红旗食品有限公司材料采购业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 红旗食品有限公司简介 红旗食品有限公司材料采购业务账务处理流程优化设计红旗食品有限公司简介红旗食品有限公司成立于2013年，注册于湖南省长沙市，注册资本100万元，是一家致力于坚果、干果零食研发、生产、销售于一体的综合性食品企业。公司现有2个生产基地，销售网络达全国12个省市，公司营销队伍团结高效，正在快速发展、稳步推进，开发全国各地区域市场。企业坚持“以德为营，以人为本，精诚团结”的经营理念，拥有“红彤彤”、“齐飘飘”等注册商标，逐渐形成拥有自主知识产权的新产品，将陆续投放市场，以保障市场的永续经营和创新领先优势。红旗食品有限公司现有员工108人，公司共有6个部门，包括综合部、生产部、采购部、营销部、财务部、质检部。图1红旗食品有限公司组织结构红旗食品有限公司采购业务账务管理现状红旗食品有限公司采购业务管理主要包括对采购业务过程进行组织、实施和控制等一系列过程。红旗食品有限公司制度规定，20万元以上的采购须由采购部负责，主要包括蔬菜、水果、坚果等原材料、生产配料、生产辅料等生产材料的采购。根据2020年度的采购统计，原材料、生产配料、生产辅料等采购种类超过65种，年度采购费用超过200万元。可见红旗食品有限公司采购类型多而复杂，采购部在材料采购方面的工作非常重要。具体采购情况见表1。表12020年度红旗食品有限公司材料采购一览表类别材料种类种类比例年度费用（万元）费用比例原材料2741.54%168.577.36%生产配料3046.15%38.717.77%生产辅料812.31%10.64.87%合计65100.00%217.8100.00%红旗食品有限公司采购业务由副总经理分管，采购部每年会根据下一年的生产计划，制定年度采购计划，经副总经理、总经理审批通过后执行。生产过程中，生产部在材料需求方面有额外需求，将由生产部提交采购任务书和需求清单，经总经理助理审批通过后，提交采购部。采购部根据采购任务书和需求清单，编制采购计划书，由副总经理、总经理审批通过后实施，最后由财务根据采购合同进行付款。图2红旗食品有限公司采购审批流程红旗食品有限公司在实施采购以后，在验收阶段也由采购部负责。一般由供应商将货品送至生产仓库，由采购部根据合同清点货品种类和数量，并填写2份验收单，一份提交给生产部入库，另一份提交给财务部进行结算。最后，由财务部根据采购部提交的验收单和合同发票进行付款。图3红旗食品有限公司材料采购验收流程红旗食品有限公司材料采购业务存在的问题采购计划管理不完善红旗食品有限公司采购部每年会根据下一年的生产计划，制定采购计划，经公司领导审批后进行实施，保障下年度的生产所需的原材料。然而，在实际生产过程中，由于客户的需求调整，会出现新的小额原材料需求。在此情况下，需要生产部根据生产需求制定材料需求清单和任务书，主要包括材料、设备和人员需求，当材料需求成本超过20万则由采购部负责采购，若需求成本低于20万元则由生产部自行采购。2020年度红旗食品有限公司采购合同200万元，然而全年投入生产的材料价值超过300万元，也就是说超过100万元的材料采购没有经过采购部进行采购。据了解，生产部全年因生产需要，自行采购8次，单次采购金额在10-18万元之间。生产部自行采购的流程需要经过总经理助理、总经理审批，最后由财务根据生产部的发票进行付款。生产部自行进行临时生产需求的采购，为确保不出现额外多余的库存，因此只采购生产需求量的材料。正因如此，生产部的临时采购没有长远的计划性，没有进行大宗采购的价格谈判，造成了公司的材料成本居高不下。缺乏材料采购验收监管红旗食品有限公司在采购验收方面，由采购负责部门自行组织验收，没有其他部门进行监管。采购负责部门验收，只是清点货品的种类和数量，对于货品的质量并没有进行检验，以至于采购验收管理不严格，出现不合格货品入库的情况。当出现采购部验收合格，生产部入库后，生产使用过程中发现材料损毁的情况，采购部与生产部互相推卸责任，一方认为是验收了不合格的货品，另一方认为是生产部管理不善导致货品损坏，无法确认责任归属。材料采购方式单一红旗食品有限公司在材料采购方式方面，主要采用供应商库、市场比价的方式进行采购。目前，已与4家供应商进行了长期合作，其中2家负责供应蔬菜、水果等原材料，1家负责供应生产配料、1家负责供应生产辅料。红旗食品有限公司大部分的蔬菜、水果以及生产配料、辅料都由供应商进行采购，其他材料则由采购部根据采购任务书在市场中进行比选。红旗食品有限公司建立供应商库是为了大额、长期采购能够降低采购单价，确保货品的品质。然而，由于红旗食品有限公司生产规模有限，近年来的发展放缓，没有更多合适的供应商入库，原来的供应商逐渐形成了垄断，在价格和质量方面已经没有了优势。此外，由于生产部需求的很多生产辅料为特殊材质，存在独家供应的情况，因此采购部难以在市场进行询价比选，也造成了采购成本居高不下的情况。业务和财务系统独立运行红旗食品有限公司正处于发展阶段，目前采购部、销售部、财务部已经陆续使用电脑系统进行账务统计，然而由于各系统并没有统一设计，因此存在衔接性问题，导致了现阶段采购部、销售部、财务部各自使用自己的系统进行统计。正因为日常，各部门在数据统计方面出现了账实不一致，各部门账单不衔接的情况。例如，采购部在完成采购后在采购系统中录入了商品数据，然后根据验收单和发票等票据向财务部申请支付货款。财务部对票据核实后即可完成付款，并在财务系统中录入数据。然而，有时候采购部在验收未完全通过的情况下，经请示公司领导同意提前支付货款，因此采购部在采购系统中备注了部分货品须重新配货且已提前结清货款的具体情况，然而在提交给财务部的票据中没有注明具体情况，导致了财务数据与采购数据不一致。此外，有时候采购部根据公司生产需要，临时安排供应商进行送货，采购部系统中记录了送货次数以及数量，而未通知财务部进行账务录入，因此导致了财务出现账实不符的情况，对于公司经营管理存在资金管理风险隐患。红旗食品有限公司材料采购业务流程优化设计采用定量与定期结合的采购方式制定计划为改善红旗食品有限公司在材料采购计划方面的不足，我认为应该采取ABC分类方法制定采购计划，对于物料材料中的种类较少但占用金额较大的材料采取定量采购，当库存量降低至安全值时进行补充采购；对于物料种类大，占用资金量较少的材料采取定期采购，根据仓库盘点情况进行采购控制存货量。通过采用定量与定期结合的采购方式，能够提高单次采购数量和金额，提高单次采购20万元以上的比例，提高了采购部与供应商谈价的空间，降低生产部自行采购频次，进而降低了采购成本。根据2020年度的材料使用种类与金额的情况，对于生产材料中种类较多，金额较大的蔬菜、水果等原材料划分为A类，进行定量采购；种类较多金额较少的生产配料划分为B类，进行定期采购；种类、金额都较少的生产辅料划分为C类，采用定期采购。为了确保采购计划满足生产需求，又不会造成太多的库存，占用过多的流动资金，应对采购周期进行控制。对于定量采购应采取较长周期的管控，采购周期设置为6个月，而定期采购则设置为3个月。表2红旗食品有限公司材料采购方式及周期类别材料分类材料种类采购方式采购周期A原材料定量采购6个月油墨6个月B生产配料食品添加剂定期采购3个月C生产辅料包装3个月完善采购验收环节为改善红旗食品有限公司在采购验收方面的不足，我认为应该对采购验收审批环节进行优化。首先，确认采购负责部门经理为验收质量的第一责任人，在原有的验收环境中增加“质检部”作为联合验收部门，质检部验收人员作为验收第二责任人。当供应商运送货品至厂区，由采购负责部门和质检部根据采购合同及需求清单，清点货品是否满足合同约定，清点内容包括种类、数量，再进行质量抽检。联合检验合格后，填写验收单签名后交给生产部的仓管人员，由仓管人员对照验收单核点数量后进行入库，并出具入库单给采购人员。然后由采购人员提供入库单、验收单、合同和发票，并填写付款申请单，经总经理助理、总经理审批通过后，提交给财务部申请付款。最后由财务部人员核实票据及审批流程，经财务总监审批后进行付款。图4红旗食品有限公司材料采购验收流程材料采购方式和途径多元化为降低红旗食品有限公司采购成本，改善供应商库价格垄断的现状，我认为应该进一步扩充战略合作供应商的数量，确保供应商库中供应A类别材料的供应商不少于3家。对于供应商库中的单位进行定期评价，服务质量高、效率高、具有价格优势的供应商优先合作，形成良好的采购比价模式。对于B、C类别材料，在多方比价的情况下，优先选择供应商库内单位，让更多的单位进入供应商库，进行动态评价，末位淘汰制筛选优质供应商。为降低红旗食品有限公司采购成本，通过定期的长沙地区农贸市场的实地考察，以及网络查询等方式，梳理出适合红旗食品有限公司的季度材料价格信息表，以此作为询价比选的依据，也可以增加供应商的数量，从而为降低采购成本提供有力支持。同时，在财务处理方面，可以采用商业汇票对长期合作的供应商进行付款，并计入“应付票据”科目，在供应商选择方面也应优先选择接受“商业汇票”的，以此降低公司的现金支出。表32020年长沙地区材料价格行情咨询表设计材料类别规格品牌市场询价供应商一季度二季度三季度四季度食品添加剂250g密语2.5元/包2.8元/包2.2元/包3元/包长沙粮源有限公司业务和财务系统衔接运作为改善财务数据与采购、销售数据存在不一致的情况，我认为应该连通财务、采购、销售系统，做好衔接工作。红旗食品有限公司采购部、销售部录入数据以后，应推送给财务部进行数据复核，经复核无误后汇总进公司财务数据，进而实现公司的账实一致、各部门之间的账务数据一致。图5红旗食品有限公司业务系统衔接流程总结红旗食品有限公司在材料采购方面存在材料繁杂、成本难以有效控制的情况，通过对采购业务账务处理流程进行优化，采取定量和定期相结合的采购形式，保障了库存量维持在合理水平，在采购审批、验收以及供应商的选择方面进行完善，有效降控制了公司的材料费用，降低了公司的成本费用，在业务和财务系统方面进行了衔接，确保了各部门数据的统一性，实现了账实一致，也提高了公司的运营能力。

参考资料[1]李军,霞小薇.企业库存管理的具体流程与改善措施[J].国民经济,2017,4:126-137.