广州市石基彤丽化妆品厂管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1广州市石基彤丽化妆品厂简介 广州市石基彤丽化妆品厂管理费用报销审批流程优化设计1广州市石基彤丽化妆品厂简介广州市石基彤丽化妆品厂是一家个体经营户，注册资金1498万，在2013年01月09日正式成立。目前公司的员工人数为303人，其中53人拥有大学学历。营业范围：化妆品制造，主要为中小企业和个人提供化妆品制造，经过多年的专业水平和成熟的技术积累，年销售额达到8165万。公司内部设有五个部门，分别为销售部、设计部、生产部、行政部和财务部。公司的结构具体如图1-1所示：图1-1广州市石基彤丽化妆品厂组织结构图2广州市石基彤丽化妆品厂现有管理费用报销审批流程2.1日常管理费用报销审批流程在广州市石基彤丽化妆品厂里面，日常管理费用的报销主要包括水电费、办公费、差旅费、通讯费等。随着近年来企业规模的不断加大，日常费用报销越来越多，流程较为复杂，因此企业经营者希望在日常费用报销流程上更加的规范化。公司目前日常费用报销流程如下图2-1所示：图2-1日常费用审批流程由于广州市石基彤丽化妆品厂是一家家族型的工厂，从夫妻二人创业逐渐发展而来。所以，在报销流程上，大大小小的支出都要经过总经理审批，才可以通过。具体的流程是，申请人提交日常费用报销申请表和相关的原始凭证，由部门主管审查和批准提交给部门经理，经部门经理和财务经理审核签字通过，报总经理进行签字审批，最后由出纳进行付款。2.2专项费用报销审批流程2.2.1维修费报销审批流程图2-2维修费用的审批流程由于广州市石基彤丽化妆品厂属于生产型企业，机器设备较多，机器故障的情况时有发生，而在维修费用的审批方面，没有制定相对规范的审批流程，所以审批流程也比较简单。当出现了机器故障或者定期检修时，通常先由维修商进行报价，负责人填写维修单，部门主管确定批准，之后由财务经理进行审核，总经理审批签字，出纳便可以完成付款。由于流程简单，而财务经理与总经理在很多机器设备的零件与维修细节上都是不清楚的，所以基本上就是维修商与部门主管两人进行沟通确定，可能出现舞弊的风险。2.2.2工资审批流程每个月5号前，广州市石基彤丽化妆品厂的人事部都会将考勤情况工作做好，并发给各个部门的主管确认，各部门的主管对员工的绩效情况进行实际考核，再将考勤与绩效一起交给部门经理，由部门经理考评、财务经理审核，总经理以及董事长审批签字，最后由出纳付款。流程看上去没有太大的问题，但是在实际操作中却常常出现工资不能按时发放的情况。让员工信心不足，对工厂也是抱怨不停。图2-3员工工资的审批流程3广州市石基彤丽化妆品厂管理费用报销审批流程存在的问题3.1日常费用报销审批时间长广州市石基彤丽化妆品厂的日常费用是根据分级审批模式来进行的。但是，分级审批模式本身需要一级级进行，而公司没有对审批权利做出明确的规范。报销人在取得相应的合法票据之后，将报销申请表交给部门经理，由于部门经理没有审批权力，所以收到报销申请表后会统一交给总经理审批。但日常费用是发生比较频繁的常规费用，一百块，几十块的小额日常费用也要拿到总经理处进行审批，而总经理事务繁忙，经常不在工厂，就会导致日常费用报销需要很长的时间。3.2专项费报销审批存在的问题3.2.1维修费用报销审批缺乏监督在维修费用审批流程中只有供应商与部门主管两人进行工作对接，这就使得权利集中在部门主管的身上，优点是可以让部门主管更快地根据实际情况做出反应，与供应商维持良好的合作关系。但是在维修审批过程中未制定规范的维修审批流程，实际操作过程只有维修商与部门主管两人进行工作对接，缺乏监督，若部门主管存在歪念，则很容易出现串通的情况。3.2.2工资审批时间长广州市石基彤丽化妆品厂常常出现工资迟发的现象。这种问题产生的原因一是因为审批时间长，董事长常常不在本地，而工资支出又必须要董事长进行审批才能发放，二是工资审批流程生硬，没有区分基本工资与绩效工资进行计算，工厂的销售部以及生产部都会涉及到绩效的问题，这些绩效工资支出占比比基本工资支出更多，所以绩效工资计算所需要的时间也长。目前工资的情况是人事部5日前将考勤发给各个部门，各个部门在15日前完成计算工作，工厂在每月的20日发放工资。但是，董事长又常常不在公司，导致工资常常迟发，要等到月末才可以发放到手。4广州市石基彤丽化妆品厂管理费用报销流程优化设计4.1日常管理费用报销审批流程优化设计日常费用审批的最大问题是没有明确授权审批权限，每一笔日常费用报销都必须经过公司领导的层层审核，延长了日常费用审批的时间。公司应该给予部门主管、经理一定的日常费用的审批权。具体如REF_Ref68289344\h表4-1所示。表4-SEQ表格\*ARABIC\s11费用报销审批权限明细表项目审批权限审批人备注部门主管部门经理财务负责人总经理董事长借款5000元以下5000元以上日常费用2000元以下2000-1000010000元以上按照公司流程，因公务需要借款的公司员工必须得到相关负责人的批准，并且应该在每年12月底之前核销清理完毕。总经理报销费用时必须得到财务负责人和董事长批准才能予以报销。董事长本人应由总经理和财务负责人签字报销费用。4.2专项费用报销审批流程优化设计4.2.1维修费审批流程优化设计（1）建立维修计划审批流程广州市石基彤丽化妆品厂要先将公司现有的机器设备使用情况摸排清楚，记录在册。在机器设备发生故障时，应该在第一时间将情况汇报给部门主管，同时对故障维修费用进行预算，提交维修费用计划申请表，写明设备名称和设备故障情况，再由部门主管对计划申请表进行确认，部门经理对申请表进行审查，总经理审批签字，审批通过后通知申请人第一时间施工完成维修。因维修费用时有发生，数量有大有小，每一次支出都要由总经理进行审批，对于一些小的支出来说，效率往往不高。所以，必须要给予各层的管理者一定的放权，提高效率。如维修费用预算发生在1000元以下，则只需要部门经理签字即可。如维修费用预算发生在1000元以上，则需要部门经理审核通过后，给总经理审批签字。图4-1维修计划审批流程（2）事后加强维修费用报销的审批由于原来的审批流程在基层里只有维修公司报价以及主管确定，便可以直接申请财务经理审核，总经理审批签字。缺乏费用的监督者，容易出现费用漏洞，所以需要修补漏洞。增加维修费用监督职位，第一个可以增加监督部门主管与维修商之间的合作与合同事项的“故障管理岗位”。第二个监督岗位可以由行政部门参与，进行维修费用的监督与管理，目的是使维修费用的审批流程更加规范。维修费用发生后，维修负责人填写维修报销单，同时，还应该附上维修费用发票、维修清单以及维修申请单，并说明情况签字，由部门主管确认后交给部门经理审核，再交由行政部门进行实地验核，核查清楚情况后，将维修报销单以及所附资料交给财务部门审核，总经理审批签字，出纳进行最后的付款。具体优化流程如下图4-2所示。图4-2维修费用报销审批流程4.2.2工资审批流程优化设计目前，公司工资审批的最大问题在于绩效工资计算时间比较长。为了更好地解决这个问题，本人认为可以对流程做出如下的优化：基本工资与绩效工资分开发放。这样既可以保障基本工资可以更快地发到员工的手上，而绩效工资又可以适当地延迟，进而让员工不会因为工资迟发而抱怨不断。其基本流程有两个部分。（1）基本工资由于基本工资是公司给予员工的底薪，与绩效工资无关，所以只需要各部门经理根据人事部提供的考勤情况进行确认，财务部门根据人事部门提供的考勤进行审核，核算完成后便可以进行发放。另外，由于基本工资相对固定，所以在权限上可以放权给总经理。只需要总经理审批便可以发放。只要经过简单核算，基本工资便可以实现在每月10日前发放到员工手里，便于员工安排其正常的支出。具体的优化流程如下图4-3所示。图4-3基本工资审批流程（2）绩效工资根据业绩考核综合提出考评意见，由各个绩效部门将绩效计算结果发送给财务部，财务员对绩效工资进行验核后，完成应做的账务处理，即可由财务经理进行审核，总经理与董事长进行审批签字，再由出纳进行绩效工资发放。具体的优化流程如下图4-4所示。图4-4绩效奖金审批流程5设计方案实施效果广州市石基彤丽化妆品厂为化妆品制造企业，在管理费用报销中存在以下三个问题：公司日常管理费用审批时间长，维修费审批缺乏有效监督，工资审批时间长。针对以上问题，我的建议是：日常费用采用分级审批，给予一定的放权；加强维修费用报销的审核和监督；在工资审批问题上，采取分次发放工资的方法，既提高员工对公司的信心，也提高员工工作的效率。优化后的管理费用审批流程将提高公司管理费用报销审批流程的效率，缩短费用报销的时间，为公司业务的发展保驾护航，助力公司可持续发展。

参考资料[1]姜素珍.对医院费用审批权限的思考[J].财务管理,2004,(04):第2期[2]钟爱军.优化财务收支审批程序的思考[J].财会月刊.2005，(01)[3]张金凤.单位“一把