湖南湘建鞋业有限责任公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 湖南湘建鞋业有限责任公司管理费用报销审批流程优化设计公司简介湖南湘建鞋业有限责任公司成立于2017年，注册资本为200万元人民币，是一家专业生产世界知名品牌运动鞋的企业。该公司位于临湘市五里街道千针村花园组107国道北边。它的生产经营范围包括帽、鞋、体育用品、皮革制品、服装的制造及销售，自营和代理各类商品及技术的进出口。目前公司的主要客户有世界知名品牌——“FILA（斐乐）”、日本的“MIZUNO（美津浓）”，“背靠背”（Kappa)、冠军、彪马（PUMA），万斯vans等。自成立以来，公司倡导“承诺实行、创新改革、客户信任、诚信正直”四大核心价值观，本着以人为本、公平公正的管理制度，形成了特有的企业文化。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1湘建鞋业有限责任有限公司组织架构图公司管理费用支出情况湖南湘建鞋业有限责任公司2018-2020年的管理费用支出情况，2020年发生管理费用240.82万元，相比较去年同期的管理费用增长了37.15万元，其中业务招待费支出增长6.31万元，办公费增长5.63万元，差旅费增长13.13万元。

表2-12018-2020年公司管理费用支出情况表单位：万元项目2018年2019年2020年同比人工费用106.88115.4121.676.27业务招待费9.8212.5918.96.31劳务费1.351.561.690.13资产折旧摊销费25.626.728.51.8办公费5.489.6515.285.63差旅费11.7915.8128.9413.13车辆使用费5.66.26.50.3修理费3.674.515.891.38其他10.8511.2513.452.2合计181.04203.67240.8237.15公司管理费用报销中存在的问题我在湖南湘建鞋业有限责任公司实习期间，在装订凭证及与同事交流中，我认为公司在管理费用报销中存在以下三个问题：3.1业务招待费支出随意湖南湘建鞋业有限责任公司在业务招待费的支出管理上规定较少，在列支项目和报销标准上都没有做出具体的规定，各部门发生业务招待费时都比较随意性。主要体现在以下方面：在报销业务招待费时，因为业务招待费界限不明，部分员工会在费用支出中夹杂着个人消费。其次，由于公司对于业务招待费没有详细的报销标准，财务部门在审核时只要是业务招待费一律给予报销，以至于2020年业务招待费较去年同期增长了6.31万元。3.2办公费监管不到位（1）开支随意。采购员购置办公用品，只有办公用品发票，无明细清单，数量一批，金额不详，金额比较大。（2）办公用品大量购买。采购员在购置时，对于一些日常的办公用品，像书写工具类、稿纸、办公本簿等，均是大量购买，每个月多花费一定的金额，到年末累积起来也不是一个小数字。（3）虚假报销办公费。发票乱开、代开的现象也比较常见，把购买其他物品的发票开成办公用品发票，把请客送礼等费用都以办公费名义来报销。还有许多非权限人员报销办公用品的现象。3.3差旅费管理制度不健全湖南湘建鞋业有限责任公司2020年发生差旅费28.94万元，较去年同期增长了13.13万元。究其原因：第一，湖南湘建鞋业有限责任公司差旅费报销标准、报销范围未明确。许多员工利用这一点，在出差时，住宿选择高档酒店，乘坐交通工具超等级；报销差旅费时，在其中列支私人费用，这都增加了差旅费的金额。第二，差旅费报销审批手续不完整，报销附件不齐全。出差人员报销差旅费时没有填写出差申请单，没有进行事前审核，出差的原因也不明，没有相关通知和证明文件；并且报销时票据不齐全，出差住宿费无相关凭证，直接按照住宿费的标准报销。第三，单位领导审批随意，财务人员审核时，不能做到严格把关。公司管理费用报销审批流程优化设计针对湖南湘建鞋业有限责任公司管理费用报销审批流程中出现的问题，我的建议如下：4.1业务招待费报销审批流程优化设计明确业务招待费报销限额进一步明确业务费和招待费的具体明细和报销标准。（1）业务费：为招待客户提供的香烟、水果、饮料以及赠送客户的纪念品等所花费的费用。图4-1业务费报销标准（2）招待费：只因工作需要招待有关人员发生的就餐费、旅游景点参观费和交通费以及宴请客户的酒水、烟及食品等费用，以及在办理业务时为有关部门的员工提供的临时膳食费用。图4-2招待费报销标准完善业务招待费报销审批流程（1）加强业务招待费事前审批。由经办人填制招待申请单，部门经理进行事前审核，认真核对具体招待内容，包括接待事由、接待人数、人员职务、地点以及预算金额等。最后，由总经理进行审核，审核通过，就可以进行接待。表4-3业务招待费申请审批流程（2）严把业务招待费事后报销关。首先，经办人填写业务招待费报销单，并准备好相关费用支出的原始凭证，其次，部门经理根据业务招待费的具体明细判断该费用支出是否为业务招待费，审核该项费用支出的真实性、合理性。财务经理审核票据的合规性，最后总经理审批。对于一些违规列支招待费用的情况，一经查处，要追究当事人和相关负责人的责任。表4-4业务招待费报销审批流程4.2办公费报审批流程优化设计4.2.1明确办公费报销限额财务人员根据各部门员工人数和使用频率，来确定使用办公费用的指标。按照各部门分类，制定月标准。表4-1办公费报销限额部门月均费用（元/月）总经理、副经理200采购部500销售部400生产部200人事部500财务部7004.2.2完善办公费报销审批流程（1）事前加强采购计划审批。为了合理控制费用支出，由采购部门在每月25日前收集各部门办公用品需求情况进行统一汇总，并申请购买。部门经理仔细审核采购员汇总的办公用品，审核内容主要包含：物品名称、规格型号、数量、单价。最后，由总经理进行审批，审批通过，采购部门方可进行采购。（2）加强事中控制。在对办公室用品进行采购时，应减少使用价值不高、必要性不大的设备。检查是否存在非办公室用品以办公室用品的名义进行采购的现象。其他部门没有得到上级批准，不能私自进行采购，如果有违反现象发生．则不予以报销。（3）严格事后报销审批。首先，报销人整理报销单据并填写对应的费用报销单，部门经理审核费用报销单与相关原始凭证以及支付票据是否一致；采购的办公用品是否与申请购买的办公用品一致；发票金额是否在预算范围内，若有超出金额，为必要办公用品支出，则需填写相应的申请，并由总经理批准后才可报销；为必要性不大或者虚增报销金额，均不予报销。其次，财务经理对发票是否合规进行复核。最后，总经理进行审批，审批通过，方可到出纳处报销。4.3差旅费报销审批流程优化设计4.3.1明确差旅费报销限额细化差旅费的报销制度，规定每项与差旅费相关的报销限额。按乘坐交通工具的不同对城市间交通费进行凭票报销。按照住宿费的标准限额凭发票据实报销。按出差目的地的不同对伙食补助费进行凭票报销。按报销标准对市内交通费进行报销。会议费，对方安排食宿或交纳会务费的，按照规定进行补助。差旅费不按照公司规定开支的，超支部分由个人自理。当年度的发票只能当年度报销完，逾期不予报销。表4-2差旅费报销限额费用类别报销标准城市间交通费部门主管以上：飞机头等舱、火车、高铁商务座，凭票报销其他职员：飞机经济舱、火车、高铁二等座，凭票报销住宿费经济特区、直辖市：200元以下、150元以下，凭票报销其他地区：不超过100元，凭票报销伙食补助费省会城市、直辖市每人每天120元，其他地区每人每天100元市内交通费按出差天数计算，每人每天80元会议费按补助标准的50%补助4.3.2完善差旅费报销审批流程（1）建立差旅费的事前审批。首先，出差人员对各项出差费用的支出进行合理地预算估计，并根据预算填写出差申请单。由部门经理对申请单进行审核，审核内容包括：出差事由、出差起止日期、出差人员、出差目的地、经费预算、交通工具，内容属实，则在申请单上签好字。最后，由总经理进行审批，审批通过，方可出差。图4-5差旅费申请审批流程（2）事后加强差旅费的审批。在进行报销时，需具备齐全的支出凭证，并经核对后，方可予以报销。根据原始凭证，严格按照管理费用报销制度的规定，审核住宿发票，来确保是否为出差地住宿、住宿时间是否与出差时间一致、住宿金额是否超过标准；报销餐费必须提供相关的支付依据，支付时间是否与出差时间一致。通过对原始凭证的审核，来杜绝虚假报销，减少差旅费的支出。图4-6差旅费报销审批流程加强对差旅费管理制度的学习。领导应该带头学习，以身作则；财务人员要明确到自己的工作职责，提高自身职业道德水平，摆正对待工作的态度，严格按照制度对原始票据进行审核，减少在这方面给企业带来的经济损失。小结湖南湘建鞋业有限责任公司管理费用报销审批流程中存在的问题主要有三点：业务招待费支出随意、办公费监管不到位、差旅费管理制度不健全。针对这些问题，我的建议是：进一步明确业务招待费的具体明细和报销标准，优化审批流程；对于办公费，根据各部门分类，制定月标准，事前加强采购计划审批，事中进行合理控制，严格事后报销审批；对于差旅费，需要细化差旅费的报销制度，制定报销标准，建立规范的报销审批流程，加强对差旅费管理制度的学习。通过以上的管理费用报销优化，可以有效地降低企业的成本支出，提高企业管理费用报销的工作效率，促进企业更加健康快速的发展。

参考资料[1]陈维