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湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南开口爽食品有限公司简介 湖南开口爽食品有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计湖南开口爽食品有限公司简介湖南开口爽食品有限公司是一家集蔬菜、培植、收购、腌制、研发、生产、销售于一体的健康蔬菜食品公司,是岳阳市农业产业化的龙头企业。公司成立于2003年原名为华容县升华酱品厂,2009年变更为岳阳开口爽菜业有限公司,2015年变更为湖南开口爽食品有限公司,注册资金1188万元,现有员工人数300余人,年生产、加工、销售蔬菜及其制品5万余吨。公司依托独有的华容芥菜与蔬菜资源以及多年发展累积的蔬菜加工经验,利用传统的厌氧发酵技术与现代乳酸发酵技术开发出了健康蔬菜零食系列产品。湖南开口爽食品有限公司依托科学的管理体系、精准的市场定位使营销网络覆盖全国。湖南开口爽食品有限公司办公用品采购管理现状、存在问题及产生原因分析2.1管理现状湖南开口爽食品有限公司办公室有34人,财务部工作人员有4人(财务经理、会计、成本会计、出纳)、销售部有15人、生产部门有5人、管理部门有5人、采购部门有5人。现公司急需采购一批办公用品,由于该公司办公室经理离职,并且公司未安排新的办公室经理就职,现由工作任务最少的出纳代为购买。该公司未制定办公用品采购制度。为了保证公司日常工作开展,拨付2000元备用金作为日常零星开支。具体采购项目如下表1所示。表1办公用品采购项目明细表规格品名单位单价数量文件夹个2.00100订书机个10.0010订书针盒5.0010计算器个10.005口罩个1.001000记账凭证本5.0020A4纸盒15.0010出库单本5.0010黑色签字笔支2.0050打印一体机台10001卫生纸提2010消毒液瓶105湖南开口爽食品有限公司出纳用2000元备用金采购办公用品。没有相关采购人员的陪同。除了口罩,其余的用品都在同一家店完成采购,口罩未开具发票。采购办公用品共花费3050元。出纳根据入库单和发票到财务处报销。口罩未开具发票不予报销,需补办发票,才予以报销。口罩由商家在7天内送达,其余办公用品商家承诺在14天内送达。2.2存在问题分析2.2.1采购成本控制有缺陷第一,出纳没有通过货比三家的原则完成购买,大部分产品在同一家商店完成的采购。文件夹、订书机等明显高于市场价格,导致采购费用超出标准。第二,口罩未开具发票,财务部不予报销。第三,湖南开口爽食品有限公司采购制度不合理,财务部经理没有对该项工作做出相关的建议和工作要求。由采购人员随意购买,采购的种类和数量也是任意购买,没有进行财务预算。从而导致采购成本过高。2.2.2采购人员安排不合理该公司是一家生产企业,采购部有5名工作人员。采购人员对办公用品的市场价较为了解。但是本次采购由出纳独自完成,出纳缺乏采购经验,并且容易出现内部腐败问题。应该由一名采购人员陪同。2.2.3采购用品管理不善采购用品不仅需要数量,更加需要质量的保证。在购买打印一体机时,未与商家协商保质期和售后服务。在后续使用中,如出现故障问题,不仅影响公司的工作效率,公司还将需要花费一笔维修费用,影响公司的利润。黑色签字笔、A4纸、卫生纸耗用快,并且存在公物私用的情况。这些物品随意堆放在杂物间,容易出现潮湿、毁坏的情况。这都是因为没有专人管理造成的。2.2.4采购用品的时效性问题现在是疫情期间,口罩是刚需用品,但是在紧急采购中口罩7天内才能送达,这违背了政府的防疫要求,公司可能不能及时营业。其余的办公用品送达时间需要两周,这更加违背了公司的紧急采购初衷。这会影响公司的后续工作安排,若造成合同签订失败,会给公司带来经济利益损失。2.3问题产生原因分析2.3.1没有专业的采购人员办公室经理离职后,出纳临时去采购。出纳对办公用品的市场价格了解的不够充分,线下也没有做出财务预算,购买的数量也是随意预估的,不能很好的节约采购成本。2.3.2办公用品采购方式单一出纳在采购时大部分的物品集中在同一家商店购买,没有择优选取。互联网的发展给了我们一个良好的消费环境,线上线下通过对比单价,送货速度等方面来选择更好的消费方式,并且售后服务也有保障,还可以通过查看评价来决定购买的商品。线下单一的购买方式使得此次的采购效率不高。2.3.3办公用品管理制度的缺乏办公用品的随意耗用,耗费速度快这些会导致公司的费用增加。在购买办公用品时没有任何价格上和数量上的限制。采购人员自由发挥空间过大,采购效率低,没有做到合理的安排,不利于公司的发展。湖南开口爽食品有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题解决方案3.1.1完善采购管理制度(1)采购事前制度:各部门应该派一名工作人员统计该部门需要购买的商品及所需数量。统计好后统一交给采购人员,采购人员做好成本预算,并将成本预算交给财务经理审核。在财务部经理批准后进行购买。(2)采购事中制度:出纳与公司的一名采购人员一同购买,在购买过程中进行货比三家,择优选取。根据办公用品的轻重缓急来决定线上线下的购买方式。采购人员在采购过程中与商家协商好贵重办公用品的售后服务,并且保存好单据。采购的商品都应该及时开具发票。(3)采购事后制度:采购的办公用品根据入库单来办理验收入库。若出现质量问题,应该立刻联系商家进行退换货。公司根据发票来记账并且进行报销。办公用品统一由出纳和一名固定的采购部门的采购人员进行购买。3.1.2采购流程的规范化每个部门在公司准备采购时,给予配合并且完成自己部门所需物品的统计。在提交采购申请单后,财务部进行统一汇总。整个购买过程需要两人参与。在完成购买后,验收入库,财务经理进行单据的审核,会计进行凭证的登记,并且完成报销工作。在验收入库后,各部门将所需物品进行自我保管。其余物品由会计进行保管。出纳保管物品的售后服务单据。3.2业财融合流程设计3.2.1流程表设计表2办公用品采购业务融合流程设计表序号工作流程办公人员工作内容1各部门填写采购申请单各部门管理人员清点部门所缺物品2财务部统一汇总出纳汇总所需物品3出纳做出预算出纳做出办公用品预算4审批采购清单财务经理审核5填写两联式借款审批单出纳填写借款审批单6审核借款审批单财务经理审核借款审批单的合理性7填写库存现金日记账出纳如实登账8购买办公用品出纳和采购人员购买所需办公用品9验收入库各部门管理人员各部门领用所需物品10保管单据出纳出纳保管服务单据11编制会计凭证会计根据发票编制凭证12审核记账凭证财务经理审核记账凭证准确性13登记科目明细账会计登记管理费用和其他应收款科目明细账出纳3.2.2流程图设计出纳各部门管理人员财务部汇总出纳做出预算各部门填写采购申请单各部门管理人员财务部汇总出纳做出预算各部门填写采购申请单财务部经理财务部经理出纳会计各部门编制凭证审批采购清单填写借款审批单财务部经理审核借款审批单保管单据出纳验收入库购买办公用品出纳
图1出纳会计各部门编制凭证审批采购清单填写借款审批单财务部经理审核借款审批单保管单据出纳验收入库购买办公用品出纳3.3业财融合流程设计运行说明3.3.1采购成本控制方面(1)通过优化办公用品采购业务流程、结合采购业务流程的规划。从每个部门填写采购申请单开始、审核借款审批单、到最后的记账工作。这整个工作由财务经理进行监督。这样会让采购人员领取款项的过程更加合理,在采购时,出纳与采购部门的另一名采购人员一同购买办公用品,这样可以有效的进行监督,防止出纳坐支现金。在采购办公用品时,出纳进行财务预算,财务经理进行审批。这样可以有效的控制成本。(2)采用线上线下的购买方式,使得选择性更多,可以更好的购买物美价廉的商品。当财务部汇总好采购清单时,可以将非急需的物品在线上购买。在线上购买时,采购人员依然要以择优选取的态度购买办公用品,选择信誉良好的商家,并且在下单时索要纸质发票,协商好商品退换货的问题。到货后凭发票到财务处报销,如遇到商品的质量问题,应该及时进行退换货。(3)公司严格执行采购管理条例,明确每一条规定。公司的内部人员互相监督、加强每一项费用的精细化管理。使每一分钱都用到需要用的地方。不断减少成本。3.3.2办公用品管理方面公司在购买办公用品后,每个部门将所需的办公用品领用后,每个部门应该派专人保管,不能随意处置办公用品,对于像A4纸、黑色签字笔这种易丢的办公用品更加应该保管好。虽然这些属于低值易耗品,但是这些会极大的降低工作效率。公司也应该号召大家节约使用这些办公用品,非必要时A4纸可选择双面打印、黑色签字笔用完后,可以多使用替换笔芯。在使用大型贵重物品时,应该谨慎小心使用。该类物品在购买时应该选择口碑较好的商品,并且售后服务较好。如若毁坏应该由员工和公司共同承担责任。公司的办公用品严禁公物私用,在领用时应该进行登记,如果领用的次数过于频繁,公司应该给予一些惩罚,从而约束员工不爱惜公共财产的行为。3.3.3采购安排时效性方面公司的管理条例应该要让员工更好工作,有一个良好的工作环境,在紧急采购时,采购人员应该要按质按量的完成任务,采购过程应该要透明化,根据流程表,每一步的完成采购计划。为了有效的防止内部腐败问题,每个部门都应该相互协作,互帮互助地完成采购任务,提高采购效率。4结束语本毕业设计通过对湖南开口爽食品有限公司办公用品采购流程的分析,对以下问题进行了优化:制定办公室用品的管理制度、采购流程的规范化、制定采购流程表和流程图。通过这些办法来加强采购人员与财务人员的联系,并且每个部门都能参与采购,使采购真正的体现价值,帮助每个部门提高工作效率。内部的互相监督也能让采购过程更加透明化,让每一笔费用都有来源。使采购过程更加具有科学性。通过优化措施来不断提高采购过程
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