湖南嘉禾健康科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u20620282141嘉禾健康科技公司背景及概况 湖南嘉禾健康科技有限公司差旅费报销制度优化设计1嘉禾健康科技公司背景及概况湖南嘉禾健康科技有限（简称嘉禾健康）公司是一个小型微利企业，公司注册认缴资本为1000万元人民币。公司类型是自然人独资有限公司，公司于2018年8月10日成立，公司主要人员有30人，企业现有总经理兼法人代表人宋继良，监事刘紫竹，副经理一位，有技术部，后勤部，财务部三个部门，每个部门各设计了一位主管。公司目前的主要经营范围有：亚健康干预技术、医疗器械技术的开发；二类医疗器械、计算机软件、保健品的销售；健康医疗产业项目的建设、管理、运营；健康养生咨询（不含医疗诊断）；医疗器械技术咨询、交流服务；医疗器械技术转让服务；医疗设备租赁服务；软件技术服务；市场调研服务；商业信息咨询；科技信息咨询服务。公司地址位于长沙市雨花区韶山中路398号裕华名苑第四栋22层02号公司营业利润主要来源于各地级卫生院体检收入。2嘉禾健康科技公司差旅费报销现状2.1嘉禾健康科技公司差旅费报销制度现状湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅费管理有一部分的缺陷，由于我们公司是负责各医院以及高校体检工作，因此经常不在同一城市，其中公司会产生很大一笔差旅费支出，因为公司只有一个会计，负责全公司的财务流程，对于差旅费问题把控不严，也没有制定比较全面的差旅费报销制度及流程。导致公司差旅费报销制度没有统一标准，员工在报销差旅费时填写差旅费报销单，报销单上签名人比较多，公司报销差旅费都是员工自己拿差旅费报销单找自己的上级领导和法人签字，其中法人由于经常性不在公司，出差员工要报销差旅费可能要等一段时间签完字才能拿到差旅费报销金额。公司会计并不负责差旅费签字问题。2.2嘉禾健康科技公司近年差旅费报销现状及费用分析 湖南嘉禾健康科技有限公司在日常经营活动中会产生一笔比较大的差旅费支出，常规差旅费金额支出的部分计入公司的管理费用-差旅费中，由于公司经营规模较小因此费用支出进入管理费用统一管理，若员工出差过程中需要进行业务招待，金额较大则计入管理费用-招待费中，金额较小则计入管理费用-差旅费中。公司没有比较全面的差旅费报销制度以及规定，就是保留出差原始凭证和差旅费报销单具体到会计审核并且报账。公司的差旅费在具体报销时只需要员工凭借支付凭证就可以据实报销支付金额。具体差旅费报销金额如表所示。表119-20年管理费用总额表项目2019年2020年管理费用136615.46元182563.12元表2各年差旅费报销金额详细表管理费用-差旅费详细表项目2019年2020年住宿费53544.38元34293.66元餐费11550元18570元交通费9987元10225元合计75081.38元63088.66元上图表是公司的管理费用-差旅费报销表和管理费用总额表，图中数据都分别是2019年、2020年公司的2年的管理费用、管理费用-差旅费各明细账等财务数据，从数据来看管理费用-差旅费在管理费用中的占比比较大，公司的管理费用-差旅费每年住宿费在差旅费中的占比最高，餐费在管理费用差旅费中的占比第二，交通费最低。差旅费的报销金额对于管理费用的影响非常大，为了降低费用，提高利润公司很有必要制定一套差旅费报销制度的标准。3嘉禾健康科技公司差旅费报销制度存在的问题3.1公司差旅费报销制度不完善由于公司刚成立不久，各制度不够完善，人员相对较少，而且公司前期处于亏损状态，近期才开始盈利，并且财务人员专业素养不高，差旅费报销制度不完善，导致员工在报销差旅费时出现各种问题没有及时解决。比如有些员工在出差的过程中忘拿原始凭证和发票或者不开票，也是因为公司没有制定相对完善的差旅费报销制度，让员工并没有这一种自觉。有些员工自觉性不强，没有发票，只提供付款记录，也要求报销，他说多少就给报多少。3.2公司的原始凭证审核不严格公司没有制定差旅费报销限额，以至于公司员工出差会对取得的原始凭证没有一定的要求，比如公司员工在出差时，开票会出现公司的税号或者是公司名字填写错误的情况，又或者公司员工会虚开发票或者是开假发票，然后拿着不合理，不合法的发票进行报销，并且会计人员在审核发票的时候不检查发票真假，不核对公司信息，导致这些不合理，不合法，不正确的原始凭证入账，对公司的费用及利润就会产生影响。3.3公司报销手续不科学公司的出差的人员较多，出差人员根据原始凭证和支付凭证来填写差旅费报销单，差旅费报销单要通过会计的审核签字，部门领导签字，法人签字，因此报销流程比较复杂。再加上法人经常不在公司，公司上下大大小小的事物都要经过法人的审核，才能予以执行，所以这就增加了签字的难度，如果出差人员填写差旅费报销单数据错误，最后又要重新签字，所以这一系列的报销流程就很不科学。并且拉长了报销时间。3.4公司差旅费原始凭证的粘贴不规范公司的出差人员较多，并且报销的原始凭证较多，没有制定相应的原始凭证粘贴标准，以至于粘贴的原始凭证都不统一，不美观。还有就是公司的差旅费报销单都是员工自己填写，原始凭证都是员工自己进行粘贴，以至于大部分原始粘贴出来都比较难看，也不是很规范，没有进行原始凭证的分类。因为原始凭证不规范还影响公司后面凭证的装订等工作。4嘉禾健康科技公司差旅费报销优化设计4.1完善差旅费报销制度以及报销标准差旅费费用的报销标准是财务报销制度的中心内容，健的财务内部报销制度是整个公司运行的重中之重，针对湖南嘉禾健康科技有限公司目前对于差旅费不够明确的问题，要尽量详细差旅费的报销标准问题，根据执行过程中所呈现出来的问题，不断改进，填补这方面的漏洞问题，使公司员工没有空子可钻，具体规定如下：4.1.1长途交通费表3湖南嘉禾健康科技有限公司交通费报销标准交通工具/等级标准/职别火车轮船飞机出租车及其他交通工具总经理及以上软席普通客客舱二等经济舱核实报销经理及以上硬席普通客客舱三等经济舱核实报销一般员工硬席普通客客舱三等经济舱核实报销上述人员乘坐车船，飞机超标准部分自理。乘坐火车从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘火车超过12小时（含）者，可购同席卧票铺。4.1.2市内交通费表4湖南嘉禾健康科技有限公司市内交通费报销交通工具公交车地铁城轨出租车报销限额10元20元25元30元以上凭票报销市内交通费，统一以每日限额补贴交通费。出差人员一般不得乘坐出租车，如果遇到特殊情况（带有汇票，公章，印鉴及贵重物品）乘坐出租车的，在车票上注明起始地点，经过批准，可以报销。4.1.3住宿及餐食费员工在外出差分为两种，一种为短期出差，一种为长期出差，目前公司规定是一周内为短期出差，而超过一周则为长期出差，在短期内的出差对于餐食费用的报销高一点，而对于长期出差员工可以和饭店进行折扣，固定包餐，然后公司的餐费补助就少一点，多人出差性别相同的员工住一间，中途因病无法按时往返的员工超过的时间不予报销，一切自费，所有费用凭票限额报销，超过限额部分一切自费。如表所示：表5湖南嘉禾健康科技有限公司住宿费餐饮费报销表住宿费（标准间）综合补贴一线城市二线城市其他城市餐食费总经理及以上600元/天根据票据报销经理及以上500元/天400元/天300元/天超过一周60元/天一周内90元/天一般员工400元/天300元/天200元/天超过一周50元/天一周内70元/天4.2加强原始凭证的审核针对以上称述的湖南嘉禾健康科技有限公司存在拿着不合理，不合矩的原始凭证来报销的问题，提出相应的解决方案。发票可以扫描发票上的二维码来辨别真伪，会计人员应该对自制的或者外来的原始凭证进行审核和辨别真假。也可以根据发票上的公司名称在美团或大众点评查询信息看是否有虚开发票。根据国家的方针、法规和制度,从经营和管理的具体情况出发,按照力行节约、反对浪费、提高经济效益的原则审核经济业务发生或完成是否合理。原始凭证经过审核,对于符合要求的原始凭证,应按照规定及时办理会计手续;对业务真实但手续不完备的原始凭证,要退回经办人员补办手续;对不合法和不合理的原始凭证,会计人员有权拒绝接受,不予办理会计手续。4.3简化差旅费报销流程首先，湖南嘉禾健康科技有限公司可以将传统的纸张形式的转变成网络形式的，例如可以用的网络形式有金蝶、用友、Excel等。员工可以直接在这些软件直接填写票据，而不用去领取纸质凭证，然后也可以将差旅费报销的审批流程三轮简化成二轮来简化费用报销流程。比如：将原来的纸质报销单变为网上单据；纸质单据的审批，签字也可以在网上完成。这样无论是员工提交单据，还是领导审批单据，都将没有时间地点的限制，还可以减少人力浪费，节省时间。也可以控制办工时间，提高工作效率。最后所有原始凭证都应交至财务，通过审核的报销单来进行报销。具体报销流程图如图6所示：网上填写（申请借款单，报销单，还款单）等）网上填写（申请借款单，报销单，还款单）等）部门负责人审批、签字部门负责人审批、签字财务部门审批、签字财务部门审批、签字财务办理收支转账，付现等业务财务办理收支转账，付现等业务图6费用报销流程图4.4规范原始凭证粘贴单因为公司原因，所以要给员工制定一套相应的粘贴原始凭证流程图。（1）整理原始凭证，根据内容、时间、城市来进行分类，例如餐费和餐费放一起，住宿费和住宿费放一起，一月的原始凭证和一月原始凭证的放一起，二月的原始凭证和二月的原始凭证放一起，市内的和市内的放在一起，市外的和市外的原始凭证放一起。（2）用原始凭证粘贴单，根据内容进行粘贴，比如餐费的和餐费的原始凭证粘贴到一张粘贴单上，住宿费和住宿费粘贴到一张粘贴单上。根据时间顺序进行等距粘贴，比如油票就可以一排粘4张。具体效果图如下：图7标准原始凭证粘贴单图5设计总结经过本人的实地考察和网上调查湖南嘉禾健康科技有限公司，经过几个月的实习终于把湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅费制度和公司制度了解透彻了，然后经过了十几个不眠不休的夜晚，终于把湖南嘉禾健康科技有限公司的差旅费制度制定清晰完善了，如果我们公司能应用这套差旅费标准的话，我相信应该公司差旅费报销制度会有