湖南嘉宝家居有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-4"\h\z\u1湖南嘉宝家居有限公司简介 湖南嘉宝家居有限公司员工借支管理制度优化设计湖南嘉宝家居有限公司简介湖南嘉宝家居有限公司是一家专业提供整套衣柜、木门、厨房等家具的定制服务——为客户提供集研发-设计-生产-售出-装修安放的一条龙服务的中国大型家具企业集团公司。嘉宝厨柜是湖南拥有品牌产权的现代化的定制家居公司，该公司是60000㎡的中大型工业园面积，地址是长沙市望城区丁字镇郊区。它的旗舰店分布在中国四川成都，贵州贵阳，湖北地区，湖南长沙各地。嘉宝家居公司主要经营整体橱柜,定制电视柜,电器,木门,中国橱柜定制大师——嘉宝，可定制整体橱柜，全屋定制包括衣柜，电视柜，木门，浴室柜和电器。曾经获得荣誉：中国橱柜十强企业、中国智能美学厨房首席、中国橱柜金奖设计、更是德国西门子电器战略合作伙伴客户。湖南嘉宝家居有限公司员工借支管理制度现况该公司属于制造行业，部门分工较细，繁琐的基础业务较多；公司部门五大部门，有生产部门，采购部门，研发部门，市场部门，财务部门。根据近几年经营情况，该公司因为业务的发展，各省市都在积极筹划公司的旗舰店。随市场的开拓，业务量逐渐较大，市场部、采购部、研发部和财务部新人员的增加，给公司注入新的能量，同时业务量增多导致员工借支增多，比如研发设计人员需要外出带顾客去房子现场规划，市场部人员需要外出营销业务，采购人员需要外出采购东西并且审核检查原材料订单的质量，财务部及其他部门主管类需定期出差各区域检查学习等。公司发展正处探索，体制未成熟，员工借支问题易被搁置，甚至借支额度不一，导致虚假报销，借支流程较简单，这几类借支问题出现的较频繁，造成公司借支制度混乱。湖南嘉宝家居有限公司员工借支管理存在的问题3.1员工借支范围模糊问题该公司未明确区分不同部门借支的原因情况。由于各部门办理员工借支人数众多，公司各部门较多是同样的借支原因，比如：部门办公用品采购及紧急事情使用的预备金；较多员工趁机错写原因方便借支审批通过；从而造成借支混乱，不利于各个部门的借支费用的计算以及分摊到各员工的具体数额。不同的部门，应区分借支原因的性质。公司也未区分不同员工借支的额度。采购部和市场部因业务需求因公或因私消费金额较大，部门借支金额不一，未规定具体限额，从而员工趁机多报；大多时候设计研发和市场部部门报销次数不一，造成借支混乱，备用金每次报销金额较大，也不利于各个部门的借支费用的计算以及分摊到各员工的具体数额。3.2员工借支用途存在虚假隐瞒问题员工借支用途中因公借支管理现况较差。公司主营业务收入以销售大型家具货物为主，家居市场与生产、采购息息相关，员工的外出调研采购和跟客户等业务需要，会频繁申请差旅费，以及临时借支与其它临时性借支，让员工有报高或者虚报借支实况的机会。员工借支用途中因私借支占较大比例，其出现的问题仅次于因公借支。如员工在医疗方面利用押金借支，虚报夸大事实以提升借支报销的额度。公司有互助金，每个人每个月扣除缴纳10元给公司，自己和直系亲属家人有大疾病或者意外发生，公司最高可报销20万元，减轻员工的负担，存在员工会存在隐瞒实况，比如检查健康指标、具体检查结果情况，虚报实际应付医疗费。3.3员工借支和报销审批不严员工填写借支单员工填写借支单部门负责人审核部门负责人审核会计审核会计审核出纳出纳图1员工借支审批流程如上图，该公司一直对员工借支这一块不重视，审批流程不严谨，借支人填写借支单交部门负责人审核后，由会计审核便交出纳付款，审批规定过于简单，且容易混淆会计审核与出纳问题。审核管理时基本由出纳自行判定，预借借款到账时间，几月内须走完流程，由公司统一批款借支；先后顺序不一致的审批，导致效率低，一度造成借支流程的混乱。3.4借支逾期收回问题近年嘉宝公司有大量新成员加入公司大家庭，同时也有不适应公司工厂噪音环境或者职业规划不同的离职人员，其中应届毕业生实习生流动性最大，实习生家庭问题或者业务原因等借支需求，于实习期甚至工作半年以内，利用备用金借支处理业务却中途离职，人为或意外失去联系方式，导致借支未如期收回或者报销，形成借支坏账。湖南嘉宝家居有限公司员工借支管理制度具体的优化4.1严格界定借支范围的规定4.1.1严格界定借支范围首先应规定各部门员工借支人数比例。原则上，管理部门借支应指定一人统一办理，业务部分根据工作需要规定相应岗位可办理借支的人员。除对借支人数有区分，还应对借支性质进行划分，一般情况下不办理因私借支。因公借支遵循总量控制原则，按部分性质进行管理，具体如下：将公司管理部门与业务部门的员工借支进行区分，管理部门如财务部、设计部、生产部等一个季度内报销比例不得超过总报销量40%，业务部门如采购部、市场部、项目组等一个季度内报销比例须小于等于总报销量60%。同时对借支员工身份进行核实，减少管理层与基础员工借支，业务人员借支适度放宽。4.1.2严格规定各部门员工借支标准对不同业务级别员工，借支标准和用途应该有区分。如，公司员工的差旅费借支，应按员工职级区别规定出差报销标准与报销金额，有利于控制员工借支金额，提高资金使用效率，以及财务人员对员工借支款的管控。员工出差交通费借支及报销的具体标准可参考如下：表1员工出差交通费借支及报销标准交通工具/人员级别高层管理人员（经理级别以上）中层管理人员（部门/门店主管）一般员工飞机商务舱经济舱无火车软座/软卧硬卧硬卧/硬座高铁/动车商务座一等座二等座省内自驾车凭票据实报销凭票限额报销按公里数核定市内交通凭票据实报销凭票限额报销凭票限额报销4.2明确员工借支用途的审核4.2.1明确员工因公借支用途明确并严格审核因公借支用途。规定因业务需求的差旅费的应届毕业生员工预支的借款，最迟必须要在入职第二年6月底前结清而且在此期间不得再借出；业务部门较特殊，采购等预支备用金仍然可周转使用；在每年年会之前，公司所有预支借款必须全部结清完成，如果有业务需要，第二年按规定重新办理借款。对差旅费借支需要特殊处理，公司原则是“前借支不清、后预支不借”，由财务人员根据已批出差员工进行逐一审核;在省内出差和一个工作日的出差不可借支差旅费;借支款需在出差返回后7个工作日内申请报销,在7个工作日内未归还的,由薪酬财会员工从其当月薪资中扣还。4.2.2严格控制因私借支因私借支过程中该公司的互助金报销费用问题最多，公司本意是可以筹集小资金干大事，并在一定方面分散员工的医患风险，促进公司良性循环，但是近年来应病借支虚报情况较多。因此，公司应规定使用互助金次数，员工每年最多只能享受互助金报销一到两次；互助人数规定，除员工自身外，只能帮其直系亲属申请互助金报销；报销金额规定，小于或等于员工在公司期间缴纳互助金总金额的20倍金额，最高可报销20万元；互助金报销前提，需社区及三甲以上的诊所和医院的病情诊断书,必须有就诊医生的签字、医院的盖章以及医疗明细费用的票据。4.3加强员工借支审核流程的监督与控制4.3.1完善员工借支和报销的审核流程、员工报销申请员工报销申请部门负责人审核部门负责人审核财务审核财务审核财务总监审核财务总监审核/总经理审批（单次报销大于10000元）出纳付款出纳付款财务人员记账财务人员记账图2员工借支和报销审批流程首先是对原有借支审批流程的完善补充。员工借支经过部门负责人审批同意后,交财务部门审核是否符合借支条件,对于小于10000元的借支,由财务总监审批后可办借支,大于10000元的应提交总经理审批同意方可借出。员工的借支审批与报销应分开，必须按照流程借支以及报销，除紧急特殊情况（公司规章制度规定的紧急业务等），否则财务人员应严格把关，控制不合程序的借支行为。4.3.2规范员工报销审核员工报销应提供真实、合法、有效的原始发票、行程单等，并有至少除本人以外的其他一名员工签字证明。报销时，应填写公司统一的费用报销单或差旅费报销单，并根据借支单的实际金额填报,超出使用额度必须通过部门总负责人、财务总经理以及总裁审批,否则出纳有权拒绝报销。对借支单的报销和收回先后由会计审核判定并写明情况，基本上必须按时间先后，除个别特殊借支单必须紧急处理，有序销账，提高出纳报销借支或者收回借支的效率。完善员工借支和报销的审核流程需要增加借支事后回访，如下:制作电子表收集问题讨论问题反馈方案制作电子表收集问题讨论问题反馈方案图3员工借支事后回访每个季度人事做员工借支调查表，用于收集员工借支出现问题的信息，再用公司的通告及时对员工的疑惑问题给予解决方案，进一步形成公司内部良好的借支环境，促进公司的发展。4.4借支逾期管理4.4.1完善借支还款规章制度公司必须要区分公私借支的具体规范操作，着重跟进实习生的情况。关注实习生，对实习生借支的时间必须严格限制以及审批，减少其实习期到期未转正的借支逾期追回情况;个人私事借款由借款人填好应还款日期，时间必须小于一个月,其差旅费借款须在出差结束后7日内申请差旅费报销;因公借支，对购买办公文具用品、接待服务费、激励员工的分红奖金等。除以上情况外，且确实未在预期内还款,又必须申请续借,则应该标明续借理由,如若上次借款以无正当理由未还清者,则不能申请续借,立即停止借支,查明情况。4.4.2制定员工借支逾期处罚制度所有借支需实行门店店长以及部门负责人负责制。本门店员工借支款逾期未归还或者报销冲抵的，由负责人承担追款责任；财务部人员每月提交每个部门借支情况表,并且要求负责人监督员工尽快还款或者报销冲抵借支账款;人力资源部和财务部协调合作对借支超期的员工进行薪酬扣款处罚直至结清借支款。表2员工借支逾期处罚制度逾期情形管理层员工门店员工实习生/试用期员工逾期7天内财务人员提示逾期时间财务人员提示逾期时间门店店长提示催还款逾期一个月内其上级提示催还款；门店店长提示催还款财务直接从该员工工资扣款直至扣完；逾期超过一个月通过每月统计的部门借支情况表，财务直接从该员工工资扣款直至扣完；通过每月统计的部门借支情况表，财务直接从该员工工资扣款直至扣完；已离职若其上级未追回借款，则代替其还款；若门店店长未追回借款，则代替其还款（确认还清借款，再批准离职申请）5小结湖南嘉宝家居有限公司合理利用员工借支管理方法解决了近年来公司存在的借支问题。通过对员工借支报销原因和部门借支标准的规定，进一步明确该公司的借支范围；通过对员工因公因私借支情况明确规定，进一步规范该公司的借支用途；通过规定收回和明确报销员工因公因私借款的具体期限，以及规定处罚标准，大大减少了借支逾期的情况；通过完善审核流程和事后回访，不仅有利于公司对借支流程的监督与控制，更有利于公司与员工的及时反馈和沟通，对公司长远发展有重大作用。参考资料[1]高曙名.自动特征识特技术综述[J].计算机学报，2018，[2]百分网作者姜锡阳