湖南省怀化市弄潮服装加工厂签订采购合同流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南省怀化市弄潮服装加工厂简介 湖南省怀化市弄潮服装加工厂简介湖南省怀化市弄潮服装加工厂位于湖南怀化，湖南省怀化市弄潮服装加工厂是一家以加工生产服饰为主的加工厂，以“诚实守信，依法经营，保证品质”为经营理念，拥有优秀的管理团队，和谐的企业文化显示着公司的活力。湖南省怀化市弄潮服装加工厂以加工生产服饰为主，主要加工女装，最为出色的是加工女士的风衣和连衣裙。湖南省怀化市弄潮服装加工厂以“用心服务，以诚待人”为服务宗旨。湖南省怀化市弄潮服装加工厂拥有良好的服饰售后处理服务体系，及时追踪客户的满意度，给予质量保证，让客户买的放心用得舒心，同时也拥有完善的客户处理体系，及时与客户进行回访与沟通，以会员制优质服务吸引新客户，推广活动开发新客户。湖南省怀化市弄潮服装加工厂在部门岗位设置方面采用扁平化管理，从而可以减少管理层、提高管理效率。如图1所示，湖南省怀化市弄潮服装加工厂目前设有采购部，生产部，财务部，客服部等部门。图图SEQ图表\*ARABIC1湖南省怀化市弄潮服装加工厂部门结构图生产部主管提出请购申请采购部人员制订采购计划采购部主管审批采购计划生产部主管提出请购申请采购部人员制订采购计划采购部主管审批采购计划采购部人员拟写采购合同财务部主管初审采购合同采购部经理签订采购合同完成签订采购合同不同意通过不通过总经理二审采购合同同意不通过通过图SEQ图表\*ARABIC2湖南省怀化市弄潮服装加工厂签订采购合同流程设计图生产部主管提出请购申请采购部人员制订采购计划生产部主管提出请购申请生产部主管提出请购申请采购部人员制订采购计划湖南省怀化市弄潮服装加工厂生产部主管有采购需求时，需填写“采购申请单”如图3所示，并交给湖南省怀化市弄潮服装加工厂采购部，生产部主管在提交“采购申请单”的同时，需将所采购服饰的布料，纽扣拉链和质量要求,单价，颜色，材质及数量等要求交给采购部。采购申请单编号：申请部门年月日部门名称申请时间申请人姓名申请理由申购物品序号名称材质数量颜色单价备注金额合计（大写）万仟佰拾元角分￥采购部门意见表1采购申请单采购部人员制定采购计划生产部主管提出请购申请生产部主管提出请购申请采购部人员制订采购计划采购部主管审批采购计划湖南省怀化市弄潮服装加工厂采购部收到湖南省怀化市弄潮服装加工厂生产部主管提出的请购单后，采购部人员要基于现有的库存量，对采购服饰的布料，纽扣拉链和质量要求,单价，颜色，材质及数量以及安全、库存量等因素做出科学的计算，采购部在制订采购计划之前去仓库管理部看看是否有相同的库存，了解库存情况的同时还要了解湖南省怀化市弄潮服装加工厂的经营计划和向财务部了解公司资金周转情况，如果有紧急服饰需要采购，要优先考虑采购紧急服饰。了解清楚之后再合理制订采购计划，这样可以减少采购的随意性和盲目性的发生，可以提高采购效率和质量，同时也可以减少不必要的库存。采购计划中应包含预算采购服饰的布料，纽扣拉链单价、数量、总金额、付款时间、付款方式预计到货日期、运输方式和使用部门。采购部制订好采购计划后将采购计划交给采购部主管审批。采购部主管审批采购计划采购部人员制订采购计划采购部人员制订采购计划采购部主管审批采购计划不通过采购部人员拟写采购合同通过湖南省怀化市弄潮服装加工厂的采购部主管对采购部制订的采购计划进行审批，审核采购部制订的采购计划的合理性、真实性。看看制订的采购计划是否符合湖南省怀化市弄潮服装加工厂未来的经营方向，审核制订采购计划的预算资金需求有没有在公司的承受范围之内。主管审核采购计划可以对采购部制订的采购计划可以发表通过或不通过态度。如果主管认为采购计划存在不妥之处的可以回复采购部不通过此计划，那么采购部人员要根据湖南省怀化市弄潮服装加工厂的经营方向和主管提供的建议和要求重新制订采购计划。如果主管认为采购计划符合湖南省怀化市弄潮服装加工厂的经营方向、内容完善、真实合理的，满足生产部的需求的，能给湖南省怀化市弄潮服装加工厂带来经济效益，主管可以发表同意态度，主管同意此采购计划后，采购部人员去寻找供应商。这时需要采购部人员去开拓和建立供应商关系，在建立供应商关系时首先要考虑供应商的信誉情况，信誉好的供应商，更值得合作，守信是建立合作关系的保证，如果选择的供应商信誉情况不好，服饰的质量很难得到保障，也会给湖南省怀化市弄潮服装加工厂带来不好的影响，从而影响到湖南省怀化市弄潮服装加工厂的客户对本公司的信任，也可能会使湖南省怀化市弄潮服装加工厂失去老客户；其次要充分考虑该供应商的资金实力，资金实力雄厚的供应商可以提供现款现货销售，不会推迟采购服饰布料、纽扣拉链到的时间，能满足湖南省怀化市弄潮服装加工厂的生产需求；最后一点要充分考虑供应商的合作意向，供应商的合作意向很大程度上能决定合作的成与败。当采购人员找到合适的供应商时，采购人员在与新供应商询价的时候应明确以下内容：采购服饰布料、纽扣拉链的单价、付款时间、付款方式预计到货日期、运输方式、采购服饰布料、纽扣拉链的质量要求及售后服务与质保期限要求。采购人员也应在多个合适的供应商提供的价格进行比价，除了比较价格外，还应对比一下各个供应商提供服饰的质量品质哪家的更好，优先考虑质量品质好的供应商，同时还要考虑到供应商提供的服饰布料、纽扣拉链是否新颖，选择即实惠质量品质有保障的供应商洽谈，选择出合适的供应商后与该供应商进行议价，洽谈一下能否再降低价格，议价完后再与供应商谈定价和约定各种服饰布料、纽扣拉链的单价、付款时间、付款方式预计到货日期、运输方式、采购服饰的质量要求及售后服务与质保期限要求。如果有可以选择稳定的供应商，选择稳定的供应商可以缩短与供应商的业务洽谈时间、同时也可以省去了解供应商信誉，了解供应商提供服饰的质量和品质的时间，可以减少湖南省怀化市弄潮服装加工厂的采购成本；选择稳定的供应商合作，可以减少被骗的风险，退换货也会比较容易，因为彼此之间有合作，对对方都会比较信任。当挑选服饰款式时也能最短时间内找到最畅销的款式，质量也有一定的保证，刚好符合湖南省怀化市弄潮服装加工厂诚实守信，依法经营，保证品质的经营理念，选好供应商后采购部拟写采购合同。采购部人员拟写采购合同财务部主管初审采购合同财务部主管初审采购合同总经理二审采购合同采购部人员拟写采购合同通过湖南省怀化市弄潮服装加工厂的采购人员找到合适的供应商时，采购部人员需要拟写采购合同，合同中应包含以下内容：首先约定各种服饰布料、拉链纽扣的单价、数量、付款时间、付款方式预计到货日期、运输方式、售后服务与质保期限要求。其次与供应商约定服饰的包装物的供应：包装物随服饰出售，由供应商负责货物包装物供应。供应商应提供货物运至规定的交货地点所需要的包装，以防止货物在转运中损坏或变潮。这类包装应采取防潮、防晒、防锈、防腐蚀、防震动及防止其它损坏的必要保护措施，从而保护货物能够经受多次搬运、装卸及长途运输。货物包装不符合规定时，供应商必须返修或重新包装，并承担返修或重新包装的费用。湖南省怀化市弄潮服装加工厂不要求返修或重新包装而要求赔偿损失的，供应商应当偿付湖南省怀化市弄潮服装加工厂该不合格包装物低于合格包装物的价值部分。因包装不符合规定造成货物损坏或灭失的，供应商应当负责赔偿。最后与供应商约定服饰的质量品质，如果供应商所交服饰布料、拉链纽扣质量品质不符合规定的，如果湖南省怀化市弄潮服装加工厂同意利用，应当按质论价；如果湖南省怀化市弄潮服装加工厂不同意或不能利用的，由供应商负责按湖南省怀化市弄潮服装加工厂要求包换、包修、包退，并承担修理、调换或退货而支付的实际费用。供应商不能调换的，按不能交货处理。供应商未按规定的服饰数量交货时，少交的部分，湖南省怀化市弄潮服装加工厂如果需要，应照数补交。如果湖南省怀化市弄潮服装加工厂不需要，可以退货。由于退货所造成的损失，由供应商承担。将拟写好的采购合同交给财务部门主管进行初次审核。采购部人员拟写采购合同财务部主管初审采购合同总经理二审通过不通过采购部人员拟写采购合同财务部主管初审采购合同总经理二审通过不通过湖南省怀化市弄潮服装加工厂财务部主管初审采购部拟写的采购合同并表决通过或不通过意见，财务部主管初审时首先要重点审核合同的真实性和合法性，合法性主要审核是否违反法律强制性规定,合同的无效问题。其次要审核合同的支付价款、服饰布料、拉链纽扣数量及质量、付款方式、履行期限和违约责任。最后要审核文字,合同是文字的游戏,使用规范的语言能够避免误会防止争议的发生。如果财务部主管认为此采购合同有不足之处或者不符合公司的经营方向，财务部主管可以表决不通过意见，如果是内部问题可以给予不通过的建议给采购部，并让采购部人员重新拟写采购合同。如果财务部主管认为采购合同没有问题的可以发表通过意见，财务部主管表决通过后交给总经理进行二审。财务部主管初审采购合同总经理二审采购合同采购部经理签订采购合同财务部主管初审采购合同总经理二审采购合同采购部经理签订采购合同通过通过财务部主管初审采购合同财务部主管初审采购合同总经理二审采购合同总经理二审采购合同总经理二审采购合同时要重点审核合同是否合适公司的经营战略与方向，能否满足生产的需求，总经理可发表通过或不通过意见，如果总经理发表不同意意见，那么采购人员需要重新拟写采购合同，总经理二审通过后交给采购部经理签订采购合同。采购部经理签订采购合同总经理二审采购合同总经理二审采购合同采购部总经理签订采购合同通过完成签订采购合同湖南省怀化市弄潮服装加工厂总经理审核采购合同通过后采购部总经理与供应商签订采购合同，采购部总经理与供应商约定一个时间聚在一起把合同签了，签的时候要再仔细看看合同内容，核对一下与原定的合同内容是否相同，合同与原合同相同后再签字。完成签订采购合同财务部总经理订采购合同财务部总经理订采购合同完成签订采购合同湖南省怀化市弄潮服装加工厂采购员签订采购合同后就完成了合同的签订，采购的流程也就此结束了。湖南省怀化市弄潮服装加工厂签订采购合同流程设计总结湖南省怀化市弄潮服装加工厂签订采购合同只是湖南省怀化市弄潮服装加工厂经营活动中的一小部分，却是一个湖南省怀化市弄潮服装加工厂基础点的存在。众所周知，采购在每个公司中的作用可以说是举足轻重的作用，虽然采购部不向生产部那样为公司直接积累资金，但是生产部的各个工作都需要采购部的积极配合。一个公司好的采购可以为公司节约成本，为整个公司在竞争激烈的社会上立足。因此要求采购员要必须建立良好职业道德的基础，对公司对企业忠诚，只有坚持诚信的工作原则，才能和供应商之间建立相互信任的基础，才能建立威信，供应商才会积极配合采购人员的工作。设计一个合理又有实际操作意义的签订采购合同的流程也就是为了提升公司的经济效益，如果没有一个完善规范的采购合同签订流程保障，公司是很难在内部达成一个高效的办公效率，办公效率提升后企业的经济效益也会自然而然的上升。当然这个流程也不是一成不变的，它需要与时俱进，在每一次的问题出现后及时修复问题，并为下一次的问题出现做好应急准备。同时也需要我们