永州市健乐面包食品有限责任公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u168171永州健乐有限公司简介 每个部门的员工在因公发生了费用回来填写报销单需要申请报销时，没有经过部门领导的审批，直接到财务处进行费用报销缺乏真实性，容易虚报发生的业务费用。费用的报销由财务总监进行付款，没有很好的做到职权分离，财务总监主要负责的内容是审批，真正的付款不应该由财务总监负责。报销人员填写报销单也未达到报销要求，随意填写，附件也不齐全。2.2费用报销没有标准健乐公司生产的面包在全国都有销售，在生产之前公司会安排相关人员到不同的地方做广告宣传，并实地去考察各地所需要的面包口感及外观要求。所去的城市有大有小，故生活质量水平也是不同的，但是现在各部门的出差人员在去出差的时候，日常的花费没有一项制度规定各项费用花费的标准，这样可能会造成出差人员根据自己的喜好来消费，往往出差花费金额较大，容易造成费用浪费，影响公司的发展效益。一直这样下去会加重公司财务负担，增加公司许多不必要的花费。出差花费的费用并不是要求强制性的规定，但是要是没有一个基本的标准来规划它，整个财务系统就会变得混乱，随即影响的是公司的利益，以及公司长期的发展。 永州健乐有限公司费用报销制度优化设计为了让公司各项工作顺利进行，加强公司财务管理工作，规范报销费用，减少不必要的支出，让报销得到顺利的开展，明确各部门职责，首先就要规范费用报销流程，完善费用报销制度，再到规范费用的报销标准，不管是从审批流程还是费用的花费，都按照规定的流程来执行，这样才能使费用报销得到高效率、高质量的完成。3.1规范报销流程从费用预支到费用报销，制定一个规范的操作流程。出差人员不管去何地办何种业务，都要事先填写借支单，写明出差的事由、日期、借款数额。填写好之后先到部门领导处进行审批，部门领导审批同意后才能到财务部进行审批，财务经理审批同意后到出纳处申请付款。如果哪个环节审核没有通过，将会终止，然后再从第一个环节出差人那里重新填写申请，直到每个环节都审核通过，并且出纳付了款，出差费用借支申请才算通过了。每一个环节的负责人要明确责任，认真审核，当发现有问题时，要在备注栏里写明原因，再交回上一个环节重新审核。预支费用要提前三个工作日，要留足时间进行审核和准备现金。具体操作如图1-2：出差人部门领导财务经理出纳付款审核审核提出报销申请付款审核审核提出报销申请图1-2健乐公司费用报销流程图出差人员回来之后，出差人员要填写费用报销单，把实际花费的金额如实填写在单据里，把所发生费用的原始凭证粘贴在报销单据后面，要是花费超出了预支，要写明原因，若没有花费完，要交回财务部。提前借支费用主要是为了规范费用的标准，并不是预支多少就可用多少或没用完的资金归出差人，公司费用报销遵循多退少补原则,要及时做到费用清单有理有据。3.2规范费用报销标准根据所去的城市来决定可报销的费用，一线城市消费水品较高，车费及住宿餐饮等花费也比较大，二三线城市消费水平偏中等，相应的报销费用标准也可以少一些，四线城市各项设施还不是很健全，消费水平也相对较低，报销标准相应的就可以少一些。下面是根据城市等级来制定的关于车费、住宿费、餐饮费的标准，如表1-1：表1-1健乐公司基本费用报销标准城市等级/费用类别车费住宿费餐饮费一线城市飞机/高铁/火车300/天100/天二线城市飞机/高铁/火车280/天90/天三线城市飞机/高铁/火车200/天80/天四线城市飞机/高铁/火车150/天70/天注：（1）因为公司客户来源地比较广泛，故不好例举具体的车费金额，车费就按实际去的地点选择乘坐的交通工具来据实报销。原则上部门主管出差可选择乘坐飞机和高铁，一般人员选择高铁或者火车。特殊情况的可以提前向上一级提出申请，申请通过后可以根据需要来乘坐。（2）如乘坐的是公司的车辆或自己的车，路上加油或者汽车维修，也要申请销售方开发票，及时上交财务处进行报销。（3）工作人员在外出工作的时候，不可避免的会因工作的需要发生一些业务必要开支，这些业务必要开支的花费主要是餐饮，比如请供应商、客户吃饭，当发生了这类费用，要记得保留餐饮发票，回公司经审核到财务处进行报销。（4）如有客户上门参观，需要住宿的要提前给客户安排好，住宿地址为与公司签订了VIP协议的酒店，住宿条件良好，还可以享受折扣，这类费用先由招待人员垫出，按照相关流程到财务处进行报销。3.3费用报销注意事项公司费用的报销关系着整个财务系统，规范、有序的把费用报销清晰、明了地展现出来，能够让公司的整个流程顺利的进行下去。在费用报销方面，要规范报销的要求及报销原则。报销要求里要从每一项发生的费用里写明具体的事项，类别，要做到有理有据，才能得到应有的报销。报销原则规范的具体内容主要是费用发生后回来报销应该注意的问题。3.3.1报销要求报销单填写：要把报销单表头的所属部门、姓名、日期、单据及附件填写完整，主要报销内容要依据实际情况来写明。报销大写金额要写，并且与小写金额一致；字迹工整，能够让第三方所认识，尽量不要连笔写字，数字清晰明了；（2）出差人员出差回来后需在五个工作日内及时提交材料进行审核，并填写好报销单，如有应退款，要及时送回财务部，如逾期，将会从工资里抵扣；（3）原始单据的粘贴，要粘贴在报销单后面，粘贴的时候不能超过报销单的大小，如原始单据过大，要对原始单据进行折叠；（4）车费报销：要在报销单上填写乘坐的车次、类别，出发地及目的地，往返的金额。如果是乘坐公司的车，在路上加了油，要把加油所耗用的费用开据发票；（5）住宿费报销：要在报销单写明住宿的地址、天数、每一天住宿的费用；（6）餐饮费报销：要在报销单写明共用餐人数，共所需的费用；（7）出纳要将出差人员报销的费用单进行归类，如车费、住宿费、餐饮费、汽油费，分类汇总在一个文件夹里，以便后续方便查账。公司报销单样式：费用报销单所属部门：姓名：年月日单据及附件：张起日止日合计天数各项补助费车费补助住宿补助餐饮补助标准金额标准金额标准金额月日月日合计人民币大写：万仟佰元角分原借款：元应退（补）：元出差事由部门负责人：财务经理：出纳：注：如有其他事项，需在报销单后面填写说明。3.3.2报销原则（1）预算费用内的费用可直接报销，超出预算的费用要写明因何种原因致使费用超出了预算，并经过审核才能决定是否可以得到报销。（2）报销要本人去报销，遵循“谁支出，谁报销”原则，不能随意代替他人或要他人帮忙代替，必须做到真实、合理、合法。（3）出差人员发生的所有费用要保留原始发票，原始发票不得涂改、臆造，没有原始发票的不能报销，除非能够提供充足的证据证明所发生的费用与工作有关。（4）所填写的报销单跟附件要一致，不能够张冠李戴。（5）出纳人员要严格审核各种凭证，遵循费用报销制度，对不合法的、来路不明的原始发票拒绝报销，合理、合法的费用要及时的报销。（6）实事求是，准确无误。报销需要有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人的签名。（7）报销的一切程序符合国家准则的规定，要遵纪守法。小结一个公司的财务系统是否做得规范有序，不单单是财务人员的事情，更关系到公司上下的每一个人，协调各部门职责，明确所有的费用花费及报销都按流程来执行，让公司的运作有条理的进行，能够让公司更加地高效运作。永州市健乐面包食品有限责任公司的费用报销从报销制度开始规范，先从各部门内部协调，内部规范后向上一级申请审批，明确职责，不越界，有利于管理