湖南省敛锋体育用品公司签订采购合同流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u121871公司简介 湖南省敛锋体育用品公司签订采购合同流程设计1公司简介总经理助理售后部仓管部销售部采购部财务部图1湖南省敛锋体育用品公司单位部门结构图湖南省敛锋体育用品公司成立于2018年，公司坐落于有“雁城”之称的湖南省衡阳市，临近衡阳高铁站，是一家专业体育用品公司。全体员工以总经理助理售后部仓管部销售部采购部财务部图1湖南省敛锋体育用品公司单位部门结构图2湖南省敛锋体育用品公司签订采购合同流程设计销售部根据需求提出采购申请采购部联合仓管部制定采购计划财务部审核采购计划采购部拟订采购合同采购部签订合同总经理审批合同并签字盖章财务部将合同进行归档通过通过不通过不通过销售部根据需求提出采购申请采购部联合仓管部制定采购计划财务部审核采购计划采购部拟订采购合同采购部签订合同总经理审批合同并签字盖章财务部将合同进行归档通过通过不通过不通过图2湖南省敛锋体育用品公司签订采购合同流程设计图2.1销售部根据需求提出采购申请采购部联合仓管部制定采购计划销售部根据需求提出采购申请采购部联合仓管部制定采购计划销售部根据需求提出采购申请采购申请单年月日申请部门：销售部申请人：采购人：品名规格用途数量时间要求备注预估所需金额合计大写：领导意见：图3湖南省敛锋体育用品公司采购申请单2.2采购部联合仓管部制定采购计划销售部根据需求提出采购申请销售部根据需求提出采购申请财务部审核采购计划采购部联合仓管部制定采购计划湖南省敛锋体育用品公司一直以来都懂得体育爱好者需要什么，所以深受体育爱好者的喜爱，可想而知采购计划是很重要的。销售部根据公司日常需要提出采购申请，每个部门每天都有自己的日常工作，销售部根据日常销售情况提出需求，却不清楚公司库存里是否还有，而这属于仓管部的工作范围。古话说的好:兵马未动，粮草先行。公司所有的货都集中在仓库，仓管部对物资的保管和发放关系着公司的各种损耗和浪费是否能减少到最低限度降低运营成本，进而增加营业利润。所以销售部提出采购申请之后，还必须由采购部联合仓管部一起编制采购计划。采购部和仓管部的工作人员根据公司库存对照采购申请单上的物品进行调整，既能减少因重复购买某一种货品而造成的公司仓库同种货品堆积，还能避免浪费公司资金。按经过调整之后的采购申请制定采购计划。一个公司的运营是从采购货品开始，再利用营销手段把货物销售出去获取利润。那么怎样获取能满足公司日常运营所需要的货物就是采购部工作的重点。所以说，采购计划是在一个时间段，对应该购买什么种类货物需要购买多少数量的一种确认。由于采购计划是采购部联合仓管部制定的，但是仓管部管的只是公司内部库存并不是专业采购，所以仓管部只是辅助采购部制定采购计划。采购的货物需要注意很多问题，这些都由采购部来考虑，比如:要避免库存过多，占用空间；要配合公司的售货情况和资金情况；要注意货品的价格，做到合理耗用，以便能控制成本；采购的货品质量和工艺能否达到公司的要求。把这些在实际采购中需要注意的问题考虑到位，编制一份最合适公司的采购计划，就是这一个步骤的主要目的。2.3财务部审核采购计划采购部拟订合同财务部审核采购计划采购部拟订合同财务部审核采购计划采购部联合仓管部制定采购计划2.4采购部拟订合同总经理审批合同并签字盖章采购部拟订合同财务部审核采购计划湖南省敛锋体育用品公司拟订合同由采购部拟订，采购部主管采购，对于供应商、价格、货物的质量等等之类会有自己的专业判断，而这些也正是合同里会出现的内容。一般拟订采购合同的要素包含有主体、标的、数量、质量、价款、履行期限地点和方式、合同的解除中止和终止、违约责任、争议解决方法。也正是因为这些，所以在拟订合同的时候要非常认真，保证合同的绝对准确。拟订合同容易出现几个很常见的问题：合同主体是个很关键的部分，一定要能代表双方，但是如果签字的时候是代理人来签字，那就要看代理人能否代理；与供应商约定的价格不明确，因为在商场都是利益至上，对货物价格约定的不明确，很容易引起纠纷，所以对于货物的价格甚至是货物对应的计量单位、合同里的金额是否含税和运费都要明确；货物的交货日期与验收质量标准、方式，合同里面对于交货的时候这几点一定要明确，如果标准更新较快还应注明“质量验收不限于以上标准，未包括的内容，执行现行适用该种物品的国家和行业最高标准。”争议解决，合同里应尽量约定纠纷解决地为我方所在地的人民法院或者仲裁委员会，这样会便于我方处理法律事务，降低损耗。采购在拟订合同的时候会把这些问题都考虑到位，拟定出一份合理、合法的合同。总经理审批合同并签字盖章采购部拟订合同财务部审核采购计划2.5总经理审批合同并签字盖章采购部拟订合同采购部拟订合同采购部签订合同总经理审批合同并签字盖章湖南省敛锋体育用品公司合同审批是由总经理亲自审批并且签字盖章。在采购部拟订好合同之后，提交给总经理审批。采购合同关系到公司的切身利益，在审批合同的时候，总经理会提前对要审核的合同所涉及的业务情况进行了解，包括合同内即将采购的物品、将要付出的代价、违约应该怎么处理，尽量避免造成一些不必要的损失。不仅这样，总经理还得看该供应商有没有比较强的供货能力，能不能独立承担经济责任，否则容易影响公司的日常运营。总经理根据合同的各项条款一一进行核查，审核通过后在采购合同上签字盖章；如果觉得有什么不合理的地方需要修改，合同又会返回到采购部进行修改。2.6采购部签订合同总经理审批合同并签字盖章财务部将合同进行归档采购部签订合同湖南省敛锋体育用品公司采购部在拿到总经理审批通过并签字盖章的合同之后，就会由采购部代表公司与供应商签订采购合同，这是最为关键的一个步骤，因为一旦在合同上签字，合同便具有了法律效力，那么这一步自然是马虎不得。在签订合同的时候，有些商家可能会为了利益而不择手段，在之前谈判的时候谈好的条件到纸面上可能就变成了另外一个意思，合同里面的一些条款给故意漏掉进而骗取利益。所以在签订合同的时候必须谨慎，一定要仔细阅读相关条款，对于有歧义、不合理、与谈判时有疏漏的地方，会和商家落实清楚，与供应商谈清楚违约责任。落实好这些，可以在出现问题时，用法律合理保障自身合法利益。对于采购的货物也会要求供应商在合同上注明型号、单价、数量，甚至连货品的单位都要标注的清清楚楚，方便验货的时候核对数量，但是可以跟供应商商量在订购时多订一些，富余的可以退货。采购部在确认这些都准确无误没有不合理的地方之后就可以跟供应商签订采购合同了。总经理审批合同并签字盖章财务部将合同进行归档采购部签订合同2.7财务部将合同进行归档财务部将合同进行归档采购部签订合同湖南省敛锋体育用品公司当采购部正式与供应商签订合同之后，由财务部将合同进行归档。合同的归档对于企业的管理还有自身的利益维护有重大意义，可以减少失误，提高公司的经济效益，如果合同没有管理好出现遗漏或者丢失，届时领导想查看那就得花费很长时间才能找到，所以每签订完合同之后财务部会保留电子版、纸质版至少两份原件，并且会放在两个不同的地方独立保存，再根据签订的合同建立供应商档案信息以便于日后查询。不仅如此，财务部负责档案管理的员工还会定期对合同进行分类、整理。财务部将合同进行归档采购部签订合同3总结湖南省敛锋体育用品公司签订采购合同流程做到了每个部门都各尽其职，一个企业就像一个人，而各个部门就像人体的各个器官，都发挥着不可替代的作用。做到每个部门都不出现差错，就可以在最大的程度上减少采购活动的失误，一步接一步环环相扣，加强了整个流程的严谨性。在采购计划上采购部联合仓管部，在一定程度避免花费一些不必要的资金，防止仓库的货物重复堆积并且采购计划必须经过财务部的审核，这样财务部就可以根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转；合同经过总经理亲自过目审核，能有效的减少合同的决策失误。签订合同之后还会对合同进行专业的管理和分类，避免合同的遗漏或者丢失。湖南省敛锋体育用品有限公司签订采购合同的流程也会有相应的不足之处：整个流程中有分工不明确的地方，有的部门多次参与不同的步骤，容易造成事情繁乱且杂多，而有的部门在整个流程的工作却不明确。供应商的管理也存在不足之处，缺少与供应商的沟通，可能导致双方不易形成合作伙伴关系。在签订采购合同后缺少对采购合同后续跟进，在供应商因为不确定因素不能及时履行义务时要及时