湖南知趣食品有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计 目录1湖南知趣食品有限公司的概况 湖南知趣食品有限公司应付账款管理制度优化设计1湖南知趣食品有限公司的概况1.1公司简介湖南知趣食品有限公司，创建于2019年5月20日，主要经营糖果、饼干的生产、批发和零售，坐落于长沙市芙蓉区人民街道东路58号。公司注册资本1000万人民币，土地面积800多亩，在职员工2500多人，公司采取严格的经营管理体系和严密控制措施的目的为了有效保证自己的产品质量。公司的组织文化是通过提供最优质产品，满足广大顾客需求，创造一种健康绿色安全的饮食和生活文化。近几年来，湖南知趣食品有限公司通过不断创新升级，成为食品行业的标杆。湖南知趣食品有限公司每年提拔销售收入总额的8%投入新产品开发与产品技术革新。1.2公司组织结构两个基础的生产设备车间：糖果设备车间和饼干设备车间，一个基础的辅助设备车间：一个机修工厂设备车间。人员设置：企业在职人员150人，设置总经理、行政办公室、采购部、生产部、销售部、财务部和劳资部等行政管理部门。企业为了打开产品在西南地区的销售市场，在成都设置办事处，归销售部管理，作为专设销售机构。1.3生产经营过程企业产品包括奶糖、硬糖、威化和饼干，基础的生产设备车间糖果车间生产奶糖和硬糖，基础的生产设备车间饼干车间生产威化和饼干。企业产品在生产时原材料一次性全部投入，产品生产的步骤工序在各自基础生产设备车间内完成，产品经验收合格交成品库，机修车间为企业生产经营提供机修服务。采购部负责企业所有材料的购进和保管，制定产品生产计划与固定资产管理工作由生产部门负责，基本车间自行组织安排工作生产产品，销售部负责产品的推销工作。企业生产流程如图所示：投入材料产品入库产品检验生产车间生产计划投入材料产品入库产品检验生产车间生产计划图1企业生产流程2湖南知趣食品有限公司的应付账款管理制度2.1应付账款形成的原因应付账款是企业按照产品生产需要购买原材料或接受供应劳务等经营性活动所应付给单位个人或供应商的货款。一般企业财务管理中，应付账款的主要原因是由于付款时间差距，购买生产所需原材料的时间和货款支付时间不一致，应付账款的另一个主要客观因素是商业竞争，当代市场经济快速发展竞争激烈，为扩大经济经营规模的最好办法就是采取信用经济，依靠公司良好的信用声誉赊购商品形成应付账款。2.2公司应付账款管理的基本情况湖南知趣食品有限公司应付账款管理工作主要分为：应付账款记账和应付账款清账，这两部分标准化要求比较高所以由会计主管负责；应付账款函证对账和应付账款业务清算，由对应的财务部门负责。采购部按照生产计划确定请购商品数量填制请购单，请购单的填制需要依据存货清单的项目填写；采购部经理批准请购单后编制相应的订购单，然后将订购单发往供应商处；采购经理与供应商单位签订采购合同，财务部依据传递的票据处理相关业务。2.3湖南知趣公司现有的应付账款流程图采购部按照签订的采购合同协议约定要求检查材料商品，核对入库实际货物数量与毁损情况，质检部门根据企业标准或合同规定标准检验材料商品质量，质检部门确认无误后由采购人员填制收货通知单，将收货通知单交至会计主管，会计主管审核签字，最后采购人员将相关单据交至仓库管理人员办理材料商品入库手续，库管员按照收货通知单填制入库单，仓库负责人审核入库单并签字。其中，会计主管在审核收货通知单时应在采购账簿中记录，采购部根据入库单备查材料商品数量，财务部审核提交的入库单填制相关会计记账凭证并做好记录，财务部按照企业应付账款管理制度程序和采购合同协议规定的折扣等办理付款结算，定期对应付账款进行对账处理现金折扣差异。公司目前应付账款管理制度的流程图如下：台账收货通知签订采购合同台账收货通知签订采购合同会计审核制度入库单会计审核制度入库单对账付款结算对账付款结算图2应付账款管理制度的流程图3湖南知趣食品有限公司应付账款管理制度存在的问题3.1缺少应付账款的专项管理企业未设立应付账款专职岗位人员进行专项管理，通常是采购部自行决定赊购，财务部仅简单进行账务记录，此种应付账款管理方式难以对企业应付账款进行科学有效管理，因债权人撤销和其他原因而无法清偿的应付账款款项应予以清算结转。企业未设立应付账款管理有效控制机制，导致应付账款多记漏记容易发生贪污和挪作私用的现象。企业经营普遍不重视应付账款管理，由于企业经营者利益与股东利益相互冲突，经营者为了达到业绩考核的需要，经常采用突破常规的赊购方式和赊购额度，来换取经营指标表面的繁荣。这直接影响了企业经营者的经营业绩，所以宁可长期挂账，也不积极清欠。3.2大量应付账款导致企业融资风险增加应付账款应在所购材料商品所有权上的主要风险和报酬已经转移或者所购买的应税劳务已经接受时确认计量，财务会计应及时确认计量应付账款款项金额。但是应付账款付款期限周期通常很短，就有很大可能带来资金的短缺，企业要想办法解决资金问题，可能会通过发行股票债券或者向银行申请贷款来筹集资金，这些行为会加大企业财务风险导致资金成本增加，减少企业经营效益。目前，企业应付账款占流动负债总额的比例重大，如果应付账款付款不及时会影响企业的商业信誉造成消极影响，从而影响企业正常的生产经营运作。企业的商业信誉受到影响，债权人及股东利益也会受影响，企业很难筹集资金，银行贷款会严格审查贷款企业的财务经营状况以及信誉情况，对于拖欠还款有严厉的惩治制度，大量的应付账款使企业存在较大的资金压力，企业财务风险加大，企业可能由于无法偿还所欠债务而宣告破产。3.3各级审批职责划分不明确企业应付账款相关部门职责划分不清，尤其是对请购、采购、验收付款等环节业务风险无法充分有效地把控和评估，容易造成应付账款无法清偿时相关业务部门互相推脱，管理责任难以有效落实，应付账款管理处于真空状态。例如，采购部门依据生产部门的生产计划来确定采购量，因此采购部门在签署采购合同时具有短时和功利性，不关心企业资产状况和财务能力。财务部承担着企业应付账款管理职责，财务部日常工作以企业做账为主，通常只关注应付账款明细的分析和核算，内部控制力度不强，采购部没有事先分析市场变化制定不合理的采购计划导致企业经营不善造成资源的浪费，各授权审批步骤不规范不统一，没有设定工作评价标准，部门人员消极随意对待工作。4湖南知趣食品有限公司应付账款管理制度方案优化设计4.1制定合理的应付账款管理计划应付账款应由采购经办人员全程负责，应付账款账户明细账分类管理，及时在约定期限内付款，为避免发生新的拖欠应该加强应付账款监督管理，超过合同协议约定期的应付账款，应向上级领导提交报告说明原因和应付账款后续清收措施。建立各级部门职责范围制度，应付账款专项管理由财务部应付账款会计专职负责，需要重新建立应付账款管理体系，设置独立于采购业务以外的职能岗位，由专人负责应付账款业务管理和记录，应付账款付款金额按付款日期和付款条件等规定处理，确保应付账款内部控制管理有效执行。4.2应付账款凭据审核优化应付账款的确认和计量要以实际真实发生的交易或业务行为以及相关审核无误的凭证票据等，包括供应商提供的发票、银行存款结算凭证、材料入库单以及质检部开具的验收证明等。应付账款会计要依据记录真实内容完整、签名盖章规范、手续齐全等要求对相关凭证进行审核，应付账款会计按照审核无误的凭证进行相关的业务处理，根据相关凭证票据填制相关记账凭证，登记应付账款账户，设置应付账款明细要按照债权人的不同设置相应的账户进行核算。如商品和发票没有同时收到，为了反映企业负责情况应按照相关货款金额暂估入账，下个月月初红字冲销上月应付账款暂估金额，待收到相关凭证收据时作相关账务处理。财务会计要定期对应付账款备查账簿记录进行核对，核对应付账款总分类账与明细分类账期末余额、应付账款科目借贷是否平衡，财务会计将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。4.3赊购授权审批制度优化要制定采购部门、仓储部门、内部审计部门等不相容职责分离制度，如采购部供应商选择与考核人员、收货员与验货记账分设岗位，各司其职，有效避免采购收货环节的舞弊。对各类不同物资采购要分别制定相应的计划，对于特殊的采购计划、大支出计划要经过相关部门的讨论最后由上级高层领导同意。应付账款管理要设立赊购额度授权审批制度，对应付账款经济业务做好详细记录留存查账，具体的审批决策流程要出具书面申请，由采购部提出赊购申请，按照设立的赊购额度授权审批制度严格执行。财务部作为企业的重要核心部门，在赊购额度授权审批制度中处于很重要的位置，财务部门不仅要搜集资料，还要对各种情况进行调查，仔细审核企业财务状况、经济业务情况、付款能力等，可以通过审核原始凭证、单据、发票等内部资料，或者询问相关人员，了解企业内部规章制度执行情况，充分发挥内部审计的监督作用。应付账款内部控制管理，提高各部门人员的职业道德和思想素质，加强会计核算工作，依据职工特点制定相应的奖励机制，奖惩力度的不同会调动员工的积极性。明确划分各部门的职权与义务，加强各部门的协作与沟通，采购部不能只关注采购计划的实施，整个流程从采购环节、审批应付账款到资金回笼都需要每个部门的共同协作，各部门的职权必须分开而且责任要清楚、明确，避免出现互相推脱的现象。4.4湖南知趣公司应付账款优化后流程图开具数量对账单，与供应商签字确认与库管员核对数量提出结算申请开始开具数量对账单，与供应商签字确认与库管员核对数量提出结算申请开始审核审核汇总数量对账单、质检报告单同意同意开具结算单审核审核汇总数量对账单、质检报告单同意同意开具结算单提交无误按结算单内容通知供应商开票提交无误按结算单内容通知供应商开票入库审核发票入库 入库审核发票入库审核财务挂账，形成应付账款会计主管审核付款申请书应付账款会计依据合同协议约定，确定付款期限及折扣金额，编制付款申请书审核财务挂账，形成应付账款会计主管审核付款申请书应付账款会计依据合同协议约定，确定付款期限及折扣金额，编制付款申请书同意同意 结束应付账款会计对应付账款账簿进行结账清算财务会计依据付款申请书付款 结束应付账款会计对应付账款账簿进行结账清算财务会计依据付款申请书付款图3应付账款优化后流程图5总结本次毕业设计主要研究目标是针对湖南知趣食品有限公司应付账款管理制度方案的设计。首先，湖南知趣食品有限公司管理制度是本文的详细设计部分。其次，本次毕业设计分别对应付账款管理制度存在的缺陷进行了分析。最后，希望能够对该公司的应付账款管理制度方案的完善起到一定作用，并对公司的应付账款过程起到借鉴意义和帮助作用。参考资料[1]高继红.企业应付账款管理中存在的问题及对策[J].财经界,2020,(35):164～165[2]张静.中小企业应付账