湖南美凡电器有限公司业财一体化方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2公司财务业务一体化应用现状.........................................1

2.1公司财务业务一体化应用总体现状................................1

2.2供应链采购管理应用现状........................................2

2.3信息化数据管理制度建设现状....................................2

2.4业财一体机制设计现状..........................................2

3公司业财一体化方案设计.............................................2

3.1供应链采购管理设计............................................3

3.1.1利用供应链系统促进采购信息共享..........................3

3.1.2采购计划实施信息化管理..................................3

3.1.3明确相关人员权责........................................4

3.1.4规范验收流程............................................5

3.1.5完善验收标准............................................6

3.2建立完善的财务业务数据管理制度................................6

3.3制定业财一体化操作规范流程....................................7

3.3.1制定操作规范流程的管理策略..............................7

3.3.2加强系统管理控制和硬件设备的管理........................8

3.3.3设计付款信息化处理流程..................................9

4总结..............................................................10

参考资料............................................................11

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湖南美凡电器有限公司业财一体化方案设计

1公司简介

湖南美凡电器有限公司成立于2019年12月26日，位于湖南省长沙市开福

区四方坪街道雅雀湖路39号。经营范围包括厨具、餐具、家具及室内装修材料

等零售服务，家用电器的生产，家用电器租赁，通用设备修理，厨房及餐饮用

具的批发等。按照公司管理和业务要求设置了若干部门，如图1所示的组织架

构，如市场部，行政部，技术部，财务部，生产部，质检部，工程部等。

图1公司组织结构图

2公司财务业务一体化应用现状

2.1公司财务业务一体化应用总体现状

湖南美凡电器有限公司为了避免重复、错误的数据，公司生产、销售设计、

交付和管理职能在设计过程中打破了原部门的壁垒，使得各个部门之间和管理

数据之间独树一帜，进行信息交换，公司的内部资源较为灵活。目前，公司在

财务业务一体化方面设置了会计、出纳、财务经理、各部门管理人员等岗位。

几年来，公司财务管理工作在各级领导的高度重视下，融会贯通地运用财务业

务，取得了一定的经验，前提是经营不断发展，业务不断拓展；目标明确，内

部与其他业务流程重组更新，公司优质资源得到整合，管理层大力支持金融业

务整合应用培训中低层员工，为实施金融业务整合应用打下基础。

由于湖南美凡电器有限公司财务业务一体化意识比较薄弱，没有建立完整

的建设思路与流程。缺乏这方面的专业人士，目前尚处于学习探索阶段存在着

财务核算体系跟不上公司业务的发展，公司设置财务账套与运营情况不符，账

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面数据错误多，公司财务部门信息经常性延迟等问题。

2.2供应链采购管理应用现状

湖南美凡电器有限公司的物资采购与管理工作都是由该公司的市场部来完

成的，该部门不仅要负责物资的采、封装、管理，还要对物资的流出进行记录，

即工作流程不仅包括了供销商的选择及采购计划的制订，还包括入库统计，这

导致供销部门的工作极为烦琐复杂，出现的问题较多。如相关人员通常由于工

作量较大而对供销商及物资的价格和质量把控不够严格，加之烦琐的流程和工

作中没有设置相关的监督机构，导致公司在采购材料上投入了更多资金。

2.3信息化数据管理制度建设现状

湖南美凡电器有限公司缺乏完整的信息化系统和平台，导致公司在业务财

务整合过程中，不仅影响了问题的解决效率，也阻碍了业务财务整合的发展进

程，公司内部无法有效支持公司业务财务整合的建设。由于缺乏财务业务一体

化专业人士，公司从管理层到基层人员都缺乏数据思维，对财务业务数据管理

不够重视，没有建立有效的数据管理制度，没有对业务数据和财务数据进行有

效的收集、存储、处理和应用，出现了数据被非法利用、变更和数据泄露、丢

失及破坏的问题，给公司带来了经营风险。

2.4业财一体机制设计现状

由于湖南美凡电器有限公司在经营过程中缺乏科学合理的行业财务整合机

制，使得行业财务整合设计不合理，只是简单地依附于某一方面，公司的生产

和销售无法做到同步管理，从而没有将事业部和财务部有机地整合在一起，因

此，湖南美凡电器有限公司在经营过程中公司经营效益下降是由于信息不对称

现象严重所致。经营目标与财务目标不一致，工作管理不到位，公司财务目标

制定不合理，经营与财务目标发生冲突等诸多问题，使公司的工作效率受到严

重影响，甚至出现工作量额外增加的情况。

3公司业财一体化方案设计

湖南美凡电器有限公司财务业务一体化的构建思路是以实现业务与财务的

信息共享，保证信息传递的及时性为目标。是以先进的网络信息技术为基础，

运用信息管理平台系统优化公司的业务、财务以及管理流程等，使之有效对接，

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在统一的平台上运行从而实现业务数据与财务信息融合于一体的财务管理模式。

3.1供应链采购管理设计

3.1.1利用供应链系统促进采购信息共享

湖南美凡电器有限公司可以在原有供应链管理系统的基础上，设计采购信

息共享流程，将采购信息共享分为生产管理系统、采购管理系统、质量管理系

统、应付管理系统等三大系统，通过实施这一流程，促进采购信息的共享，从

而在系统中记录材料的来源和去向。这使得采购管理从采购、收货、存储和使

用的每一个环节都变得更加系统化，各部门之间可以共享信息，从而解决公司

内部较低水平的数据信息共享问题。将供应链管理系统操作进一步优化，降低

供应链管理系统上手难度，以适应公司出现人员调动的情况，有效避免采购人

员岗位变动而造成的不便。申购资料分享流程图见图2:

图2采购信息共享流程图设计

3.1.2采购计划实施信息化管理

为了科学合理地制定采购计划，高质量地完成采购工作，湖南美凡电器股

份有限公司需要制定采购管理的相关制度，并利用财务业务软件(如图2所示)

实现采购计划执行的信息化管理。首先由仓管人员统计库存管理系统期末库存

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数量，再由生产管理负责人根据库存管理系统已有库存数量及生产管理系统生

产流程制定生产计划。再把相关数据传递给采购管理系统，然后根据库存管理

系统的库存量和生产管理系统的生产量进行计算，计算完成后由采购人员在采

购管理系统中来制定采购计划，采购计划完成后系统会传递给质量管理系统，

由质检员进行审核。系统也会传递到应付管理系统，由财务人员对采购计划的

采购金额是否合理进行审核。审核都通过后再由财务人员通过应付系统向采购

管理系统放发采购资金，为后续的采购人员对采购付款做好充足的准备。采购

业务流程图如图所示:

图3采购计划流程图设计

3.1.3明确相关人员权责

与采购相关的主要部门有采购部、品检部、财务部、仓库部等，采购部人

员在采购这一环节出现了哪些问题，采购部人员都负有不可推卸的责任，从选

定厂家到签订合同，再到货物的情况，都要对整个采购过程负责。从业人员办

理采购业务通过采购管理系统办理。采购部负责填制进货单(核验)、进货单(核

验)、专用购货发票：入库采购单(核验)由储藏部负责填制；发票、单据的记账、

制单等由财务部门负责审核。如图4所示的具体买入业务处理流程图。

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图4采购业务处理流程图

3.1.4规范验收流程

材料到货后，先由仓库暂收，存放在待检测区域，仓库核对名称数量，贴

好待检标签，要通知质检部人员检测产品是否合格，质检部需要严格按照来料

检验标准对产品进行检验，检验其材料规格和各项指标是否符合标准要求，再

对材料进行质量记录，质检部需要对产品进行质量检查，对符合条件的产品及

时登记入库、做账，对联系供货的不符合条件的进行退货处理。

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图5验收信息化流程图设计

3.1.5完善验收标准

物资验收标准：到货物资要符合收货单上的品名和数量，要符合施工标准

的产品质量。工具类型检查材料名称、数量与收货单是否相符，材料外观是否

有破损，产品类别先由质检部门进行组装试验，检测产品通电运行后是否能正

常运行，验收合格后在仓库进行注册登记，检查材料名称、数量是否符合收货

单。

表1材料验收标准

材料类型验收标准

工具耗材类检验物料名称和数量是否与收货单一致，查看外观是否有损坏

产品类需要进行组装进行测试，通电运行后查看是否能正常运行

3.2建立完善的财务业务数据管理制度

公司财务业务数据是非常宝贵的数据资料，需要做好安全保管，湖南美凡

电器有限公司为防止财务业务数据丢失、泄露等数据管理问题的发生，制定了

严格的公司财务业务数据管理制度。首先对数据访问设置具体的权限，不是相

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关会计人员或没有批准不得擅自调用访问数据。对各种电子会计档案的保管期

限作出规定如表2所示，需要定期收集整理财务业务资料，如收到的原始凭证、记

账凭证，以及保存到固定资产报废清理后的第五个年头的各种总账、明细账、3

0年固定资产卡等。要严格按照表格规定保存电子会计档案，对于资料的保管一

定要仔细，避免出现意外情况。具体档案表保管表设计如下：

表2电子会计档案保管期限表设计

电子会计档案的类别电子会计档案的内容保管期限

原始凭证30年

记账凭证30年

电子会计凭证

总账30年

明细账30年

日记账30年

固定资产报废清理后保管

电子会计账簿固定资产卡片

5年

其他辅助性账簿30年

月度、季度、半年度财会报

10年

告年

度财务会计报告永久

银行存款余额调节表10年

电子财务会计报告

银行对账单10年

会计档案移交清册会计30年

档案保管清册永久

会计档案销毁清册永久

会计档案鉴定意见书永久

3.3制定业财一体化操作规范流程

为了使业财一体化工作管理到位，合理制定公司的财务目标，统一业务和

财务目标，提高公司的工作效率，湖南美凡电器有限公司需要对业财一体化作

业流程进行标准化处理，以使业财一体化设计科学合理。

3.3.1制定操作规范流程的管理策略

经营标准化流程管理方案是根据湖南美凡电器股份有限公司的机构结构和

部门权限划分而制定的。一是要求每个员工只能拥有自己工作范围内的东西和

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地域的使用权，并在其工作范围内以员工身份识别，这是要求每个员工必须具

备的。各自负责自己所在的区域，自己设定一个code；二是相关从业人员应明

确权限，如柜员不能再从事其他业务、系统维护员不能再从事与业务相关的工

作等，应明确权限；三是对部分人员的使用，不管是网络还是计算机，都要设

置权限，做到有章可循；四是要求工作人员严格按章办事，无论在哪个岗位，

都要做到条理清晰；五是对重要岗位实行轮岗制度，定期进行岗位交流，防止

个别力量过大，出现贪污腐化现象，不能长期让劳动者在一个岗位上干下去。

图6操作人员权限规范表设计

3.3.2加强系统管理控制和硬件设备的管理

为最大程度保障湖南美凡电器股份有限公司信息管理安全，加强系统管控

和硬件设备管理，建立完善的管理制度，设计设备损害赔偿原则方案(以下表)。

如硬件设备管理方面，首先要对设备进行定期维护保养以及定期检查对于机械

设备日常运行和维修状况进行及时登记，以便于出现异常情况时得以及时发现

和解决。严格规范硬件管控，建立受损包赔体系。各管各的设备都在自己的职

责范围内，重要的使用设备要有备用(如服务器等)，防止意外事故造成的严重

损失。电脑控制要严格，不能为了避免资料丢失，禁止非专业人员随意使用。

会计运行软件需要进行加密的处理，避免有人肆意篡改导致虚假信息出现。

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表3设备损坏赔偿原则方案设计

损坏部分赔偿方法

损坏丢失电脑或网络配件计算零配件的损失价值

由于主

观因素局部损坏可修复计算修配费

造成设损坏后质量显著下降但尚能使用按照其折旧程度，酌计损失价值

备损坏局部损失造成整台设备报废计算整台设备的价值

赔偿处因保管失职或挪作私用而丢失照价全赔

理办法按实物新旧程度合理折旧并减除

损坏丢失的设备、器材或零配件残价计算，特殊情况下可按购买时

市价计算或赔偿实物

3.3.3设计付款信息化处理流程

为了防止再次因为货物短缺造成成本损失，湖南美凡电器有限公司需要将

付款流程规范化、合理化，运行业财一体化系统实现信息化。以前进货时，都

是签订合同时一起付款，这样就会出现供应商在付款时需要录入对方收款信息，

从而增加一定的精确性，因此在解决问题时不积极主动；付款后期，在财务部

门收齐所有货物及付款原始凭证后，才能完成账务授权后的付款，记录收银单

位或个人的银行资料及付款金额。另外，在给付金额上也要进行优化，易容好

公司可适当将给付全款调整为给付80%左右，其余20%在收到入库后再付给供货

商，以确定无缺货、无损坏等情况，从而有效避免供货商未解决问题而导致无

剩余