湖南浣溪纱洗涤科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录326551湖南浣溪纱洗涤科技有限公司简介 湖南浣溪纱洗涤科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计1湖南浣溪纱洗涤科技有限公司简介湖南浣溪纱洗涤科技有限公司(以下简称“浣溪纱公司”)是由“正章洗衣”与“浣溪纱·30℃洁衣”，两个湖南省内沉淀了二十年影响力的洗衣品牌强强联合重组而成。2012年1月1“正章洗衣”与“浣溪纱·30℃洁衣”强强联合，组建了湖南浣溪纱洗涤科技有限公司。投资两千多万元，推出“浣溪纱·30℃洁衣”的服务品牌，打造成长沙市乃至中西的“洗衣航母”。湖南浣溪纱洗涤科技有限公司现有的中央工厂位于湘潭岳塘区京湘能源科技园7号栋（自购自建)，是湖南省大规模且自动化程度很高的洗衣中央工厂，面积9297平方米，目前在长沙市区拥有138家，湘潭市区3家自营洗衣连锁店，客衣年洗涤量200多万件，奢侈品皮衣皮具的特级护理近万件。在全国同行业中已是第二大的规模。2湖南浣溪纱洗涤科技有限公司办公用品采购管理现状、存在问题及产生原因分析2.1管理现状湖南浣溪纱洗涤科技有限公司办公用品采购主要是由行政部和财务部负责。办公用品有办公家具类(如桌椅、文件柜、饮水机等)、办公耗材类（如打印纸、铅笔、黑笔、单据、回形针等)、日杂百货(如抽纸、桶装饮用水等)、办公设备类、礼品类等。一般办公用品的采购由各部门在每月上报行政部，行政部再根据库存量提出采购计划，经办公室负责人签批后再由行政部的人员线下采购，但办公用品采购流程有些简单，忽略了一些重要程序，并且采购制度也不完善。2.2存在问题分析2.2.1采购流程混乱公司办公用品采购的支出在财务上是计入期间费用，而期间费用是会体现在企业营业利润之中，期间费用越高，则营业利润会随之减少，反之，营业利润会增加，因此我们应该控制企业的期间费用占比。但了解到该企业每个部门都有各自的采购方案且各个部门采购流程差异巨大，特别是在销售部门的采购办公用品流程上出现了经理口头授权,职员便可自行购买的情况,自主性较大，管理上比较疏松，存在重大的采购漏洞。另一方面，从统计的采购办公用品次数情况来看，我们可以发现采购次数逐年递增，采购较为频繁。形成了大量办公用品因质量问题而堆积的情况，种种情况都增加了期间费用的占比。2.2.2人员素养不高(1）办公用品库存分析不合理。各部门存在办公用品浪费的情况，每当有各部门的人来领用办公用品，都会直接拿给领用人，并且没有及时的做好领用登记。(2）清点及登记不正确。在办公用品入库时行政人员出现过清点错误或看错名称的疏忽，造成办公用品数量记录不准确，以至于后边不能填写出合理的办公用品采购需求汇总表。2.2.3财务手续不健全财务审核手续不完善，没有统一设置一套完整的审核程序，仅仅只是以办公用品购买后的发票报销，完全无法真实地体现是否有必要支出这项开销，也无从知晓购买的办公用品质量是否达标等。在办公用品的采购上没有进行财务预算，造成了采购上人工成本高及采购用品是否合理使用等问题。2.2.4采购流程漏洞(1)公司没有明确部门提交办公用品请购表的时间，导致出现采购不及时等一系列混乱问题;办公用品的采购无论金额的大小，公司都是交给行政助理一人负责采购，包括办公用品的签收和清点也是交由行政助理一人负责，同时采用采购人员先垫付款后报销的模式,不能很好的避免采购人员捞油水的问题;(2）对于单价大于200元以及数量多的办公用品没有填写入库单，后续盘点容易出现问题。(3）采购人员报销时不填写支出凭单，直接用发票报账，记账凭证不具备合理性。2.3问题产生原因分析公司问题的产生一般都会与公司的管理有关，因为企业管理是企业发展的基础条件，也是企业经营的基本保障，因此办公用品采购财务流程出现问题，公司的管理制度一般占其主要原因。2.3.1公司管理制度不完善管理的目的是效率和效益。湖南浣溪纱洗涤科技有限公司采购办公用品方案的实施既未满足效率也未满足效率。公司部门之间联系不够紧密,没有完善好办公用品采购的制度，一是在采购前对采购的物品没有进行整合统计，二是未安排采购人员统一进行的采购，采购人员利用职务之便钻空子、拿回扣的情况。前期的采购没有为后期的管理做预估，导致出现管理失当，办公用品堆积，遗失等情况。2.3.2员工对办公用品重视不够日常办公用品多为一些比较零散、且单价不高的商品，“星星之火可以燎原”，该企业恰恰忽视了这个道理。办公用品的保管及领用是控制办公用品这一块费用支出的关键，而该企业在采购上既没有重视办公用品质量差会导致员工办公效率低的问题，又未思考过办公用品领用和保管不当，亦会导致出现账务混乱，资金使用不明确等问题。2.3.3采购流程不合理采购计划安排不合理，造成库存短缺，影响工作进度;采购验资不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损;审核不到位不规范，经理审核不严格，对申请表上的数量金额没有认真审核;采购付款流程不规范，导致资金运用上不灵活。3湖南浣溪纱洗涤科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题解决方案(1）完善公司采购制度，加强监管工作。湖南浣溪纱洗涤科技有限公司应根据实际情况来全面梳理采购业务流程、统筹安排采购计划;明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估的环节的职责和审批权限，请购由部门指定一人负责办公用品的采购需求，审批需要有相关部门经理签字，采购权限不能只交一人负责，验收时需注意物品的数量金额质量是否出现问题，付款流程必须严格按照借款审批制度执行。最后应线上线下共同发展，线下为主，线上为辅，集中采购的可以采用线下购买的方式，临时采购的可选择线上采购。(2)在审核手续上从一开始就严控把关，每月针对办公用品财务预算上财务经理出具预算表，严控支出，把企业办公用品采购这一块的成本规划好。以及每次采购需求，采购开具的票据，采购前的借款审批单，办公用品领用时都需根据合理性进行审核。(3)购买的办公用品进行统一保管和领用，办公用品出库入库都需登记台账，办公用品从哪来往哪里去一目了然，杜绝出现办公用品遗失被盗、质量不达标、堆积等问题，出现问题可以追责到部门，甚至是个人。(4)财务的账务处理要根据业务真实的发生情况予以入账，单货通到、单先到，货后到、或是单先到，货后到都要在财务处理中体现出来，而不能仅仅只是以发票入账，得核查仓库是否有相对应的办公用品。(5)进行职员培训，从办公用品台账领用情况来看，领用最多的部门可每季度安排一场培训，主要内容就以办公用品日常如何节约展开。3.2业财融合流程设计3.2.1流程表设计表1办公用品采购业务财务融合流程设计表序号操作步骤角色操作内容1提交采购申请表部门经理根据办公用品使用情况填写采购申请表；将采购申请表提交总经理、行政经理签字2审核采购申请表行政经理审核采购申请表办公用品以及数量的合理性3审核采购申请表总经理审核采购申请表办公用品以及数量的合理性4填写办公用品采购需求汇总表行政助理接收经审核的采购申请表；根据需求台账，写办公用品采购需求汇总表5填写借款审批单行政助理根据现金需要量填写借款审批单；将借款审批单提交行政部经理审核6审核借款审批单行政部经理审核借款审批单准确、合理性并签字；将借款审批单提交财务部经理审核7审核借款审批单财务部经理审核借款审批单的准确、合理性并签字；将借款审批单转给出纳支付现金8填写借款单出纳接收经审核的借款审批单；按借款审批单金额填写两联式借款单9支付现金出纳按借款单金额支付现金给行政助理10编制记账凭证会计根据经审核借款审批单编制记账凭证将记账凭证交财务部经理审核11审核记账凭证财务经理审核会计编制记账凭证的合理性12登记现金日记账出纳根据经审核记账凭证登记现金日记账将记账凭证交费用会计13登记明细账会计登记(其他应收款)科目明细账14议价、谈判行政助理根据价格最优、服务最优原则采购,去销货单位购买办公用品,谈判价格15结算费用并开具发票会计根据谈判的价格计算费用,收取现金销货单位；依照实际出售办公用品数量及单价开具增值税普通发票16验收入库行政人员查点办公用品数量、质量,数量多金额大的填写入库单17传递单据出纳接收行政助理提交的单据；将借款单的结算回执交给行政人员；将单据传递给费用会计制作凭证18编制记账凭证会计根据发票及借款单的第二联(结算凭证)编制记账凭证；将记账凭证交财务部经理审核19审核记账凭证财务部经理审核记账凭证的准确、合理性并签字20登记科目明细账会计登记管理费用-办公费用和其他应收款科目明细账3.2.2流程图设计图1办公用品采购业务财务融合流程设计图3.3业财融合流程运行说明3.3.1在采购流程方面将所有部门有需求采购的办公用品的品种、型号、规格等统一整合，如有比较特殊或者新增的比较贵重的办公用品由可以于月底经部门经理审核通过后备注提交给采购员，由专门的采购员在每月初进行统一采购（如有新增产品需月初重新进行调研)，在购买前要进行市场调查，调查包括商品的单价及质量，筛选合适的供应商由部门经理审核考察选择更优的供应商，并签订长期购货合同。签订长期合同利于办公用品集中化管理，可以采购员避免盲目、随意性采购。财务经理每季度根据上季度的办公用品列支情况编制本季度的财务预算表，将办公用品采购费用这一块在可控的范围内，不至于造成因办公用品采购无节制的耗费而缩减企业营业利润。3.3.2在采购审核方面因之前湖南浣溪纱洗涤科技有限公司的办公用品采购报销手续差异巨大，于是将报销程序统一成直接借款的方式，在此方式下采购员每次采购填制借款审批单上的金额都必须是与行政经理和财务经理审核后的采购计划书上的金额相一致。审批以后，出纳看到审核后的借款审批单才可支取现金。在长期合同供应商的选择上，需注意的是做市价调研表的采购员与供应商的选择、以及采购办公用品和确定签订购货合同的人员需相互制约、职权分离，可有效避免员工出现滥用职权，投机取巧的事情出现。3.3.3在采购与报销方面（1）办公用品统一由行政部购买、保管、分发，各部门不得擅自购买;行政部每月采购一次，采购人员要把握市场信息，收集市场物资情况，熟悉业务，为采购计划提出合理化建议，要力求物美价廉;凡是超过500元的，行政部必须安排两人一同外出采购;采购要适用，避免盲目采购造成积压浪费;（2）行政部在财务部借现金办理采购业务后，应在采购办理后一周内完成费用报销。对于金额较小的可以由采购人员垫付，在采购验收完成后到财务部申请费用报销，验收要另外分配一人去核对办公品的数量、金额质量等，经检验合格可以办理入库手续，不合格的联系供应商退货。（3）垫付时分录借记管理费用(办公费用)，贷记其他应付款（某某某)但是金额大的必须严格执行借款审批制度。原始单据必须真实、清晰、完整，凡涂改或撕裂引起原始单据模糊不清楚的，财务部有权拒绝报销，同时注意报销单据均有报销经办人亲自填写，做到内容完整，数据真实，符合财务制度规定，各要素要齐全（如日期、金额、部门，用途等)。（4）垫付报销时，借记其他应付款（某某某)，贷记库存现金或银行存款;向单位借备用金报销时，如果实际采购金额小于备用金，要交回剩余现金，借记管理费用(办公费用)，借记库存现金退回现金数额，贷记其他应收款，如果实际采购金额大于借款，借记管理费用(办公费用)，贷记其他应收款，贷记库存现金大于金额后的金额。3.3.4在账务处理方面借款审批单通过出纳支付现金给采购员时，财务会计根据经审核借款审批单编制记账凭证，其会计分录为借:其他应收款-办公用品﹑贷:库存现金财务经理需审核记账凭证，然后出纳根据经审核后的凭证登录现金日记账，财务会计登记明细账在采购员采购办公用品回来后，财务会计根据采购时开具的发票冲平往来，其分录为借:管理费用-办公费贷:其他应付款-办公用品交由经理审核记账凭证，财务会计登记明细账。4结束语本毕业设计能有利于采购资源的整合，有利于提高采购透明度，规范采购行为，控制公司采购成本，并且在小程度上加强支出的准确性和可控性。本毕业设计完善采购管理制度，能有效地解决公司采购管理人员专业素养不高、采购付款流程不规范、采购费用高等问题，采购人员能在采购前做出资金的合理预算，同时能采购到高性价比的办公用品，降低公司的采购成本。参考资料[1]刘川奇．浅析企业办公用品采购流程及管理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