湖南远能物流有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u314301湖南远能物流有限公司简介 湖南远能物流有限公司管理费用控制制度优化设计湖南远能物流有限公司简介湖南远能物流有限公司（以下简称“远能物流公司”），成立于2015年，位于湖南省长沙县春华镇大鱼塘村。是最为典型的一家综合能力较强的物流公司，其业务覆盖面极为广阔为客户提供供应链管理与货代专业服务，包括承办海运、陆运、空运等，该公司在行业内的声誉相对较好，运营也较为成功。湖南远能物流有限公司管理费用控制制度现状公司管理费用构成通过查阅远能物流公司近几年的财务报表、账簿等资料，汇总得出以下数据信息，通过以下数据的分析来说明远能物流公司管理费用控制活动的执行情况如何。表12019-2020年公司管理费用情况表项目2019年（万元）占比2020年（万元）占比工资及福利289.4727.49%297.7724.92%折旧及推销359.3334.12%372.4131.17%办公费用27.682.63%38.933.26%招待85.038.08%114.879.61%差旅6.750.64%11.871.00%会议0.320.03%2.940.25%车辆费用46.944.46%38.723.24%保险107.5610.22%96.658.09%电话2.550.25%1.860.16%培训5.570.53%2.000.17%修理9.200.87%9.240.78%咨询26.692.54%82.836.93%绿化维护费52.454.98%73.366.14%服务费15.551.48%10.870.91%安全费4.760.45%2.980.25%劳保费用5.530.53%21.001.76%奖金7.500.71%16.281.36%合计1052.88100.00%1194.58100.00%从公司管理费用的执行上看，工资及福利费、折旧费及摊销、招待费和保险费这四项费用在公司管理费当中占比是最高的。在所有各项管理费用的占比之中，占比最大的是折旧费及摊销，2019年占比34.12%，2020年达到31.17%；主要原因是由于房屋、厂房部分的折旧、新增固定资产的折旧。员工工资以及员工福利方面的支出数量也很高，在整体的占比远远的甩开了其它的费用支出；在近两年的所有相关内用的支出当中，员工薪酬福利方面的支出一直都是大头，2019年的时候这一占比达到了27.49%，虽然这一比例在2020年略有下降，但比例依然很高，占比为24.92%，达到297.77万元。培训费的占比很低，可以说明相对于其他项目而言公司缺少着对职工培训等方面的管理。还有对于业务招待费来说，所占的比重较上期有所增加，可以说明公司在本期对业务招待等方面缺少了一定程度的管理，进而会导致公司的财务成本有所增加。公司管理费用控制制度现状远能物流公司有《远能物流公司岗位职责和授权审批制度大纲》、《远能物流公司各部门费用预算编制制度》、《差旅费报销定额标准》、《管理费用预算执行制度》、《日常固定费用支出标准》、《内部控制制度建设及监督规定》等制度，但是其中有些制度还不太完善：例如从远能物流公司管理费用定额设置来看，《差旅费报销定额标准》制度还不完善；从远能物流公司管理费用的各项支出来看，《管理费用预算执行制度》还存在缺陷；从远能物流公司管理费用控制监督方法来看，《内部控制制度建设及监督规定》还需进行优化。湖南远能物流有限公司管理费用控制制度存在的问题通过以上对于远能物流公司管理费用管理现状的描述不难发现，远能物流公司在实际的具体操作中，管理费用控制方面还是相对比较粗放的，在一些管理细节上面还存在很大的改进空间，或者有些遗漏的地方还有很多的问题和风险，那么，本设计就目前存在的主要问题做出详细的剖析，并为远能物流公司找到具体的符合实际的解决方案，来加强远能物流公司管理费用的改善。管理费用控制制度培训不足从公司管理费用的执行情况上看，公司对于培训方面的执行是明显不够的。公司目前的培训集中在《物流服务管理规定》、质量管理方面的内控制度、消防知识和员工的忠诚度、敬业精神，专业人员（包含财务人员、软件操作人员、质量管理人员、采购人员、仓库管理人员等）的专业知识等方面的培训，针对公司内部制度仅限于各个部门内部进行各部门的规章制度、岗位职责及员工守则的学习，有关内部控制方面的制度较少，再具体控制环节一般只是管理层面上人员在内部流程上的个别环节进行实际控制。由于管理层和员工理解的内部控制的内涵不一致。管理层理解的是针对管理费用的控制制度、控制环节，控制内容等方面的控制。员工理解的是针对管理费用控制的流程及金额方面的控制。因各部门在开会的时候，针对财务反馈的各项费用报销的流程进行的交流，也被公司员工视作是培训，这显然是不对的。管理费用定额标准设置模糊定额标准是管理费用控制过程中的具体控制指标，比如：管理者出差的差旅费用，招待费用，车辆燃料消耗统计等等。从远能物流公司现有的内部费用相关制度中有明确的费用分类，例如制度中明确办公费用包括：各部门的电费、购置低成本的办公设备，水费及低值易耗品等。对于公司不同的部门来讲，各小项目的金额和费用占比会有所不同。对于财务部门、仓储部门、营运中心三个部门来讲，他们的日常办公应当是相似的，财务部门的低值消耗品的消耗量可能比较多，但对于仓储部门和营运中心而言，办公费应当低于财务部门的办公费。在任何情况下，仓储部门和营运中心的办公费用不得高于财务部门的办公费用。由此可见，如果公司对同类费用未制定相应的定额标准，且变动不大，允许随意支出，将对公司的成本控制产生不利影响，对于公司的成本控制会造成很大的阻碍。管理费用各项支出虚高通过表2可以看出，公司2019-2020年管理费用总额处于持续增长的状态，管理费用率也在不断提高。结合费用方面的实际增长情况来看，虽然公司也引起了高度重视，并且修改了与费用控制相关的各项细则规定，但是由于原本公司内部控制制度执行方面就有存在一定的缺陷，所以费用虚高的现象依旧存在。表22019-2020年公司管理费用增长情况表（部分）项目2019年（万元）占比2020年（万元）占比增长情况办公费用27.682.63%38.933.26%0.63%招待85.038.08%114.879.61%1.53%差旅6.750.64%11.871.00%0.36%例如差旅费用这一方面相应的规定，远能物流公司的相应员工在出差的时候原则上要从集团长期合作的酒店中根据实际情况选择最经济便捷的酒店，然而实际情况是员工出差工作的同时可能有其他安排，受交通环境或其他因素影响从而选择非合作酒店。另外员工也在思想上认为只要报销标准没有超过就不算违规，没有从节约的层面考虑费用开支的问题，出差过程中可能也会产生一些非业务需要的似交通费这一类不太可能进行跟踪查询的费用，这在一定程度上也浪费了该公司的相关资金。管理费用控制监督方法单一远能物流公司基于自身的实际情况，没有设置专门的监督机构，由外聘的会计师事务所进行季度及全年账务的审计工作，并于年终出具审计报告。这就导致目前远能物流公司的费用支出流程缺乏相应的审计环节，尤其是采购相关环节，具体如下图1所示。经手人填写单据部门经理签字陪同人员签字经手人填写单据部门经理签字陪同人员签字财务主管签字财务主管签字总经理签字准付财务副总签字采购人员复核总经理签字准付财务副总签字采购人员复核图1远能物流公司费用支出流程依据财务方面的相关规定和要求，独立审计部门和专业审计人员应当对控制执行情况进行评估和监督，实现监督的独立性，以便于能够真正的为公司管理起到监督监管作用。从而保证公司管理费用监督的公正和客观性。但远能物流公司目前没办法实现独立监督，原因是企业没有设置专门的监督机构。远能物流公司的管理费用内部控制很难做到独立、客观。另外，从设置监督的目的方面来说，为保证监督结果公正、科学性，公司的管理费用监督应当是由独立的专职监督人员对控制过程中的关键控制点进行审核。事实是目前远能物流公司监督控制的目的没有实现，控制的效果也受到很大影响，原因在于公司目前只是依靠日常的费用审批流程来进行监督控制，并没有设置专职的监督岗位，也没有独立的人员对管理费用进行详细的审查分析。湖南远能物流有限公司管理费用控制制度优化设计加强员工费用管控意识的相关培训针对目前湖南远能物流公司管理费用控制相关培训不足的情况，应该对全体员工进行重新培训。并且针对不同岗位和部门的人员要进行不同培训，具体包括预算编制制度、差旅费定额标准、预算执行制度、固定费用支出标准、内部控制建设及监督规定等方面，不同制度针对不同的控制范围，涉及不同的培训岗位。具体如下表3所示。表3远能物流公司管理费用控制制度列表制度名称主要内容控制范围《远能物流公司岗位职责和授权审批制度大纲》严格划分不相容的岗位，同时明确标明各岗位详细的岗位职责；（2）落实责任人；（3）授权审批人的审批范围、明确其审批流程（金额和用途等信息）。不相容岗位和费用的审批。参与人员：全体员工《远能物流公司各部门费用预算编制制度》（1）规定各部门预算编制的依据。（2）明确预算编制的方法和详细内容。（3）制定预算编制的流程和图示等。直接参加费用预算编制的人员及各部门负责人。参与人员：财务及各部门负责人《差旅费报销定额标准》《管理费用预算执行制度》《日常固定费用支出标准》（1）差旅费的具体定额规定，预算外支出的审批流程等。（2）预算执行的流程及预算的分解和内容提示。（3）不同情形下差旅费报销定额标准。日常稳定的相关支出项目规定。（4）明确授权审批的范围、责任人和职责的详细内容，制定严格的审批流程。公司普通员工和负责申请和审批的责任人，具体落实人员。参与人员：全体员工《内部控制制度建设及监督规定》（1）明确管理费用内部控制的基本理论和相关概念，对于内部监督的管理要给出有力的执行保障。（2）建立公平公正的奖惩制度，通过明确的奖惩来对管理费用控制过程中的各项指标进行考评。（3）设置严格的监督机制，通过独立的小组，进行实时或随机的审查费用内部控制过程中的控制点，并做好记录。主要控制范围是公司对管理费用内部控制执行情况的监督和考核过程。参与人员：公司全体成员制定固定支出项目的定额标准根据以往的支出经验和市场发展现状，在企业进行管理方面的相关费用支出的时候，可以根据经验提前对企业的一些固定支出项目：如差旅费、管理人员工资、仓储营运部门人员的工作定额等进行先行估算。对于远能物流公司来说，日常支出中固定项目的标准化可以提高工作效率并减少资源的浪费。因为可供参考数据的有限性，本设计只是把差旅费中的个别项目进行了标准化的说明，以此为例进行说明。具体劳动工资定额由公司财务人员和仓储经营部门负责人配合制定，确保定额标准更加准确、科学。远能物流公司制定的有关差旅费的定额标准规定如下：表4差旅费定额标准表城市级别住宿费用餐费生活补贴交通费超一线城市300元/天180元/天100实报实销一线城市200元/天120元/天100实报实销二线城市150元/天100元/天80实报实销三线城市120元/天80元/天60实报实销城市级别住宿费用餐费生活补贴交通费如实际报销金额不超过实际报销标准；超过公司补贴标准的，由部门经理或团队经理说明原因，报公司主管审批。否则，按规定的限额标准报销。严格控制管理费用各项支出（1）业务招待费用控制远能物流公司不仅要在相关费用标准执行的时候严格按照标准执行，并且一定要保证费用发生的过程中间要确保透明公开。业务招待费用具体标准如下列所示。表5业务招待费用标准（单位：元）业务单值招待标准上限10万以下100010万到30万150030万到50万220050万以上3500100万以上10000在进行招待费用报销的时候有要点需要注意，首先是在执行标准上，严格按照标准来执行，招待规格超出标准的，需要领导进行签字，领导未进行签字的财务人员不得予以报销。其次，报销的时候必须要出示相关凭证，有条件的话最好提供相应的照片以作佐证。最终，招待费用的时间是有限制的，进行招待之后必须要规定时间内按照流程进行报销单的填写开启流程，超出时间的财务可以拒绝报销。具体的流程如下：图2业务招待费用报销申请流程（2）规范办公费预算执行和监管远能物流公司的日常办公也要着重注意成本方面的控制。在采购方面，进行办公用品采购的时候应当由行政部门和采购部门共同进行，在供应选择方面也要进行多家对比，从中找出价格最为优惠的那家。日常办公的时候要注意水电的使用，做到人走灯灭，用完关水。在纸张的使用方面，避免无必要的纸张打印，已经打印完的纸张可以使用背面进行再次打印。在办公用品方面，申领要进行登记，一些还能够继续使用的办公用品要重复使用，一些已经无法使用的可以联系外界进行以旧增价换新之类的再次利用。所有预算严格控制，如果发生了超支需要对相应人员进行处罚，而如果有结余，可以累积到次月，或者是年底的时候作为员工年终的一部分。表6办公用品领用登记表产品名称产品数量产品价值领用部门领用人签字A4复印纸一箱400元业务部门XX…………优化管理费用内部控制监督体系为了优化远能物流公司管理费用的内部控制，首先要从制度上对其进行控制，并根据公司目前的发展阶段，建立符合远能物流公司实际情况的内部控制管理制度及相关机制，以使管理费用的全过程控制做到有据可依。根据远能物流公司的实际情况，提出远能物流公司应当建立起全面的内部控制体系，以为远能物流公司实际的管理费用内部控制建设提供一定的参考。优化远能物流公司应当号召全体员工参与到内部控制监督的体系当中，做到全员参与。同时自上而下建立起一套内部控制监督层级，以便于能够自上而下层层监督监管，并且每一层已经当由对应的部门领导进行担任负责，一边做到执行到位。具体如下图所示。决策层总经理办决策层总经理办管理层制度小组内控小组管理层制度小组内控小组执行层职能部门执行层职能部门监督层审计小组监督层审计小组图3公司管理费用内部控制组织架构建立的公司管理费用内部控制组织架构中，总经理办的主要职责是做内控的最终决策，对内控的最终工作成果进行审批；内控小组的主要职责是组织实施内部控制具体操作方面的工作，对内控的缺陷进行反馈；制度小组的主要职责是制定公司管理费用内控相关的制度及实施细则，根据后期内控小组的反馈，对制度及实施细则进行修正；职能部门的职责是支持和协助内控