湖南达嘉维康医药有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 湖南达嘉维康医药有限公司存货内部控制制度优化设计公司简介2008年底，湖南达嘉维康医药有限公司宣布正式成立，注册资本为500万元，作为一家大型中药制药企业，湖南达嘉维康医药有限公司不仅发展公司自身商贸，同时还自主研发生产药品，目前公司已经有了三个生产车间和一条粉针生产线，在湖南省范围内，是唯一具有中药冻干生产线的公司，在这条生产线中，共有100多名员工，其他三个生产车间共有200多名员工，除此之外，还有公司其他部门员工，以及公司的科研团队，共有400多人。湖南达嘉维康医药有限公司目前主要从事中药研发、生产及销售，并且在当地的中药研发领域有一定的成就，获得了生产中药的多项许可证。公司现由董事长、总经理带领副总经理、总经办、财务总监麾下的10个部门共同发展，公司的组织架构如图1所示：董事长董事长总经理总经理副总经理财务总监总经办副总经理副总经理财务总监总经办副总经理市场部采购部销售部物流部技术研发部质量监督管理部生产部财务部仓储部市场部采购部销售部物流部技术研发部质量监督管理部生产部财务部仓储部生产车间生产车间图1公司组织架构图公司存货内部控制现状从湖南达嘉维康医药有限公司存货的种类来看，主要是中药饮片和中药制剂，产品众多，主要包含丹剂、散剂以及口服液类药品。在存储时有些药品对于存储条件的相对较高，因此湖公司的存货管理也较为复杂，存货成本也居高不下。再加上国家对于公司的药品存货有着很高的标准，必须对药品有着很高的品质保证，如果存货管理存在失误，那么对于公司来说，则是一项很大的损失。因此公司必须按照国家的规定来管理公司的存货，对于仓库的温度、湿度等标准都进行了严格的规定，并且成立了专门的部门来进行管理，表1湖南达嘉维康医药有限公司存货组成比例单位：万元科目名称2018年2019年2020年产成品库存91.7784.8979.73在制品库存53.9649.6142.86原材料库存37.8135.2831.88在产品占存货比例29.3%4.85%1.27%产成品占存货比例58.8%42.98%61.73%原材料占存货比例41.2%47.82%28.97%由表1可以直观的看出，公司目前的存货主要由产成品、在制品以及原材料组成，其中占比最大的产成品库存，从2018年到2020年一直有所增长，到2020年，该比例已经达到了61.73%；但公司原材料的存货比例在这三年却有所下降，而这三年内公司的市场需求量并没有减少，因此公司原材料的存货占比和公司的发展并不协同，存在不合理之处，可以推测湖南达嘉维康医药有限公司在存货管理中存在一些问题。公司存货内部控制制度存在的主要问题存货采购与销售的退回流程不规范湖南达嘉维康医药有限公司与供应商进行月度退货业务。如果药品出现质量问题或库存要求没有达到公司的标准，则立即将其退还给上游供应商，并将结算的金额进行相应的扣除。根据公司2020年下半年的采购退回数据统计，月总退货/总采购量，公司平均月采购退回率在4%上下浮动，8月份最高为7.3%，但直到目前为止，公司还没有一个完整的采购退回程序。关于退货的手续、发货时如何登记、截止日期前如何付款等问题都没有明确的规定。这就导致了货物的长期库存，增加了与供应商的结算金额，导致了公司在经济上存在一定的损失。此外，由于各种原因，如质量问题、包装损坏等，顾客也可能选择退货。根据湖南达嘉维康医药有限公司2020年下半年的销售退回统计，月度总退回/总销售额，公司每月平均销售退回率在3%上下浮动。湖南达嘉维康医药有限公司现行销售退回流程如图2所示：销售部门物流部门业务员部门负责人保管员开始开始核查销售记录核查销售记录验收入库签署处理意见填写退货单验收入库签署处理意见填写退货单开具退货凭证开具退货凭证结束结束图2湖南达嘉维康医药有限公司销售退回流程图由2可知，湖南达嘉维康医药有限公司现行的销售退回流程存在一些问题，例如对于这些客户退回的药品，工作人员只需要登记名称、数量、客户名称、退货原因，然后填写退货单，由仓管员存储到仓库即可。但是其返还原因、责任认定都没有具体的记录，并且没有进行台账记录。导致公司销售部门、配送中心、客户之间的责任没有具体的认定标准，这就容易造成纠纷，影响公司管理效率。供应商选择不合理湖南达嘉维康医药有限公司现行的供应商选择机制较为简单，就是选择价格较低，规模较小的供应商合作，虽然这样能够省去一些繁琐的采购流程，物料的价格也相对较为便宜，但是，其弊端显而易见，供应商选择相对集中，公司没有建立供应商选择制度，也没有对供应商进行全面的多因素检测。表2湖南达嘉维康医药有限公司2020年下半年及时到货率表月份及时到货订单数总订单数及时到货率7822142057.88%8832145057.37%9816137059.56%10796134259.31%11843143058.95%12847145658.71%由表2可知，湖南达嘉维康医药有限公司2020年下半年的及时到货在57%-59%左右，及时到货率从10月份就开始下降，那么公司的存货缺货率就在上升，缺货率是指缺货金额与实际销售金额的比例，基于这种情况，公司如不能及时建立科学全面的供应商选择评价机制，必然会给公司存货管理带来压力。ABC存货分类管理法实施中存在缺陷湖南达嘉维康医药有限公司的存货主要是公司的待售的产成品类，在实行ABC分类法对存货进行管理时，公司仅仅只是通过销售比来对存货进行类。例如，公司销量较高的产品，以及价值不菲的产品就被划分到A类物料中，这些主要存货占到了公司销售总额的67.78%。一些销量中等偏上，价值也不低的产品就被划分到B类物料中，这类物料占到销售额的13.75%。还有一些存货作为公司数量较小且价值不大的存在，被划分到C类存货中，共有40多个产品，共占到了公司销售总额的18.47%。从公司目前实施的这种分类管理法来看，不仅分类不科学，而且管理效率也低，经过分析，发现主要有以下几个原因：首先，公司在采购物资时，没有考虑到采购的难易程度，因为目前的存货采购来源都不相同，因此，它们采购的难易程度也是不同的，例如，公司对某些原材料的需求量很大，在库存方面占用的资金很多，但是这些原材料的产地离公司很近，或者这类原材料的市场很大，因此在采购时非常方便；而一些原材料虽然需求量小、价格较低，但是它们的产地很远，市场也很小，那么它们的采购就很困难。在这种情况下，如果简单的利用ABC分类法，就会很容易将这些原材料进行无效的分类管理，在分类过程中，将比较容易采购的物料分到一类，较难采购的物料分到一类，这样的分类就会容易导致公司的存货不平衡问题。其次，材料之间失去了它们的相关性。ABC分类法只根据已记录的销售比率将物料库存分为A、B、C三种。然而，在实际工作中，湖南达嘉维康医药有限公司因为明确了生产目标，在生产过程中很多材料都被联系到了一起。例如，不同的原材料从同一地点采购，或者供应商一样等等，虽然使用ABC分类法可以将相应的库存划分为不同类型，但是也就没有关联性。但一些原材料由于其特殊性，只能从特定供应商处采购，其采购时间、运输时间甚至价格都会比较高，如果这些材料缺货的话，就会对公司造成很大的损失，那么就导致这些物资失去了它们之间的关联性。最后，很难找到关联物料。由于公司实施的这种ABC分类方法没有考虑到材料之间的关联性，就会很难找到与产品相关的材料，只能通过其他附加信息找到。就会导致这些材料的存货管理策略有了差别，同时其进货策略也变得不同，导致公司在无形中增加了采购成本。公司存货内部控制制度优化设计规范存货采购与销售的退回制度和流程湖南达嘉维康医药有限公司应该建立一个完整的采购退货制度和程序，防止退货产品不能及时清退，改善与供应商的结算情况。当出现包装损坏、污染、临过期、标签不一致、材料短缺等情况时，应当先由采购部门与供应商达成确认退货后，与供应商填写退货申请单。采购部经理审核通过后，由物流部门引入WMS系统。仓库保管员在收到指令后负责办理退货，货物从原来的仓储区转移到退货区，确认后回传到系统中。在退货过程中，仓库工作人员应当按照红字采购入库单来办理退货，如果退货时显示是供应商自提，那么就应当对其身份进行查验，保证是本人或者真实委托人进行签收，然后将单据进行装订并留存，退货手续完成后按照公司正常的发货程序将货物退回，并保存运输凭证。采购退回管理流程如下：采购部物流部采购员部门经理保管员开始开始审核导入WMS系统填写采购退货单审核导入WMS系统填写采购退货单移出至退货区移出至退货区回传到系统回传到系统是否供方自提是否供方自提核实委托人 是核实委托人物流退回供货单 否物流退回供货单结束结束图3公司采购退回管理流程图由销售退回的药品，公司应加强检查，查明退货原因，明确退货责任。如果顾客必须退货，工作人员需要前往客户单位，了解药品是否是与本公司药品，或者药品有效期是否已过。如果经过查验发现并不是公司的货物，那么就不能退回公司，除此之外，过期的货物同样也不能退回。如果调查得知系本公司药品，也在有效期内，那么应由工作人员先填写销售退回单，并上交部门领导审批统一，再交由公司质量管理部、采购部进行签字确认，然后再办理销售退回手续，退运药品存放在退运区，检查人员必须按规定退运。销售退回管理流程如下：销售部物流部业务员部门负责人验收员保管员开始开始核查退货物资的销售记录核查退货物资的销售记录验收签署处理意见调查退货原因并填写退货单验收签署处理意见调查退货原因并填写退货单是否合格是否合格入库 合格入库不合格品处理 不合格不合格品处理开具退货凭证开具退货凭证结束结束图4公司销售退回管理流程图建立供应商选择制度目前湖南达嘉维康医药有限公司在选择供应商时，主要选择商品价格较低，公司规模较小的供应商来进行合作，因为这样能够省去一部分采购流程，并且购买到的物料价格较低，公司认为这样节省了采购成本，但是其弊端显而易见，所以公司应当对供应商的选择重视起来，建立针对性的供应商选择机制，通过招投标的方式吸引供应商，然后对其进行筛选。信息整合之后再对其进行综合分析，最终确定供应商。其选择程序如图5所示：质检部采购部供应商质检部采购部供应商开始寻找供应商开始寻找供应商各类标准寻找供应商各类标准寻找供应商药品样品初审药品样品初审初审初审 否鉴定报告是否通过原材料鉴定 是鉴定报告是否通过原材料鉴定 否是否通过现场考察药物原材料产地考察是否通过现场考察药物原材料产地考察 是是否合格 否是否合格认定为合格供应商认定为合格供应商纳入名录 是纳入名录结束是否合格结束是否合格图5公司供应商选择程序图如图5所示，公司建立起供应商选择机制后，可以选择既能够及时供货又节省成本的供应商，对已经选择的供应商信息进行综合整理，按照国家食药监对药品原材料的购买规定即GMP的规定：药品类企业在采购原材料时，必须要严格检验原材料的质量，并且其供应商也必须具备提供药品原材料的资格证。采购时按照相关法律规定，初次合作的供应商应提供其营业执照、经营许可、质量保证协议、业务人员的从业资格证等资料。由湖南达嘉维康医药有限公司采购部门进行审核上报高层后再将信息进行汇总，并将供应商的资格证到期时间进行登记，以防止在合作期间供应商的资格证到期，导致无法采购。完善存货管理方法和制度按照ABC分类管理法，被划分A类的存货虽然其价值高，但是在实际生产中，该存货市场比较广泛，获取比较容易。在管理这类物料时，不必要再作为重点存货进行管理。同理，有些物料属于市场稀缺资源，在市场上很难采购，被划为B类或C类采取了简化或一般管理方法，一旦出现缺货，会给公司造成损失，因此，该种物料即使价值较低也要时常对其进行关注。可以将湖南达嘉维康医药有限公司的货物分为一般货物、重要货物、战略货物以及瓶颈货物。表3公司货物分类管理表货物类别分类依据管理方法一般物料般物料属于在存货类别中价值较小的商品这些商品在采购时往往都比较容易，但是因为它们的数量众多，公司在采购这类物料时，应当对其采购的数量和时间进行详细的计算和估计，防止发生库存积压的现象发生。重要物料该物料价值大该类物料是公司生产的核心物料，但是采购相对比较容易，因此按照采购一般物料的方式进行采购，公司在对此类物料进行管理时，需要尽量降低存货成本。战略物料这类物料价值都较高，不容易采购，但对公司来说却必不可少公司在选择供应商时，应当对其进行详细的评估，并建立长期合作管理，在物料管理方面要严格控制其数量，数量过度占用资金，数量较少影响生产且不易补货。瓶颈物资这类物料市场采购难度高该类物料供应商选择度不大，所以可以进行长期合作，该物料也有可能由于距离较远，运输难度较大等原因，该物料缺货无法及时得到补货，对于该类物料应大批采购，不仅防止缺货，同时也能降低成本。虽然目前湖南达嘉维康医药有限公司实行的是ABC分类管理法，但是运用的较为简单，且存在着很多问题。因此，湖南达嘉维康医药有限公司可以在现行的分类法基础上将上述的管理办法加入其中，在满足公司的生产需求的基础上，能够在很大程度上增强存货之间的相关性。对于存货管理人员来说，也较为方便和快