号或访问权限，及时通知与离职员工业务相关者进行工作交接。7服务保密管理7.1涉密载体管理7.1.1应识别涉密载体并对重点涉密载体和内部涉密载体进行管控。7.1.2内部涉密载体包括涉密纸质文件、涉密电子信息及涉密物品等。b）应对设备、数据库和应用系统及其账户实行权限管理和口令管理。4T/BJWX005—2024c）涉密电子信息使用云储存时，应严格考察其保密性、安全性、稳定性，并就保密管理要求和责任与平台做出明确约定。d）需要超出权限查阅或使用涉密数据的，应履行审批手续。在查阅或使用完成后，应予以删除，不因非工作需要而擅自使用。f）涉密信息存放的硬盘、光盘、磁性介质、U盘等存储设备，应妥善保存、归档登记。g）与获取涉密物品相关的密钥、门禁卡、钥匙，应由专人妥善保存。7.2涉密区域管理7.2.1应识别业主及物业使用人涉密区域并作为重点涉密区域进行管理。7.2.2应识别物业服务企业涉密区域并作为内部涉密区域进行管控。7.3秩序维护管理7.3.1涉密区域应具备人防、物防、技防结合的安全保密防范措施。涉密区域入口处应张贴涉密区域门禁。7.3.2重点涉密区域应按照业主及物业使用人要求对外来人员和物品进行出入管理。7.3.3应采取相应措施，避免出现以下泄密情形：a）泄露涉密区域的现场情况及相关信息；b）泄露涉密区域的保密设备设施及保密管理现状；c）泄露业主及物业使用人的个人信息。7.4保洁管理7.4.1涉密区域保洁时，应两人以上同行进入，互相监督。7.4.2进入重点涉密区域，业主或物业使用人安排人员全程陪同，不应携带手机等移动通信设备或手表等智能穿戴设备，未经允许不可私自挪动、翻看、拿取室内物品。7.4.3在重点涉密区域垃圾废弃物中，发现内部文件资料应及时报告，并按规定处置。7.4.4重点涉密区域消杀时，应提醒并检查保密专用柜、计算机、U盘、文件资料等电子设备和载体关闭和收纳情况，不可随意触碰涉密区域内物品。7.5设施设备维修养护管理7.5.1应合理安排涉密区域维修养护的时间，维修时应两人以上同行，互相监督。7.5.2进入重点涉密区域，业主或物业使用人安排人员全程陪同，不应携带手机等移动通信设备或手表等智能穿戴设备，未经允许不可私自挪动、翻看、拿取室内物品。7.5.3对涉密区域的设施设备进行巡查、维修、养护时，应履行审批手续，获得批准后进行。7.6会议服务管理7.6.1按照规定，在会议举办前协助进行针对涉密会议、活动的场所及周边环境的保密检查和技术防护，对会议驻地采取保密管理措施。7.6.2按照规定，在会议进行期间配合提供会场保密保障，对会议驻地进行保密巡查，指派专人负责设备管理和调试。涉密会议服务应由专人负责提供服务，遵守严禁使用无线通信设备和智能穿戴设备的规定，会议中途严禁进入会场。5T/BJWX005—20247.6.3涉密会议结束后进行会场检查，对现场遗留涉密文件、涉密资料、涉密物品，应及时报告，不应私7.6.4涉密会议结束后不应泄露会议内容及有关涉密信息。8评价与改进8.1监督检查8.1.1应制定保密管理监督检查方案，对保密管理进行监督检查，形成结论。8.1.2保密管理监督检查方案应包括监督检查的内容和方法、职责和权限、频次和时限，以及监督检查结果运用的整改、问责、奖惩等。8.1.3保密管理监督检查内容应包括各部门保密管理职责落实情况、保密管理制度执行情况、人员保密管理情况及服务保密管理情况等。8.2持续改进8.2.1评估应对保密管理进行评估，使相关秘密均在受控保护范围内：a）应监测保密管理目标的实现程度；b）应评估保密管理的适宜性、充分性和有效性；c）应评估各级组织机构及人员履行保密管理工作职责的结果；d）应评估业主及物业使用人关于保密工作的需求和要求得到满足的程度。8.2.2改进8.2.2.1应分析评估结果，以确定是否存在泄密风险和安全隐患。8.2.2.2应将存在的风险和隐患作为保密管理改进的一部分加以应对，评估是否需要采取纠正措施、变更保密管理体系等，实现对秘密的有效保护。6T/BJWX005—2024（资料性）保密协议书甲方（物业服务企业法定代表人：地址：乙方（员工性别部门/职位：手机号码：身份证号：通信地址：鉴于乙方在甲方任职，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》及其他相关法律法规，甲乙双方本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就乙方在任职期间及离职以后保守秘密信息的有关事项，订立本协议。第一条保密内容本保密协议所指的保密信息包括但不限于：国家秘密、工作秘密、商业秘密、业主信息、技术信息、经营信息等。第二条保密制度乙方应保守国家秘密，不以任何形式泄露所掌握、知悉、管理的秘密。自觉接受各级保密管理部门的监督和管理。在任职期间及离职后应遵守甲方的保密管理相关制度。发现泄密隐患和发生泄密事件，立即向公司保密管理部门报告，及时采取补救措施，并协助、配合有关部门进行查处。遇到甲方保密管理制度中未规定或者规定不明确的情况时，乙方应坚持守法合规、谨慎负责的原则，采取必要合理的措施，保守其于任职期间知悉或者持有的任何属于甲方或者虽属于第三方，但甲方承诺有保密义务的秘密。第三条保密责任除履行职务需要之外，未经甲方按程序审批或事先书面同意，乙方不得获取、使用、传播、泄漏、公布、发表、传播、转让、交换或者以其他任何方式，使任何第三方（包括无权知悉该项秘密的甲方员工）知悉属于甲方或者属于第三方、但甲方承诺有保密义务的秘密，也不得在履行职务之外使用这些秘密。第四条保密期限1.属于国家秘密的保密期限按照国家秘密产生单位规定的期限执行。2.乙方在甲方任职期间应当遵守甲方的规章制度中关于保密的规定，履行保密职责。未经甲方同意，乙方不得擅自披露和使用保密信息。3.劳动合同解除或终止，乙方承担保密义务的期限为下列第种（未做选择的，视为无限期保密（1）无限期保密，直至甲方宣布解密或者秘密信息实际上已经公开2）有限期保密，保密期限自劳动合同解除或终止之日起的年期限内。第五条涉密载体乙方因履职需要所持有或保管的一切记录有甲方及其服务对象秘密信息的文件、资料、图表、笔、仪器以及其他任何形式的载体均为涉密载体，归甲方所有。乙方于离职时，或者于甲方提出要求时，应当返还属于甲方的一切涉密载体，不得将这些载体及其复制件擅自保留或交给其他任何单位或个人。第六条法律责任1.甲方有权要求乙方立即停止违反本协议所约定的保密义务的行为。2.若乙方在甲方任职期间违反保密义务，应接受甲方的通报批评、降薪或辞退等处罚；若乙方自甲方离职后违反保密义务，应一次性向甲方支付赔偿金人民币元。7T/BJWX005—20243.若乙方的违约行为造成甲方的实际损失，乙方应当按照实际损失承担赔偿责任，上述损失赔偿按照如下标准计算：（1）甲方因乙方的违反保密义务行为所受到的直接或间接经济损失；（2）如果甲方的损失依照前款所述的计算方法难以计算的，损失赔偿额为乙方违反保密义务行为所获得全部利润；（3）甲方因调查乙方的违反保密义务行为、追索赔偿以及解决纠纷所支出的合理费用，包括但不限4.因乙方违反保密义务导致甲方发生泄密事故的，甲方可以选择根据本协议要求乙方承担赔偿责任，或者根据国家有关法律法规通过司法途径要求乙方承担赔偿责任。5.乙方违反保密义务构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任。第七条争议解决因本协议而产生的任何纠纷由双方协商解决；如果协商不成，任何一方均可以向有管辖权的劳动争议仲裁委员会申请仲裁。第八条保密津贴可根据企业实际对履行保密管理职责的员工发放保密津贴。第九条其他本协议正本一式两份