优衣库商贸有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u256101优衣库商贸有限公司简介 优衣库商贸有限公司员工借支管理制度优化设计1优衣库商贸有限公司简介优衣库商贸有限公司于2010年3月30日在上海市工商局登记成立。法定代表人冈崎健（OKAZAKITAKESHI），公司经营范围包括服装及其配件、装饰品、鞋、伞、箱包、眼镜等。2优衣库员工借支管理现状优衣库分为三大部门，FRCN、FRSN、员工服务。其中FRCN管理层分布为店铺运营总监，三大总监分管18个LED、每个LED分管6-8个SV、每个SV分管5-7家店铺。每家店铺依据等级不同所拥有员工从一二十名至三四十名不等，全国共八百家店铺，员工人数约为两万多人。因公司经常定期举行不同等级员工研修晋升、LED与SV日常往返所管理的店铺来了解店铺运营情况、不定期指派旧店员工支援新店开业、店铺日常零星开支报销等业务，导致员工借支每天发生、借支人数较多、次数频繁、金额不定。如下图所示：运营总监：运营总监主要是整体掌控公司的市场运营和协调管理;组织策划公司的整体战略目标，健全完善各项规章制度，整合运营管理;推动销售绩效的提升，大力普及宣传公司产品，设定公司整体的业务计划;完善升级内部信息系统，推进公司财务、行政、人力资源各方面的管理;负责组织协调好各部门工作，打造高效的团队协作机制;维持并开拓各方面的外部关系;管理并激励所属部门的工作绩效。LED:根据店铺地区分布分为华南华北华中华东华西五个大区，每个LED分管800家店铺中集中在同一区域的几十家店铺，执行运营总监所部署的战略计划，达成区域指标。SV:分管同一区域里几家店铺，协助该区域LED做好店铺巡回工作，及时督促反馈店铺情况，考核所管辖店铺业绩完成状况，督促各店店长早晚班打卡汇报店铺日常运营情况。店长：独立运营一家门店，管理店铺内大小事务。从筹建初期的招聘店铺团队成员到店内货架拼装开业，再到店铺日常运营管理，完成每日营业额指标，店铺商品陈列布局排布，各岗位巡回检查无遗漏，早晚班定时打卡向SV汇报当日工作进度。销售部门FRCN销售部门FRCN系统维护FRSH系统维护FRSH员工服务财务部门员工服务财务部门图1公司组织结构FRCNFRCN运营总监YIN店长店长店长店长店长店长店长店长SVSVSVSVLEDLEDLEDSV运营总监YIN店长店长店长店长店长店长店长店长SVSVSVSVLEDLEDLEDSV图2门店组织形式3优衣库员工借支管理存在的问题3.1员工借支权限不明确优衣库公司对借支人员身份权限无相应界限。因为店铺工作量大，较为辛苦，因此大部分实习生平均工作时长为一个月左右，导致店铺常年招新人员流动巨大。部分实习生因工作需要支援外店办理了借支，由于店铺借支核实报销时间为每周四，某些实习生在周四前就已离职，导致借支无法回收形成坏账。同时存在部分公款私用的现象。由于可借支人员权限的随意性，导致公司资金损失和不合理利用。3.2员工差旅费借支和报销额度超标员工借支额度与实际需要不符。优衣库定期举行员工晋升考核研修、不定期举行店长及店长以上研修学习、新店开店需要其他各店外派员工支援以及LED、SV不定期巡回各个店铺视察。需要向所属店铺预支出差所需费用，出差结束后凭借发票核对报销统一上报公司，多退少补。但因出差人员所属店铺分散至全国各地，参与活动目的地也各不相同，存在员工少支多开的现象。比如出差入住酒店实际消费了一百二一间标间，却通过给老板补税的行为要求老板开一百六一间的豪华单间。仅从通过查询发票难以发现问题，也不利于节约成本。如若员工借款占比过大，会导致企业的运营成本与费用的增加，因此企业想要开源节流，压缩成本需要多加控制员工借款。此外，人们都会有一种思想，对待自己的钱一般是节约谨慎，一分掰成两分花。而若使用的是公司的公款，又没有公司的监督与约束，即便是用于正常的生产经营业务活动，也更容易发生奢侈浪费的现象。3.3员工上下班车费借支和报销标准混乱由于服务业的特殊性导致工作时间不定，会因节假日业务繁忙或者新品出货等原因调整上下班时间。比如早班七点打卡上班，晚班十点半之后打卡下班这类特殊时间，公司制定了特殊时间段上下班的员工凭借发票报销车费的规定。但因为员工居住分散，个人打车发票金额不一，难以控制与管理报销额度。同时存在部分员工报销并不属于从家往返上班途中的的发票，而是报销用于私人目的出行发票的现象。由于借支人员人数较多和报销标准的不确定性，导致公司资金不合理占用和管理起来较为繁琐，使得管理处于被动状态，也会影响资金周转。3.4.员工借支报销审核机制不完善公司报销审核程序过于单一简单，主要依靠店长个人判断加以审核。不论是上下班车费报销还是出差人员差旅费报销都是经过店长同意之后，先行从店铺使用经费中垫付，后统一上报给总部财务部审核，再下发报销经费。由于优衣库只在上海总部设立财务部，全国八百家门店的日常报销审核主要依靠各门店长的个人判断，存在因私人关系亲疏而徇私的举动。比如某一员工平日与店长关系较好，在申请某些报销时会放松标准。且公司是采取先店铺管理人员签批，后财务人员审核，但是其签批的原始凭证不一定是正确的，当出现店长或者更高级管理层同意签批却被财务部认为不符合规定的报销业务时，双方之间会产生一定理解上的偏差，也容易滋生舞弊。4公司员工借支管理制度优化4.1明确借支员工的权限和范围限定员工借支权限，确定员工借支使用范围。优衣库实习生群体只招在校大学生，大多实习生意志力偏弱，往往难以长时间接受工作的枯燥劳累，经常产生提前离职的情况，所产生的借支费用未清算便走人。因此可关闭实习生借支权限，跨市店铺支援不予派遣实习生，只派正式员工前往。市区内店铺需要实习生支援的情况，应由实习生通过企业滴滴提前申请用车。车费统一由企业滴滴内预存的车费直接支付，避免实习生产生借支，从而从根本上杜绝了实习生这一部分员工公款私用和在未结清费用前离职的情况。4.2严格核定员工差旅费借支额度和报销标准由于公司业务需要，员工出差较为频繁，需要严格核定差旅费借支额度及报销标准。首先，要明确差旅费涵盖的费用内容：车费、餐费、住宿费等其他开支。应分类制定出具体的标准以供员工在办理业务时对照执行。4.2.1员工出差住宿费标准表1住宿费标准（金额单位：元）地区/人员一线城市二线城市三线城市四线城市LED500400400300SV400300300250店长300250250200员工200200200150表中，住宿标准一般为双人标准间（异性结伴出差除外）。为节省费用开支及出差人员住宿安全，出差地如为公司总部所在地或出差人数较多，公司可以统一为出差人员预订酒店。若出差地点可以提供住宿则不允许报销住宿费。若前一天已经住宿第二天需乘坐交通工具公出人员,若交通工具出发时间在12:00以前,当日不计住宿费。若交通工具出发时间在12：00以后可报销当日住宿费。职员出差期间标准内住宿费用实报实销，酒店报销请剔除私人费用。除了需要提供酒店发票外，还需提供酒店清单。4.2.2员工出差伙食费标准表2员工出差伙食补助标准（金额单位：元）地区/人员一线城市二线城市三线城市四线城市LED12011010080SV100908070店长80706050员工60505040出差期间报销餐费和杂费补助需提供符合报销规定的发票和在报销限额标准内实际支付凭证，若由企业统一组织安排出差活动则出差费用由企业一并支付，不再发任何补助，若接待单位已提供膳食不得再申请伙食费补助。4.2.3员工出差交通费报销标准表3员工差旅报销标准级别火车飞机省外城市内短途交通（元/天）上海、北京广州、深圳其他城市执行役员商务座商务舱按照实际费用凭票报销经理、BL、M级别以上一等座经济舱北京上海200元广州深圳150元100元主管、SV及一般员工二等座经济舱北京上海150元广州深圳100元50元出差交通若为飞机，机票原则上需通过总务预订。在订购金额低于总务的情况下可自行预订。自行订购机票的需订购金额最低的机票，即不可退改签机票(特殊情况除外)4.3加强员工上下班车费借支和报销控制4.3.1明确员工车费借支和报销的额度店铺运营经费是店铺维持正常运作的基础，员工上下班车费报销占据了一定比例，由于人员的变动，每天报销金额不一，难以把握。因此应明确固定其车费报销的范围，避免经费的浪费。根据当地消费水平与店铺规模的大小限制每月可报销车费的额度和可供使用的车辆。优衣库门店覆盖全国，牢牢占据一二线城市，近年来继续下沉三四线城市。各线城市消费水平不同，相同规模店铺经费标准也不一。门店规模也分为旗舰店与普通店，优衣库最大旗舰店位于上海繁华的商业街淮海路，营业面积超过8000平方米，店铺分为5层楼层和地下1层，一般的旗舰店如优衣库长沙国金中心店也比普通店占地大出几百平方米。因此店铺所拥有的员工数量不一，一辆车能坐4个员工的情况下，每家店根据班表安排，平均开店闭店所需员工数量来合理安排车辆，避免出现一人一车，浪费资源的情况。表4优衣库门店车费借支及报销限额（月度）店铺规模/城市一线二线三线四线旗舰店50000元15000元6000元/普通店9000元7200元4000元4000元4.3.2加强互联网模式下车费的支付控制对于采用互联网管理，使用企业滴滴规范化打车出行代替发票报销。在用车规则上严格加以控制。以滴滴打车为例，原则上员工出退勤交通费用自行承担。如因工作安排而发生的出勤时间过早、退勤时间过晚而无公共交通的情况下可使用滴滴打车。禁止在非工作期间、公休期间使用企业版滴滴打车。禁止私人出行时通过企业版滴滴叫车。店铺车费控制的关键在于工作计划调整(不发生不必要的早早班和晚班加班)和拼车管理。每位店长都要带着经费意识，严格控制车费。4.4加强员工借支报销的审核4.4.1严格审核员工报销单据员工ID：工号员工姓名：XX费用报告键：级别总计金额：xxxx内容：报销原由、发票具体内容、业务时长、经手人请粘贴补充单据：图3费用报销单对员工报销单的填写规则应予以明确的规定，包括：交易日期请填写发票日期，即要注明实际业务发生的日期，写清楚出差的城市名，出差期间。报销住宿费时摘要栏中必须填写地区、酒店费、住宿期间、住宿日数。报销交通费摘要栏中必须填写出发地、目的地、交通工具名称。报销国内补贴时摘要栏中必须填写、地区、停留期间、停留日数。报销招待费应请写明招待事由、公司及相关人员名称。目前，由于电子发票的使用非常广泛，财务部接受电子发票，但由于住宿费可以取得增值税专用发票，专用发票可以为公司节约6%的费用，所以只有取得增值税专用发票才能报销。公司需加强店铺管理组审核意识加强，公司定期进行店铺管理组线上线下财务知识培训。4.4.2制定规范的员工借支报销审核机制支付寄送大连中心上司确认支付寄送大连中心上司确认担当申请中心确认图4员工借支报销审批流程担当申请：需要报销的员工在规定时间规范填写报销单，并提交给店长审核。上司确认：店长收集店员报销单，一一核对无误。寄送大连中心：大连中心为优衣库财务服务中心，统一收集所有店面报销单，交由专业财务人员再次核对审核。中心确认：财务中心再次审核后，确认区分有效与无效报销。并统一退回无效报销单。支付：财务中心核算每家门店符合报销的款项，一齐划分到各店铺公账内。为了保证所有的费用计入正确的期间，报销应于业务发生后的一周内提出申请。超过一个月未报销的，由申请人请向部长说明原因及对策;然后由部长向CFO说明，得到CFO审批后才允许报销。每部门设置一名管理员，部门内部人员报销均提交该管理员，管理员填写邮件管理表随同原件交给总部。5小结优衣库在员工借支管理制度方面做好对上下班报销范围的限定、细化差旅费报销标准、限定员工借支权限、审核人员意识加强等几个方面，能更加全面的控制成本，把握好员工借支的度，有利于公司未来的发展。参考资料佚名.优衣库：优化生活半世纪[J].商场现代化，2014，（01）：54～55胡馨元.优衣库的中国门店经营管理特点分析[J].中国市