湖南溢丰工艺成品有限公司差旅费费用管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南溢丰工艺成品有限公司基本概况...................................1

1.1公司简介......................................................1

1.2公司组织架构..................................................1

2湖南溢丰工艺成品有限公司现状........................................2

3公司差旅费管理制度的问题分析.......................................4

3.1差旅费管理制度不全面..........................................4

3.2差旅费报销时间跨度长..........................................4

3.3差旅费开支标准不严谨..........................................5

3.4差旅费报销流程不完善..........................................5

4公司差旅费优化设计..................................................6

4.1健全完善费用差旅费预算管理制度问题优化设计....................6

4.2针对差旅费报销时间限制的优化设计..............................7

4.3完善差旅费报销标准优化设计....................................8

4.4完善差旅费报销流程优化设计....................................9

5.总结..............................................................11

参考资料............................................................12

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湖南溢丰工艺成品有限公司差旅费费用管理制度优

化设计

1湖南溢丰工艺成品有限公司基本概况

1.1公司简介

湖南溢丰工艺成品有限公司成立于2021年09月10日，注册地位于湖南省

永州市宁远县桐山街道宝塔社区七里岗西部工业新城（光电B区7栋第五层），

法定代表人为雷志祥。经营范围包括其他工艺美术及礼节用品制造；动漫游戏

开发；玩具、动漫及游艺用品销售；工艺美术品及礼节用品销售（象牙及其成

品除外）；商务信息咨询（不含投资类咨询）；网络与信息安全软件开发；货物

进出口；技术进出口；工艺美术品及收藏品批发（象牙及其成品除外）；美发饰

品销售；工艺美术品制造（国家重点保护野生动物的雕刻、加工、脱胎漆器生

产、珐琅成品生产、墨锭生产除外）；玻璃纤维增强塑料成品制造；日用陶瓷成

品制造；工艺美术品及礼节用品制造（象牙及其成品除外）；刀剑工艺品制造；

工程塑料及合成树脂制造。

1.2公司组织架构

湖南溢丰工艺成品有限公司根据不同职能划分为几个不同的业务部门，主

要有六个部门，分别是财务部门制造部门，采购部门，销售部门，行政部门，

研发部门，其中，财务部门由执行董事兼总经理直接管理，制造部门，采购部

门，销售部门，行政部门，研发部门由总经办管理，执行董事兼总经理，经过

总经办间接管理这五个部门，还有副总经理协助总经理经总经办管理这五个部

门。

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执行董事兼总经监视

理

财务部门

副总经理

总经办

会

计出

人纳

员

制销行采研

生产车间造售政购发

部部部部部

加工车间门门门门门

销跟市售人安采仓设研

售单场后事保购配库计发

人人调人管后人送管人人

员员查员理勤员理员员

人员人

员员

图1公司组织结构图

2湖南溢丰工艺成品有限公司现状

湖南溢丰工艺成品有限公司2021年九月成立是成立不到两年的新兴企业，

它的账目不像那些成立经营已久的企业业务往来多、历年积累账目，那么多那

么复杂。公司目前采取传统手工记账方法记录企业内帐。自湖南溢丰工艺成品

有限公司成立以来一直有受到新冠疫情带来影响，和受到市场宏观调控的影响，

这些对一个刚成立不久的企业带来了不小的挑战。要想溢丰工艺成品公司有一

个长久的发展，公司需要对成本等各方面进行严格的控制、做好产品、把控产

品品质、建立好的企业形象和口碑。

（一）对差旅费乘车及住宿标准

湖南溢丰工艺成品有限公司关于差旅费各项标准过于松散，我认为公司关

于差旅费报销标准应该在以下方面多注意：

2

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1.对差旅费未进行细化标准。因为出差的目的地并不是固定的，所以公司

应该根据出差的地点细化到地级市级，根据不同级别的城市分别进行不同等级

的规定，制定一定的幅度标准，实施管理。

2.对差旅费应进行动态调整。为保证企业的费用标准的适用性，企业应对

市场价格实际的情况，针对差旅费进行适当程度的调整，从而解决过去的标准

同现在物价落后的问题，从而保证标准的适用性。

3.公司应该要加强对费用成本的管理。建立完善的财务报销制度，强化、

监督、问责。

（二）具体细节规定

1.出差期间的招待费相关规定

员工出差期间如果需要为客户购买准备礼品（除去用于个人人情往来的），

或者需要赠送特色产品时，应该提前去取得审批人的批准，唐仁金额超过公司

规定时，必须取得公司负责人的批准。

2.出差期间的交通补助相关规定

员工在出差前，首先需要向上级主管人员报告，应该要取得上级主管审批

同意后，经由公司相关部门统一购买；若情况紧急，员工也可自己购买，但是

须保留原始单据，事后找公司据实报销即可；出差期间，在员工完成规定工作

之后，外出玩耍、探亲等产生的各种费用，公司一律不会报销。在出差结束之

后，公司员工应将出差期间所花费的伙食费、住宿费、交通补助等各项费用整

理好，统一交给公司行政人员；若员工在出差期间产生的非必要支出应由员工

自己负责，公司一律不予以报销。

3.员工出差期间的伙食费

当员工在出差时，每个员工可根据公司的规定，能领取到相应的伙食补贴；

如果有超出的部分，员工本人应该自行补上，公司不予以承担。

4.出差借款

员工出差在取得《借款申请单》批准之后，按领导批准的额度去财务部办

理借款，出差结束的一周内需要办理报销和还款的手续。

5.若出差的各项借款的总金额超过了3000元时，出差人员则必须提前三天

向财务部门提出备款申请，报告总经理、副经理、监事批准后开支。

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（三）目前公司在报销差旅费上存在的一些问题：

1.公司没有建立合理的员工差旅费报销预算制度

2.对员工差旅费报销的票据没有严格的规定要求

3.员工差旅费报销的不及时

4.员工差旅费的报销没有严格执行标准

5.员工差旅费报销流程不严谨

3公司差旅费管理制度的问题分析

3.1差旅费管理制度不全面

因公司成立不久，且受新冠疫情影响，外出出差情况并不频繁，导致公司

未对差旅费报销引起关注重视，在差旅费报销方面监管不到位，存在有些员工

并未按标准报销差旅费，所以期间存在部分员工差旅费报销金额都是出差期间

花了多少报销多少，只要没有特别明显的超支，公司都予以报销。公司并没有

制定一个合理的差旅费预算的制度并严格执行。然而还有一些对财务知识不了

解的员工在出差期间，没有带回期间花费、购物的发票，或者带回来的发票不

对，有些员工出差带回来的是普通的发票而不是增值税专用的发票，不能抵税，

因此出差的成本也增加了，从而影响了企业的利润。

3.2差旅费报销时间跨度长

溢丰工艺的出差人员出差有的会因为地点离公司较近，单次差旅费用数额

不高，觉得来回找领导签字走流程麻烦，因而喜欢等报销的金额积累到一定的

程度时一次报销来少走几次流程。而有些员工经常出差，中间时间还来不及报

销，就又要准备去出差了，期间时间一长，就会容易造成票据丢失，数据失效

的问题。有时相关的领导出差不在公司造成一些发票不能及时的签署意见，不

能及时进行报销。虽然有的时候报销单上已经签好字了，但次数一多，时间一

长还是会存在不小心混淆甚至忘记的情况。出现这种情况，财务人员很难进一

步对需要报销的发票内容进行的审核，因而没能及时起到应有的监督作用。

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3.3差旅费开支标准不严谨

溢丰工艺对于不同部门的员工的出差标准是不一样的。每个部门的人员进

行出差可以报销的费用都有所不同。其一，有些人员出差时，会通过购买假的

发票或者开假的发票来谎报费用来赚取外快；其二，又因为有些出差人员在出

差时会根据自己的喜好来选择酒店并且刚好卡住允许报销差旅费用的上限，因

而导致出差费用在可报销的范围内明显增加。因为这些多方面的原因导致企业

对差旅费用的管理和控制难度有所增加，同时也导致了企业的管理成本相继增

加，相应地也会影响到企业的利润。因此，我们的主要精力都是基于出差人员

们出差的目的地和出差的人数来确定出差费用总金额的问题。在这种管理模式

下出差员工可以在差旅费用报销时钻制度的漏洞。同时，从公司管理人员的角

度上来看，在预订车票、机票和酒店的时候，他们都可以选择更为昂贵且舒适、

方便的方式，来获取便利。财务人员也会受管理层的影响，失去对差旅费的审

核和报销信心。

表1：公司差旅费报销的标准（单位：元）

住宿火车/动车/伙食费公杂费出差补贴

机票

（副）经理实际实际实际实际120

费用费用费用费用

采购人员250/天220/300/无806090

普通员工180/天220/300/无604070

3.4差旅费报销流程不完善

溢丰工艺公司员工大部分并没有没有严格按照出差的审批流程执行，经常

有出差后补报审批的情况；其次还多次多人分散报销的现象也时有发生，公司

的费用管理制度并没有对多人出差的情况有明确的规定，这不利于公司对差旅

费的报销流程进行规范的管理，容易造成费用重报、多报的现象。还有在出差

中的业务招待费在公司的费用管理制度中没有明确的规定，造成了与差旅费混

淆的现象，有部分员工分开报销，有部分一起报销，在这两个费用在报销的方

面没有明确统一的规定，容易造成虚假报销等现象出现。

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出差人员负责人审核财务部审核签字出差结束

提出申请同意申请预支差旅费整理发票

找负责人

财务部门审核，报销出差费用

审核签字

图2差旅费报销流程

4公司差旅费优化设计

4.1健全完善费用差旅费预算管理制度问题优化设计

溢丰是一家制造业公司，出国内业务外还有货物进出口的业务，它的客户

和供应商有很多，所以在日后疫情好转，对出差的需求会越来越高，疫情期间

公司是尽可能的减少选择出差。为了能让公司取得最大化的利润，健全合理的

预算制度在公司的管理方面是非常有必要的。公司各层要严格按照规定的费用

预算管理制度执行，一家企业有很多的业务和部门，如果预算做不好的话，容

易造成企业内部管理混乱，无法控制成本的后果，从而影响企业的利润。

为了合理控制公司差旅费的支出，我们需要制定规范的差旅费的支出标准，

根据出差人员人数出差目的地来制定标准，超出部分不予以报销。近年物价涨

幅，编制的预算方案要根据当时物价情况而定，所以编制预算部分可由出差人

员在申请出差是填制出差预算表（填写预算表要依据公司规定的差旅费报销标

准填写，若有特殊情况应写明原因），上交负责人审核来实施（差旅费预算表如

下图3）。根据公司情况制定的差旅费预算编制审核流程图4如下：

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图3差旅费预算表

出差人员根据出差人数和目

的地情况填制差旅费预算表

交由部门主管审核签字

交由财务部审核

执行审批通过的预

算

图4差旅费预算编制审核流程优化

4.2针对差旅费报销时间限制的优化设计

溢丰公司人员出差存在多次未能及时报销差旅费的情况，导致财务人员无

法及时进行对差旅费报销的有效监督，这导致公司差旅费出现虚增的现象，有

工作人员存在弄虚作假，以此赚外快，这让出差的成本变高，导致公司的利润

减少，因此，公司应该制定相关的规定，并严格执行。规定如下：

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1.公司人员出差结束后，应当立即整理好出差期间的发票，及时上交发票

去财务部报销出差的费用。若员工超出公司规定的时间限制，公司将不予以报

销差旅费。

2.公司差旅费的报销方式应采取一次一消的方式，不允许累计一次性报销；

若出差时间较长，也应当做到每月报销一次。

3.财务人员在收到出差人员上交的票据后，必须严格检查住宿和交通开具

的发票等各种其他票据是否与实际出差的时间一致，严格遵守按照公司规定的

差旅费报销时限去处理，当月费用必须要当月申请报销，次月申请将不予以报

销。

4.3完善差旅费报销标准优化设计

（一）住宿费

员工在出差期间选择的住宿时应该优先选择有合作的酒店宾馆，不可以选

择豪华套间，不然不予以报销。除公司管理人员应需根据工作需求选择更为方

便、安全的酒店住宿。

（二）交通费

员工出差期间的交通费，不管是在市内出差还是市外出差员工可凭着在出

差期间取得的正规合法的发票去财务部据实报销。但发票上现实的往返地点必

须与工作出差的任务往返地点时间一致

表2优化公司差旅费报销标准

职位一线城市二三线城市

交通：高铁、飞机商务舱及以下标准交通：高铁、飞机商务舱及以下标准

总经理、副经理、监事住宿：320元/天住宿：280元/天

伙食：120元/天伙食：100元/天

交通：高铁、飞机二点舱及以下标准交通：高铁、飞机商务舱及以下标准

部门主管住宿：280元/天住宿：230元/天

伙食：100元/天伙食：80元/天

交通：高铁二等座、飞机经济舱及以下标准交通：高铁二等座、飞机经济舱及以下标准

普通职工住宿：240元/天住宿：200元/天

伙食：80元/天伙食：60元/天

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4.4完善差旅费报销流程优化设计

目前公司的差旅费报销流程不够严谨，需要优化完善差旅费的报销流程。

不过在公司任何费用的报销都必须严格按照国家和公司指定的规定执行。员工

在确认出差后要填制好差旅费预算表向部门领导提交申请，再有部门领导对出

差申请和任务审核完毕后，将差旅费预算表交给财务部审核，差旅费预算表审

核通过后，出差人员可将填写好的差旅费借支单，再交由部门领导复核，确定

没问题后上交至财务部，由会计人员审核，最后交由总经理审批，之后再由出

纳进行支付。下图是根据公司情况做出的差旅费报销流程的优化设计图。

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报销人员要根据公司规定要求，整理好

出差人员

需要报销的票据

整理报销票据

提交的报销单根据规定书不能有涂改

报销人员填写的，提交差旅费报销单时要附上票据

《差旅费报销单》

1.审核费用发生的真实性

2.审核费用是否符合标准

3.审核费用的合理性

部门主管审核

若不符合要求，则立即退还相关人员，重

新填写提报

1.提交的票据是否符合财务规范标准

财务部确认2.财务人员按标准审核

若不符合要求，则立即退还相关人员，重

新填写提报

报销的差旅费是否符合公司规定的报销标准

财务负责人审核若不符合要求，则立即退还相关人员，重新填

写提报

总经理批准由报销人员提供符合要求的报销单去找财务部领款。

出纳付款查看是否完成全部审核，确认无误后进行付款。

图5差旅费报销流程优化设计图

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5.总结

湖南溢丰工艺成品有限公司是一个成立不久的新企业，在企业各方面的管

理上，还欠缺经验，需要通过向良好的企业学习改进，才能更好的管理企业。

企业的业务范围较为广泛在业务拓展方面，有着很强的优势，虽然目前市场的

竞争力很强大，对处在事业上升期的企业来说，这既是挑战，也是机会。企业

整理支出受疫情的影响比较大，目前疫情政策已经开始放开了，经济环境将慢

慢好转，企业应有更好的发展。企业的组织架构较为完善，在日后的工作中，

锦好企业个部门做好自己，有员工同意合作，把每个环节做到最好是可以让企

业变得越来越好的。

这次设计主要针对湖南溢丰工艺成品有