湖南耐普恩科技有限公司应付账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南耐普恩科技有限公司应付账款管理优化设计目前，企业在经济活动中面临着一些常见的问题，例如对应付账款管理不够重视、管理不善、与供应商关系不和谐，以及应付账款资金使用不当等。应付账款属于短期商业信贷融资中的一部分，它的产生是由于商品在交易时出现时间、地点与金钱到达的时间分离。同时，买方不需要承担应付账款产生的利息费用，因此买方可以在此基础上充分利用好应付账款，按照双方约定的合同条款来选择对自己最有益的付款方式。随着中国市场进行经济的发展和竞争的加剧，公司为了增加自己在市场上的份额，与供应商进行信用交易的次数越来越多，这导致公司应付账款增加。因此不可避免地，应收账款的管理对公司来说也变得越来越重要。湖南耐普恩科技有限公司概况湖南耐普恩科技有限公司简介湖南耐普恩科技有限公司正式成立于2010年5月，位于中国湖南省长沙经济开发区中部的智谷科技产业园，是一家致力于超级电容极片、单件、模块应用研发全过程的高新技术企业。该公司凭借自己企业拥有一个完全独特和自主学习知识产权的超级电容器生产制造核心信息技术，弥补了国内空缺，申请了70多项国家专利。不仅如此，还通过了IATF16949、ISO9001、OHSAS18001等质量保证体系的认证。我公司是世界上在超级电容器领域和行业内生产技术最先进、产能最强劲的制造公司。国内仅有一家公司已经通过了IEC62391的项目考核评估，同时也获得了南德TUV认证，这便是我们公司。我们的产品不仅通过了湖南省科技厅的科技成果评审，还通过了国家质量监督检验总局的审核，已经达到国际优秀水平。由公司进行独立发展研究和开发的的超级电容器产品和工艺设计生产链，先后研发出了功率型和电池型两个系列的超级电容器，均已经在国际上达到领先水平。“耐普恩“是全球探索超级电容器开发和在储能和节能领域应用的先驱，超级电容器与光伏产业的结合将彻底改变光伏产业的传统储能技术，促进新能源的发展。自2016年以来，公司在这方面的发展赢得了照明行业的三项权威奖项，为光伏照明系统做出一个里程碑式的重大社会贡献。湖南耐普恩科技有限公司岗位介绍耐普恩科技公司主要设有三大管理层，他们是股东会、董事会和总经理，监督层有监事会和董事会秘书。总经理之下又设有等同于副总经理的五个职位，分别是技术副总经理、营销副总经理、运营副总经理、财务总监和总工程师。其中的运营副总经理、技术副总经理和总工程师首要负责有关于生产技术这方面的工作，公司由12个不同职能的部门组成，分别由六个副总经理管理，各个部门之间的功能与职责都不尽相同，相辅相成，共同为公司创造价值。其组织结构如下图所示：图1湖南耐普恩科技有限公司岗位详图湖南耐普恩科技有限公司财务部门结构耐普恩科技公司的财务部门有一名财务总监（CFO）和一名财务经理，而财务经理又配备了一名财务助理协助执行他们的日常工作。财务经理之下管理着会计总监、财务总监和审计员。财务总监主要负责公司的财务预决算、财务核算、财务管理及会计监督工作。资金管理员、预算专员、税务专员由其统一管理。会计主管主要负责公司账务处理方面的工作，出纳和会计各有一名专门进行相关的核算工作。公司财务的管理、内部控制制度的建立和执行情况的监督均由审计员负责。其结构详图如下：图2湖南耐普恩科技有限公司财务部门结构详图湖南耐普恩科技有限公司应付账款管理及管理现状公司对应付账款的重视度不够作为负债项目，应付账款与应收账款在功能上有所差异，应付账款在公司受到的关注也相对较少。公司管理层过分重视应收账款的管理，忽视了应收账款的管理。会计人员仅凭他们的主观经验来判断和处理有关应付账款的业务，也由于公司缺乏对应付账款的重视，在中小型公司中普遍存在着逾期付款、缺乏付款资金等问题。可以说，在大多数中小企业中，注重应付账款管理的公司通常很少。与供应商的关系没有得到重视公司与供应商之间的合作关系管理没有可以得到一定的重视，第一，供应商的档案没有详细分类，其次，它没有致力于加强与供应商的关系。混乱的发票进行处理工作过程，让会计管理人员已经无法对应付账款的及时性和准确性精确保证。货款支付的一再拖延令公司与供应商之间的关系无法得到更好的发展，一旦公司与供应商之间的关系不和谐，当公司在该供应商处采购时就会造成一系列优惠折扣的损失，这也直接影响着后续购买成本的增加与否。舞弊现象较为严重为了减轻税负，有些公司未将已经实现的销售收入计入相关收入科目，而是记入“应付账款”科目，导致存货账款与实际账款不符，造成应付账款长期挂账现象的产生。还有一些公司为了将营业利润的实现金额控制在最有力的范围内，他们选择通过虚假列出应付账款来增加虚假的费用项目，以此达到排挤开利润并侵占作为私有资金、使利润数额在自己的管理之下的目的，以此来逃避缴纳税款。也有一些公司在有销货退回时故意不对应付账款的账户金额进行冲减来贪污货款的情况。有些会计人员对带有现金折扣的应付账款业务按应付账款总值确定购买物资的价值后实际付款时获得现金折扣不按会计准则冲减财务费用而按发票原价支付货款，再从物资供应单位取得折扣金额对应的支票或现金。这些舞弊现象，使得中国企业的会计管理信息失真，帮助提高企业偷税漏税。缺乏完善的内部控制制度大多数公司因为没有建立很完善的内控制度来管理应付账款，为会计人员利用职务之便独吞现金折扣、挪用公款等行为创造了极大的便利。当客户因质量问题选择退货时，如果公司内部的付款流程不规范，会计人员就很有可能会将从客户退回的红字发票隐藏起来，不去将供应商的应付账款进行账目的冲减退回操作，等到最后对供应商应付账款进行结算时，从退回的销售款项中转移部分应付账款装回自己的口袋里。应付账款内部控制制度中不完善的地方就意味着管理层在出现问题时可能会不负责任并且相互推脱责任，容易出现遇到问题找不到责任人的情况，因此应付账款的管理充满了缺陷。湖南耐普恩科技有限公司应付账款管理存在的问题管理存在的问题应付账款账务处理程序不规范公司应根据与货物相符的发票记录应付账款。事实上，由于金额或到达时间的不一致，货物通常与发票不符。会计人员如果根据这类发票进行登记的话，那么公司的业务数据就会不准确甚至出入很大。公司月底结账时，对已入库登记的部分物资和商品没有及时管控，造成未评估或不允许临时考核的应收账款，导致会计信息失真无法作为标准。公司日常工作中的账目上还是会有长期挂账的应付账款存在，尽管它们已经远超出了法律条款中所给出的有效期限，但仍未得到核销。在核对账目清算过程中，财务人员无法及时处理坏账的到期或未到期的坏账金额，这可能导致违规违法行为、个别腐败案件和不必要的财务损失产生。应付账款的付款审核不严 如果一个企业在付款进行审核时不认真、选择付款管理方式时有欠妥当、对付款金额的控制不严格要求的话，可能会影响导致我们公司的经营本钱有损失或商业银行信誉受损。具体来说，一是货款支付审批手续不规范，审批权限模糊，比如在没有对合同、发票、入库单、验收单等有关凭证的可靠性、合法性核对前就已支付货款，导致资金管理混乱给公司造成损失；二是未按合同规定期限与供应商结算货款，引起民事纠纷；三是资金使用不集中，付款的时间不规范、方式选择不恰当、金额数量不准确，使得公司资金使用效益没有达到预期，比如购货合同规定有购货折扣，由于企业未在规定时间内付款，折扣丢失，没有获得应得的利益；四是在预付款期限、金额的选择上没有结合公司内部的实际情况，从而导致公司的呆账、坏账增加。图3应付账款原支付流程缺乏完善的核对制度如果公司对应付账款核对的标准不明确、程序不规范、对其中出现的异常情况不给予及时处理的话，可能造成账目与实际不符和采购材料、商品有所损失的情况产生。具体就是，由于审核标准不明确、审核程序不规范，审计人员可能会擅离职守，因此不能严格检查采购材料的质量和数量,就会以少报多，以次充好。如果因为采购的材料、商品存在质量问题，或者加工的产品没有达到质量标准，将影响公司的产品整体质量，也可能对客户的经济、技术、人身安全或公司声誉造成损害，还会降低公司自身的商业声誉和产品的有效竞争力，甚至会造成整个市场上到处都是假冒伪劣产品破坏着消费者的有关利益。没有进行不相容职务相互分离这两个职务之所以存在着不相容性,因为要想让一个人分别担任这两个职位,极有可能会在他们发生了错误或者是舞弊的行为时,能够掩盖住他们所发生的舞弊行为中的职位,这样就难以查到他们的舞弊行为,所以需要对这两个职位进行不相容性和舞弊职务之间的相互分离。如果想要让两个或两个以上的部门或者工作人员在不知不觉中犯同样的罪行而导致自己犯同样的罪行是不太有可能的,而故意进行合伙谋划的概率就要小于一个部门或者工作人员出现舞弊的概率。一般来说，公司的日常经济活动可以划分为授权即主管把权力授予下属、签发即主管审核同意后签字发出、审核即用一定的标准来检查衡量的行为、执行即贯彻施行决策、记录即把发生的事情写下来五个步骤。如果我们每一个步骤都由一个企业相对独立的人或者管理部门来实施或执行，就可以形成一个能够相互制约保持平衡的管理机制，只有根据职务的不相容程度在实施过程中加以区别才能将内部控制对公司产生的影响往好的方向发展。如会计和出纳、总账的登记和明细账的登记、票据保管者和记账者、负责审批业务的人和负责处理业务的人等等。当然，不兼容的职位的分离要求员工履行各自的职责，如果处于不兼容职位的员工相互勾结，不相容的职责分离将失去其原有的功能。如果公司没有进行适当的职责分工，那么，公司发生隐藏错误或舞弊行为的可能性就会不断增加。供应商审核流程不规范 当一家公司缺乏使其完善的供应商审核流程，并且锦上添花时，无法保证对供应商的资质进行实时评估，引起公司在供应商选择上出现不恰当的行为，可能导致采购人员采购的材料和商品出现与合格产品的质量、价格不一致的现象，即采购的产品虽然符合公司的采购条件，但采购价明显要高于同类商品通常在市场上的市场价格，甚至是出现使用欺骗手段做违法乱纪的事情的行为。例如“供应商调查表”设计不符合逻辑、不合乎事理，可能导致应该被列入合作名单的优秀供应商因疏忽没有被列入；采购中的质价比对制度并不完善，即在采购同一产品时，在保证安全的前提下，经过多次比较，确定相同的质量比价格、相同的价比距离、相同的距离比售后服务等，再选择最佳的采购方式。也可能造成被列入合作名单的候选供应商不符合公司的质量、价格等要求。举例来说，如果采购人员与选择与审核供应商的是同一个人，采购人员出于对个人有益的好处而选择能给其从公司支付的商品款中按一定比例返还给价款的供应商而不是选择比质比价管理，这往往使采购的材料、商品在质量上得不到一个有效进行保证，或者企业采购的价格可以明显高于其他同类商品在市场上的平均价格，再或者采购的材料、商品的品种、规格与公司要求的品种、规格标准不一致，让公司的资金没有代价地消耗或失去；现场评审的过程不按照既定的流程要求进行操作，使评审过程没有达到规定的标准，也可能导致公司与不符合衡量准则的供应商共同合作。公司如果在供应商的选择上没有一套科学的、适合自身的评价和选择机制，仅仅靠着所谓的“朋友关系”决定要不要与之产生合作关系，没有经过考察审核的供应商极大可能不稳妥。问题产生的原因应付账款作为负债类会计科目中的一种，是公司因经济业务活动所需而产生的债务，例如采购原材料、商品或者是接受其他劳务供应等。应付账款的实质是由实际发生在公司之间的各种经济活动过程中“买方”与“卖方”之间的某种性质的联系表现出来的，即买方公司与卖方供应商之间相互作用、相互影响的状态。通过发展变化而出现的应付账款离不开二者。形成应付账款的原因中关系最大、起决定作用的有三个：市场竞争下形成的应付账款在激烈的市场经济竞争中，为了在市场上获得企业竞争力、扩大产品销售，供应商会选择在销售时提供某些优惠条件，最典型的就是赊销行为。在公司日常经营过程中，由于公司自身能使用的流动资金十分有限，很难将公司全部的流动资金用于支付采购款。如果我们公司将全部的流动资金用于采购材料，就会导致我们公司出现由流动资金链断裂产生的经济危机，这也是大多数公司更愿意选择使用赊销手段的供应商的原因之一。由于供应商采用了这一策略，买方公司可以推迟付款，形成应付账款对买卖双方都有利。对于公司而言，更灵活的付款期限可以帮助企业资金的运转。因此，在当前市场竞争形势下，公司占有并使用供应商资金已经成为公司想要生存的发展所经过的程序中不可缺少的手段，这也是引起应付账款形成的主要缘由。自发原因形成的应付账款当一家公司买卖商品和接受服务时，商品和单据的流动并不完全同步。这使得买卖双方无法同时完成一方给钱一方给货，也是因为得到货物和接受劳务的时辰与付出货款的时辰没有同一时候进行，才会让应付账款出现。公司应注意以下事实：公司的付款结算方式被延迟的越多，企业获得商品和服务与支付商品之间的时间间隔越长，由于自发原因积累的应付账款就越多。人为原因形成的应付账款在一些企业，购买时，采购前不知道实际生产应该有或必须有的原材料的多少，忽视了产品升级的需求，从而导致计划外和过多过滥的原材料采购行为发生，造成了一系列应付账款的产生和大量积压的库存产生的局面。还有一些采购人员在只思索对自己有利的好处，而不思索对公司有利的好处的情形下，大量购置材料或商品，使不必要的应付账款产生，这是因为他们以私人身份接受或要求供应商提供利益或折扣。除上述所说的情况外，还有一些其他的原因也有可能会导致应付账款的增加。比如付款条件中所约定的支付时间有所差别；买方已付款，但卖方暂时尚未受到支付的款项；由于履约途中出现争议，因而买方暂停付款等情况下，也是应付账款增加的原因。湖南耐普恩科技有限公司应付账款管理优化设计对公司而言，产生在生产和运营期间应付的正常账目对公司来说是利大于弊的，这也让公司在此更具主动性。但是在应收账款的产生过程中，对其的管理必须是异常严格的否则就会出现弊大于利的情形。应付账款拖欠支付的时间越长，对公司和社会的影响不同程度学生就会变得越来越受到严重，因此，公司应加强对应付账款的日常经营管理，科学的分配应付账款内部资金，采取强有力的具体信息管理技术措施研究分析和控制应付账款的数量，及时可以发现一些问题并解决它，以避免不必要的债务发生。规范账务处理程序在实际工作中，为使采购物资的数量、品种、数量和质量符合合同规定的条件，避免因发现采购材料、货物数量、验收时存在质量事故而更改已登记的金额，当材料、货物、发票到达公司时,采购的材料、商品在正常情况下是在验收入库之后按照一定标准进行检验而后收下，并把发票账单作为基础进行登记，明确辨认应付账款。采购的材料、商品已经按标准检验而后收下放进仓库贮存，但由供应商开出的发票不能与材料、商品一齐到达的状况下，企业物资采购、商品未清偿债务的供应单位已经开始存在。在会计期间尾末的一段时间时，为了将企业在该会计期间的负债情况表现出来，需要我们将从外面购置进来的材料、商品及关联的应付账款可以按照我国现行管理会计信息准则实质重于形式、重要性分析以及谨慎性的质量控制要求对其进行预估入账。下月初，对上月末预计的暂估入账的应付账款经过审核后用红字发票进行销账。图4应付账款账务处理程序优化公司对应付账款的发生、归还所欠的债务、转销金额等都应该通过"应付账款"科目核算。在“应付账款”科目中，记账科目的右侧记录负债的增加，即欠款人记录本企业在采购材料、商品或接受其他劳务的过程中产生的应付账款，记账科目的左侧记录负债的减少，也就是说借款人记录已归还的应付账款金额，或者公司批准并签署正式的商业汇票以抵消应付账款或抵消无法支付的应付账款。账户中剩余的负债金额通常记入记账账户的右侧，用于表示公司应付账款的未付余额。公司应当依照法律或者合同的规定，为债权人设立相应的明细账户。严格执行付款审核制度建立起应付账款支付期限的确认制度是公司应付账款管理的核心，而对于公司是否可以按时支付应付账款是评价公司信用等级的重要标准之一。因此，除了有非常特殊的原因外，对于大多数的公司来说，他们都会选择尽其所能的来按时偿还应付账款，而且很少会发生推迟付款或者故意拒绝付款的情况。公司可以将财务软件和Excel表格相结合，会计人员不能仅仅以应付账款付款顺序表作为了解供应商信息、付款金额和期限的前提,还可以通过现金流量表和顺序表中的附注快速找到公司的经营资金、知晓那时业务事项的大概情况，并把顺序表中记录的过去发生该业务时的短期借款利率作为确定公司现如今较为符合实际情况的短期融资方式的选择依据。付款顺序表设计如下：图5应付账款付款顺序表完善核对制度一个完善的应付账款审核制度的存在对于一个公司来说是非常重要的。当应付账款产生时，采购人员必须将采购申请、采购合同、发票、入库单、收货证明以及其他一系列的证明文件都出示才予以审核。在进行登记时，会计人员必须要对采购人员出示的相关资料进行审核，验证这些数据资料是否符合企业公司管理规定，内容是否一致，是否有该业务的所有相关负责人的签名或盖章，合同上的供应商信息、以及条款在关于付款的时间和方式方面是否清晰明确，确认一切无误后，才能登记备案。定期对应付账款余额进行审核确认，确认无误后编制应付账款明细表，为了减少出现错误的可能性一定要进行复核。要定期有专人与供应商进行联系，对公司支付的金额和付款时间等细节的查对可以通过电话、E-mail或信函等方式进行，如有异议，应该马上进行沟通来解决。公司应在月底或年末时向供应商发送纸质版的应付账款明细，但前提是必须要经过交易对方单位的书面批准。在应付账款的款项结清后，应将有相关企业负责人签字的文件发函给供应商管理公司可以进行分析确认，以此确保数据的正确性和可靠性。图6应付账款核对流程优化设计建立分工合作制度和责任追究制度为了设法不让应付账款的造假现象发生，公司应使应付账款管理的分工合作制度清晰明白而确定不移。无论是什么类型的公司，想要使公司的内部控制更有效，在实施时一定要完全地、饱满地将不相容职务相互分离的原则付诸于实实在在的有效行动。当公司资本预算足够时，公司应穷尽行得通的能力将应付账款明细账交由专门负责记载应付账款明细账的人管理。应付账款的发生、明确辨认、支付、审核后销账应分别指派管理人员进行管理。当然，在分工的同时要使信息通过沟通交谈信息流动的过程更能实现预期的效果，不然就会使分工的价值消失，想要让分工制度的实施为公司带来的利益更大化，公司财务部门、管理层以及与业务有关的各个部门之间都必须加强交流，以便在应付账款风险管理能力方面能相互配合，共同发展做好应付账款的管理会计工作。公司必须确定负责应付账款管理环节的人员的责任，并且在发生舞弊或违规行为时，应对相关责任人严格处理。通过这种问责制度，会计人员可以清楚地认识到自己的责任，相互约束和监督，避免严重的违规行为和相互压制造成的违规行为。 图7应付账款流程优化设计规范供应商审核流程让科学完善的供应商评价准入机制从无到有的过程是需要经过以下事情进行的程序：审查核定供应商从事供应所具备的条件、资格、能力等以及信用方面的名声情况是否真实且合法，明确而肯定符合标准的供应商的名册，使公司的供应商体系趋于完善，并在完善的基础上锦上添花。公司对衡量新供应商是否准入的准则、新供应商的服务关系、供应商按一定顺序将其列示出来，那些以供查考的物资名目的调整也都应由采购部门根据其由需要而产生的要求向上级领导说明理由,提出书面申请，并按照公司规定对采购事项进行决策的范围和程度以及事情进行的步骤、次序进行审查核实，经批准后纳入供应商网络中。公司为了节省自己的时间或者不擅长也可以选择请有相应资格证书的，且独立于评估双方的第三方中介机构对供应商进行资产和信誉的考察。采购管理部门应当把公平、公正、公开的“三公”原则作为供应商合作竞争的主要考察依据，在有效预防可能会发生的、用欺骗方式做违法乱纪的事情的危险和灾祸的基础上，选择对与其合作最为有利的供应商，与之订立质量保证协议并签字。公司还应建立供应商管理制度和供应商淘汰制度，管理供应商信息，对供应商提