湖南夏巍齐食用菌股份有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u295831公司简介 湖南夏巍齐食用菌股份有限公司财务付款审批流程优化设计公司简介湖南夏巍齐食用菌股份有限公司成立于2008年03月13日，注册地位于中国长沙县高桥镇食用菌加工产业园核心园区，S207线与怀英西路交叉处。该公司为加工类企业，法定代表人为夏巍齐。经营范围包括中国食品、植物组织提取物的研发；收购农副产业产品；果品及蔬菜、预包装进行食品、散装食品的批发；农副市场产品、保健品、植物细胞提取物（不含树脂饮料及其影响制品）的销售；肉、禽类罐头、蔬菜、水果罐头、水产品罐头、香料、香精(不含危化品)、茶饮料及其他饮料的制造；鱼糜制品及水产品干腌制、水果和坚果、肉制品及副产品、蔬菜的加工；茶叶、保健食品的生产；自营和代理各类商品及技术的进出口，但国家限定公司经营或禁止进出口的商品和技术除外（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可有效开展业务经营实践活动）。“巍齐”品牌在2007年荣获中国（长沙）国际食用菌产业博览会金奖，在2014年荣获中国中部（湖南）国际农博会金奖。图1.1公司组织结构图图1.2财务部组织结图公司财务付款项目及审批流程采购付款审批流程申请人应当填写付款申请单，确认付款单位是否清楚、付款明细是否准确，并且开具发票交给财务部审核签字，财务部门认真审核并签字，财务部再交给总经理审核签字，总经理审核交给出纳。借款人、采购人填写借款单交于出纳并给总经理审核，总经理审核完到出纳。借款人、采购人发票到，交至出纳抽回借款单并给财务部审核签字后，递交给总经理审核签字。最后出纳按单子付款。图2.1采购付款审批流程图薪资发放审批流程公司每月15号，各部门负责人递交员工考勤表、请假表给财务部，财务部根据考勤表、请假表以及工资标准计算应发工资，再扣除个人相关税费等计算实发工资。人事部进行汇总制作各部门的实发工资表，交于各部门负责人审核签字，再交给财务部的主管审批签字，递交总经理审批签字，最后出纳按照总经理审批签字的实发工资表发放工资。图2.2薪资发放审批流程图差旅费报销审批流程费用报销人填写费用审批单，主管部门领导审核费用审批单并且进行审核签字，再交给财务部主管进行审批，财务部门主管再交给总经理批准，最后再由出纳根据费用审批单进行报销付款。图2.3差旅费报销审批流程图财务付款审批流程中存在的问题采购付款审批流程中存在的问题审批流程复杂，工作效率低根据公司采购部门的规定，业务员把采购需求提交给预算部门，预算部门根据需求产生采购订单；采购订单在经过公司领导审批通过后，采购人员根据采购订单需求联系供应商，进行问询价格。但经过采购人员议价后，发现采购市场不能满足采购订单要求，需要对采购订单提出整改后，重新进行审核。这样操作方式严重影响了采购的工作效率，加上有些采购订单的业务量很大，采购人员花在订单修改上的时间特别多。导致公司采购效率极其低下，导致客户投诉不断，影响销售情况，极大程度上让客户满意程度降低了。审批资金风控考虑不足公司采购人员在采购商品时，直接选择一个供应商采购商品，没有和多个供应商进行比较导致采购商品所用的钱超过公司原计划所用的钱，所用的金额没有在月度资金计划内，从而也影响了公司下一个月的计划。这使公司采购效率低下，销售收入减少。审批流程不灵活公司采购人员根据需求购买原材料，和供应商谈好价格，供应商要求先收一部分定金。但公司付定金需要一点时间，要经过多个岗位的审核，导致供应商拒绝和我公司交易，公司需要重新找供应商，这使公司购买原材料的时间增长了，耽误了公司后面的工作。还有公司急需购买原材料，但采购付款流程过于复杂，要经过多个层层审核才能购买原材料，这样导致公司不能及时购买到原材料。薪资发放审批流程中存在的问题每月十五日是公司薪资发放的时间，可公司这几个月并没有在这规定的时间发放薪资，而是过了这个时间发放工资，这导致有需要用钱的职工不能按时拿到工资，这也引起了公司员工的不满。然而经公司查明没有按时发放工资的原因，是公司在薪资发放流程中没有明确规定每月几号开始由各部门递交考勤表、请假表，也没有表明多少号进行复核并且支付工资。差旅费报销审批流程中存在的问题审核出差标准不精细化，比如出差半天餐补是按早餐午餐报，还是午餐晚餐报，没有精细审核，并且不能超标报销。审核出差票据不细心，比如公司某个人出差回来需要报销，可报销的单据填写不正规，内容填写不清楚、不详细，审核过程中也没注意票据的填写是否正确。公司财务付款审批流程优化设计采购付款审批流程优化设计减少审核环节，提高工作效率采购合同管理在公司采购管理中处于重要的地位，目前公司对采购合同的管理还不够健全，合同签订过程中存在审批管理薄弱、分类不合理等方面的问题，因此公司需要对采购合同进行规范性管理。首先，需要按照一定的金额标准，对采购合同进行分类管理；然后，需要明确采购合同的重要点，统一采购合同版本；最后规范采购合同的审批流程。在采购合同审批方面，按重要采购合同、普通采购合同、零星采购合同分别进行不同审批权限的划分，可以从总体上减少审核的环节，提高工作效率。优化审批制度，确保资金安全采购部门人员收到采购清单后，根据订单中提出的采购请求，在公司供应商目录范围内对供应商进行选择；筛选出符合要求的供应商后，通过微信、手机短信、电话与供应商取得联系，并开始采购议价谈判。公司对供应商报价数量有明确的规定，若采购金额在50000以上，则需要至少获取2-3家的供应商的报价，做到对比3家的价格；若采购金额在20000以内，则只需要提供一家供应商给出报价单即可。并且还需要看订单金额是否在月度计划内，若不在，还需在进行考虑。制定特殊审批制度，降低企业损失采购员在和供应商的交谈过程中，要随时与仓管部门和商品销售柜长保持沟通，一旦和商品供应商说定价格后，采购员需要把与供应商谈好的价格告诉需求使用部门，需求使用部门确认价格后，采购人员将最终的采购价格录入采购信息系统中，生成最终确认的订单，并且经过供应商的确认。经过需求部门和供应商确认后的订单，要经公司总经理审查，审核批准后就可以开始采购。公司对采购订单有明确制度规定，根据订单金额大小不同，分别执行不同的审批流程。订单金额大于2万元的，要有2人审核，采购部门经理审批后，还需要采购部门总监审批，两者审核批准后才能采购；订单金额在2万元以内的，只需采购部门经理审批后就可以开始采购；如果有特殊情况，可以将审批流程简化，只需采购部门经理审批后即可采购，不需要经过部门总监的审批。图4.1优化后的采购付款审批流程图薪资发放审批流程优化设计公司每月1-5号前各部门就上报考勤表、请假表，各部门经理及时复核。6-10号行政办公室进行核算是否正确，11-14号会计部门进行复核，然后总经理及时审核，出纳支付。这使公司能在十五号正常发放工资。公司正常发放工资，这也大大提升了员工的工作积极性，从而提高了员工的工作效率，提升了公司的效益。图4.2优化后的薪资发放审批流程图差旅费报销审批流程优化设计在差旅费报销中常常出现的问题进行研究，出现一些问题常常是因为审计人员和财务负责人在决策做出了错误的决定，从而出现了财务制度上的不足。审计人员要考虑到自己决策上的失误，每月定期进行培训学习，还要把绩效考核制度变得更加完善，从而使差旅费报销制度更加优化。根据差旅费报销流程进行整改，使能够最大化程度上加强绩效考核结果。差旅费报销流程进行再创造需要严格建立环节，进行严格的把控，并且还要加强完善相关内容制定与之相配的管理制度。在组织架构中设计监管部门，部门之间互相监督，避免出现包庇现象。还有公司可以制定与本公司相符合的报销制度。财务负责人需要了解费用支出的基本构成，还要更进一步明确费用开支的标准及费用报销的范围。并且要收集整个报销流程的票据与收据，财务负责人需要明确费用支出的审批程序，才能使费用报销流程更加清晰明了，从而更好的规避风险，让公司没有风险的发生。在明确审核权限的基础上，建立责任制，责任到人，还需要将最新版本的差旅费报销制度发送到各个员工手上，保障公司所有员工对新的差旅费报销制度有所熟悉，并且在费用报销的过程中，对报销额度进行详细的说明。公司需要出差的人员在出差之前，需要进行费用申请，并且还需要要求相关负责人填写申请审批单，并且能够根据制度中内部控制的规定，还需得到领导人员的批准和许可。审批的内容主要包括：按照公司出差制度的规定，选择合适的交通工具、出行日，到达目的地后，选择出差地和参加活动的餐厅与休息场所，并要求出差人员对这一系列的东西进行申请。在经过领导人员审核批准之后，需要等到出完差回来后才能进行报销。对于公司的差旅费报销管理来说，差旅费报销单填写得越详细越好。相关负责人必须认真核对出差人员的基本情况和统计出差人数，然后进行出差费审批单的核对，从出差时间、住宿票据、交通票据等多方面入手，查看票据来源是否合法，看票据是否真实、准确。针对出差产生的不符合规定要求的费用且不在公司报销范围内的，公司不予报销。在针对差旅费进行详细分析下，要明确公司费用报销的基本准则。可通过微信等方式将票据及申请单，发送给公司的财务负责人，并且展开审核工作。在此之外，可以通过利用ERP信息化管理系统中的会计凭证生产模块，生成记账凭证，从而获得原始的数据。对于产生的机票、住宿费、餐费等费用，需要结合公司的实际情况和制度，实施对发票及收据的审核工作，并且将之记入到财务会计的账目中。图4.3优化后的差旅费报销审批图设计评价本次优化设计主要针对湖南夏巍齐食用菌股份