耒阳恒源企业管理有限责任公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介.....................................................................................................................1

2出差报销状况分析.....................................................................................................1

3差旅费报销中存在的问题.........................................................................................2

3.1随意性大，手续、附件不全.............................................................................2

3.2差旅费多报销.....................................................................................................2

3.3虚报出差人数和天数.........................................................................................3

3.4出差无实质内容.................................................................................................3

3.5退票改签未附说明.............................................................................................3

4出差报销流程优化设计.............................................................................................3

4.1健全制度，严格执行.........................................................................................3

4.2及时结报差旅费.................................................................................................4

4.3定期监查，定时预算.........................................................................................4

4.4减少非工作需要的出差活动.............................................................................4

4.5退票改签要附说明.............................................................................................4

5优化设计效果评价.....................................................................................................6

参考资料........................................................................................................................7

湖南商务职业技术学院毕业设计

耒阳恒源企业管理有限责任公司出差报销流程优化

设计

1公司简介

在这个高速发展的现代社会，各个公司或多或少都有需要出差的情况，出差

就意味着发生交通费、住宿费以及税收政策等。而近年来，审计局发现，通过对

各单位活动消费开支的审计，发现存在出差差旅费报销不合理、不合规、不合法

等问题，部分单位甚至存在以报销差旅费的形式掩盖不合法开销的行为，其行为

严重影响了企业及社会的良性进步，这应该引起各部门及企业的重视，对其进行

纠正刻不容缓。

耒阳恒源企业管理有限责任公司成立于2018年9月14日，是一家专心于企

业管理服务的民营企业。经营范围包括家政服务、娱乐服务、企业管理咨询服务、

软件开发、酒店管理等。注册资本三十万元，注册地位于湖南省衡阳市耒阳市大

市镇敖山村3组，核心成员两人，法定代表人蒋传然。

蒋传然法定代表人/负责人

蒋传然投资方耒阳恒源企业管理

有限责任公司

蒋传然执行董事

高管

伍仕春监事

图1-1公司组织架构图

2出差报销状况分析

连年的新冠疫情摧残全球，成为经济运行中突发的不可逆转事件，想要减少

成本的支出就免不了要减少差旅费。出一次差的意义在于出差能给公司带来哪些

好处和产能，若是出差能为公司带来大用户、挽回大量的经济损失，这无疑是成

功的。在此基础上，要是能减少不必要的支出那更是锦上添花。

耒阳恒源企业管理有限责任公司作为一个经常性需要员工出差的公司，内部

的出差报销流程必不可少。首先，报销的前提是报销人需接到公司派出的任务，

取得正当有效的报销单子或发票。其次，将单子或发票贴附于费用报销单后，按

1

照费用报销单上的内容填写上去，并在报销人处署名。第三，将报销单送至部门

负责人处复合、署名。第四，报销人送报销单子到财务部门，由财务部门的人审

核。第五，经查核无错误后，费用报销单送至总经理处审批。第六，出纳根据总

经理审批后的报销单去支付款项或结算欠款。

取得报销单本部门负责

报销人签字

据或发票人复合签字

出纳支付款

总经理审批会计审核

项

图2-1出差报销流程图

但在调查时却发现该公司工作人员出差报销有时无相关事由、无相关通知和

证明材料，亦或口头通知，证明文件提供不全。有些出差人员重复报销、超支报

销。还有些出差人员不按规定路线和时间提前回归却不按实进行申请报销，原则

上应是高铁票，最后变成了飞机票，中途绕道出去游山玩水亦或回家探亲，旁人

均不知晓。这些都是该公司出差报销中出现的现况，这无疑会给耒阳恒源企业管

理有限责任公司带来不必要的支出，增加其健康发展的难度，也为公司内部形成

良好竞争氛围设下阻碍。

3差旅费报销中存在的问题

由耒阳恒源企业管理有限责任公司员工出差存在的情况，我总结出以下五点

问题：

3.1随意性大，手续、附件不全

出差人员报销差旅费时，发现出差未填写出差申请单，未报经单位有关领导

批准，出差无事由，无相关通知和证明文件，回到单位就随意报销；出差住宿无

相关发票，报销时跳过某一个步骤，直接按照住宿费的标准报销。

3.2差旅费多报销

2

有些出差人员在按标准发放伙食补助和途中补助的同时，重复报销伙食费和

市内交通费；员工个人娱乐、健身、购买证券和个人行为导致的罚款；出差人员

不按照单位规定的标准报销，为自己谋取福利；某些出差人员更是超出范围报销，

因管理不严格，也使报销如期下发。

3.3虚报出差人数和天数

单位出差人员在采用乘坐公共汽车时或自驾车出差时，虚报人数和天数，增

加数目，让自己领到额外的出差报销，因其使用的交通方式及特殊方法，报销最

终如愿下发。

3.4出差无实质内容

某些出差成员利用出差的借口在外胡吃海喝；异地单位间无实质内容的交流

学习和考察调研；家庭出门聚餐的费用记在差旅费上等等事例比比皆是。这些情

况不及时处理，只会让公司的人有样学样。

3.5退票改签未附说明

单位在实际工作活动中，出差人员出差随意，出现行程不完整或退票、改签

的情况，从而导致产生额外的费用，未附情况说明，退票费和改签费未附发票。

4出差报销流程优化设计

针对以上差旅费中存在的问题，耒阳恒源企业管理有限责任公司应该尽快优

化其管理制度，只有优化管理制度，才能让企业更好地成长发展。同时还可以帮

助员工树立鼎新概念、注重员工的良好习惯、提升员工的职业素养。而关于怎样

优化管理制度，还需要企业管理层认真分析，详细制定制度，严格实施，公司上

下监督，一齐遵循。

经数据分析，差旅费不仅是项经常性支出的项目，且易存在各项问题，为加

强差旅费的管理，降低成本支出，在本次对耒阳恒源企业管理有限责任公司的调

查及研究后，结合该公司的实际情况和社会可行性，提出以下几点出差报销流程

优化设计：

4.1健全制度，严格执行

关于差旅费报销随意性大，审批手续不完整，报销附件不齐全的问题，建议

健全公务出差审批制度，严格执行差旅费管理办法，加强费用报销审核，切实做

3

到支出合规、手续齐全、凭证真实有效，若手续不全、附件不齐，不予报销。

4.2及时结报差旅费

对于差旅费超范围、超标准和重复报销的问题，各部门应严格把关，报销人

应及时结报差旅费，确保会计核算的及时性。让报销人知道报销超支，若坚持报

销，应给予警告处分，对于未经答应出差以及超时、超标准、超范围的差旅费，

无正当理由不予报销，由员工自己承担。

4.3定期监查，定时预算

虚报出差天数和人数这一点很好把控，只需要公司派出专人对各单位差旅费

管理和使用情况进行定期监督、核查，定时对差旅费实行管理预算，控制差旅费

支出金额。亦或者，公司可采用凭据报销，原则上在市内出差，只报销公共汽车

车票，公共汽车车票除二人及以上偕行外均不得连号报销，无特殊情况不得报销

出租车票。

4.4减少非工作需要的出差活动

出差无实质内容则可以减少非工作需要的出差活动，对差旅费报销不真实、

不合适的情况进行严肃处理。正当外出开会，则可以由会议主办方统一安排住宿、

餐饮。领导的报销同样需要严格把关，做到杜绝家庭开销转至差旅报销的情况。

4.5退票改签要附说明

出差过程如果出现行程不完整，未附说明，应不予报销；如果出现改签的情

况，改签后的票价高于原票价，核收票价差额，进行报销；如果改签后的票价低

于原票价，应退还票价差额。若是直接退票，需报销的退票费应附上说明，否则

不予报销。

除了以上五点出差报销流程优化设计，还需要提高财务人员的综合素质，会

计有责任在日常的付款审核工作中遵循“实事求是，准确无误”的原则，对财务

人员进行一定的财务培训也是非常有必要的，现在国家的政策在不断地改变，对

政策的了解不仅是对自己负责，也是对公司负责，在从业过程中才能得心应手处

理面临的问题。当有一个合格的财务人员在公司工作时，可以为公司省下很多财

力物力，做到事半功倍。

对于提出来的差旅费报销流程优化设计，简单地从两个方面总结，分别是差

旅费手续优化以及公司支付预算，结合当前耒阳恒源企业管理有限责任公司的现

状，设计出了一个简易的优化流程图，如下图所示：

4

手续完整审核通过直接支付

出差财务人员严

申请控把关手续优化部分

审核不通

手续不齐

过

附有发票说明预算之内审核通过

管理

支付预算部分

预算

预算之外

未附发票说明审核未通过

图4-1出差报销流程优化图

另外，将一位出差人员的实际报销情况作为样本，与优化后的报销表格进行

对比，设计了一份更合理的差旅费报销表格，表内的差旅费报销数据应作为耒阳

恒源企业管理有限责任公司出差报销参考数值：

表4-1出差人员一次实际出差报销示例

地点时间费用总计

交通费湖南到广州2022-11-15￥600元/趟￥1200元

住宿费至2022-11-18￥500元/日￥1500元

餐饮费￥150元/日￥450元

通讯费￥4元/日￥12元

其他费￥100元/日￥300元

总计3天￥1354元￥3462元

表4-2优化后的差旅费报销示例

地点时间费用总计

5

交通费湖南到广州2022-11-15￥314元/趟￥628元

住宿费至￥200元/日￥600元

餐饮费2022-11-18￥100元/日￥300元

通讯费￥4元/日￥12元

其他费￥100元/日￥300元

总计3天￥718元￥1840元

非常明显，优化后的差旅费足足比优化前减少了1622元，这