湖南恩杰康科技有限公司采购业务账务一体化流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南恩杰康科技有限公司简介 湖南恩杰康科技有限公司采购业务账务一体化流程设计1湖南恩杰康科技有限公司简介恩杰康公司成立于2019年11月7日，注册地位于长沙高新开发区桐梓坡西路348号，是一家集研发、生产、销售和服务于一体的专业节能设备生产厂家。恩杰康公司注册资本1000万，是一般纳税人。自从成立以来深耕于通信机房节能监控自动化领域，运用以自有知识产权为核心的硬件技术和信息化技术，为通信运营商、运维部门提供实时动态机房能耗监测、设备事件管理、设备控制、运维管理等行业整体解决方案，实现机房能耗信息集中联网、信息共享、信息决策，满足用户管理需求，有效地提高了机房能耗运维管理水平，提升了机房能耗效率。1.1业务范围恩杰康的经营业务范围包括节能技术推广服务，计算机硬件、应用软件的开发，节能环保产品、新材料及相关技术的销售，建筑节能产品的销售、制造、安装、研发，新材料技术的推广服务，新设备及环保产品的安装，基站空调的配套设施、建筑节能产品的维护，综合节能和用能咨询，节能环保技术咨询服务，通信基站技术咨询。1.2采购业务表1-1材料表工程工具起子、活动扳手、老虎钳、斜口钳、网线钳、剥线钳，尖嘴钳、角度剪美工刀、锤子、安全帽、绝缘手套、绝缘鞋、电胶带产品材料智能电表、接线端子、天线、电机、风叶、风帽、电流互感器、过滤网、固定架、温度传感器、主控制板、风机控制板、空调控制器、电源线、网线、三通、水晶头、红外空调控制器、易通产品恩杰康公司的采购业务分为两种，采购安装工程所需要的工程用具和采购产品的产品材料，工程工具主要有起子、活动扳手、老虎钳、斜口钳、角度剪等，产品材料主要有智能电表、电流互感器、温度传感器、主控板、风机控制板、空调控制器等，详细内容，见表1-1。1.3采购流程恩杰康公司的流程是市场部下达指令给采购部进行采购。当出现了物料需求，采购人员首先提出采购申请，制作采购预算表，采购人员再根据所需物料填写采购申请单，采购部门交采购申请单及预算表向总经理进行审批，经过总经理批准后，由采购员进行所需物料的采购。财务部根据采购合同进行付款，并及时做账。由采购部门进行货物的验收，并及时入库登记，财务人员根据入库单、销售发票进行账务处理。审批采购申请单下达指令制作采购预算表物料需求填写申请采购单审批采购申请单下达指令制作采购预算表物料需求填写申请采购单审批采购预算表付款做账收货采购市场部采购部财务部总经理 图1-1采购流程图2湖南恩杰康科技有限公司采购业务存在的问题及原因2.1问题2.1.1采购成本过高恩杰康公司三季度的价格起伏较大，比一、二、四季度的平均采购单价高出了20%，三季度的采购成本明显偏高。从恩杰康公司的采购成本来看，恩杰康公司没有严格控制采购成本，对比两个同类型的公司来看可以发现恩杰康公司的采购成本过高。麦融高科的生产规模比恩杰康小，电都云的生产规模比恩杰康要大，同类型公司的采购成本占产品收入的25%-35%，而恩杰康公司的的采购成本占公司产品收入的41.67%，超过了40%。高采购成本降低了公司的利润，影响了公司的利润和市场竞争力。表2-1部分材料2020年季度平均单价对比表单位：元采购材料一季度二季度三季度四季度单相单路150．00152.00180.00148.00三相单路250.00251.00300.00248.00物联网卡1.011.001.201.00温度传感器30.0030.0035.0031.00表2-2采购成本占收入比率表公司简称采购成本（元）产品收入（元）比率（%）恩杰康25000060000041.67麦融高科10000036000027.78电都云360000105000034.292.1.2产品退货换货损失严重在恩杰康公司确定各区域基站节能设备的安装计划之后，产品、产品配件及辅助材料的需求量增加，供应商未严格检验产品质量，未考虑安装条件，导致产品质量不合格率增加，退货换货损失严重。从而导致恩杰康公司工期延误，没有及时履行合同上安装进度而增添损失。2.1.3材料账实不符存货盘点表与账面上存在差异，像一字起（大号）的账面数量比实际盘点少，十字起（大号）的账面数量比实际盘点少、美工刀的账面数量比实际盘点少，甚至发现有些原材料账面上没有记录，十字起（小号）多了等，有些物料则是领用记录出现错误，像活动扳手、安全帽，（领用人员没有填写领用单）本月结余与实际盘点存在差异。由表2-3材料盘点出现的差异金额可以看出恩杰康公司仓库管理人员工作不到位，管理出现疏忽该发现的存货损失没有及时上报，不填写领料单就可以领料等工作不规范，导致账实不符。表2-3部分材料盘点表（2月份）编号名称单位单价（元）本月入库本月出库本月结余次月盘点相差金额210001十字起（大号）把540202040100210002一字起（小号）把5202001050210003一字起（大号）把110103020210004十字起（小号）把11010210005活动扳手把1040202040200210006扎带（4*150）包85050500210007天线包201010100210008美工刀片盒51010100210009美工刀把5101030100210010电机台851001001000210011空开个51001001000210012标签纸包51010100210013安全帽顶10100406080200210014胶带卷1301301300210015刷子（3寸）把2020200210016静电手环个80808002.2原因分析2.2.1物料到货不及时而实行紧急采购恩杰康公司在采购过程中，由于公司是初创，供应商资料库还未完善，大部分物料还没有固定的供应商，在采购过程中，很有可能出现问题，像商品质量不合格，价格偏高，交货不及时。恩杰康公司采购成本过高的原因部分物料到货不及时而实行了紧急采购，主要物料的实际到货量低于合同计划需求数量，当安装工程增多，所需物料总是缺货，导致安装计划不能如期进行，影响合同上的施工安装进度。为了确保安装计划顺利实施，采购人员不得不紧急采购所需物料。在紧急情况下，所需物料议价空间就不会很大，相反在物料急需的情况下，购买物料的成本要高于平时采购的成本。如表所示，在紧急采购的情况下，紧急采购的物料单价比平时采购单价要高。表2-4采购单价对比表物料名称采购单价紧急采购单价比率单相单路150180120%三相单路250300120%物联网卡11.2120%2.2.2验收存在漏洞恩杰康公司验收物料主要是由采购负责，物料到货后，由采购人员根据供应商提供的销售单进行数量核对，查看物料是否出现损坏，核对完毕后交由会计进行入库登记。而该公司物料存在一定的特殊性，在物料入库过程看不出任何外在性的问题，将物料进行组装完成后，安装运行后才能检测出产品是否存在问题。2.2.3账务处理不规范恩杰康公司在物料入库过程中，由采购员进行材料验收，核查采购材料的数量以及材料是否合格，再由出纳进行数量盘点进行入库登记，验收完毕后将验收单交给会计。由于采购人员存在不及时或者忘记办理入库手续的情况，采购员直接把产品放入仓库中，单据也没有交给会计，导致仓库物料数量账实不符，难以查证。3湖南恩杰康科技有限公司采购业务账务一体化流程优化3.1优化采购流程3.1.1制定合理的采购计划为了降低恩杰康公司的采购成本，减少紧急采购次数，采购部门根据仓库里现有的库存量以及本部门经营需求进行合理预测来制定采购计划需求表。对于不同的物料设置不同采购计划。第一步：要对仓库现有库存进行登记，了解材料的领用情况以及领用频率。第二步：对材料进行分类，根据材料的领用情况以及领用频率，制定初步采购计划，第三步：根据采购计划做出调整，完善采购计划。表3-1部分材料库存登记表材料名称库存领用频率物联网卡10张2天/次扎带6包3天/次三相单路10个1天/次温湿度传感器15个1天/次………………表3-2材料采购计划材料类型计划生产物料生产物料每天都需要用，每月采购一次，根据月度生产计划，本月需要100套产品，根据产品配齐所需物料，结合上月结余，制作采购申请单可适当调整。对于经常性缺货的材料如电表、物联网卡，可适当多增加库存量，订购120台电表，120张物联网卡，并提前半个月下采购订单。工具耗材工具耗材的使用领用频率2、3天领用一次，设置仓库库存计划10%，一个季度采购一次，耗材集中采购，采购330套材料所需耗材，工具按照公司现有工程人员20名，采购22套工程工具。3.1.2建立供应商选择系统对于恩杰康公司采购过程中存在紧急采购的情况，对现有供应商实行评价。评价方式分为紧急情况和日常采购情况，在紧急情况下，交货及时占比50%，商品质量占比20%，价格水平占比20%，付款方式占比10%，深圳易通公司经过评估得分8.4，长沙长芯科技公司经过评估得分9.6，在紧急采购情况下优选长沙长芯科技公司。在日常情况下，交货及时占比20%，商品质量占比40%，价格水平占比30%，付款方式占比10%，长沙云盖电子科技公司经过评估得分7.5，长沙星盛源公司经过评估得分8.7，在日常采购情形下，优先选择长沙星盛源公司。表3-3供应商采购标准评价比重表标准类型指标紧急日常商品质量合格率（总分10分，物料检验合格率要达到98%，每低1%减少1分）20%40%价格水平平均价（总分10分，与上一季度的平均价做对比，偏高5分，持平7分，偏低9分）20%30%交货及时到货率（总分10分，准时交货率达到98%，每低1%减1分）50%20%付款方式总分10分，赊购打10分，预付40%打8分，全额付款打6分10%10%表3-4紧急采购供应商打分表指标深圳易通（紧急）按权重打分长沙长芯科技公司（紧急）按权重打分合格率（总分10分，物料检验合格率要达到98%，每低1%减少1分）9分1.810分2平均价（与上一季度的平均价做对比，偏高5分，持平7分，偏低9分）5分191.8到货率（准时交货率达到98%，每低1%减1分）10分5105赊购10分，预付40%打8分，全额付款打6分6分0.680.8合计30分8.437分9.6表3-5日常采购供应商打分表指标长沙云盖电子科技公司按权重打分长沙星盛源公司按权重打分合格率（总分10分，物料检验合格率要达到98%，每低1%减少1分）8分3.29分3.6平均价（与上一季度的平均价做对比，偏高5分，持平7分，偏低9分）7分2.192.7到货率（准时交货率达到98%，每低1%减1分）8分1.681.6赊购10分，预付40%打8分，全额付款打6分6分0.680.8合计30分7.537分8.73.2完善验收环节3.2.1规范验收流程物料到货后先由仓库暂收，存放于待检测区域，仓库核查名称数量，贴好待检标示就要通知质检部的人员来检测产品是否合格,质检部需要严格的按照来料检验标准检验产品,检验其物料规格及各项指标是否符合标准要求,然后将物料进行品质记录。合格产品及时做好入库登记并做账，不合格产品联系供应上退货。合格合格来料仓库暂收，存放待检区域仓库报检，贴待检标示，根据采购表和送货单核查名称和数量后，通知质检部部门质检部部门根据来料检验标准进行检验张贴合格标示，记录报告，进行入库登记。来料放置来料不合格区，与采购部门联系，做来料不合格记录与分析退货根据入库单并及时做账。不合格仓管部门质检部门财务部门 图3-1优化后验收流程图3.2.2完善验收标准物料验收标准：到货物料的名称和数量要与收货单上的名称和数量一致，产品质量要符合施工的标准。工具类型检验物料名称与数量是否与收货单一致，物料外观是否有损坏，产品类先由质检部门组装进行测试，通电运行后检测产品是否能正常运行，验收合格后做好入库登记。表3-6材料验收标准材料类型验收标准工具耗材类检验物料名称和数量是否与收货单一致，查看外观是否有损坏产品类需要进行组装进行测试，通电运行后查看是否能正常运行3.3规范单据传递流程及账务处理3.3.1规范业务单据采购业务涉及的业务单据有采购申请单，送货单（收货单）、发票、采购合同、付款单，表3-6就是对采购业务单据的规范。表3-7业务单据表流程单据规范要求申购采购申请单正确填写物料名称及其规格型号、所需数量采购合同经由财务人员审核无误后才能盖章采购送货单（收货单）收货单或者供应商的送货单必须是原件，而且需要注明实际验收数量、收货单上要有收货人的签名和收货日期，如有修改涂改的地方，必须有管理层签字确认。付款付款单正确填写收款单位、银行账号以及开户行，金额栏大小写要填写一致，相关附件要准备齐全，经办人和相关部门领导需签字。发票供应商提供的发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚、不得涂改，各项目填写齐全、正确无误、票面金额与实际支付金额相符。入库入库单根据到货的实际数量及时填写入库单，一式三联，第一联：财务部存档；第二联：交成本控制（仓库）存档；第三联：采购组存档。正确填写入库单物料名称、规格型号、数量、数量单位、单价、金额；经手人、制单人、验收人员必须签字。3.3.2规范账务处理单货同到时，会计人员根据送货单、入库单以及发票做账，借记原材料，应交税费-应交增值税（进项税额），贷记银行存款。单到货未到，会计人员根据发票，借记在途物资，应交税费-应交增值税（进项税额），贷记银行存款，等到材料验收入库，借记原材料，贷记在途物资。货到单未到的账务处理：货验收入库时暂不作记录，待结算单据到达时按照单货同到的方法记录。若月底单据仍未到达，则先按暂估价入库记录。借记原材料，贷记应付账