湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南衡盈电子科技有限公司简介 湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销制度优化设计湖南衡盈电子科技有限公司简介公司基本情况湖南衡盈电子科技有限公司创建于2018年10月09日，公司总部地址位于湖南省衡阳市雁峰区岳屏镇东风村十二组衡山科学城红树木研发创新区A5栋，是一家集研发、制造、销售锂离子电芯、各种充电电池组合成品为一体的高新技术企业。公司自建立以来以优质的产品以及良好的服务和完善的售后服务，赢得了广大顾客的信任和赞誉。公司组织结构公司结构大致分为：主要的负责人为总经理和副总经理，由五个高层管理人员，行政经理负责行政部，生产经理负责生产部和技术研发部，营销总监负责营销部和市场开发部，财务经理负责财务部，采购经理负责采购部。公司的各部门结构见图1:总经理总经理行政经理生产经理营销总监副总经理采购经理财务经理行政部市生产部技术研发部营销部市场开发部财务部采购部图1部门组织结构图湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销制度现状分析公司差旅费报销流程湖南衡盈电子科技有限公司主要采用的线下纸质模式进行差旅费的报销，填写好纸质版的出差申请单和差旅费报销单，然后再交给财务部门审核，具体的流程如下：员工在出差前需要填写好出差申请单，然后交给上级领导去审核并签字，在出差回来后需要填写差旅费费用报销单然后将出差消费的一些凭证及票据上交，由财务人员审核签字，最后财务入账并付款给出差人员。具体流程如下图所示:因公事出差，填写《出差申请单》因公事出差，填写《出差申请单》填写好的填写好的《出差申请单》上级领导，审核签字出差返回，填写《差旅费报销单》（附相应齐全完整票据及相关的凭证）出差返回，填写《差旅费报销单》（附相应齐全完整票据及相关的凭证）财务人员审核签字，入账及付款财务人员审核签字，入账及付款图2差旅费报销流程公司差旅费报销标准湖南衡盈电子科技有限公司对出差人员的餐饮费用、交通费用、住宿费用等一般原则具体包括如下:（一）出差住宿费用:住宿费按实际的天数，公司不分职位级别凭住宿发票按实际报销，单位提供住宿的，无住宿补助。（二）交通费用:(1)乘坐火车票、高铁票按实际的票面金额进行支付，由出发地至目的地，应与实际出差地点相符合。(2)普通员工乘坐市内公交、巴士、长途汽车、轮船等及其他合理的其它交通费用，还应写明行程和行程目的，均可以根据真实有效的实际情况的票据报销。（三）生活补助费用：会议费、培训费、电话通讯费用、出差补助等按实际的费用报销。湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销制度存在的问题湖南衡盈电子科技有些公司现有差旅费报销中严格按照公司的报销流程和报销制度在执行，但是在实际过程中，差旅费的报销仍然存在一些问题，具体如下。差旅费报销没有规范具体内容湖南衡盈电子科技有限公司没有规范报销的标准，公司对于出差地点的城市消费水平和员工等级没有都明确规定住宿费，差旅补助费和交通费的消费报销程度是多少，所以就有很多的出差人员将出差期间所产生的费用都进行报销。出差人员并且也没有选择标准化的出行方案，只要是工作所产生的费用，公司都给了报销，并且出差人员还可以自行选择乘坐的交通工具以及住宿环境，比如一些人为了追求速度快、时间短，乘坐飞机或者高铁，追求舒适而选择高档的酒店等，这样就导致了消费过高造成了报销费用金额较大。差旅费用报销审批流程环节不完整湖南衡盈电子科技有限公司员工出差现象较为普遍，出差频率相对的较高，但是目前湖南衡盈电子科技有限公司还没有形成规范性的差旅报销流程。差旅费报销流程环节办理环节较为简单而且不够完整，员工在出差前填写了《出差申请表》找上级领导签字后并没有经过部门负责人审批签字就直接出差了，出差返回需要报销费用的时候，也是直接填写了出差费用报销单，也没有找部门负责人审核签字，就交给财务人员审核签字后财务就直接入账付款了，也没有找财务主管，财务主管也没有签字审核查看报销费用及相应报销凭据。差旅费用的报销单据填写和发票粘贴不规范公司员工在填写报销单时，没有很完整的、准确的填写报销事项和项目，甚至有一些人还直接把票据交给财务人员，其他的部分就不管了，在报销金额时，将发票的金额四舍五入，造成发票金额与报销实际金额不符，还有一些存在一些乱涂乱改的一些情况；一些员工在粘贴票据时大小不一致，有的票据大于封面和托纸之上，票据参差不齐，导致审核人不能完全清楚地看到报销金额，这样也给财务人员带来很大的工作量，还影响了差旅费报销的进度。填写的报销单据如下表表1所示：费用报销单年月日单位名称：报销部门：费用项目或名称说明金额附件张￥：（小写）合计报销金额（大写）拾万仟佰拾元角分申请人：出纳：审核：审核：审批：表1费用报销表湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销制度优化设计根据以上所提出的制度报销所存在的问题，为加强公司差旅费的管理，完善差旅费的报销制度的建立，提高出差人员工作的效率，降低工作成本，合理制定费用开支，结合湖南衡盈电子科技有限公司的公司制度以及实际情况进行了一下的几点优化设计：完善差旅费报销标准的具体内容湖南衡盈电子科技有限公司应该结合公司自身的情况，在差旅费报销流程上，应当完善报销标准，按照住宿、交通、餐饮等不同的标准和不同级别的员工职位分情况进行完善，从而促进差旅费的计划的合理化进行。湖南衡盈电子科技有限公司差旅费报销标准设计方案如下：一、住宿标准表1住宿标准表（计量单位：元/天）地区人员省内省外市级县级及以下特殊地区市级县级及以下特殊地区董事长/总经理实报实销（含副经理及经理，下同）领导/主管人员335250320450350360业务人员450400440550450500公司出差人员应当在职位级别所对应的住宿费标准的限额内，应该选择安全、便捷、实惠的酒店、旅店。如果出差人员有接待或者住在亲戚朋友家的，一律不报销住宿费。因为各地区的住宿费用高低都不同，住宿需求也不同，住宿费标准可应当地区做出不同的相应调整。特别是高地价、高消费的地区，如：旅游地区，热门城市等，因地区房价高，住宿费用高的特殊地区。出差人员可以向公司提出申请，但是需要逐层审批，考核其真实性、合法性。二、餐饮补助标准表2餐饮补助标准表（计量单位：元/天）地区人员省内省外市级县级及以下特殊地区市级县级及以下特殊地区董事长/总经理实报实销（含副经理及经理，下同）领导/主管人员200170185250180240业务人员150130140200150190伙食补助费按实际的天数补助。但是要有真实有效完整的合法发票。出差就餐地点不应当选择私人会所、高档商务会所等高消费的餐饮场所。订单点的餐饮应当是家常菜，不能出现高档的菜肴、酒水等，更不能吃食野生动物提供的菜肴。三、交通费标准表3交通标准表（计量单位：元/天）地区人员省内省外市级县级及以下特殊地区市级县级及以下特殊地区董事长/总经理实报实销（含副经理及经理，下同）领导/主管人员503040805070业务人员503040805070四、交通工具标准表4交通工具标准表（计量单位：元/天）交通工具人员飞机高铁/动车轮船长途汽车董事长/总经理头等舱特等座实报实报领导/主管人员普通舱普通座可乘实报业务人员需要申请普通座可乘实报出差人员跨省跨市等长途的交通费用，如乘坐高铁、飞机、长途汽车等应该提前报备给公司。返回出差后，凭正规发票及相关凭证报销。若员工城市内无特殊情况，无法顺利到达目的地，不能随意包车出行。如有需要，必须向上级请示审核，若员工自驾汽车出差，可能会导致虚报风险升高，必须得到上级部门层层审批，且只能报销油费，产生的其它费用自行承担。差旅费报销审批流程优化设计根据公司现在的差旅费报销流程来看，存在着较大的问题，在差旅费报销流程中应该做到严格细致，出差人员必须先填写出差申请表，应注明出差地点、出差事由、出差天数、出差预借款，填写好后给部门负责人签字审核完成以后应再给上级领导签字审核同意后再出差，财务人员审核签字后还应交给财务主管审核签字，差旅费报销单应该经过各负责人逐一签字审核后交给财务部门入账并进行付款，经过同意后需要制定合理的行程方案才可以进行出差，并且财务部门人员也应该做好出差费用的预算。如果出差人员在出差途中因为工作需要或者其他特殊情况需要延期返回的，这样必须要请示上级领导及总经理批准以后，才可以延期，无缘无故延期的，那么公司则不报销后面所有产生的差旅费用，并且按照旷工处理。出差返回报销时，按照先前填写报销单并出具相应完整有效的票据及相关的凭证，财务人员需要根据报销单以及票据审核并交于上级领导，领导同意并签字再进行报销。整个报销流程不能超过一周。具体流程图如下:员工需要出差员工需要出差上级领导审核签字部门负责人审核签字填写《出差申请单》上级领导审核签字部门负责人审核签字填写《出差申请单》员工出差员工出差返回同意出差后，制定合理行程方案 员工出差员工出差返回同意出差后，制定合理行程方案填写《差旅费报销单》上级领导审核签字部门负责人审核签字填写《差旅费报销单》上级领导审核签字部门负责人审核签字财务部人员审核签字财务人员入账财务主管审核签字财务部人员审核签字财务人员入账财务主管审核签字财务付款报销给出差人员财务付款报销给出差人员图3优化后差旅费报销流程规范差旅费报销单据的填写和发票的粘贴公司应该在报销单的填写上应制定相应的规定，并与员工的绩效考核连在一起，如果连续三次填写不规范就回扣一定的奖金，提高报销的效率，其次，完善公司的费用报销单的内容，在费用报销单的制定过程中，将部分项目的细节标注出来，方便员工的填写，公司员工在填写报销单时应该完整、准确无误的填写报销事项和项目，不能在报销单上随意涂改、刮擦，报销金额也是不能四舍五入后的金额，必须与要与发票上的实际发生的金额一致。粘贴的报销发票应该从上到下、从左到右对齐封面和托纸之上，如果有面积比较大的发票，在可以见发票的内容明细的情况下折叠好，大小与封面和托纸的大小应该一样的，审核的人员必须能清楚地看到发票报销金额，才可以报销，报销时要求报销发票粘贴得整齐、清楚。差旅费报销单部门： 姓名: 出差事由： 填报日期：日期动身时刻到达时刻从何地至何地天数机票费车船费市内交通费住宿费出差补助费餐饮费其他小计月日合计总计金额人民币（大写）￥：附单据张出差人签字：部门负责人签字：财务主管签字:审批人签字：图4优化后差旅费报销单总结本设计针对湖南衡盈电子科技有限公司关于差旅费用报销这一过程中出现的公司差旅费用没有规范具体内容，差旅费用审批流程环节不完整，差旅费用的报销单据的填写和发票粘贴不规范这三个问题的分析，即根据对公司的差旅费报销制度的问题进行了全面的规范化优化设计。对差旅费用报销中每个流程步骤进行了