湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南乐尔乐超市管理有限责任公司........................................................................1

2湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制现状................................1

3湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制存在的问题....................2

3.1采购计划制定不合理......................................................................................2

3.2采购验收制度有待完善..................................................................................2

3.3对采购人员的监管不够..................................................................................3

3.4供应商选择不合理..........................................................................................3

4湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制优化设计方案................3

4.1制定采购计划优化设计方案..........................................................................3

4.2采购验收制度优化设计方案..........................................................................4

4.3加强对采购人员的监管优化设计方案..........................................................5

4.4供应商选择优化设计方案..............................................................................7

参考资料...........................................................................................................................9

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湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控

制优化设计

1湖南乐尔乐超市管理有限责任公司简介

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司成立于2020-12-29，法定代表人为丁敏，

注册资本为200万元人民币，统一社会信用代码为91430111MA4T1BM73U，企业

地址位于长沙市雨花区马王堆南路265号2楼218号，所属行业为商务服务业，

经营范围包含：连锁企业管理;预包装食品、粮油、糕点、面包、果品、蔬菜、

生鲜家禽、蛋类、酒、饮料及茶叶、烟草制品、豆制品、散装食品、服装及日

用品、体育用品及器材、家用电器及电子产品、五金等，供应链管理与服务;商

业管理;品牌策划咨询服务;商业活动的组织;商业活动的策划;企业总部管理;企

业管理服务;场地租赁;房屋租赁;企业管理咨询服务;企业形象策划服务;厨具、

设备、餐具及日用器皿百货零售服务;农产品配送。湖南乐尔乐超市管理有限责

任公司目前的经营状态为存续。

2湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制现状

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司的连锁超市在采购计划环节有稍微严谨

的措施，会由各个部门人员参与制定，以确定合理的采购数量。由销售部门人

员估计当季销售总量，仓库管理人员根据仓库容量限定单次最大采购量，财务

部门根据上述和所拥有资金计算相关数量下的存货相关成本，确定资金和采购

数量之后找到相对应的供货商来采购货物，如图1所示：先制作独立的需求订

单，再由采购生成采购计划进行采购询价，进而选择供货商，觉得合适再生成

订单、下达订单，供货商收到订单后送货，采购部收到货物后进行质量检验、

质量台账，然后把合格的采购入库结账等流程。

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购数量编制连续编号的、一式四连的

订购单，正联交给供应商，剩下的三联就会在相对应同一管理人员的手上保存。

公司的连锁超市管理在验收商品环节，会为了节约时间和效率由验收部门或专

门负责验收的人员来进行验收后直接口头告诉仓库管理员然后直接入库。并且

旗下的超市的采购部采购了存货在进行入库后会由仓库管理员填写入库单，对

于已验收商品作为保管和储存，正常情况下存放商品的仓储区应相对应独立进

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行分区，在保证需要货物的情况下可以快速找到并且补货以免造成不必要麻烦。

图1采购流程示意图

3湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制存在的

问题

3.1采购计划制定不合理

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司的采购计划不够完善，会出现随意超计

划采购，可能计划合理，但未按计划执行，还有物资采购计划缺少准确性，各

管理岗位和部门在产品和物资使用、销售之后没有及时补充并且登记，造成采

购部不能依据现实的情况来登记和采购，出现采购多了或者少了，采购的价格

过于高了，种种原因给公司带来一些麻烦。

3.2采购验收制度有待完善

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购部门验收标准不明确，导致采购人

在评标过程中有不规范行为，会擅自提高采购标准或随意增减采购预算，导致

可能质量很好的产品被不通过，而质量很差没有达到公司要求的产品被采购人

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验收通过。验收标准随意没有经过多层抽查和核对也可能会造成实收数量不准

确，采购人会从中抱有不正当想法谎报数量去谋取私利。

3.3对采购人员的监管不够

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购人员因失职导致物料短缺的问题未

及时处理，私自向供应商购买不符合公司要求的物料，并擅自将已购入的物料

转售给其他公司或个人，这两个问题是较为常见的情况。采购人员在采购过程

中所暴露出的种种问题，是因为公司采购部的管理制度不够完善，并且内部控

制制度和流程没有得到足够重视和严格执行，缺乏对相关人员管理和有效的监

督。

3.4供应商选择不合理

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司的供应商选择不当，没有办法深入了解

供货商，从而采购错过最优质的货源和低成本货物，也会导致质量不稳定，交

货延误，价格出现不合理，没有优秀的售后，并且业务的可追溯性弱，出现问

题难以调查。供应商选择的不合理会让我们超市的价格比其他超市要高，做不

到超市价格的优势，而且售后不便捷会给我们造成一定损失以及客户购物没有

一定保障，容易失去一些重要客户，也不便吸引一些固定客户。

4湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购环节内部控制优化设

计方案

4.1制定采购计划优化设计方案

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司会由采购部牵头带领相关人员，共同对

市场进行询价，多安排人员对附近超市、便利店、连锁加盟企业进行暗中走访

观察记录价格和商业活动，如果发现价格差距，第一时间针对问题进行探讨是

不是我们采购部门没有做到成本最低价，严格按照“货比三家”的采购原则制

定最合理的价格，并且争取做到附近超市我们的超市价格最低化。顺道我们也

要看看有没有销量很高但是我们公司没有的商品，一经发现销量很好但是我方

缺少的货物及时上报，我们采购部门要多和其他部门进行交谈做到及时反馈，

减少多余的成本支出或者造成了库存的积压。如图2所示，采购部应该制定正

确的采购计划，先要查看超市的库存商品、物料避免储存过多，再看销售销量

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和所需用料数量，要结合超市的资金和控制成本然后去找合适的供应商进行询

价、比价、议价，看看谁的价格最低最合适，找到价格合适的供应商如图寄样

品看看是否合适，有没有通过要求，选择到合适的并且通过要求之后签订合同。

图2采购计划制定流程图

4.2采购验收制度优化设计方案

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司采购部门应该对所购货物规格、品种、

质量、数量和别的相关的内容来进行全方面验收，并且开出验收的证明和合格

证明。检验验收的人员不可以只安排一个人，要安排好几个人来检查验收，货

物验收的人收到采购部给的验收单的时候，应该按供货商、货物交货日期按照

顺序来分类，并且交货前安排存放的库存位置用来方便收货作业。对于需要按

重量、长度、体积等方面计算的货物，应该要用到检验工具来验收不能随意验

收只看看外表或者用眼睛和手估量，应该用到规范性物品来验收货物。已经收

到的货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货

物详细资料并且应与已验收的货物分开储存，然后安排一个待检测货物的区域。

如图3所示，公司应当按照流程根据前面所说的方法验收货物，然后由我公司

验收部门，要求采购部门还包括采购部及供应商各方面联合验收所采购商品的

规格，种类，质量，数量及外观与外包装，说明书中各类商品所具有的内容，

然后填制检验报告及各类报表。收料单是在无误的情况下填写的，收料单内容

有供应商姓名，收货日期，商品名称，数量与质量及运货人姓名，原订号码等，

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并且保存好各种单据，最后再进行入库。

图3验收流程图

4.3加强对采购人员的监管优化设计方案

湖南乐尔乐超市管理有限责任公司应该针对采购部的工作性质，将采购部

的考核内容划分为工作业绩、工作态度、工作能力进行考核。1.进行公开原则：

管理人员必须向公司员工明确说明评分的标准和管理的制度，并且告诉员工扣

分的原因，保证评分考核的透明度。2、客观性原则：评分考核要客观真实不能

带着个人偏见去评分，对被考核人的评价也要避免太直白或者果断，要进行多

次考虑。3、开放沟通原则：在整个评分考核过程中，公司目标的设立、考核过

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程的监督、考评的结果和提出要改变的地方还有可能员工做到不正确的事情都

要进行好好的交流与沟通，不要过激。4、发展原则：通过绩效评分的监督和个

人的竞争让公司团队和个人不断地发展。绩效的发放标准为：1、绩效评分每个

月进行一次评分，如果遇到法定节日放假，考核时间可以延迟，但是到下个月

十号之前要出结果，全额绩效奖金为200元。2、全年考评分数由每月的考核加

起来的平均值组成。制度绩效表如表1所示：

表1员工评分考核绩效表

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考核的内容为：

出勤考核：旷工一天不来上班的扣除5分，如旷工三天以上的不能参加评

分。备品备件仓库管理：物品分类乱七八糟的扣2分，把物品发错了扣5-10分。

因为迷糊没有按时发送物品的扣10分。把仓库物品弄丢了还造成公司损失扣

10-20分。仓库环境不整洁扣5分。仓管擅自离岗或者提早走人扣5-10分。所

收入的物品(包括退货入库）数据每次发现一项有误的扣除1-5分，短缺造成的

损失另外计算。所配、发物品每发现一项错误，扣除1-5分。库存数量已经到

达足够物品数量但是还在进货的扣除1-5分。没有让仓库干净和整洁并且按时

打扫，每发现一次扣2分。不可以脚踩和坐在物料上，每违反一次扣2分。同

事之间要相互帮助，每发现吵架、打架、工作不配合一次扣除1-5分。要敬重

部门领导，按时完成部门领导交付的其他工作任务，每出现一次不尊重或顶撞

领导扣除1-5分。

目的是让所有人习惯企业绩效评分管理制度，来全面评价采购人员的工作

绩效，就可以保证企业经营目标的实现，同时也为员工的薪资调整、教育培训、

晋升等提供准确、客观的依据，专门制定采购人员绩效考核实施方案。并且采

购人员有了评分绩效规则，在工作上会有突飞猛进的斗志，并且让公司往后的

管理也会有很好的提高，让公司员工有效的遵守的规章制度。

4.4供应商选择优化设计方案

选择好供应商是一个公司采购部门非常重要的一项工作，湖南乐尔乐超市

管理有限责任公司采购部应该设计出供应商选择评分标准和评分表，评分表如

表2所示：

1.评分方法：采用综合评分法，满分为100分。

2.具体评分标准：

价格分:

价格分的计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×0.40×100

技术分：

按我们公司要求对供应商技术来进行评分，技术不合理的不能参加评估，有

减分也有加分，过于优秀的可以给予一定的加分，缺少要求的按规定减分。

商务分:

具体按供应商表现能力和公司资产是否有一定的能力然后再给出相对应材料

来让评标委员会打分，