长沙德轩科技有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1长沙德轩科技有限公司简介 长沙德轩科技有限公司员工借支管理制度优化设计1长沙德轩科技有限公司简介长沙德轩科技有限公司成立于2016年4月，注册地为长沙市雨花区进莲路124号，注册资金为200万元，经营范围包括新媒体营销、小程序搭建与维护、电商平台管理等。公司自成立以来，本着以“科技为先、服务大众、方便快捷”的发展宗旨，始终坚持以“诚信为本，顾客至上”的服务理念，专注于新媒体信息技术的发展，旨在通过先进理念和技术创新成为行业先驱企业。目前，公司已经拥有一支专业、年轻，富有创造力的团队，取得了一定的成绩。长沙德轩科技有限公司现有员工34人，其中领导班子为总经理、副总经理、技术总结、财务总监。公司设有行政部、技术部、营销部、策划部、维护部、财务部等6个部门。具体组织架构如图1所示。图1长沙德轩科技有限公司组织架构2长沙德轩科技有限公司借支管理现状长沙德轩科技有限公司是一家创业型小微企业，十分注重业绩和口碑的提升，然而在企业内部管理方面经验不足，各方面的管理制度存在不完善的情况。公司作为一家专注于新媒体运营的企业，需要经常外出与各商家进行商务洽谈，邀请商家搭建新媒体运营平台，进行线上推广。公司业务人员在外出洽谈业务过程中，因出差办理业务或问题公关需要发生费用。根据公司借支管理制度，员工因业务需要进行垫付的，可以向公司申请借支，要求员工提供纸质借支申请，说明借支金额、用途以及归还时间，经总经理亲自审批并签字同意后，由财务部进行借支。创业初期，借支管理制度运作良好，员工不需要垫付即可完成公费支出，事后将报销款归还财务即可，提高了公司的费用管理效率。图2长沙德轩科技有限公司借支管理流程然而，随着长沙德轩科技有限公司迅速发展，人员规模和业务量不断扩大，员工对于借支需求量也逐渐增多。公司借支审批单越来越多，总经理难以对所有借支事由、用途进行逐个核实，出现审批不严格、效率低下等情况。同时，部分员工在获得借支款并支付费用后，不及时进行业务报销，以至于长时间不归还借支款，导致大量的公司资金被占用，甚至出现员工恶意侵吞借支款不归还的情况。综上来看，长沙德轩科技有限公司现行的借支管理制度存在诸多不完善的地方，亟需进行优化改善。3长沙德轩科技有限公司借支管理制度存在的问题3.1借支用途范围不明确长沙德轩科技有限公司作为创业型小微企业，总经理对于员工较为包容，因此也相对照顾，对于员工的因公或因私借支申请，原则上只要事由真实、合理就会审批，进而财务在核实总经理签字的真实性后就会借支现金给员工。然而，随着员工规模的增加，越来越多的个人因私用途的借支申请，总经理也无没时间、没精力逐个去核实真实的情况，本着与人为善、救人危难的心态默认同意审批，因此公司的借支总额越来越大，导致了大量的资金被占用，公司资金运转受到了一定的影响。3.2借支额度没有限制长沙德轩科技有限公司目前对于员工的借支申请，以员工的实际需求为主，只要员工实际需要发生，总经理就会审批通过。然而，公司部分业务人员在借支申请时，故意申请超出实际需求的金额。例如，业务部李某要去外地出差3天，按以往的开销标准住宿、交通以及餐饮总花费预计在1000元左右，李某却以出差期间的业务招待备用为理由，申请借支2000元。此外，员工还以其他理由多次申请借支，实际用于自己的资金周转。由于员工在借支方面没有额度和次数限制，导致了员工借支的随意性，徒增了审批人员和财务的工作量，不利于公司的内部管理。3.3借支审批流程不合理长沙德轩科技有限公司目前的审批流程是由员工填写借支说明，提交纸质版申请说明经总经理签字同意后找财务领取借支款。由于公司成立初期，员工人数较少，公司领导与员工之间无明显职级划分，由总经理直接对接员工，原审批流程较为合理。然而，目前公司已初具规模，所有员工直接找总经理审批显然已不再合理，将严重干扰总经理的日常工作，也没有发挥中层领导的作用，使得审批责任压在总经理一人身上，也严重影响到借支审批的效率。3.4借支归还制度不完善长沙德轩科技有限公司借支归还制度方面，没有规定借款归还的时间，只是由财务进行了简单的借支登记，但没有人对借支款的归还进行催还。正因为如此，员工在借支审批通过，取得借支款后，对于归还借支款事宜没有放在心上，甚至不少员工也逐渐忘掉了向公司借过款的事。表12020年度借支明细表（单位：元）序号借支日期借支人员借支金额归还状态归还日期12020/1/4李A800已归还2020/2/822020/1/8王B1630已归还2020/3/232020/3/4刘C2250--42020/5/9李A1840已归还2020/7/552020/5/25王D600--62020/7/8陈E5840已归还2020/7/2572020/7/16刘C3570已归还2020/9/382020/8/20谢F2540已归还2020/11/292020/9/13徐G1530--102020/9/29陈E1860--112020/11/5马H580已归还2020/11/30122020/12/5赵I460已归还2020/12/20合计23500--如上表2020年度借支明细表所示，根据财务部统计，公司员工全年度借支12次，累计借支款23500元，截至目前尚有4笔借支款尚未归还，未归还借支款合计6240元，其中最长借支未归还时间已有1年。4长沙德轩科技有限公司借支管理制度优化设计4.1明确员工借支范围及用途长沙德轩科技有限公司在借支范围及用途方面，应进行规范化管理，避免不合理的借支申请。根据员工工作实际情况，公司用途可分为因公借支、因私借支。因公借支包括备用金、差旅费、业务招待费以及采购临时借支等类型，其中备用金作为临时备用款项适用于经常性付款部门；差旅费和业务招待费须由员工差旅、业务招待审批通过后，方可按审批单中的金额发起借支流程；采购临时借支则适用于经常性对外采购物料的部门备用。因私借支原则上只允许个人或家庭遭遇重大变故的情况下，方可进行借支申请。重大变故包括直系亲属发生意外、重疾、离世等情况。除此之外，原则上不允许员工因其他事由向公司提起借支申请。此外，为避免新入职或无能力偿还的员工进行借支，对于员工借支条件进行限制。原则上提交借支申请的员工须入职3个月及以上、无重大违规和违纪情况。表2员工借支权限一览表借支用途借支范围借支权限部门借支条件因公借支备用金行政部、财务部（1）入职已满3个月；（2）无重大违规和违纪；（3）无未归还借支。差旅费所有部门业务招待费所有部门采购临时借支行政部、营销部因私借支家庭重大变故所有部门4.2严控借支限额长沙德轩科技有限公司在借支额度方面，应对借支标准和额度进行完善。借支标准方面，分为因公借支和因私借支。其中，因公借支包括备用金和报销类借支。备用金主要是用于财务部、行政部日常临时使用，根据实际使用情况，财务部备用金为3000元、行政部备用金为2000元。报销类借支分为差旅费和业务招待费，规定员工费用报销标准，借支标准不得高于报销标准，超额部分由员工自行垫付。具有采购临时借支需求的部门，设置借支额度为1000元。因私借支方面，仅限员工家庭发生重大变故特殊情况办理，金额一般不得超过2个月基本工资，或提交相关证明资料进行特殊情况审批。通过在借支额度方面进行限制，能够有效约束员工借支额度，避免随意借支的情况。具体借支标准如表3所示。表3员工借支标准一览表借支用途借支范围权限部门借支限额因公借支备用金行政部2000元财务部3000元差旅费（按出差预计天数）所有部门领导班子500元/天部门负责人400元/天普通员工300元/天业务招待费（按接待人数）所有部门领导班子200元/人部门负责人100元/人普通员工0元采购临时借支行政部、营销部2000元/次因私借支家庭重大变故所有部门不高于员工2个月基本工资或提交相关资料进行特殊情况审批4.3完善借支审批流程长沙德轩科技有限公司在借支审批流程方面，应进行多级审批，避免将所有审批责任都归结在总经理身上，各级管理人员应各司其职、各尽其责，参与到流程审批中来，提高审批规范性和效率。为此，公司的借支审批流程应由原来的二级审批调整为四级审批。员工满足借支条件的情况下，填写借支申请单，写明借支事由、用途、金额以及相关凭证，经部门经理、分管领导、总经理审批通过后，提交财务部领取借支款。优化后的审批流程，可以有效进行借支审批放权，将借支申请的真实性、规范性审核职责下放给部门经理和分管领导，总经理只是进行流程性审批，而财务部则需对票据和凭证进行复核。具体借支审批流程如图3所示。图3长沙德轩科技有限公司借支审批流程4.4明确员工借支还款期限为改善长沙德轩科技有限公司员工借支归还难、无人敦促的现状情况，应对员工借支还款期限进行限制。原则上，对于员工因公借支的款项，须于借支流程审批通过后，即日起30天内归还；对于员工因私借支的款项，须于借支流程审批通过后，即日起60天内归还。对于未按时归还的借款员工，由财务部沟通确认未按时缘由，因遗忘或工作繁忙耽误则督促其2个工作日内归还；若无力偿还或其他原因不归还，则从逾期日起按日息0.5%进行罚息，最高罚息30天后从当月工资抵扣借支款。此外，为保障借支款不出现烂账、坏账的情况，还应明确借支人员的职责以及定期对借支归还情况进行梳理。定期梳理方面，由财务部每季度末对借支账单进行汇总，统计已借支、已归还、未归还等数据，将逾期未归还人员名单提报给该部门经理进行相应的处罚。借支人员职责方面，对于借支款预期不归还的员工，一律视为挪用公款，情节严重者将移送公安机关处理。对于部门经理和分管领导将承担连带审批责任，由部门经理和分管领导在借支款归还时限逾期前敦促尽快归还，若出现坏账情况，则由部门经理和分管领导分别承担坏账损失的10%、15%。5小结长沙德轩科技有限公司近年来发展迅速，人员规模和业务量都得到了快速增长，原有的借支管理制度已经难以满足现有的借支需求，出现了借支申请事由随意、审批流程积压、审批效率较低，甚至出现坏账、烂账的情况。通过对公司员工借支管理进行优化设计，规范了借支范围、用途、借支条件以及限额，从源头规避了不合理的借支申请，同时完善了借支审批流程，将审批权限下放，提高了审批效率，此外还明确了借支还款期限和审批人员的催款职责，降低了公司在借支坏账、烂账方面的财务损失。长沙德轩科技有限公司通过实施借支管理制度，有效提高了借支管理的规范性、合理性，提高了借支管理的审批效率，规避司在借支方面的坏账、烂账风险，降低公司的财产损失。

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