湖南天地医药股份有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 费用标准不合理公司人员因为设立的标准不合理导致了出差的费用报销超过了标准。其中主要是住宿费用和餐费超标。因此报销费用标准不合理从而导致了费用过高，消耗了公司资源。除此之外，乘用交通工具据实报销概念仍有些模糊，有些出差人员自行驾车，没有办法进行据实报销。同时报销的天数也没有合理化，可能会产生没有目的的差旅活动，造成了虚假费用。因此需要将费用报销合理化。因此公司需要制定标准来规范差旅费的审批程序。报销流程时间长还有一个则是出差人员在报销过程中，也会产生很多意外情况。医药公司现在还属于一个初期发展的阶段，内部还并不是一个完全稳定成型的系统。每一个人员的业务都比较繁忙。例如我们公司的部门主管，审批并非主要工作，除了平常繁忙的工作，还要经常开会或者出差外出活动不在公司等情况，更不用说我们的经理和总经理了。出差报销人员完成所有程序耗时较长。审批若出现了问题，报销工作人员又要重新开始审批程序。使得报销比较难，进一步加大了财务工作任务，随着现代社会的发展，现在都是线上与线下业务相结合进行，但是湖南天地医药股份有限没有过多的开展线上业务，全凭纸质线下报销不太符合当今社会的发展。[2]湖南天地医药股份有限公司出差报销流程优化设计针对以上问题，我们做出了相应的优化方案，来优化湖南天地医药有限公司的出差流程（1）明确各审核岗位的职责（2）制定合理合规的报销费用标准（3）开展网上报销措施。明确各审核岗位的职责之前是因为审核职责不明确，导致了财务工作出现了失真的情况。因此我们将明确各审核岗位的职责。[3]主管主要负责审核报销的业务、行程路线、出差往返时间的真实性，以及人员出差的任务完成状况和目的地异常情况的说明并且签名填写报销的意见，最后还负责本部门费用的审批。人事部门就主要是对出差人员的住宿费用、餐补以及车费（包括油费以及过路费）、出差补助等进行审核。财务部门主要是检查票据是否齐全正式，重点关注报销人员的各种费用标准有没有产生超标的情况。然后根据相应的票据填制相应的记账凭证等。总经理则是要了解此项业务的主要活动，以及在其经济权限内进行审批，让出纳进行付款。将责任下发到每个部门，每个部门都必须对会计报表和财务数据的真实性、完整性承担相应的责任，就不应该存在随意报销的情况了。如果还存在审批人员随意报销的情况，我们应当采取相应的惩罚措施。如果还有随意报销的行为发生损失的，根据状况处以100—600元的罚款。没有按公司的规则进行、保管发票要对审批的人员进行500元的罚款。其它违背规则的行为按照情节严重性由公司根据制度给予相应处分。制定合理合规的报销费用标准依据湖南天地医药股份有限公司旧的出差费用标准，住宿标准过于统一，但是根据现在社会经济水平以及消费水平，我们的国家城市消费水平与经济水平差距大，统一的报销制度无法适用于各个城市的发展水平，所以进行了研究调查对其进行了以下具体的优化标准。首先是将报销款进行合理调整，将出差人员的住宿标准控制在合理的范围之中。而餐饮费的设置又偏低，于是就统一标准100元/人。自行开车办公的人员过路费根据原始凭证进行报销，外地出差根据油费根据1元/km来折合报销。表4湖南天地医药有限公司住宿标准住宿标准人员标准总经理及以上人员部门主管部长及相当职务人员部门其他人员一线城市750元350元300元二线城市650元300元250元三线城市550元250元200元费用超出了申请表规定范围使用的金额，都需要经过上级的核实与查证，不然财务人员有权力回绝其报销的账单。其次出差人员日程也有了规定，出差人员根据出差活动，经上级领导批准，严格填制出差天数。若有特殊情况延迟，需及时向领导报备。除了将外部的费用标准调整之外，内部也要严格控制会计人员对报销凭据的合法真实合理性进行复核审查；对于恶意出错的出差报销行为审核的人员有权力回绝报销他们的账单。如果出现了不实的情况将要严格按公司的相应的制度进行严厉处罚。开展网上报销服务针对于报销流程繁琐这一问题，公司决定开展网上报销服务，财务部门根据公司报销特点开展网上报销审核标准化模式，建立一套完整的，规范的出差报销审核流程。并且开展网上报销服务降低了时间成本，节约了出差人员以及财务人员的负担。缓解财务“报账困难”这一大问题。同时，出差的审批的流程、以及报销的凭证在网上进行，形成一个网上的电子档案，让一个完整的报销程序都可以在网上查询的到，并且报销的人员可以更方便的开展报销的流程，保障了报销的准确流畅。[4]报销人员进入平台进行报销人员进入平台进行预约报销上传凭证，填写报销单财务部出纳付款通过电子平台转送给部门主管平台转交人事进行审核平台转交于财务部门进行审核财务部制单转交于经理复核审批合格审核未成功告知原因审核未成功告知原因审核未成功告知原因审核未成功告知原因审核成功审核成功审核成功转交董事长审批不符合符合权限 图5网上报销平台流程图（1）报销人员先通过天地医药公司的平台进行预约报销（2）根据产生的业务，上传凭证，填写报销单等（3）先传送于部门主管审批，审核通过直接通过平台传递到人事部门的电脑中进行审批，根据公司的审批程序直接通过客户端报销单据：审核未通过，告知原因或修改事项并直接用电子平台退回。（4）人事审批通过之后交由财务部审核。审核通过，接收报销凭证，报账人员完成审核制单；如果审核还是未通过，告知原因或修改事项并直接用电子平台退回到下一步甚至报销人员。（6）一步一步进行，最后经总经理审批通过之后，由出纳人员在网上进行付款。开展网上报销服务，审批人员能够通过手机电脑等方式进行审批，不用受到空间的限制。以前甚至需要一周才能完成的事情，现在最迟一天半便能够完成。所以现在需要简化线下流程，更多开展线上报销流程，以此加强网上预约报销服务水平的提升。总结通过对湖南天地医药股份有限公司出差流程优化设计，将明确各审核岗位的职责、制定合理合规的报销费用标准并且开展网上报销措施。使得出差更加的真实合法合理。通过明确各审核岗位的职责提高了出差人员准时报销的概率，还使得审核人员对报销程序更加严格把控，并且补充了之前出差流程中的没有注意到的小细节。制定合理合规的报销费用标准把控使得出差业务更加真实，更加透明，减少了许多舞弊的行为。最后开展网上报销服务，提高了合理性，节约了时间，精简了流程。经过不断的完善，让天地医药股份有限公司的出差流程更加严谨规范，也促进了公司的发展。也让人深刻的认识到，对一个企业而言，每一个项目环节都是重要的。哪怕只是一个小小的出差问题也能产生很大的漏洞，认真完善审查好每一步都能避免出差过程中的造假，浪费等问题。

参考资料[]黄丽容.会计之友[J].被北京大学《中文核心期刊要目总览》收录PKU.2018，5（3）：8～10[2]沈榆峰