湖南省东海五金工具制造有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南省东海五金工具制造有限公司简介 湖南省东海五金工具制造有限公司采购与付款制度优化设计1湖南省东海五金工具制造有限公司简介湖南省东海五金工具制造有限公司主要生产、制造、加工、销售五金工具。公司成立日期为2000年9月24日，成立地点为邵东市两市镇东风西路84号原生资公司仓库，注册资本为500万元，厂房占地8000平方米，员工总数为500人左右，其中管理人员为20余人，技术人员为30余人。主要经营产品有“东海牌”活动扳手，“大众牌”活动扳手，年产值4500多万元。出口的产品品质卓越，包装精美，工艺非凡。该公司东海牌产品在世界各地畅销，且拥有较高的市场声誉。2公司采购与付款管理存在的问题湖南省东海五金工具制造有限公司采购的主要原材料有锻压车间所需的钢材、模具，加工车间所需的刀具，打磨车间所需的砂带，总装车间所需的包装箱等材料。但由于公司目前在采购、付款等环节管理不规范，存在以下问题。2.1周转材料采购数量不合理湖南省东海五金工具制造有限公司对周转材料的采购存在不合理现象。由于公司生产制造多种品牌并且也为其他公司加工包装，包装箱种类繁多，容易混杂，不易分辨，导致总装车间有时出现包装箱过多囤积的现象，并且对于为其他公司加工包装后所剩的包装箱一直囤积在仓库内，占用仓库面积，最后只能变废纸折价销售，给公司带来了一定程度上的资金损失。同时。由于公司对于采购周转材料没有合理规划，计划采购数与实际使用数未能保持一致，并且存在较大的差异，导致车间周转材料过剩，占用了公司资金。2.2采购组织结构不明确，职权分配不清晰湖南省东海五金工具制造有限公司采购组织结构不明确，职权分配不清晰。公司对于采购部门各人员的职责没有明确的规定，一些不相容职位也没有分开，导致个人的权利过大。如，该公司总经理为了节省公司的采购成本，经常越级直接指挥采购部门，使采购部门出现混乱现象，多头指挥，无法展开正常的采购工作，这影响了采购流程的科学性，也破坏了管理制度的规范性，最后出现问题时，也会导致职工互相推卸责任的现象发生。同时，职权混乱问题也会影响公司的工作效率。由于公司内部这种职权分配不清晰的问题，降低了公司内部的工作效率，影响了公司的健康发展，也影响公司整体的管理水平。2.3供应商选择没有标准湖南省东海五金工具制造有限公司对供应商的筛选没有明确的标准。公司基本上长期与固定供应商合作，没有调整供应商。公司选择的材料虽然是正规供应商提供，但是对于供应商的选择没有严格的准入标准要求。选择供应商时只看了其是否有工商局的工商登记、营业执照、税务登记证等情况，没有对供应商进行评估，选择时只着重考虑了价格低等因素，没有综合考虑供应商的实力、信用、品质等因素。当出现供应商没有按时供应材料，尤其是钢材等重要原材料的供应不及时，会对公司生产产生很大影响。同时只注重价格问题可能会导致公司后期存在产品质量问题，最后加工出来为不合格产品，对公司声誉和成本造成不良影响。2.4没有严格的采购付款控制流程湖南省东海五金工具制造有限公司对于采购付款没有严格的控制流程。公司采购业务比较繁多，且没有有效的订单系统进行分类管理，公司收到采购发票后，直接授权会计拨付账款。会计人员和采购人员可能会利用公司内部管理的漏洞，出现重复付款，误期支付，伪造原始单据等行为，可能发生舞弊现象。由于采购付款审核不严，会导致公司资金损失和采购物资损失情况发生。3湖南省东海五金工具制造有限公司采购与付款制度优化设计3.1制定合理、完善的采购计划3.1.1采购规划要科学、合理原材料采购是东海五金工具制造有限公司成本控制的重心。在开展采购工作前，采购部门需要对本公司近几个月来的销售订单和生产部门的代加工订单进行全面分析研究，对于本公司生产制造的产品和为其他公司加工产品所需的周转材料数量要分开进行合理规划，再汇总周转材料需要量，去仓储部门盘点记录现有库存量，确定周转材料的合理采购量（见表1）。然后对照图1，对周转材料的采购进行申报，并且认真核对需要购买的周转材料数量以及种类，确定无误后再上交给业务负责人审核确认。通过对周转材料的采购进行更加全面的规划来缩小计划采购数与实际使用数的差异，减少一些不紧要的库存，使采购更加科学、合理。表1（）周转材料采购计划表需用日期：分类本公司生产产品代加工产品合计订单需要量现有库存量计划采购量审批采购量销售部门生产部门采购部门仓储部门业务负责人销售订单销售订单代加工订单代加工订单申请采购量汇总需要量申请采购量汇总需要量现有库存量现有库存量审批采购量审批采购量图1周转材料采购量审批流程图3.1.2建立材料采购信息共享库采购信息查询采购信息存储采购信息录入采购信息查询采购信息存储采购信息录入采购信息共享库采购信息共享库采购部门销售部门生产部门仓储部门财务部门采购部门销售部门生产部门仓储部门财务部门图2采购材料信息共享图在公司内部建立共享材料采购信息的体系，录入材料采购信息并且存储，使各部门能够通过采购信息共享库查询采购信息，同时也加强了本公司材料采购部门与销售部门，生产部门等其他部门之间的交流沟通，使各部门能够发现采购过程中存在的不合理之处，针对发现的问题来完善采购计划，降低原材料的成本采购中可能出现的损失。3.2明确采购组织结构，保证采购分配职权的合理性3.2.1科学设计采购组织结构制定科学的采购组织结构有利于小组内工作任务分工的协调，公司要在对采购部门职务进行全面分析的基础上建立一套科学的采购组织结构，采购组织结构应包括对采购部门与采购内部岗位的设计，要明确采购部门的各个岗位之间的权力与责任的确定，在采购经理下设立合同主管、采购员、采购助理等三个主要岗位。合同主管分为采购合同管理专员和采购结算员，采购员又分为主要材料采购员A、配件材料采购员B、周转材料采购员C,采购助理分为采购检验专员、供应商质量专员和文员。通过建立完善的分工和职务分析体系，使各自的工作能够具体落实到位。3.2.2职权划分，明确岗位职责湖南省东海五金工具制造有限公司可以制定采购部门的岗位职责说明书，在岗位职责说明书上明确采购部经理、合同主管、采购员、采购助理等主要岗位的职务范围，让员工了解并且熟知自己岗位在公司所处的位置以及作用，利用自己的职权顺利完成工作。通过制定采购部门的岗位职责说明书来健全规章制度，让员工明白工作岗位性质。表2采购岗位职责表岗位职责采购部经理组织采购部各项工作，拟定采购部工作方针，监督订货情况和采购进程。合同主管负责采购合同的起草、编辑，科学管理合同档案，监督和管理合同执行流程，及时汇报合同管理情况，完善并落实公司合同管理制度。采购员负责本公司所需要的材料采购，对采购材料的质量进行检验、数量进行核对，保存并且统计有关采购的各种原始单据，按时上报。采购助理记录采购进度，收集整理采购有关资料，负责采购事项的执行。3.3明确供应商的选择标准3.3.1建立供应商准入制度供应商大类需求信息供应商大类需求信息收集、整理供应商信息收集、整理供应商信息确定初步名单确定初步名单实地考察实地考察不合格评价分析不合格评价分析合格合格批量供货批量供货不合格检验登记不合格检验登记合格合格综合评价综合评价确定供应商名单确定供应商名单图4供应商准入流程图为了使更加优质的供应商进入公司的供应体系，为公司提供产品质量保障，公司要建立全面完善的供应商准入制度。首先采购部门要根据自身的产品质量合格要求，制定一套供应商选择基本准则。然后搜集符合要求的供应商的基本信息，了解供应商的订单、资金运转、公司知名度、产品价格等基本情况，确定初步名单。然后对供应商进行考察，对生产过程，产品质量进行评价，分析供应商提供的价格。对于不合格的供应商剔除初步名单，淘汰其供应资格。然后与供应商约定批量供货，对初步确定的供应商供应的产品按照严格的标准来进行检验并做好登记。如果供应商供应的产品出现多次不合格现象即取消资格。最后根据供应商的产品质量、价格、整体销量等综合情况对公司进行评价，满足要求的公司加入供应商名单内。3.3.2对供应商采取ABC分析法根据原材料对湖南省东海五金工具制造有限公司的生产影响程度的大小，原材料采购品种分为钢材类、配件类、周转材料三大类。然后分类考核不同类别供应商，先将三类供应商区分开来，再继续细分，把每一类供应商作一个调查小组，根据供应商的质量、成本、交货、服务等情况进行A、B、C等级划分。对于A类供应商可以加强合作。对B类供应商跟进了解，加强监督。对于C类供应商可以督促、淘汰，取消供应资格。通过对供应商采取ABC分析法来增强对供应商的管理，提高该公司工作效率。表3供应商分类管理表分类供应产品质量评价建议措施A类材料合格率高，能够及时交货，信誉好，整体服务水平高加强合作、建立长期合作伙伴关系B类供方价格较高，质量一般，生产规模一般，整体服务水平较差，信誉一般跟进了解，加强监督C类信誉较差，质量较差，不能及时供货，质量管理体系不健全，整体服务水平差督促、淘汰，取消供应资格3.4制定严格的采购付款控制流程根据湖南省东海五金工具制造有限公司的基本业务情况，首先生产部门根据采购计划对需要生产的物品填写请购单，每一张请购单都需要生产部门和仓储部门主管人员审核批准签字，采购部门根据审核过的请购单编制订购单并提交给主管人员审批，再进行询价和起草、签署合同，经相关负责人员审批，然后采购部门执行采购，验收时验收部门按订购单上的要求对运来的商品进行比对，再盘点商品，验收无误后填写验收单，进行入库。采购部依据订购单、卖方发票、验收单来编制付款凭单，经相关人员审批后交财务部办理付款。如有退货需要，采购部门负责进行退货及退款的管理。生产部门仓储部门采购部门验收部门财务部门总经理审核签字填写请购单开始审核签字填写请购单开始审核、签字审核、签字结束编制订购单执行采购编制付款凭单审批退货管理合同审批询价订单审批结束编制订购单执行采购编制付款凭单审批退货管理合同审批询价订单审批验收验收审批付款合同审批审批付款合同审批审批合同审批审批合同审批图5采购付款控制流程图4小结本次设计主要是加强湖南省东海五金工具制造有限公司采购与付款环节的管理。面对公司采购与付款环节管理不规范的问题，通过制定合理完善的采购计划既能降低采购成本又能提高采购物资的质量，减少给公司带来的资金损失。以公司的日常经营业务和未来的规划为基础，科学设计采购组织结构、制定岗位职责说明书能让该公司员工明确自己的责任与权力，优化该公司的管理制度，加强公司采购部门的管理。通过制定供应商的准入制度和对供应商采取ABC分析法来加强对供应商的管理。在采购付款环节制定严格的采购付款控制流程能加强公司内部管理，规避舞弊风险，堵塞漏洞。

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