湖南天泰电子有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南天泰电子有限公司管理费用报销审批流程优化设计公司简介湖南天泰电子有限公司位于湖南省常德经济技术开发区德山镇永丰居委会中小企业创业园4栋2-3层，该公司成立于2010年12月，注册资本为300万人民币。湖南天泰电子有限公司所属行业为计算机、通信和其他电子设备制造业，主要经营计算机与网络连接器、高清数字连接器与周边连接设备的设计、开发、生产、销售。湖南天泰电子有限公司还可以根据客户要求设计开发新产品等，产品以多品种经营特色和薄利多销的原则，赢得了广大客户的信任。公司内部下设销售部、财务部、采购部、生产部、研发部、行政部、人事部和售后服务部八个部门。该公司现有员工254人，年销售收入为8500万元，年利润为600万元。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：总经理总经理销售部财务部采购部副经理人事部行政部生产部研发部售后服务部一车间二车间图SEQ图表\*ARABIC1-1湖南天泰电子有限公司组织结构图公司现行管理费用报销审批流程图SEQ图表\*ARABIC1-1湖南天泰电子有限公司组织结构图湖南天泰电子有限公司为了提高工作效率，加快报销审批流程，近期购买安装了线上费用报销审批系统，但由于是刚刚引进，公司员工对线上报销审批流程还不太熟悉，于是该公司决定线上线下报销审批同时进行一段时间。

报销人填写报销单并在反面粘贴报销凭证（发票）报销人填写报销单并在反面粘贴报销凭证（发票）部门经理审核签字财务经理审核签字总经理或副经理审核签字图图SEQ图表\*ARABIC2-1湖南天泰电子有限公司管理费用线下报销审批流程图公司现行管理费用报销审批流程存在的问题在实习期间，我发现湖南天泰电子有限公司在管理费用报销审批流程中有如下三个问题：公司审核人员对原始凭证的审核不到位、招待费和差旅费等管理费用缺乏事前审批流程、公司员工对线上报销审批流程不熟悉。原始凭证审核不到位在整理湖南天泰电子有限公司2020年度下半年的会计凭证时，发现该公司存在不实报销或不合理报销的问题。具体表现为以下几个方面：部分原始凭证后只附有发票，没有其他相关的单据来证明其业务的真实性；公司员工把自身发生的餐饮费等按公司业务报销。湖南天泰电子有限公司在报销审批过程中没有严格核查发票的用途及凭证后所附单据是否齐全，因此原始报销凭证不能精确地反应出管理费用的支出情况。公司发生的不实报销或不合理报销不仅可能导致公司费用增加，还可能会存在涉税风险。招待费、差旅费等管理费用缺乏事前审批流程湖南天泰电子有限公司的公司员工在出差前大部分没有提前申请报备，出差回来直接填制报销单据，可能存在员工虚报出差天数和出差人数，甚至是打着出差的幌子去外地旅游的情况发生。此外，财务人员在审核业务招待费时，经常因业务招待费是否需事先经领导批准及发生费用过高而与业务部门发生争执，究其原因，公司未明确规定业务招待费需要提前申请及招待的标准。公司需要提供产品售后服务和上门安装服务，经常会发生车辆维修费，由于公司员工平时不注重对车的保养，车辆经常发生故障需要进行车辆维修，员工习惯性先进行维修，事后再回公司办理相关的报销手续。湖南天泰电子有限公司2020年发生车辆维修费35万元，较去年上升5万元。公司员工对线上报销审批流程不熟悉公司员工已经习惯了线下费用报销审批流程，填制纸质单据及发票，对线上费用报销审批流程还不太熟悉，经常导致该流程已经传到了某个人员那里，但是该人员没有发现，没有及时审批以致费用报销审批流程不能继续进行，继而造成工作大量堆积，致使员工需借支款项出差时，迟迟领不到款项，或是员工自己垫付的钱迟迟得不到报销，员工对此怨声载道。公司管理费用报销审批流程优化设计为了进一步解决湖南天泰电子有限公司管理费用报销审批流程中所存在的问题，保证各项管理费用的真实合理报销，我建议如下：加强对原始凭证的细节审核规范各项管理费用报销原始单据湖南天泰电子有限公司为了避免不实报销和不合理报销情况的发生，规定了各项费用报销所需要的原始凭证：表4-SEQ表格\*ARABIC1费用报销应附原始单据表费用名称报销原始单据维修费内部单据：维修申请审批表、费用报销单外部单据：发票、维修清单（注明此次维修所更换的配件）、维修前、中、后的照片招待费内部单据：招待费申请审批表、费用报销单外部单据：发票、点菜清单、支付招待费刷卡单据差旅费内部单据：出差申请审批表、费用报销单外部单据：车票、饭店所开发票、住宿发票办公费内部单据：费用报销单外部单据：采购发票及清单、支付办公费刷卡单据水电费内部单据：费用报销单外部单据：发票、自来水公司抄表单、电力公司的抄表单

明确费用审核的关键点除了规范各项管理费用报销原始单据之外还要加强对发票的审核，发票票面上必须有正规的发票专用章，开票单位的发票专用章与开票单位名称等均应符合要求，避免出现公司员工使用从市面上购买的虚假发票进行报销的情况。发票的开票日期不能与报销期间相矛盾，所以各层次审批人员在审核原始凭证时一定要注意发生日期与报销期间是否相一致。发票开具的内容与报销事项、地点也要一致。报销差旅费时，需要审核酒店开出的住宿发票和出差申请单上的日期是否一致，还要注意审核所附的车票是否为去出差地的车票，饭店发票和住宿发票是否为出差地所开，出差人数是否和公司派出的人数相符合等。公司员工可能会在一段期间内频繁出差，发生了差旅费不及时报销，打算全部结束后再一起集中去报销。为了避免这种累积报销情况的出现，公司应规定当期发生的管理费用必须在当期进行报销，外勤出差发生的差旅费应在回公司后一周内办理报销手续，跨期间费用一律不予报销。报销招待费时，需明确显示所有的参与人名单，并且要在报销单上提供银行刷卡单据。为了能更好的对管理费用进行审批，公司还应对不同种类的管理费用进行分类报销，并分别制定管理方法进行管理。公司可以将差旅费、业务招待费、维修费、办公费和水电费等分类报销，这样可以直接反映每个月发生的各项管理费用的金额，也便于对不同的管理费用制定标准限额，可以更好的控制管理费用的支出。建立管理费用事前审批流程招待费各部门需要招待客户时，应事先由负责招待的员工去行政部门领用《业务招待申请审批单》，根据实际情况填写招待的单位、人数、时间、地点和陪同人员等。业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不可接待”，“可参与可不参与接待人员，不参与”，“可发生不可发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。业务招待费还应严格执行规定限额和招待标准以及分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示副经理同意后方可进行招待。单笔费用超过500元的必须通过总经理审核签字后才能进行招待，并且还要附上菜单及相关明细单。

表4-SEQ表格\*ARABIC2业务招待申请审批单招待单位客人单位客人人数本公司陪同人数招待日期及地点招待理由申请金额（大写）￥：预算情况内外申请经办人部门经理审核意见分管领导审核意见总经理审批意见业务招待费申请审批单审批流程如下：申请经办人填写业务招待申请审批单申请经办人填写业务招待申请审批单部门经理审核财务经理审核总经理审批（预计费用500元以上的需经过总经理审批才可通过）副经理审批（预计费用500元以内副经理审批即可通过）图SEQ图表\*ARABIC4-1业务招待费申请审批单审批流程维修费湖南天泰电子有限公司为了避免车辆在行驶途中出现故障，可以定期对车辆进行保养，如出现了需要对车辆进行维修的情况，应由驾驶人员去行政部门领用《车辆维修保养申请单》，根据公司要求填写车辆信息以及此次保养需要更换的配件和原因。车辆维修应在公司指定的维修厂进行维修，维修费金额在2000元以下的交由副经理审批，金额超过2000元的必须经过总经理审批通过后方可执行。表4-SEQ表格\*ARABIC3车辆维修保养申请单日期：年月日车牌号码：司机：类别：维修保养原因描述：序号维修（保养）配件明细名称品牌规格型号产地数量单价合计1234合计金额：其他费用说明:合计：报价维修厂名：联系人：地址：电话：部门主管审核：副经理审批：总经理审批：

车辆维修保养申请单审批流程如下：驾驶人员填写车辆维修保养申请单图4-2驾驶人员填写车辆维修保养申请单图4-2车辆维修保养申请单审批流程部门主管审核 非指定维修厂维修指定维修厂维修非指定维修厂维修指定维修厂维修同意不同意同意不同意副经理审批（报销金额在副经理审批（报销金额在2000元以下）费用自理总经理审批总经理审批（报销金额超过2000元）差旅费（1）明确差旅费报销限额差旅费是管理费用中日常性的费用，前期公司未对各级别的人员差旅费的标准做出明确的规定，以致差旅费报销总是一笔糊涂账。公司应规定公司员工按职别乘坐交通工具以及住宿费等开支标准，例如总经理出差时可乘坐飞机，而普通员工只能乘坐高铁或者火车。①住宿标准（单位：元）表4-4住宿标准地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下总经理实报实销（含副经理）部门经理220200200120120普通员工200180180100100②伙食补助费标准（单位：元）表4-SEQ表格\*ARABIC5伙食补助费标准地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市及以下总经理实报实销（含副经理）部门经理7070605050普通员工6060504545出差人员需借支差旅费的，应提前一天通知财务部门并办理借支手续，填写借款单，经部门负责人、总经理签字审批后方可借支。普通员工借支限额每人每天200元为上限，天数以出差申请单上的出差天数为准，最高金额不得超过2000元。借款单通过审批后去财务部门领款时还需带上审批通过的出差申请单。（2）规范出差申请为了加强差旅费报销的真实性和合理性，规定公司员工在出差前必须先填写出差申请单，说明出差事由、出差地点、出差人员数量、出差天数和预计费用等相关信息，经部门经理、副经理或总经理签字审批后方可外出。表4-SEQ表格\*ARABIC6出差申请单申请人所属部门申请项目省内出差省外出差公务外出其他出差人员出差地点出差事由携带的办公用品预计出差时间月日至日，共（）天预算费用1．交通：2.住宿：3.伙食：4.其他：以上合计：出差经费支出个人垫付预支借款借款金额部门负责人主管领导意见出差有变更事项的需要填写以下内容实际出差时间变更理由部门部门负责人 主管领导加强公司员工培训因为湖南天泰电子有限公司是近期才引进的线上费用报销系统，所以公司大部分员工对管理费用报销审批流程都不怎么熟悉，公司可以组织相关员工进行线上费用报销审批流程的培训。通过这次培训，员工可以了解到各层级的审批时间和公司员工对各类业务报销的最迟时间。公司规定周一到周五的上午9:00-12:00为报销审批时间，周末不办理报销审批业务，所以周末办理业务的需提前填写相关单据上传至管理层审批。对于需要报销的费用，员工需要在业务发生后的一周之内进行报销，如有特殊情况，需提前说明。公司对于报销审批时间做了明文规定后，相较于公司之前传统的线下报销模式，线上报销大大加快费用报销审批流程的速度，简化报销流程，提高数据的准确性。设计方案实施效果湖南天泰电子有限公司管理费用报销审批流程中存在的问题主要体现在以下三个方面：对原始凭证的审核不到位；缺乏事前审批流程；公司员工对线上报销审批流程不熟悉。针对以上三个问题，我主要从如下几个方面优化管理费用报销审批流程：一是加强对原始凭证的审核，主要包括对所附单据完整性的审核和对相关发票内容的审核，加强了费用报销的真实性和合理性；二是建立管理费用事前审批流程，公司员工通过事先申请，经批准后才能继续进行相关业务，实现了对各项管理费用的有效控制，避免了管理费用超支情况的发生；三是加强公司员工培训，如果公司员工都能熟练地使用线上费用报销审批系统进行费用报销，就可以大大提高员工