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文档简介

公司档案管理制度及流程一、制定目的及范围为提升公司档案管理水平，确保档案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括文件、资料、合同、报告等各类档案的收集、整理、存储和使用。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.规范性：档案管理工作应遵循国家法律法规及公司相关规定，确保档案管理的合法性。2.系统性：档案管理应建立系统化的管理流程，确保各类档案的有序管理。3.安全性：档案的存储和使用应确保信息安全，防止泄露和损毁。4.可追溯性：档案管理应确保档案的可追溯性，便于后续查阅和使用。三、档案管理流程1.档案收集各部门在日常工作中产生的文件和资料，应及时收集并整理。档案收集包括以下步骤：确定档案类型：根据文件性质，确定其归档类别，如合同档案、财务档案、项目档案等。填写档案登记表：收集的档案需填写档案登记表，记录档案名称、类别、创建日期、责任人等信息。提交至档案管理部门：各部门应定期将收集的档案提交至档案管理部门进行集中管理。2.档案整理档案管理部门收到档案后，应进行整理，具体步骤包括：分类：根据档案类型进行分类，确保同类档案集中存放。编号：为每份档案分配唯一编号，便于后续查找。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的完整性和可读性。录入系统：将整理后的档案信息录入档案管理系统，确保电子化管理。3.档案存储整理完毕的档案应按照规定进行存储，存储要求包括：物理存储：纸质档案应存放在专用档案柜中，确保防潮、防火、防虫。电子存储：电子档案应存储在公司服务器或云存储中，定期备份，确保数据安全。访问控制：对档案存储区域进行访问控制，限制无关人员进入，确保档案安全。4.档案使用档案的使用应遵循以下流程：提出申请：需要使用档案的人员应填写档案使用申请表，说明使用目的和时间。审批流程：档案管理部门对申请进行审核，确认使用目的合理后予以批准。归还与登记：使用完毕后，需及时归还档案，并在档案管理系统中进行登记，记录使用情况。5.档案销毁对于超过保留期限的档案，应按照规定进行销毁，具体步骤包括：评估档案：定期对档案进行评估，确定是否达到销毁条件。填写销毁申请：需填写档案销毁申请表，说明销毁原因和档案清单。审批与销毁：经档案管理部门审核批准后，进行档案销毁，并记录销毁情况。四、档案管理的责任与监督各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和整理。档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。公司应建立档案管理考核机制，将档案管理工作纳入绩效考核。五、档案管理的培训与宣传为提高全员档案管理意识，公司应定期组织档案管理培训，宣传档案管理的重要性和相关规定。通过培训，增强员工对档案管理的理解和重视，确保档案管理制度的有效实施。六、档案

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