梅森食品加工有限公司宝塔岗店原材料领用业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1梅森食品加工有限公司宝塔岗店简介 梅森食品加工有限公司宝塔岗店原材料领用业务账务处理流程优化设计1梅森食品加工有限公司宝塔岗店简介梅森食品加工有限公司宝塔岗店设立于2006年，地点湖南省张家界市永定区，公司主要业务主要针对于大型超市的销售，注册资本900余万元。经营面积30余千平方米，年销量额1200万元，当前，配送中心设立在张家界市永定区，占地32余亩，构筑面积1.5万平方米，公司年缴纳税额156万元。公司自始至终坚持“质量好、价格低、丰富选择在梅森”的生产观念。贴近各个百货的需求，取得超常规、跨越式的成长。发展的同时取得了当地政府的支持与嘉奖，其中张家界市政府赋予该公司“先进优秀单位”“价格诚信单位”等级荣誉称号。张家界梅森食品加工有限公司宝塔岗店主要食品加工，是指直接以农、林、牧、渔业产品为原材料进行的谷物磨制、饲料加工、植物油和制糖加工、屠宰及肉类加工、水产品加工，以及蔬菜、鲜果和坚果等食物的加工生产，是广义农产物加工业的一种类型。2梅森食品加工有限公司宝塔岗店原材料领用现状分析梅森食品加工有限公司宝塔岗店成立不久，在材料领用环节存在仓库管理混乱，现有的制度执行不到位。因公司加工产品种类丰富，服务销售覆盖面广，从而增加了对仓库管理人员的负担。公司主要加工发酵肉、焙烤类和发酵乳制品等。每天主要领用领动物性食品材料、植物性食品原料、水产品原料以及禽蛋用来加工生产。如生产风味猪肉脯、火腿肠等发酵肉制品食品主要领用到动物性食品原料，包括绞碎的肉、动物脂肪、盐、发酵剂和香辛精。植物性食品原料主要以谷类、豆类加工成方便面、饼干、膨化谷物食品等。公司在领用时由生产部领料人填写领料单后直接去仓库领取，并未进行对领料数量价格审核。对于材料的发出，由仓管员填写出库单后直接出库并将领料单移交给财务部。根据公司的领用现状可以看出领用流程过于简单并且没有规范化的制度管理，公司原材料领用流程有很大的改善空间。表1主要产品及其生产领用原材料品产原材料发酵肉制品绞碎的肉、动物类脂肪、盐巴、糖、发酵剂和香料焙烤类食品谷物、油、糖、蛋发酵乳制品发酵菌、发酵剂、动物乳、果蔬汁和增稠剂2.1梅森食品加工有限公司宝塔岗店领用流程现阶段流程图1所示：生产部领料人仓库管理员《物品领用申请单》生产部领料人仓库管理员《物品领用申请单》 登记“出库登记簿”登记“出库登记簿”仓库材料账领取原材料有仓库材料账领取原材料申请采购将《物品领用申请单》交财务记账无申请采购将《物品领用申请单》交财务记账图1现阶段原材料领用流程图由图1可知该公司主要涉及生产部门-仓库-财务部三大在部门。通过生产部领料人填写领料单移交给仓库管理人员，然后对照仓库材料账领取原材料，没有就申请采购。仓库管理人员登记“出库登记簿”再将领料单移送给财务部，财务部根据领料单核算发出存货成本并记账，且现阶段可以看出原材料领用时无领用审核环节以及原材料退回处理流程。3梅森食品加工有限公司宝塔岗店领用存在的问题根据这段时间的观察发现梅森食品加工有限公司宝塔岗店在领用物品方面存在着不足，如制度缺失、执行力低下，手续缺失、不完备。在办理入库、领料手续不及时、工作不衔接和材料领用与发出环节存在着不足。且该公司未设置原材料退回处理流程等方面的一些问题。3.1领用原材料手续不完备现阶段公司在领用材料时手续缺失、不完备从而造成货品名称不规范，导致财务入账错误、入账难或账实不符。具体原因如下：生产部门在填写领料申请单时领用的各个原材料无相关部门认定签字，填写的货物名称不规范以及办理入库手续时没有明确的规范制度。仓管人员对出库单随意填写造成数量金额不够准确。并且将领料单随意丢放，使部分领料单丢失。因没有相关管理制度明细规定仓管人员在填写领料单时不积极，出库时没有进行相关管理人员审批签字，甚至未进行填写直接将原材料出库。对于不同食品货品同名同型号但价格不同，因出库单或领料单没有相关说明情况，造成财务无法精确记账；并且原材料种类丰富多，领料单稍微有些差错便会导致财务入账错误。因领用材料过多或损坏需要变换时，未更动原领料手续，造成财务核算不够正确且出现账实不符现象从而对财务造成入账困难、核算数据不真实、财务账实严重不符，财务无法核实的不良影响。3.2原材料领用与发出环节存在问题通过对原材料领用调查发现张家界梅森食品加工宝塔岗店在原材料领用方面，缺乏合理的计划，只是根据生需要随机存取原材料，在原材料领用的相关规定中，并未明确规定可以领取材料总数的上限，仓管人员往往在仅有口头指令却未出示书面领取凭据的条件下取出物资。在领用部门的审批效率较低，出现了领用单倒签问题，生产部门的临时性领用较多，通常是先领用物资，之后进行审批，这导致出库的物资与申请的数量出现了差异。此外，仓储部门未针对材料的领用制定各项审核制度，导致实际领用的物料和预期计划不相符，如果领用的物料过多，超出生产需求，物料就会出现闲置问题，这会使大量物料被浪费。也会导致财务部门没有及时对领取凭据完成对应的财务处置，从而造成账实不符情况发生。而且公司采用的是先进先出原则发出货物，由于仓库储存空间有限，在实际操作中难以真正按照先进先出发出货物，一些货物由于仓库管理人员摆放不到位，长期积压在最里面，造成物货损坏和过期。领用发出时缺少必要的控制措施，各项领用原材料加工时没有严密制度，存在违规领用情况。不对加工数量、规格进行严格审查就急于发出存货，过多发出造成浪费，也会给公司造成损失。3.3领用物资未设置退回处理程序根据梅森食品加工有限公司宝塔岗店统计信息显示，在2019年第四度公司原材料平均退料率为12%左右，因此制定规范的退货处理程序至关重要，梅森食品加工有限公司目前还未建立起规范的货物退回管理制度。当材料退回后，仓管人员没有对其投入足够的关注，认为材料退回不会影响到存货管理工作，也不会引发存货管理风险，对退货单的书写没有严格要求。在生产部门领用材料种类繁多，材料领用量增加时退料量也大幅度增加,而仓库保管人员在收到退料后，由于数量过多，业务量加大，没有对退货产品进行一一检查，而是对退回的原材料进行抽查，导致在当年年底进行库存盘点时发现货物存在破损、污垢。而且因为厂区过大，仓库和加工车间有一定的距离，导致仓库人员无法同时兼顾仓库和车间，一些退料无法及时回到仓库，难以办理登记，在处理原料时存在许多问题，一些原材料应该及时退回，但却堆放在车间中，由于没有人看管原材料，引发原材料浪费问题。4梅森食品加工有限公司宝塔岗店原材料领用业务优化设计对于梅森食品加工存在的各个问题，经过研究探讨制定仓库管理细则，规范业务处理流程，理顺实物、票据的传递途径。加强领用环节的监督，优化物资退回制度方案。4.1规范原材料领用的单据填写和传递以上一系列存在的问题可以通过制定相关制度化（或者说标准化、流程化）来解决。具体方案如下：生产部门申请领料单：领料员要根据生产计划填写本单一式三联，一联留领料部门备查：一联留给仓库，据实登记原材料明细账和原材料卡片：一联转给财务据以进行分类核算。表2原材料领料单梅森食品加工有限公司宝塔岗领料单领用部门：日期：序号材料名称规格单位领用数量实发数量单价金额备注1234合计金额（大写）：合计记账：保管：发料人：领料人仓储部门门审核领料单：领料单必须要填写原材料领用时间、原材料名称、领用相关部门、领用数量和领用人的签名;是否符合该公司生产计划要求。审核无误要有仓管管理人员签名。仓管人员根据审核无误的领料单填写出库单：出库单是材料出库的凭证，是为了方便对账和结算，减少现金支出的一种手段。出库单佘存根、财务、回联三联，出货由部门主管或领导签字同意，基于仓管员存在随意丢放领料单该公司指定管理规范制度，实行一定的金额处罚制度。规范的领用制度会减少现金支出，从而节约公司的成本。表3原材料出库单材料出库单出库单位（二联：记账）出库类型领料部门仓库号附单据数材料编号类别规格型号单位数量单价金额备注合计（大写）（小写）￥部门主管会计记账发货提货制单为了使各个领用环节更加严谨和规范化，公司还增加了监督环节。如财务记账需要仓库手续的传递，货仓附有保证被传达手续的实时性、精确性、完整性的义务，而财务附有对手续的实时性、精确性、完整性进行监督的权利；车间负有规范填写领料票据的义务、货仓保管有监督领料票据是否合规的权利。还有公司可以设置相关部门的各个领用环节的监督，如公司设立的考核小组，可以对整个备件流转的程序进行监督，以确保流转手续的完整、手续所传达的信息的及时性等等。有督查就要有考核，有考核就要有惩罚，只奖不惩或只惩不奖都不是好的激励体制。因此，好有效地激励体制应该是奖惩并用，所依据的规范要具备可行性，审核要公开、公道、公平、透明，并且及时兑现考核结果，从而完善领用环节，具体详细流程图如下：部门岗位领料员仓管员会计生产部门主管签字填写领料单领用人申请领料主管签字填写领料单领用人申请领料填写领料单并主管签字仓管员审核通过填写领料单并主管签字仓管员审核通过财务处理财务处理仓库仓库核实后发料仓库核实后发料财务部出库记账出库记账图2优化后领用流程图4.2完善原材料领用审批制度与材料发出监管仓库主管及时对领用部门的申请进行审批，在避免出现先领用后审批的情况下，明确规定领取物资数额的上限，仓储部在接到领料单后，应对材料领用进行严格审核，超过规定领取物资数额的上限，要报财务部和仓管副总经理进行审批，审批通过后才予以领用。在材料的发出时，对货物发出进行监督，要求存货的出库严格按照先进先出的原则，认真核对材料数量、信息，使实际领用量与领料单上的数量一致，避免由于材料的多发造成的浪费。其次仓储部门设立一名专员跟进货物的发出工作，在原材料发货出库时，库管员根据配送中心所开具的送货单，在管理员的监督下亲自在场进行核查发货，保证所有原材料的数量、品种、规格无误并在出库单上签字认可。避免发生订单与发出材料数量或规格不相符的情况。同时，对员工进行定期轮岗，防止员工长期在同一岗位工作可能产生的利益勾结，最后要保证材料出库数量的准确性。因此提高各个仓管人员在领用审批时的职责，具体如下：仓管员：严格执行材料的领用、发放、退回的审批流程，按《领料申请单》的品名、数量进行出库并处理相关台账及分类妥善报关单据。并对仓库原材料使用进行监督，及时将现场异常情况报告上级及反馈到仓库主管，对原材料领用申请进行初步审核。仓库主管：负责对材料的领用、发放、退回的流程审批及检查确认，严控领用数量。财务部：财务联由仓管员负责传递至财务，《领料申请单》、《物资使用表》每个月汇总各单位领出及归还详细数据，作追踪统计各单位费用。具体领用审批流程图如下用料需求用料需求终止仓库主管向仓库提交相关终止仓库主管向仓库提交相关手续手续是否合理不同意仓库判断库存情况仓库判断库存情况同意出库是出库领料领料图3领用审批流程图4.3设置存货退回处理流程为了确保存货退回处理工作更加规范，必须安排专门的质检人员开展处理工作，使退库、出库等相关信息科学规范的要求，在生产部门因多领或者材料损坏、出现质量问题等其他情况要求退聊，因根据退料单确认无误后进行材料退并填写退货单交给仓库部，仓库管理员在接到材料和退料时，通知质量管理部进行仔细检查，如果检查合格，则进行入库。如果检查不合格，仓库管理员通知存货退回管理部门，要求其彻查货物存在的问题的原因。如果因材料领用过多而发生的退库，仓库管理人员接到退货单后，应当及时报送给财务人员填写红入库单，原材料退回的相关会计分录如下:按照退回金额：借：生产成本（红字）贷：原材料（红字）仓库退料操作流程如图4：退料人确定退料需求填写材料产品检测报告库单退料人确定退料需求填写材料产品检测报告库单质检员检测质检员检测质检员填写处理意见OK质检员填写处理意见仓管员核对物料明细仓管员核对物料明细仓管员填写退料单OK仓管员填写退料单仓管主管系统查单仓管主管系统查单OK仓管员入库并将退料单移交财务部仓管员入库并将退料单移交财务部图4材料退回处理流程5总结通过对梅森食品加工有限公司宝塔岗店领用环节中发现，在梅森食品加工有限公司常规运营监管中，发现领用原材料时手续缺失不完备，各个领用环节存在一系列问题。因此，为了使公司更加规范的发展，提出改善和优化该公司领用时的不足。首先对梅森食品加工有限公司进行了领用现状的分