湖南诚美国际贸易公司对纽约奥莱贸易公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景简介.......................................................................................................................1

1.1湖南诚美国际贸易公司简介............................................................................1

1.2纽约奥莱进出口贸易公司简介........................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................1

2接机前的准备...............................................................................................................2

2.1确认航班............................................................................................................2

2.2客户基本情况....................................................................................................2

2.3日程安排............................................................................................................2

2.4食宿预订............................................................................................................3

2.5接待小组............................................................................................................4

2.6商务礼仪............................................................................................................5

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机....................................................................................................................5

3.2公司参观............................................................................................................6

3.3参观工厂............................................................................................................6

3.4会议安排............................................................................................................7

3.5游玩娱乐............................................................................................................7

3.6欢送晚宴............................................................................................................8

3.7送机....................................................................................................................8

4总结...............................................................................................................................8

4.1接待中的问题及解决方案................................................................................8

4.2经验与教训........................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

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湖南诚美国际贸易公司对纽约奥莱贸易公司的商务

接待方案设计

1背景简介

1.1湖南诚美国际贸易公司简介

湖南诚美国际贸易公司成立于1998年4月20日，注册地位于长沙市岳麓

区，是长沙一家以产品销售外贸业务为主的公司，公司本着“创新发展”“诚

信经营”的理念，走特色专业化发展道路。公司创始人销售的产品凭借良好科

学技术以及产品技术管理体系，通过在国内外同行业令人瞩目的表现更是使之

成为国内同类产品中最具竞争力、品质、高端技术的优秀产品。做到品质最好，

价格最实惠、最受群众欢迎的产品。销售的产品主要包括工艺品、日用品、食

品、酒类等，公司拥有领先的经营管理体系，通过竞争优势、持续创新的理念、

优质的管理组织结构，形成了自己独特的企业文化。

1.2纽约奥莱进出口贸易公司简介

纽约奥莱进出口贸易公司成立于2005年9月13日，主要以进出口业务为

主。办公室设在纽约地区。该公司经营双向业务、进出口商品销售任务等。我

们作为生产商代表运用我们的服务体系帮助其在全球范围内寻找优良的采购商，

同时也帮助买家采购高品质和具有潜力的优质商品，以供应其本国客户，满足

本国客户的市场需求。我们公司设定十分严格的审核流程以及评估体系，产品

和制造商全部要经过十分严格的评估程序，以此保证我们能向国外客户推荐最

优质的产品和最优秀的制造商，为各国客户带来最佳服务体验。

1.3来访目的

为了纽约奥莱进出口贸易公司与湖南诚美国际贸易公司建立长久友好合作

的关系，推动纽约奥莱公司了解湖南诚美公司基本运作体系、生产链结构体系、

质量控制体系、研发部门以及产品供应链等，进行有关的商务洽谈。纽约奥莱

贸易公司通过参观湖南诚美公司的公司组织结构、部门环境、运作机制等了解

湖南诚美公司的基本运作情况；通过对工厂的参观，进一步加深对合作产品功

能性能的了解；通过双方公司的会议洽谈，最终确立合作合同，双方达成友好

往来关系，延续今后的贸易合作的进行。

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2接机前的准备

2.1确认航班

敲定客户访问时间，于2023年4月7日下午三点航班到达，航班为中美ZM3

00，根据贵宾搭乘的航班的班次，事先电话询问航空公司该班飞机是否准时到

达或者存在延迟情况，确认客户名单是否已坐上此班飞机等事项，并在接机前

先了解客户的相貌照片，以便在机场可以迅速认出客户，及时与客户联系。我

方先行制作接机牌，提前一小时到达机场，做好准备工作，准备好鲜花迎接客

户到来。

2.2客户基本情况

表1客户信息表

性别年龄职位备注

John男45总经理了解中国文化

Lucy女26秘书饮食偏清淡

Mike男35市场部经理无

Ice女21营销部经理无

2.3日程安排

表2日程表

日期地点项目具体内容备注

4月7日黄花机接机与入住15:00—16:00接机；注意协调接机的秩

场16:00—17:00准备出序保障客户的生命

发前往酒店办理入住;财产安全；及时与客

18:00晚宴开始；户沟通了解客户需

19：00晚宴结束送客求

户回酒店休息

4月8日公司本参观公司本9：00—9：40于酒店在参观中注意和客

部及工部及工厂生与客户会面；户介绍本公司的企

厂产区10：00—12：00公司业文化，增加客户对

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内部参观；本公司的了解，增强

12:30体验公司饮食共同感，有利于增进

文化于公司食堂就餐；1两公司之间的合作

4：30—17：00前往工往来

厂参观流水线

4月9日公司会商务洽谈大14：00—17：00开展完成好会议室布置，

议室会商务洽谈大会商务接待

4月10橘子洲、景点游玩9：00出发橘子洲（景注意出行安全以及

日岳麓山点合照）；秩序

12：00品尝长沙当地

美食（太平街，步行

街）；

14：00游玩岳麓山

4月11黄花机送机9：00于酒店与客户集把握起飞时间，控制

日场合；好出行时间，提前了

9：40到达机场准备登解起飞状况是否延

机工作；误做好相应的应对

10：00飞机起飞措施

2.4食宿预订

酒店选择由后勤组网上预订，选择了离公司不远处的假日酒店，有便于公

司与酒店往返，该酒店环境优美，干净整洁，设施完全，可以给客户带来良好

的休息环境，增强客户的满意程度。一共预订四间：一间假日高级套房￥1448

（总经理John住），一间豪华单床房¥944（市场部Mike住），一间假日高级

房¥728（秘书Lucy住），还有一间豪华高级房¥980（营销部经理Ice住）。

表3食宿表

日期时刻地点菜品安排

头盘：奶油鸡酥盒

汤：北欧海鲜浓汤、意式蔬菜汤

4月7日18：00橘洲1910法餐厅副菜：黑松露鹅肝饭、辣味香烤大虾

主菜：西冷牛排、伊比利亚5J火腿

沙拉：法式乳酪水果色拉、地中海式

甜虾沙拉；甜品：舒芙蕾、冰淇淋

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12：30公司食堂食堂自助菜品

头盘：熏鲑鱼

汤：牛小排配法式清汤、奶油番茄汤

4月8日18：00Lip-SmackingBr副菜：鸡蛋托鲱鱼、藤椒鸡翅

unch主菜：红酒炙烤后切牛舌、和牛西冷

沙拉：蟹肉牛油果柚子沙拉

甜品：巧克力慕斯、提拉米苏

12：00酒店餐厅酒店自主菜品

东安鸡、黄金鱼腹、黄金一品豆腐、

4月9日18：00喜苑新化三合汤、豆香小黄鱼、鹅肉皮蛋

卷、招牌酱牛蛙、蒜蓉粉丝蒸秋葵、

上汤娃娃菜、葱油饼

香辣土鸡、铁锅炖牛杂、韭香毛肚、

12：00葫芦家宴咸蛋黄茄子、清香墨鱼排骨汤、砂锅

红心地瓜、红椒煎蛋卷、辣椒炒肉、

糖油粑粑、甜酒冲蛋

迎宾八彩蝶、大红乳猪拼盘、品甜品

4月10羹、酸辣银鱼羹、彩椒炒花枝仁、蚝

日18：00晴溪庄园皇扒鲍贝、香辣麻花虾、四喜丸子、

小炒黄牛肉、西芹百合、莲藕炖排骨、

辣椒啤酒鸭、秘制水晶肉、蒜蓉蒸龙

虾、水果大拼盘。

2.5接待小组

总负责：李刚（负责整个行程的指挥和协调工作等各方面布置安排工作，

为本次商务接待工作的总负责人）；

接机组：张志强（总经理）、陈霞（部门经理）、冯明（部门经理）、秦

伟（司机）、易优（翻译人员）、共安排两辆车；

秘书组：陈佳伊、吴昊、彭浩负责接待客户与双方公司谈判会议所需文件

资料的起草以及及时回答客户所存在的疑虑之处；

后勤组：吴昊负责酒店的预订和饮食的安排，旅游项目的游玩与参观；邓

东负责会场布置和安保等相关工作；

摄影组：蒋凯恩、周乐负责整个过程中的拍照摄影工作。

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2.6商务礼仪

谈话礼仪：美国人商务谈话以及日常交流时，比较注重隐私，美国人在交

流中更开放随意，并没有太多的约束，在见面时比较常用贴面礼。

谈判礼仪：在谈判中，西方更加注重利益的得失，相当维护自己的利益与

权益，同时美国在谈判时会派出对应的个人谈判代表，他们在谈判中必须具有

足够的权利以及能力，具有清醒的认知，可以在授权范围内对谈判的议题直接

作出决策，使谈判结构更有益于本方。

娱乐礼仪：美国人在娱乐方面，比较随意随性，很少有年龄或级别上的隔

阂，在娱乐方面活动十分丰富。

餐桌礼仪：美国人在用餐时更喜爱的是优雅，安静的环境，而不是喧闹的

环境，在进餐时十分优雅不会发出餐具碰撞的难听声音，注重餐桌礼仪，他们

认为在优雅安静的环境中就餐是一种享受。

3接待工作

3.1接机

预计到达时间为2023年4月7日15:00，需要提前一小时到达机场预防一

些突发情况。在接见客户之前，应提前与机场工作人员沟通航班，确认航班是

否存在延误或其他突发情况，若存在，及时与总负责人采取联系并作出相应的

措施，在接机时应当备有贵宾的照片，提前熟识贵宾的面容。在到达机场后，

接待人员应先行以横幅和手持牌的方式明显写出贵宾姓名，并持在手中，在航

班到达后，以便客户能够准确识别。

见面后，由湖南诚美公司与纽约奥莱公司秘书互相介绍，双方代表握手，

交换名片。递接名片时都要双手，接过来要先看一下再收起来，收到客户他方

名片时，应当相应地递出本方的名片。在互相介绍后，乘车时，先请客户上车，

待客户全部上车完毕后，陪同人员询问客户是否存在其他需要，若无，直接前

往酒店。在前往酒店的过程中，陪同人员应择机将有利于对外宣传长沙的本土

风情，如沿途所见的地方建筑、特色活动等向外宾介绍，增加客户对本地的认

同感，也可以为客户讲解本公司地企业文化、发展历程等，由后勤组提取行李

并相应及时带领客户前往对应的房间，前往房间后若客户无其他特殊要求，则

向客户问好，退出房间，留给客户充足的休息时间。

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3.2公司参观

本公司相关部门接到纽约奥莱公司客户参观信息时，由总负责人确认并统

计参观客户人数，由总经理（张志强）、部门经理（陈霞）、秘书组（彭浩）、

翻译人员（易优）、摄影组共同陪同纽约奥莱公司客户参观。

参观时间定于2023年4月8日10：00参观公司，由司机驾车从酒店出发

至公司；首先向贵宾介绍本公司的发展史以及公司的环境布局，着重强调公司

的发展理念和企业文化；再由秘书组带领大家参观公司综合办公区、员工岗位

办公处，分为招商部、线上事业部、企划部、行政部、客服部、物流管理部等，

主要参观本公司的招商部，介绍本公司招商部的结构构成，招商引商的优势，

有招商部经理同时予以招商部工作内容的讲解；再介绍公司的展厅及部分代表

产品（产品的功能特性、使用方式等），最后着重突出公司的资质，包括公司

的各项拥有资源、营业执照、商标、专利、媒体报道等，强调本公司的企业竞

争力，发展前景之好。参观完公司内部之后，带领客户团队去往公司用餐处就

餐，体验本公司用餐环境与当地特色美食。

在公司参观中注意事项：公司员工应穿着得体，佩戴工牌；注意公司环境

整洁；在参观过程中及时了解客户需求，及时解决客户存疑之处；注意秩序与

安保问题。

3.3参观工厂

本公司生产部应时刻保持好工厂的整洁与卫生，于4月7日下午进行工厂

的整理布置安排，并通知生产员工参观当天统一着装，并相应戴好各自工作名

牌。安排在4月8日14：30纽约奥莱公司客户进行参观，参观当日人力资源部

提前半小时通知生产部做好参观前准备工作，确保车间参观通道整洁干净，并

保持通道畅通。

参观过程中生产部主管陪同参观，给客户详细介绍产品制作流程，以及不

同产品之间的区别和其他特殊功能，主管部门主动与客户交谈，沟通并解答客

户提出的问题，分别参观原材料半成品区、仓库储存环境、生产车间操作流水

线以及员工工作状态等，其中注意提醒客户勿拍照、勿触摸设备及原材料等；

在介绍完产品之后安排样品测试环节，使客户能够进一步的加深对产品性能的

了解，增强其购买欲望，着重突出本公司产品的质量之高，增强贵公司的签约

欲望；介绍工厂的空间利用与布局，向客户介绍空间布局的益处，为大批量生

产提供帮助，说明产品的生产效率高；介绍产品的研发技术部门，说明产品的

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研发优势、竞争优势；参观完技术部门后组织商务洽谈，主动向客户询问是否

存在疑问之处以及产品需要改进的之处，进行协调商议改进；最后在工厂前集

体拍照留念。

3.4会议安排

会议双方：湖南诚美国际贸易公司、纽约奥莱进出口贸易公司。

会议前：指定会议计划，确定会议召开的形式，明确会议的主题，确定会

议的规模（出席人数共20人、工作人员人数不限）、会议时间（4月9日14：

00—17：00）、会议地址（公司本部会议室）等。

会前准备：做好会场布置。根据会议主题，在场内场外悬挂横幅，门口张

贴欢迎词和庆祝标语。会场的布置应庄严得体，可以适当用鲜花及绿色盆栽装

饰，在桌面上准备好商务洽谈所相关的资料、水、笔、记录本以及对应姓名的

名牌，摆放应整齐美观，采用印刷座次表以及设立指示标志方便客户入场，安

排三名礼仪人员做好接待工作，在会场门口安排迎宾小姐进行指引。后勤组调

试投影仪，音响等设备，提前检查会议文件资料、签到表、笔记本等是否齐全。

会议流程：当纽约奥莱客户到达会议厅时，在横幅上签字留名拍照留念，

双方代表握手，再由礼仪人员依次引入会场就座。将会议文件与资料及时、准

确地发放到每位与会者手中，主持人宣布会议开始，介绍本公司与纽约奥莱公

司的相关领导，公司部门经理介绍签约项目，双发代表发言致词，最后由双方

公司总经理进行签约，握手表示致谢。签约仪式结束后，各参会人员举杯庆贺，

最后双方总经理致辞，摄影组拍照留念。会议结束后，引导与会人员至就餐地

点就餐，就餐完毕后，由司机和秘书组负责将客户送回酒店，在途中就会议内

容询问客户是否存在疑虑并予以解答，最后将客户送回酒店休息并问好。

会议注意事项：因会议内容为保密部分，无论是在内交流还是对外联系，

会议工作人员的交流需要掌握分寸，谨言慎行；维护会场秩序，对于会议的无

关人员不允许入场，以保证会议的安全，对于迟到人员确认身份后予以进场。

如有发生混乱或存在突发事件，会议工作人员及时解决与制止，保障客户生命

财产安全；如会议内容有变动迅速与总负责人报告予以解决。

3.5游玩娱乐

4月10日上午组织纽约奥莱客户的景点参观，第一站将去到橘子洲（国家5A

级旅游景区），乘坐景园车环洲行，在标志建筑前参观活动，参观毛泽东青年

艺术雕像，打卡拍照。第二站的目的地为岳麓山，位于湖南省长沙市岳麓区湘

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江西岸，分别带领贵宾去往爱晚亭、麓山寺、云麓宫、舍利塔、飞来石等景点

打卡，带领贵宾们感受长沙当地的本土文化，感受长沙的地方特色与风土人情。

第三站前往湖南省博物馆，带领客户感受中国文化的博大精深，感受人文艺术

气息，并分发景点纪念品。

3.6欢送晚宴

欢送晚宴定于4月10日18：00于晴溪庄园（长沙店），餐厅主要呈现的

是精品融合湘菜，菜品口味及出品的艺术呈现都有用心的表达，餐厅用的食材

不俗，从产地到名贵程度还是下了不少功夫，“落口消融”，肥而不腻、酥烂

鲜香，环境为中式园林，唯美如画，移步异景，赏心悦目。

菜单：主菜为迎宾八彩蝶、大红乳猪拼盘；甜汤是一品甜品羹、酸辣银鱼

羹；热菜有彩椒炒花枝仁、蚝皇扒鲍贝、香辣麻花虾、四喜丸子、小炒黄牛肉、

西芹百合、莲藕炖排骨、辣椒啤酒鸭、秘制水晶肉、蒜蓉蒸龙虾；水果大拼盘。

3.7送机

送机安排定于4月11日10：00，航班号为中美ZM230，湖南诚美公司总负

责收到送机通知后确定送机时间并合理安排,查看所飞航班在几号航站楼提前

1天通知客人出发时间，告知客人安检比较严，提前于8：30与客人会面，接到

客人后请客人上车，并把客人行李搬运上车，按照安排送机线路安全准点把客

人送到相应航站楼的送机口，帮助客人把行李搬运下车并跟客人