湖南S公司会计电算化优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u186001湖南S公司概况 1260061湖南S公司简介 1217411湖南S公司部门结构 295682湖南S公司会计电算化应用现状 385792.1会计电算化的岗位设置 320832.2会计资料档案的管理形式 3253722.3账务处理的具体流程 414913湖南S公司在实行电算化存在的问题及原因分析 487643.1企业对会计电算化的重要程度认识不准确 4147253.2相关的管理制度不完善 5284083.3电算化会计人才的缺乏 598933.4会计电算化软件因素 6147253.5会计信息的安全存在重大隐患 6228114湖南S公司会计电算化的优化设计 781694.1提高见解，提升内部机制 781694.2建立健全完善电算化的管理体系 7318354.3加强人才投入力度和对“复合型”电算化人才的培养 764334.4会计电算化软件的性能及兼容性有待提升 848484.5着重对会计电算化的安全性和机密性的监测 84847结论 922044参考文献 11湖南S公司会计电算化优化设计1湖南S公司概况1.1湖南S公司背景介绍湖南S公司位于湖南省长沙市芙蓉区，交通十分便利。湖南S公司正式营业于2003年，至今公司已经运营了16年。湖南S公司是一家集零售、销售于一体的电子通讯设备、电子科技产品、计算机软硬件；技术服务，作为湖南电信的核心合作伙伴。四维通联是一家集零售、销售于一体的电子通讯设备、电子科技产品、计算机软硬件；技术服务，作为湖南电信的核心合作伙伴，到2019年在湖南拥有近100个办事处。随着每月中国电信营业厅近5家新店的不断扩大。湖南S公司经过16年的发展与壮大，湖南S公司已经与中国电信、中国联通、苹果品牌手机、华为手机、VIVO手机、OPPO手机等国内外知名企业，与之发展成为核心战略合作同盟挚友。经过十几年的发展，湖南S公司拥有500多名一线员工。一线员工兢兢业业，不断创造业绩，提升个人能力，不断创造价值。1.2湖南S公司部门结构公司组织机构包括七部分的内容，即总经办、业务部、商务部、物资部、综合部、人力资源部和财务部，总经办是公司高层管理人员，业务部负责业务往来，商务部联系公司业务和对接工作，物资部负责平时东西采买领用和客户招待，综合部包括合同签订和平时活动组织等，人力资源部主要是为公司新增血液和工资核算五险一金的统计，财务部负责资金的支出流转和资金控制等，详细如下图1所示：图1S公司部门结构图1.3湖南S公司财务部门结构公司财务部包括财务总监、财务助理、预算、成本控制、资金、投资、审计等，财务总监负责所有的调控，财务助理则是帮财务总监处理日常事务，完成企业日常业务的财务会计记录工作，预算严格控制公司业务资金，估计每月每季度每年，通过预算和差异分析，找到企业的痛点，来不断促进企业提高其财务业绩的管理会计工作，成本控制把控平时支出成本等，资金则是负责资金的进出，投资是公司和其他公司进行合作由投资进行考察公司经营状况，审计负责财务人员的真实性，电算化专门负责财务软件的维修，如下图2所示：图2湖南S公司财务部门结构图2湖南S公司会计电算化应用现状2.1会计电算化的岗位设置依照之前公司实行的岗位分离制度的划分，财务部门设置了相关的职位：如系统主管、计算机维修、档案管理。如下图3所示：图3湖南S公司电算岗位结构图2.2会计电算化的管理形式目前湖南S公司使用的计算机软件为:用友财务一体化管理软件。之前，湖南S公司财务数据的存档不能与现在的虚拟存档相比较。在应用了用友电算化软件之后，基于会计电算化数据文件管理的特点，数据查询速度快，数据检索能力强，实现了湖南S公司基于网络的会计信息的传输和共享。2.3账务处理的具体流程湖南S公司目前财务实行的是日记式账文件与凭证文件两种形式，相比电算化软件具有数据处理快，规范，可以共享等性能。从整体来看，数据处理方面是会计电算化软件相较传统会计工作方式最突出的一个优点。依靠计算机获取数据，进行录入、处理，整理，提供企业决策者有参考价值的信息。在最后，可以操作全部核算，数据就会自动集中，进行处理。3湖南S公司在实行电算化存在的问题3.1企业对会计电算化的重要程度认识不准确随着国内开展会计电算化之后，湖南S公司也开始运行。但是由于公司决策者并没有发现使用电算化的利处，思想停留在传统的处理数据的阶段，不看好新兴会计电算化软件的作用，觉得传统的是不能取代的。造成企业对会计信息系统完整性的重要性认识不足，有关管理部门未能按应有的方式运作。首先，湖南S公司企业的领导人员对电算化信息不完全了解。在领导对企业进行管理的时候，并没有对会计电算化进行深入的认识，只是片面的知晓。从而开展会计电算化的全过程使用费用很大，尤其是在软件购买的过程中，没有真正认识到公司需要的是那些功能模块。湖南S公司的会计工作者使用电算化通常就是录入凭证，由管理人员审核凭的正确或错误，再者就是将大量的测试评证录入用友财务系统，省去了大量的人力和物力，提高准确率，便于查看。同时，还需要必备的计算机技术水平，也是使用会计电算化的前提条件。另外，长期使用传统会计软件的人员，已经用的很顺手，不希望改变方法，只是觉得可以作为辅助工具[12]。在这方面，湖南S公司在实际工作中其实已经运用了会计电算化软件进行数据处理，但是对于软件的更新换代并不关注。据我所知，2013年湖南S公司成立至今，没有进行过一次软件检测升级的行为。在公司财务管理等方面财务管理可以有效的降低企业风险，提高安全系数，避免遭到不法分子趁机盗取公司经济信息以及公司机密。在我国企业的应用中发挥了重要的作用。财务人员应加强对会计电算化软件的认知能力，跟上时代的步伐，进一步提升自身能力和水准，对实操电算化软件，储备知识，提高自身能力。湖南S公司如果不能及时认识到软件带来的益处，不能得到充分的重视，那么公司将不能顺应时代发展，取而代之的结果就是管理理念，跟不上时代的潮流，最后被新颖的理念所淹没。3.2相关的管理制度不完善在会计电算化管理方面，湖南S公司没有完善的管理体系，应用管理中没有秩序可言，使得公司财务内部没有统一的指导，没有一个标准，导致实施过程中有的控制失效。并且对于软件的功能模块没有一个分区，没有授权，可能导致的是数据被随意篡改。此外，还需要注意的是公司工作人员对软件的排斥，不满情绪，产生的抵触心理。其实，会计电算化在企业中的应用，可以促进工作人员的，办事效率，释放工作压力。但湖南S公司出现了这样的一种情况，在电算化使用过程中，意外增加了工作人员的工作和时间。这就说明湖南S公司中的部分会计工作人员还未对会计电算化软件进行实际操作，没有能熟练业务,加上不能正确使用电脑,信息的存储和处理的操作,疏忽大意，甚至导致数据丢失的可能。然而管理人员也认为，没有必要进行改变，传统的会计记账已经深入人心，是会计工作的常态，无需引进会计电算化，根本不需要再进行改变，是多余的行为。有这种想法是非常错误的，是不重视会计电算化问题的一种现象。3.3电算化会计人才的缺乏从调查中得知，目前湖南S公司里的财务工作，大多还是以传统的手工记账为主，在财务软件的应用上只是接受过短期培训。根本不去处理突发情况，只是简单的会应用软件，没有相关的维护技能。在工作过程中，确实是遇到过这样的情况，数据一旦丢失，就会面临着企业信息丢失，从而对湖南S公司造成严重的影响。虽然公司配备了网络管理人员，但是，也由于没有相关的会计知识，在维修时，大大降低了工作效率，而且并不是每次都可以很好的解决问题这使得当计算机故障时无法恢复数据。公司配备一个专门的精通会计电算化的人才是十分重要的。对于湖南S公司会计电脑化的实施，所要求的人才应精通会计知识，具有一定的计算机技术水平。这是湖南公司面临的问题之一。对会计人员进行计算机水平的工作培训，尽管经验丰富，但与实际需要有很大的不同。由有些会计师处于多重职位和多元化。湖南S公司财务内部分为总监，经理，会计，出纳，但是会计人员的工作十公繁重，就会让出纳完成会计人员的工作，造成了一岗多用，没有固定的工作划分，容易造成分工不明确，形成混乱的局面。湖南S公司是我面试的第一家公司，对员工的自身要求处于中等水平。所以很顺利的就进入了公司。开始实习阶段，每天就是简单的核对公司一些往来账目，随着时间的增长以及学的知识增加，我逐渐接触到开具发票，和电算化软件录入凭证的操作。到后来我又独自去银行和税务局办理相关事宜。实习过程中，干的工作很杂，没有顺序，这就说明了湖南S公司没有对员工的工作职能进行一个系统的划分，没有固定的程序。针对S公司，应该多吸取有专业水平的财务人员，不要认为一名会计人员很优秀，就代表着整个财务部门整体水平就不用提升，也是要不断地提升自己，丰富自己。3.4会计电算化软件因素湖南S公司在向软件开发商购买用友软件时，没有充分考虑企业自身的企业特点，然后产生了一些问题：第一不能合理使用。计算机电算化是一种金融软件，其设计采用的是相同的标准化模块，其会计软件功能必须具有一定的灵活性，第二是成本高，由于湖南S公司的销售型企业，所购买的电算化软件并没有采购入库的功能。由于单个模块的使用多或少，功能只能作为摆设使用，导致湖南S公司购买软件的成本增加。就以我在公司工作的期间为例，湖南s公司是一个销售型企业，来往的业务很多，每天都要收到各式各样的采货单和订购单。但是这些单子并没有很好的录入财务，可以说是财务系统没有这个功能，也就是说公司在购买用友这个财务系统的时候并没有很好的和用友的出产商很好的沟通，没有及时像出产商说明自己公司的业务需要进行采购入库的模块，所以导致现在每天大量的采购入库单每天都要以纸质的形式保存在公司，不但造成了查找起来很不及时，同时还造成空间的浪费。需要及时和产品方沟通，寻求一个属于自己公司的财务软件。第三是故障排除的困难。因为公司没有专业的电算化人才，所以对于电算化软件得排查故障基本上很难实现，只能是公司会安排网络安全员对网络进行一个安全区排查和管理，但是不会定期对财务软件进行安全的检查。3.5会计信息的安全存在重大隐患在会计电算化的应用中，湖南S公司公司一直没有重视会计信息的安全性。是简单的认为只要是有加密狗就可以忽略会计电算化软件的安全性。甚至连相关的操作人员都认为电脑可以自动储存资料，而不需要资料备份。但实际上，不光要在处理数据之后要及时保存，还需要做双倍备份处理，并以岗位分离制为基础实现分类存储，因为系统只要崩溃或，遭到不法程序攻击，关键的数据将会遭到泄露，这对企业制度和运行有着巨大的影响。此外，一些会计工作者对电子计算机会遭受的病毒一无所知。他们通常玩游戏，听歌曲，并在配备电脑软件的电脑上看电影，这些行为都会是病毒侵入电脑这为病毒攻击甚至窃取会计信息提供了机会。然而一旦电脑遭到病毒的入侵，系统会处于瘫痪状态，加密狗也起不到任何作用，所有数据都会丢失，会造成湖南S公司巨大的损失，而这种损失是不可挽回的。所以建议所有的会计人员要将工作和娱乐分开，不要用工作电脑进行一些娱乐活动，尤其是带会计电算化软件的电脑，杜绝一切娱乐活动，只能办公。一旦加密狗失去作用，公司所有的数据就会丢失，遭到泄露，对公司造成的危害是不可挽回的。所以上班期间安心工作，休息期间可以用自己的娱乐设备进行消遣娱乐。4湖南S公司会计电算化的优化设计4.1提高见解，提升内部机制湖南S公司应提高对电算化应用的重视。必须正确认识会计电算化的问题，并及时加以解决。湖南S公司企业的决策者应当意识到当今企业管理的形式，对企业的管理实施科学有效的管理，而不是故步自封，守着传统的管理理念，不愿意适应新事物，不能为公司提供便捷的工作方法。湖南S公司的决策者应当在管理中，积极开展与时俱进，提高公司办事效率，降低会计业务风险，准确认识时代的方向，重视会计电算化。电算化在公司的作用是完全不可以取代的，是任何决策都不能代替的。4.2建立健全完善电算化的管理体系在信息时代背景下，电算化的快速发展，使得其中的问题越来越凸显。因其缺乏管理制度以及法律法规，企业必须尽快制定适合的规章制度，完善电算化体系。公司具体应:严格审计和会计电算化相关人员，需要招聘接受过专业的电算化软件培训的人员，以免会计电算化软件发生故障，可以第一时间修复，虽然成本会增加，但是会挽回公司损失，避免了信息的泄露和入侵。避免因求职的应聘者选拔错误，发生不可避免的经济损失。湖南S公司要注意系统管理，高兼容，数据更新，合理管理，加强防护。要定时安排员工培训，及时了解软件新功能可以进行电算化软件考核设置奖励，提高员工积极性4.3加强人才投入力度和对“复合型”电算化人才的培养使用会计电算化必备的关键是具有专业水平的工作人员。因此，湖南S公司必须要引进专业人才，综合能力高的会计人员。什么是综合能力高的会计人员，就是指那些具有较强的会计专业知识水平，又熟练使用计算机，对会计电算化操作快，熟悉各种程序的会计工作者。这些人才引进湖南S公司之后，可以帮助公司其他会计快速上手电算化软件，提高企业会计水平，顺利展开电算化工作。湖南S公司有限公司有必要加强专业混合型，会计电算化人才的栽培和哺育。一方面，湖南S公司应该积极录用高等院校的毕业生，录用相关专业的人才。另一方面与软件开发公司合作，请他们来培养公司的会计人员，为顺利开展计算机电算化工作创造条件。在会计电算化应用的过程中，人才是其中的关键。它需要即是会计专业，也会计算机的相关技术。湖南S公司的会计工作者应进行定期的相关知识的培训，可以分岗制定培训内容，注重会计与计算机的结合，巩固会计专业知识，熟练应用计算机，努力发展“复合型”人才，还要及时更新数据程序，从而降低财务风险，与时俱进，推动湖南S公司的发展。4.4会计电算化软件的性能及兼容性有待提升会计电算化软件会受编程设计的影响。这一问题的出现，企业需要与实际编程的公司取得联系，然后让程序员结合湖南S公司自身的发展情况，制定兼容性高的电算化软件。使湖南S公司能满足企业的需求，使用合适的会计电算化软件。以实际为出发点，做质的飞跃。那么软件不兼容就会造成一定的负担，不仅是工作中由于软件复杂程度，给工作人员带来苦恼，工作的负担，还是拖延了企业电算化的改革所遭受的一定经济损失都必须得到重视。4.5着重对会计电算化的安全性和机密性的监测在重要的计算机系统中使用了防电磁辐射和电磁干扰屏蔽。电脑机房为发展机房管理系统和应急对策。在这样的复杂的网络情况下，随时都可能会遭到不法分子以及公司内部工作人员的恶意攻击，或者在公司员工的不经意的动作都会导致财务会计信息的安全。所以平时一定要加强对电脑机房的维护和定期监测，保证电脑随时处于安全的网络信息环境，避免遭到攻击和破坏。所以，企业必须制定一个保障措施。首先，分级授权，管理上去繁从简。其次，建立完善措施。预防黑客和病毒攻击。然后是增添权限功能，方便授权管理。最后，信息备份。要求不同工作人员根据不同工作开展每天的数据备份。五是加强审计行制度。六是增加对复杂的网络环境访问的限制。结论根据以上对案件的分析，解决了一些问题:1.重要程度认识不准确2.制度不完善3.人才缺乏4.软件使用不及时5.信息不安全湖南S公司在电算化的应用中，需要提高会计人员对电算化专业知识的认知，在业余时间要不断的提升的专业水平和电算化的专业知识。公司的管理人员要不断完善各个部门的管理制度，在这个层面已经不单单局限于财务部，包括公司的所部门。湖南S公司要注重人才的培养，要定期对财务人员进行相关的培训，可以组织财务人员去听取专业的讲座，增强对电算化专业的认知和理解。同时要加强对专业人才的引进和培养，虽然加大了成本，但是提高了自己公司员工的见识，只有员工对知识有了全面的了解，员工才会把自己的优势和作用发挥到极致。在培养员工的同时还要加强员工的去留问题，不做培训机构，只有员工踏实的在公司服务，才会创造出价值。在电算化软件的，适应方面，要充分考虑本公司的具体运用情况，和厂商及时沟通，让厂商充分了解自己公司的需求，使电算化的软件得到最大化的应用，把财务软件的作用发挥到极致。在会计电算化软件运行前，必须对电算化软件制定规定和规则，制度会起到监督的作用，不是所有人都可以接触到电算化软件的。专业的会计人员可以保证软件的正常运行和维护。避免软件因为一些不法人员的攻击而遭到破坏。参考文献[1]姚倩.会计电算化环境下会计舞弊行为及对策研究——以JA公司为例[J].湖南工业职业技术学