DB32T 4085-2021 福利机构儿童档案管理规范　　

DB32Specificationofchildren'sarchivesmanagementinwelfareinsti江苏省市场监督管理局发布I II 1 1 1 1 2 2 2 5 6 6 6 6 7 8 13本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的本文件起草单位：南京市社会儿童福利院、江苏省质量和标准化研究院、江苏省民政本文件主要起草人：谢君、金江英、徐灵、高菲、王加倩、朱炜、王胜兵、朱书翠、梁彦1福利机构儿童档案管理规范归档、档案利用、档案移交、档案统计、信息化DA/T47版式电子文件长期保儿童档案children'sar4基本要求4.1应建立并完善儿童档案管理制度，对儿4.2应一人一档、动态管理，离开机构后归档。4.3应严格执行保密制度，不应擅自调阅、复印或复制儿童档案，不应在互联网上传输。24.4应限制和克服不利于档案信息安全和载体安全4.5儿童进入机构以及在机构生活期间形成或收到的材料，应在5个5.1应设置专门的档案管理岗位和档案管理场所，配置必要的设施设备，配备专（兼）职档案管理人b)定期对档案进行安全检查，及时反映或解决检查中发现的问题；5.3档案存放场所应保持清洁卫生，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防紫外线、防磁、防有——C：监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的a)儿童基本信息表，包含姓名、性别、进入机构时间、照片、健康a)属于无法查明父母或者其他监护人的被遗36)民政部门接收意见以及其他与儿童b)宣告失踪的判决书以及没有其他依法具有监护资格的人的情况报告；a)儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母没有监护能力的情况报a)其他需要集中供养的儿童应登记保存儿童户籍所在地县级民政部门与儿童监护人签订的集中存与儿童户籍所在地县级民政部门签订的代为养育儿童的委托协d)健康档案，包括现病史、既往病史4f)手术治疗相关材料：包括入院手续、出院记录、主要的辅助7.1.3.1儿童父母或者其他监护人出现的，登记保存的材料包7.1.3.3儿童父母或者其他监护人恢复监护人资格的，登记保存的材料包括7.1.3.4儿童被依法收养的，登记保存的材料7.1.3.5儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议期满或者被解除的，应登记机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议或者解除委托协议的相关材7.1.3.6儿童死亡的，登记保存的材c)儿童福利机构向所属民政部门及其他相关民政部门提5a)儿童进入机构时随身携带能够标识其身份b)单位或个人捐赠给儿童的具有保存价值的纪念品等。）；收集范围包括儿童网络管理系统形成的电子文件、纸质8.1.2文件材料应以儿童为单位归档，每个儿童的档案组成一卷。卷内按照进入机构、在机构、离开），8.1.4音像、电子文件等特殊载体材料，应与对应的纸质文件材料一并归档。电子照片档案的归档应8.1.5儿童进入机构时随身携带的能够标识其身份和有纪念意义的物品可单独存放，应建立儿童机构8.1.6各类相关档案之间可互置参8.1.7儿童档案应编制档号。档号结构按照“全宗号-门类代号-类别号-卷号”的规则编制。69档案利用9.1下列情形在办理登记申请后，可利用档案：9.2应要求利用儿童档案的单位和个人当场查阅、摘抄、复印（复制）儿童档案，不应对儿童档案进9.3应对归还的儿童档案进行清点核对。对档案摘抄件或复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”12.1.2宜建立电子档案管理制度，明确电子文件归档7——信息化科室参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供技术支持。），——审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能；——其他符合GB/T29194要求的相关功能。12.3.3电子文件归档格式应符合GB/T18894和DA/T47的相关要求，能支持向同级国家综合档案馆8A.1档号章式样全宗号保管期限代号顺序号类别号注4：类别号：按照本文件第6章规定分别用A、B、C、D、注5：顺序号：动态管理时使用。以一个儿童为单位，在同一类别内分类别按照儿童进入机构的时间先后顺序用阿注7：件号：每份文件按照本文件8.1.2的要求用阿拉A.2卷内文件目录式样责任者9A.3备考表式样备考表A.4档案盒封面式样（全宗名称）儿童福利机构业务档案（案卷标题）姓名+性别+身份证号码保管期限本盒内文件起止件号：A.5档案盒脊式样全宗号保管期限代号类别号顺序号起止件号注2：盒号：归档后按照盒子的排列顺序编号，一