智慧城市建设中的数字化档案管理

智慧城市建设中的数字化档案管理摘要：数字化档案是对传统纸质档案进行数字化处理后得到的产物，依托于不同的载体形式开展档案资源存储、调用、分析、处理等工作。在智慧城市的建设理念下，档案管理只有不断提高数字化程度，实现可视化设计和展示，整合档案资源内容，提高服务输出效率，才能满足智慧城市的建设需求。因此，有必要对数字化档案管理的特点和方法进行研究，为管理实践活动提供参考。

关键词：智慧城市建设；数字化；档案管理

1智慧城市建设中的数字化档案概述

1.1数字化档案目录

关于档案目录，实践过程中，工作人员主要是使用excel表格同时加入超链接，从而为后续资料查阅提供了便利条件。此外，卷内档案目录一定要规范填写，同样的文件都要使用统一的顺序号，清晰、完整。

1.2数字化档案图文信息

档案的数字化采集方式包括摄像、摄影、扫描等等，如此更加有利于档案图文信息的分析、调整和分析。

1.3数字化日常档案管理

借助计算机软件，对档案业务指导内容、档案信息变动登记、图书资料的著录、审核意见等业务进行数字化管理。

2事业单位档案数字化建设中存在的问题

2.1缺乏档案数字化建设的正确认识

有的事业单位，在具体运行中缺乏档案数字化建设的迫切性认真，认为当前实施的档案管理模式十分成熟，且具有良好的工作效益，因而不需要加以改变。有的事业单位，在档案管理工作引进了档案数字化运行的设备仪器，但在具体的工作思维及管理理念中，并没有真正实践数字化档案管理。档案管理的数字化建设虚有其表，在这样的状况下，工作效率自然难以得到显著提高。数字化档案建设，是现行档案管理工作发展的时代潮流。借助互联网技术的优势，可突破传统档案管理工作中，资源消耗量大，工作产出效益低等短板，利用数字化系统灵活度大、便捷性高及运输速度快的特点，可有效降低档案管理工作人员的工作强度，并轻松实现工作效率的提升。社会在不断的发展变化中，固步自封，闭门造车不利于档案管理工作的长远发展。作为档案管理工作人员，应全面考量档案管理工作与社会发展之间的关系，积极尝试新理念、新事物，从而才能在档案管理工作中，对数字化档案管理建设有着正确的认识。

2.2档案数字化建设投入资金有限

档案管理数字化建设，不仅需要较长的建设时间，而且需要投入足够的建设资金。客观而言，在现行社会的各行各业中，因工作所需的数字化或信息化建设不断增加，事业单位在数字化建设方面，也呈现不断提升、强化的发展趋势。然而，在事业单位的档案管理数字化建设工作中，仍存有不少投入资金不足的现象。档案管理数字化建设，资金投入不仅局限于引进硬件设备及开发软件系统建设两个方面，还需要时时更新系统，维护系统，以此保障档案数字化建设的长期性及科学性。在设备仪器等物质层面得以保障之后，档案数字化、现代化人才的培养更加迫切。十年树木，百年树人。现代化档案管理人才的培养，并非一早一夕所能速成，要提高人才的专业素养及综合能力，需要长期的开展培训工作，而人才培养无疑需要大量的资金供给。现行事业单位档案管理工作人员，信息技能普遍难以有效满足档案管理工作的数字化建设。由于资金投入不足，在客观上导致了部分事业单位，缺乏完备的档案管理数字化运行条件，管理体系时有漏洞，高素质档案人才的匮乏，均不同程度的导致了档案管理数字化建设无法真正落实。

3智慧城市建设中的数字化档案管理策略

3.1数字化档案管理流程

在智慧城市建设过程中，对于重要的纸质档案，已经建立了专用储藏室，并采用专业档案柜对其进行存放。然后根据档案重要性、使用频率等，按照顺序实施数字化存档管理。对纸质档案进行数字化处理的一般流程包括纸质档案分类整理、档案扫描、图像处理、图像存储、建立目录库、数据挂接、数据验收及数据备份。为防止档案数字化过程出现混乱，或对原档案造成破坏，需要在项目初期将档案管理的相关规定落实到合同文件中。比如要求所有档案文件最终都生成PDF文件进行存档。在项目前期准备阶段，还要对档案数字化的步骤进行仔细推敲，预演数字化档案管理流程，在关键节点建立验收标准和保障措施，避免档案受损会出现信息泄密现象。最后严格按照标准操作规范，对纸质档案进行登记、汇总、装订成册，然后有计划的实施数字化工作流程。

3.2数字化档案管理制度

数字化档案管理工作的稳步推进离不开制度保障，在项目立项期间，需要将档案管理规定落实到合同中，然后根据合同约定和相关档案管理规定，制定项目档案管理制度，对数字化档案管理流程加以规范。应明确具体的操作流程规范和技术验收标准，为实际操作提供依据，促进数字化档案管理流程的规范化、标准化发展。其次，应根据数字化档案管理的特点及其重点内容，细化管理制度和责任分工。在数字化档案工程中，最重要也最为复杂的环节是对档案进行扫描和编辑处理。扫描时应根据文件类型进行分类扫描，确定分辨率和其他重要参数，并在扫描过程中对亮度和图像对比度等进行及时调整，使档案能够保持原貌。在图像编辑过程中要对影像文件进行去污、纠偏和裁边处理等，并通过去除文件背景，节约存储空间。通过将这些操作要求落实到档案管理制度中，可保障数字化档案管理的合规性。

3.3扫描、编辑、处理

在档案的数字化管理工作中，扫描、编辑、处理是很关键的环节，但同时也相对复杂。首先，在扫描的过程中，一定要严格按照文件分类来进行，结合纸张的实际情况确定扫描方式、相应参数和扫描分辨率，在此环节中，工作人员还要及时的调整对比度、亮度等等，确保扫描后依然可以保持档案原貌，以免产生图像失真的问题。完成上述操作之后，需对文件进行裁边、去污等编辑处理，并同时除去文件背景，如此更加有助于节约存储空间，完成处理工作之后进行妥善存储。

3.4确保数据存储安全

保证信息、数据的安全性是数字化档案管理工作中的关键性内容，要引起相关工作人员的高度重视。实践过程中，难免会遇到一些不可预料的问题，具体如计算机故障、人为操作失误、存储介质损坏，这些问题的产生都将威胁着数据信息的安全性和完整性。为此，管理人员在对数据进行存储的过程中，一定要选择多种方式来进行，在此基础上还要进行数据备份，定期检查，从根本上确保数据信息的安全性。只有保障了数据存储的安全性，才能真正实现档案的数字化管理目标。

3.5数字化档案平台的建立

在当前的很多企业管理部门中，基本上都建立了内部局域网，实现了自动化办公系统和档案系统的有效结合，可充分借助内部网站，对数字档案管理网页进行构建，为用户提供出更加便捷和全面的服务。

总之，互联网时代下，事业单位档案管理数字化建设是社会发展的必然选择，十分必要且迫切。在档案管理的数字化建设过程中，作为管理者应提高思想意识，提高对档案管理数字化建设的认识，从而树立科学的管理理念。立足于档案管理长远发展的角度，扩大对档案管理数字化建设的资金投入，整合及优化配置资源，以此保障档案管理数字化建设的可行性、有效性。在事业单位档案管理数字化建设过程中，需要设置完善的管理体系，分门别类进行数字化档案管理，资源共享，提高工作效率。强化档案管理的安全性，重视信息化人才培养，制定出合理的管理制度，采用正确有效的路径来进行事业单位档案数字化的建