桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1桂林千思装饰工程有限公司简介........................................................................1

2桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购管理现状、所存在问题及产生原因

分析...................................................................................................................................1

2.1管理现状....................................................................................................1

2.2存在问题及产生原因分析........................................................................1

2.2.1采购流程繁琐且耗时长................................................................1

2.2.2采购及管理制度不健全................................................................2

2.2.3办公用品规格型号名称不规范....................................................3

2.2.4办公用品采购缺乏市场调查........................................................3

3桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购业财融合流程设计........................4

3.1解决方案....................................................................................................4

3.1.1在采购流程方面............................................................................4

3.1.2在采购及管理制度方面................................................................4

3.1.3在办公用品规格型号名称规范方面............................................5

3.1.4在办公用品采购市场调查方面....................................................5

3.2业财融合流程设计....................................................................................6

3.2.1流程表设计....................................................................................6

3.2.2流程图设计....................................................................................7

3.3相关财务核算............................................................................................7

4结束语....................................................................................................................9

参考资料.................................................................................................................10

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桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购

业务财务融合流程设计

1桂林千思装饰工程有限公司简介

桂林千思装饰装修有限公司是一家由装饰设计、工程施工、材料、装饰品

开发为一体的装饰企业。主要从事住宅、办公、旅社等场所的装修设计和施工。

公司经桂林市工商管理局正式批准注册，已取得国家正规资质的单位。公司从

咨询开始,提供创意草案、设计、精心的选材、施工、装饰配置、十年保修、终

生维护的全程服务，精心为客户营造一个温馨、舒适、环保的工作生活环境。

2桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购管理现状、所存在问

题及产生原因分析

2.1管理现状

桂林千思装饰工程有限公司的所有办公用品采购都是由公司的采购部管理,

而采购各个部门所需要的办公用品则需要按照流程由各个部门内部员工将所需

的办公用品汇总交给采购部,再由采购部去购买。过程繁琐且耗费时间太多,有

些物品花两个小时就能采购完但是走流程却要花上好几天。因为采购没有计划

性所以经常紧急采购，导致需要用时仍然还没有入库。采购时采购申请单上没

有写清楚所需用品的明确规格型号，导致采购专员有信息误差并且采购专员没

有进行市场调查随意购买导致采购成本增加。库存管理以及采购制度不健全,仓

库管理员工作不认真执行力较差。

2.2存在问题及产生原因分析

2.2.1采购流程繁琐且耗时长

该司的办公用品采购需要由各个部门汇总所需的办公用品到采购部,再由

采购部的员工列举出汇总表交给主管,审批完后填写请购单给主管和经理签字。

再去财务部找费用会计领取并填写借款申请单交给财务经理审批签字后去找出

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纳领取现金再去购买办公用品,出纳把借款单凭证联交给费用会计编制记账凭

证再给财务部经理审批,出纳填写日记账,费用会计登明细账。采购员购买用品

后将普通增值税发票交给出纳再由出纳交给费用会计,费用会计根据发票编制

记账凭证后给财务经理审批并签字,最后再登记明细账。过程冗长且繁琐,有些

领导事务繁忙不能及时审批签字马上购买物品,导致需要使用时物品短缺。

由于采购活动直接关系到企业的财务支出,所以该司对于采购的审批是比

较谨慎的,这是个好现象,但是过于谨慎了也会对企业采购造成一定的负担,产

生了很多不必要的麻烦。企业决策是有制度的,采购组织流程也自然需要制度,

但由于公司采购组织和企业流程出现相撞的地方，再加上一些制度的不完善,导

致企业的采购程序复杂,但很多审批程序都是在做无用功,还起不到应有的效果,

无效审批和审批时间过长严重影响采购效率,影响工作。

采购本就涉及到许多的部门,还涉及到一些高级管理人员。因此，采购审批

本身就具有一定的复杂性,再加上一些不必要的程序,就使得采购审批难以实施。

不管哪一个部门出现小问题,都会影响采购审批的效率,有时候还会影响员工们

的工作进度。因此,采购审批急需向简单有效、灵活多变转型0。

2.2.2采购及管理制度不健全

有的员工需要紧急采购,今天提申请明天就要用,有的员工采购申请只购买

一种物品,一样一样的买,大量且麻烦,还有等其他办公用品用完了才知道要买

新的。这些随时随意的采购申请情况大大降低了采购的效率,使得采购员业务繁

忙,被迫天天应对紧急采购的任务而无暇顾及其他的工作。也因为紧急采购没有

充分的时间询问价格,不能货比三家导致成本难以控制。

公司没有明确的制度用来管理库存的办公用品,没有安排员工定期的检查

缺少或者损坏需要更换的办公用品,员工的执行力较差没有人愿意去清点检查

办公用品,也没有专门的信息化管理,拿了多少东西拿了什么东西没有人去专门

记录,导致员工随意拿取。采购的制度也不够严谨,有些采购员钻公司的空子购

买一些公司不需要的物品最后只能堆积在库房,等领导来检查库房的时候发现

有不需要的东西就会叫他们拿去处理掉,他们就会偷偷拿去二手平台上面卖出,

这是个严重不良行为。

因为老板并没有重视这一方面,认为采购办公用品只是一项小工作不需要

这么大费周章,但其实越小的工作就要越仔细,稍有不慎就可能会犯错误。就像

有的员工喜欢东西用完了再说或者要等东西完全坏了用不了了才知道要上报,

这就是采购没有计划性,采购没有计划性就会导致采购效率的降低,也有可能会

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导致采购成本的增加。没有明确的规章制度来约束这些员工,他们就会钻公司的

空子,认为公司不管这些,虽然没有达到吃公司回扣这么严重但是拿公司物品去

卖也是十分不好的行为。

2.2.3办公用品规格型号名称不规范

对于要购买的办公用品在采购申请单上没有写清楚明确的规格型号,采购

员只能模糊购买。比如销售部门需要三台碎纸机,碎纸机型号320*200*350mm、

15L容量、碎纸大小4*25mm可以5张纸同时碎并且连续五分钟碎纸但是员工写

采购需要的时候没有写清楚需要什么型号的碎纸机,采购员给他们买的是

350*250*550mm、23L容量可以同时碎8张纸的碎纸机。

员工认为这只是一件小事情,没有人在意所以也有没去规范称呼,这就有可

能导致采购员产生信息误差增加采购成本,也会导致物品报价不准确,这样的报

价会导致购买的物品不是最低价,价格就会相差很大,会增加办公用品的采购成

本。而且对于这些办公用品没有统一的称呼,对于同一种物品,各个需求的部门

叫法不同,这也会增加采购难度,降低采购效率。

2.2.4办公用品采购缺乏市场调查

有些采购部的员工没有认真仔细的进行市场调查,在线下随便找个供应商

就购买。没有进行价格、产品的功能性质对比还有产品的性价比对比。比如想

要买一个新的考勤机,不同的牌子价格都会有不同,没有多对比几个牌子看看价

格性能和性价比,而是看到哪一个就买哪一个,会导致购买成本增加,造成许多

不必要的支出，其次供应商的水平参差不齐,品质难以保证。

员工不重视市场调查,认为市场调查没有必要,员工只知道在线下采购,如

果在线下一家一家店考察的话又觉得浪费时间也很麻烦。物资采购的工作地位

和作用还没有被准确地理解,没有得到充足的重视,企业想要提高经济效益最重

要一点就是降低物资采购成本,尽管只是办公用品,尤其是小公司更要注意降低

采购成本。采购办公用品质量的好坏、价格的高低、服务的优劣都会影响到工

作效率。最主要的一个原因就是部分采购员的综合素质偏低,没有系统的学过,

没有一定的专业知识和经验。

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3桂林千思装饰工程有限公司办公用品采购业财融合流程设计

3.1解决方案

3.1.1在采购流程方面

优化采购审批流程，提升采购审批的效率，需要综合考量，并采取分步实

施的方式。采购管理与企业财务密切相关，如果操作不当，就会导致采购管理

存在漏洞。因此,为了简化采购审批程序,应该以科学的方式进行采购管理,只保

留实际有用的审批程序,取消耗时耗力的形式化审批程序。采购审批程序需要灵

活多变，即使在遇到紧急情况或有相关负责人不在场的情况下，也能及时进行

采购计划审批，以确保项目正常进行0。

3.1.2在采购及管理制度方面

为采购人员提供了规范的请购单模板:（1）每月的5日、15日集中办理两

次办公用品需要统计,库管员可以在这两个日期前做好物品的清查（2）如果物

品为每月常用的办公用品则直接填写请购单（3）如果物品为非常用办公用品且

第一次购买,则需要提前将品牌和规格型号告知采购人员,采购人员根据需求进

行询价,再将其填写至请购单中(要求采购人员一定要规范填写请购单,规格型

号填写详细,格式整齐,数据计算准确,这将作为供货商送货后验货的重要依据)

（4）请购单填写好后,要经过各级领导审核并签字后进入到采购阶段（5）采购

人员根据请购单购买物品0。

为了加强和对库存的管理,提高其工作效率,公司制定完整的库存管理制度,

严格执行；应当设立奖惩制度,明确各个工作岗位的职责,员工之间互相监督。

（1）采购的办公用品入库前,应与采购清单认真核对,做到单物相符；

（2）办公用品出入库时,应严格按照领用的需求,用多少领多少,认真填写领

用单,领用人需要签字；

（3）加强内部控制,减少损失浪费；

（4）每月1至5日,各部门根据办公用品对各部门设定了特定时间段，领用

计划只能在此时间段内办理，其他时间不予受理（特殊情况除外)；

（5）管理员对办公用品领用进行记录管理，审核办公用品台账及库存情况，

并制定办公用品采购计划；

（6）购买单价1000元以上的办公用品时,需要总经理批准；

（7）从第二次领取开始，新用品必须用旧物交换。如果发现设备发生故障或

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损坏，应立即提出维修申请或更换新设备，若设备丢失，领用人或领用部门应

负担赔偿费用；

（8）员工首次上班前，所需办公用品需经部门申请、办公室审批，方可领用。

（9）员工离职时，应当依照规定与管理员一起完成办公用品的交接0。

3.1.3在办公用品规格型号名称规范方面

(1)梳理并规范常用办公用品名称，在给办公用品命名时，首先要对办公用

品进行分类，按照办公用品的性质可以将其划分为耗材和管理物品。消耗物品：

铅笔、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶粘剂、胶带、装订针、大头

针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、账本、档案袋、档案盒等0。管理品:

文件夹、文具盒、剪刀、订书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、章戳、印

泥、直尺、计算器、电话机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、

计算机网络、办公桌椅、沙发、茶几等0。每一类中的物品名称都经过采购人员、

库管和使用人员集体梳理商定,排除掉同一物品多个名称的情况,为每一种物品

确定一个规范的常用名称。

(2)明确规格型号。在规范了低值易耗品名称的基础上,使用部门结合供货

商提供的商品条目进一步明确每一种物品的规格型号。例如将档案盒的规格设

置为A4/55mm;12只装;将打孔机分为纸张封面打孔机、小型手握打孔机、财务

专用打孔机;办公桌椅也要规定好规格型号,甚至一些常用物品规定上指定的品

牌,这样为采购到符合使用要求的物品提供了坚实的基础0。

3.1.4在办公用品采购市场调查方面

采购是由人来完成的,因此,高效采购就得配备高效的采购人员,就得提高

采购人员的自身素质。首先,要提高采购人员的专业素质，提高采购员的门槛,

严格要求其专业水平，还可以根据公司的具体情况开展培训课程。提高采购人

员专业素质能在一定程度上提高采购工作的效率,改善采购中的不合理程度,使

整个采购活动更加积极更具科学性与合理性。其次,加强对采购人员的工作计划

管理，使上级掌握每个采购业务人员的去向和工作进度,并对其工作进行指导和

考核0。最后，可以线上线下采购同时,对比多家供应商的价格和品质,选择最高

性价比的物品。

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3.2业财融合流程设计

3.2.1流程表设计

表1办公用品采购业务财务融合流程设计表

序号角色操作内容

1采购员汇总采购申请表并填写请购单；根据需要填写请购单交给采

购经理审批

2采购员填写借款单；根据大概需要的金额填写借款单，交给财务经

理审批

3采购经理审批请购单；仔细核对申请表与请购单的数字金额并签字

4财务经理审批借款单；仔细核对借款单那就那个并签字

5出纳填写两联式借款单并支付现金；根据财务经理审批过的借款

单填写两联式借款单并把凭证联交给费用会计

6费用会计编制记账凭证；根据审批过的借款单编制记账凭证

7财务经理审核记账凭证；审核费用会计编制的记账凭证

8出纳登记现金日记账；根据审核过的记账凭证登记现金日记账

9费用会计登记明细账；登记对应科目明细账

10采购员采购物品；根据请购单上的数量金额采购对应的物品

11供应商提供发票；根据购买的物品数量金额开具增值税普通发票

12采购员传递单据；将单据交给出纳

13出纳传递单据；将采购员的单据传递给费用会计并将借款单结算

回执交给采购员

14费用会计编制记账凭证；根据单据及借款单凭证联编制记账凭证

15财务经理审核签字；审核记账凭证的准确性并签字

16费用会计登记明细账；登记对应科目明细账

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3.2.2流程图设计

图1办公用品采购业务财务融合流程设计图

3.3相关财务核算

采购数额较小的办公用品例如本子、橡皮、笔等，计入“管理费用”进行

日常核算，会计分录如下：

借：管理费用

贷：库存现金或银行存款

采购办公桌之类数额较大但又不能算进固定资产的则需要计入“低值易耗

品”科目进行摊销，摊销的价值再依次计入“管理费用”科目，会计分录如下：

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借：低值易耗品

贷：库存现金或银行存款

摊销的分录如下：

借：管理费用

贷：低值易耗品

采购员申请借款编制凭证会计分录如下：

借：其他应收款

贷：库存现金

登记日记账和明细账

例如：购买可以装750张A4纸的档案盒20个共计225.8元，向财务部借