商务礼仪教程（第7版 微课版）课件 第三章 会务礼仪规范

第三章会务礼仪，在此是指有关举办与出席会议的行为规范。在商界，遵守会务礼仪，将有助于本单位的对内交流与对外合作。本章所讲授的内容，包括洽谈会、发布会、展览会、赞助会、茶话会等方面的礼仪。会务礼仪规范学习目的重视会务礼仪规范。规范地组织与举办商务会议。善于利用商务会议在内部进行交流、与外界进行沟通。在各类商务会议上表现得恰到好处。避免在办会时出现差错或失礼于人。会议，又称集合或开会。它是人们从事各类有组织活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们集合在一起，对某些特定的议题进行商议或讨论的聚会。依照会议的具体性质来进行划分，商界的会议大致可以分为如下四种类型：（1）行政型会议（2）业务型会议（3）群体型会议（4）社交型会议在商务交往中，商务会议通常发挥着以下多种极其重要的作用：（1）它是实现决策民主化、科学化的必要手段。（2）它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具。（3）它是达成共识、贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法。（4）它是保持接触、建立联络、结交朋友、拓展业务的基本途径。商务人员在负责办会时，必须注意以下两点：其一，办会要认真。其二，办会要务实。一、洽谈会礼仪商务人员所进行的洽谈又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。所谓洽谈，此处是指在商务交往中存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而举行的有关各方的会晤，便称为洽谈会。以下，将从商务礼仪，尤其是会务礼仪的角度来具体介绍洽谈会的有关事项，即所谓洽谈会礼仪。一般来说，洽谈会礼仪主要体现在洽谈的筹划、洽谈的方针两方面。它们互为表里、不可分割、共同决定着洽谈会成功与否。（一）洽谈的筹划技术性准备四项基本原则：（1）客观的原则（2）预审的原则（3）自主的原则（4）兼顾的原则争取做好三个方面的相关工作：（1）知彼知己（2）熟悉程序（3）掌握洽谈策略我方正式出席洽谈会的人员，在仪表上通常都有严格的要求和统一的规定，最值得出席洽谈会的商务人员重视的是服装。洽谈会地点的确定，应通过各方协商而定（客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈、第三地点洽谈）。双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子；多边洽谈时，一般均以圆桌为洽谈桌。礼仪性准备（二）洽谈的方针礼敬对手依法办事平等协商第一，洽谈各方在地位上必须平等一致、相互尊重。第二，洽谈各方在洽谈中必须通过协商，即相互商量去求得共识，而不是通过强制、欺骗来达成一致。求同存异互利互惠人事分开二、发布会礼仪新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动发布，传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件、产品、项目进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。现代社会，已成为一个信息社会。有道是：知名度决定美誉度。对商界而言，举办新闻发布会，是自己主动进行对外传播与推广，联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段。发布会礼仪，一般指的就是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对商界而言，发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜四方面的内容。（一）会议的筹备主题的确定时空的选择（1）选择时间（2）选择地点材料的准备（1）发言提纲（2）问答提纲（3）宣传提纲（4）辅助材料人员的安排（1）主持人（2）发言人（3）接待人员（二）媒体的邀请应否邀请新闻界人士参加若发送新闻稿、邀请参观现场即可发挥预期的作用，那么新闻发布会往往是可以不举办的。邀请哪些方面的新闻界人士参加邀请新闻界人士，要考虑其工作的性质与特点（1）电视（2）报纸（3）广播（4）期刊（5）网站邀请新闻界人士时，必须有所侧重数量新闻单位如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系（1）要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待，对对方既要尊重友好，更要坦诚相待。（2）要对所有与会的新闻界人士一视同仁，而不宜有亲有疏、厚此薄彼。（3）要尽可能地向新闻界人士提供对方所需的信息，并注重相关信息的准确性、真实性与时效性，不要对其弄虚作假、重炒旧闻。（4）要尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右或控制对方。（5）要与新闻人士保持联络，并经常与对方互通信息、常来常往，以争取建立双方的持久关系。（三）现场的应酬外表的修饰主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰、举止，一定要事先进行认真的修饰在面对新闻界人士时，主持人、发言人都应举止自然大方。主持人和发言人要分工明确、彼此支持。（1）简明扼要（2）提供新闻（3）生动灵活（4）温文尔雅相互的配合讲话的分寸（四）善后的事宜了解新闻界的反应一是要了解与会者对此次新闻会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足；二是要理解与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发布了新闻稿。整理保存会议资料第一，会议自身的图文声像资料。第二，新闻媒介有关会议报道的资料。酌情采取补救措施（1）事实准确的批评性报道。（2）因误解而出现的失实性报道。（3）有意歪曲事实的敌视性报道。三、展览会礼仪所谓展览会，对商界而言，特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术、服务或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性、推广性、展示性聚会。有时，人们也将其简称为展览，或称之为展会、展示、推广。展览会礼仪，通常是指商界单位在组织、参加展览会时应当遵循的规范与惯例。在一般情况下，展览会主要涉及展览会的分类、展览会的组织与展览会的参加三个方面。宣传型销售型目的种类规模场地时间单一型综合型大型小型微型室内露天长期性定期性临时性（一）展览会的分类（二）展览会的组织参展单位的确定一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题是非常重要的。邀请或召集参展单位的主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会、发布网上公告等等。对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的筛选与审核。（1）举办新闻发布会。（2）邀请新闻界人士到场进行参观采访。（3）发表有关展览会的新闻稿。（4）在大众传媒上公开刊发广告。（5）张贴有关展览会的宣传画与宣传标语。（6）在展览会现场散发宣传性材料和纪念品。（7）在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅。（8）利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。展览内容的宣传（1）对展位进行竞拍（2）对展位进行投标（3）对展位进行抽签（4）按“先来后到”分配展示位置的分配举办规模较大的展会时，从合法的保安公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的安保工作全权交予对方负责。为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保，以便利用社会的力量为自己分忧。在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体的安全注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。安全保卫的事项（1）展品的快递、运输与安装。（2）车票、船票、机票的订购。（3）与海关、商检、防疫部门的协调。（4）跨国参展时有关证件、证明的办理。（5）电话、传真、电脑、复印机、商业网站，以及免费Wi-Fi（无线网络）等现代化的通信联络设备的配备。（6）举行洽谈会、发布会等商务会议或休息之时所使用的适当场所。（7）配套的餐饮服务以及有关展览时使用的零配件的提供。（8）供参展单位选聘的礼仪、讲解、翻译、推销、快递、运输、安保等方面的工作人员等。辅助服务的项目（三）展览会的参加维护整体形象（1）展示之物的形象（2）工作人员的形象讲究礼貌待人运用解说技巧四、赞助会礼仪所谓赞助，通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他单位或个人进行帮助和支持。在现代社会中，赞助乃是社会慈善事业的重要组成部分之一。它不仅可以扶危济贫，向社会奉献自己的爱心，体现出自己对于社会的高度责任感，以自己的实际行动报效于社会、报效于人民，而且有助于获得社会对自己的好感，提高自己在社会上的知名度、美誉度、认同度，并为自己塑造良好的公众形象。赞助会礼仪，一般指的是在筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。其主要内容，包括赞助的类型、操作的步骤、会务的安排、活动的评估等等。（一）赞助的类型依据赞助的项目所划分的赞助类型（1）赞助公益事业（2）赞助慈善事业（3）赞助教育事业（4）赞助科研活动（5）赞助专著出版（6）赞助医疗卫生（7）赞助文化活动（8）赞助展览画廊（9）赞助体育运动（10）赞助娱乐消闲（11）赞助某位人士（1）现金（2）实物（3）义卖（4）义工依据赞助物所划分的赞助类型（二）操作的步骤前期性研究其一，某一商界单位主动向其他单位、组织或个人提出赞助。其二，某一商界单位街道其他单位、组织或个人的赞助请求后，经过研究，再酌情给予对方以一定程度的赞助。赞助的计划（1）年度性的赞助计划（2）临时性的赞助计划项目的审核第一，要看赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标。第二，要看受赞助者的口碑如何。第三，要看赞助能否真正取得成功。第四，要看赞助的具体方式是不是合适。第五，要看赞助单位的承受力如何。第六，要看赞助的时机是否得当。第七，要看赞助将会产生多大的社会作用。第八，要看社会舆论与社会公众将会如何评价此次赞助活动。第九，要看进行赞助之后对本单位会有多大的积极作用。第十，要看此次赞助是否会对本单位的后续发展造成负面影响。承诺的兑现（1）有约在先（2）审慎行事（3）扩大影响（4）严守承诺（三）会务的安排（1）宣布赞助会正式开始（2）奏国歌（3）赞助单位正式实施赞助（4）赞助单位代表发言（5）受赞助单位代表发言（6）来宾代表发言赞助会的具体会议议程（四）活动的评估（1）将实施效果与先期计划相比照（2）掌握社会各界对赞助活动的认同程度（3）及时发现赞助活动的所长与所短（4）了解赞助活动在实施过程中出现的问题四个方面的重点问题五、茶话会礼仪所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的，具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会。茶话会礼仪，在商务礼仪之中特指有关商界单位召开茶话会时所应遵守的基本规范。其具体内容，主要涉及会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。（一）会议的主题（1）以联谊为主题（2）以娱乐为主题（3）以专题为主题（二）来宾的确定（1）本单位的人士（2）本单位的顾问（3）社会各界贤达（4）合作中的伙伴（5）各方代表人物（三）时空的选择举办的时间（1）举办的时机（2）召开的时间（3）会议的时长举办的空间第一，主办单位的会议厅。第二，宾馆、商务楼的多功能厅。第三，主办单位负责人的私家客厅。第四，主办单位负责人的私家庭院或露天花园。第五，包场高档的营业性茶楼、茶馆、茶吧或茶室。（四）座次的安排（1）环绕式（2）散座式（3）圆桌式（4）主席式（五）茶点的准备其一，茶水。其二，茶具。其三，小吃。其四，备餐。（六）会议的议程（1）主持人宣布茶话会正式开始（2）主办单位的主要负责人讲话（3）与会者自由发言（4）主持人略作总结（七）现场发言第一，主持人的引导得法。第二，与会者的发言得体。思考题1.商务会议在商务交往中主要发挥哪些方面的作用？2.准备商务洽谈时应遵守哪几项基本原则？3.什么是洽谈过程的“七部曲”？4.在举行双边洽