衡阳市生活家家居装饰有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1衡阳生活家家居有限公司简介 衡阳市生活家家居装饰有限公司员工借支管理制度优化设计1衡阳生活家家居有限公司简介衡阳市生活家家居有限公司位于衡阳市珠晖区苗圃路，主要提供装修、家居、建筑装饰等服务。企业利用充裕的资金在衡阳市周边地区建设自己的实体门店，例如西渡、常林等地区。各地区的实体门店满足客户眼见为实的要求，面对面的交流利于满足客户装修的意愿，解决客户烦恼的善后问题，扩宽了公司的市场。公司为顾客提供设计、装修、生活家居一条龙服务的同时，各地区有实体门店能够为客户提高更完美的服务。企业的发展前景备受投资者的肯定，于2019年正式成为深圳生活家家居装饰工程有限公司的分公司，成为深圳生活家公司在衡阳地区的代表，拥有更丰富的这资金、技术。2公司员工借支管理现状生活家公司在迅速发展的同时也产生了许多问题，如果将这些问题置之不理将对公司的长远发展产生影响。一般情况下节假日是家居装修公司创造营业额的时机，也是销售人员获得奖金的机会，然而在生活家公司中，销售人员在节假日的工作积极性不高，甚至不愿出差。经了解，原因是一部分出差人员因公出差产生的住宿费、交通费、餐食费无法及时报销，各类人员报销比例也不一致。例如，销售经理可以快速报销自己的出差费用和个人消费，而普通的销售人员只能报销一半比例的食宿费用，打击员工工作的积极性。造成大量报销单累积，财务人员无法及时审核报销差旅费，也无法正确计算费用，最终致使企业利润与税费核算混乱。财务部门还有大量的员工借款单据，大部分借款原因是员工个人超前消费，占用营业资金，企业也要承担坏账的风险。3公司员工借支管理存在的问题3.1没有明确的员工借支额度管理公司财务账上存在部分员工的大额借款，这些员工因买房、买车向公司借款，公司管理层因亲属关系批准借款，其批准金额在十万到三十万不等，占用公司有限的流动资金。员工减轻了自己的资金压力，却使得企业资金负担加重。部分为实习员工因工资低，却喜欢超前消费，向门店店长借款。各门店店长为了挽留人才，有时直接批准实习员工的借款。其次，部分销售人员占着亲属关系的便利报销大额的差旅费用，其中大部分费用为员工的个人享受消费，如化妆品、奢侈品、高档的食宿等。而其他普通员工正常的差旅费无法报销，员工利益得不到保障，打击普通员工的工作积极性，加剧不良风气在公司内部的盛行。3.2员工借支报销审批流程繁琐生活家公司部门领导签字的出差单员工填写报销单管理中心领导证明签字部门领导签字的出差单员工填写报销单管理中心领导证明签字会计审核报销单和发票财务经理签字总经理签字总裁签字出纳付款图1员工借支报销流程图报销单要经过公司领导层层签字后才能交图1员工借支报销流程图3.3员工借支报账审核混乱在生活家公司内部，存在一些员工利用差旅费报销时间长的漏洞，进行高出标准的报销或者进行虚假报销。例如员工给与商家差价，让商家虚开发票，利于虚开的发票多报销费用，或者出差结束后，重新补开发票。而财务人员因为报销时间过长，难以鉴别发票真实性和发票的准确性。还有部分员工喜欢累积报销，将上月出差费用与这月出差费用一起报销，甚至有跨年度的差旅费报销，财务人员为了简便，将小金额做一次性分录，这将导致出差费用结算集中，占用有限的资金的同时，还导致会计账目不清，会计核算混乱。3.4大量员工借支逾期生活家公司在给予员工借款便利的同时，因员工无法及时归还借款，出现大量的的员工借款逾期。例如员工的因车贷、房贷的大额借款，员工无及时偿还借款的能力，只能拖欠借款，企业无法收回借款，需要承担坏账的风险。还有部分实习员工在试用期的借款，实习员工在试用期结束后直接离职，直接失去联系致使无法追回借款。不断累积的员工借款金额，像雪球一样越滚越大，且此类坏账损失无法作为费用处理，也不能在税前扣除，只能作为企业的营业外支出处理，增加企业的流动资金负担。4员工借支管理优化设计4.1明确员工借支额度公司应针对员工所在岗位和职业来规定相应的借支额度。因公借支的，由财务人员根据事由核定借支额度，员工借款必须填写借支单，明确借支金额和偿还时间，前款未清的，不允许再次以同一事由办理借支。面对实习员工的借支，要严格审批，了解借支原因与其家庭背景并签订借支合同。限制因私借支，明确规定员工的日常借支不得超过员工工资的二分之一，针对具有亲属关系员工的大额借支，财务人员要严格执行员工借支程序，不随意付款。其次，管理阶层要提高自身的会计意识，公私分明，不得以任何理由占用公司资金用于私人开支。确实因个人原因需要借支的，根据员工岗位工资，以预支工资形式核定借支额度。如下表：表1员工因私预支工资额度员工职位岗位工资标准员工预支工资额度高管人员12000元<=6000元经理人员8000元<=5000元销售人员6000元+提成<=5000元普通职员4500元<=2000元实习员工2000元不得预支工资销售人员薪资由底薪加提成组成，可以根据其提成适当增加借支额度，给与销售人员一定的鼓励。员工特殊困难时期的借支，可以根据实际情况酌情处理。例如，非实习期员工因父母疾病急需医疗费，可以给予借支，但需要要签订长期劳务合同，降低损失风险。4.2员工借支报销流程优化设计4.2.1简化报销流程可以图2优化后的报销流程通过简化员工报销的审批流程，提高公司对员工借支的管理效率。去除填写出差单据并审核的步骤，员工填写一张报销单就可，缩短报销流程。所有报销单交至管理中心，由管理中心领导统一核实报销单和员工出差的真实性。优化后的报销流程如下图所示：图2优化后的报销流程优化后的报审核流程，设置了报销额度，大于五千的报销额度才需要总裁签字过目，小额度报销无需总裁签字，使员工的小额差旅费用更快的得到报销。也减轻总裁的工作负担，作为公司的决策者，有更多的时间来完成自己的本职工作。4.2.2采用多元化的报销方式引入公司线上费用报销系统，不局限于单一的手工纸质发票的报销方式，这就拥有了线上费用报销系统和线下手工纸质报销两种报销方式。在现代的大数据时代，在外支付一般使用移动支付，可以形成电子发票，其产生的电子发票可以直接导入公司财务系统中，减少纸质发票的传递时间和丢失风险，缩短报销单审核的时间，提高工作效率。没有形成电子发票的支付，员工可以采用线下纸质报销，满足公司员工不同的报销需求。另一方面公司费用报销系统可以帮助财务人员严格执行报销审批流程，在电子报销系统中没有上一流程管理员的签字就无法传递到下个流程管理员的手中，不仅规范员工借支报销流程，还增加报销流程的透明度。4.3规范员工借支报销审核4.3.1明确报销范围为减少员工将个人消费转嫁公司的风险，应制定详细的报销标准和报销范围。根据往年的出差费用的数据，并通过实时查询互联网相关的服务价格，制定详细的企业差旅费预算。管理中心可以为财务部门提供出差人员的出差地点、出差原因和交通方式。财务人员根据出差地的发展水平结合往常的报销额度制定报销范围，对于员工的食宿费用超过范围的部分，不予报销，引导员工勤俭的习惯。差旅费的报销可参照下表进一步优化。项目表2差旅费报销标准（单位：元）项目级别住宿费（元/人.天)餐食费（元/人.天)市内交通费（元/人.天)高层管理凭票据实报销凭票据实报销凭票据实报销中层管理出差地三星酒店标准<150凭票按里程核准一般员工出差地经济适用酒店标准<100凭票限额50元以内表项目3差旅费长途交通费报销标准（单位：元）项目级别飞机高铁、火车自驾车高层管理商务舱商务座、一等座、软卧凭票据实报销中级管理经济舱二等座、软卧凭票据实报销一般员工紧急情况可乘坐经济舱二等座、硬卧4.3.2明确报销时限公司应规定每次出差回来后的报销时限。针对员工累积报销的现象对症下药，明文规定员工出差回公司后三天之内必须提交报销单，并且提供相关原始凭证。员工每次的出差报销只能报销本次的行程费用，不得累积报销。对于员工的逾期报销和累积报销可以给予相应的处罚。例如逾期一周的员工报销，规定只能报销百分之七十的出差费用；逾期一个月报销则报销比例为百分之三十。对于仍然累积报销的员工，给予不予报销的处罚。4.4加强逾期员工借支管理4.4.1定期清理借款面对各员工的大量借款，制定规章制度要求财务部门定期清理员工借款。每月月底清理员工借款，对于即将到期的借款，要提醒借款人员还款时间。对于员工的逾期借款，可以制定相应的处罚措施。对于有能力偿还借款却不愿意还款的员工，可以采取以下处罚措施；首先取消该员工的奖金和其它奖励，对于借款不还并且不服从公司处罚的员工，先给与律师函警告，然后对于仍然拒绝还款的员工可以依法起诉，利用法律程序追回借款。对于无力还款的员工可以按照还款制度安排。年底汇总员工借款，将到期借款和未到期借款进行分类，核算当年逾期借款，并计提相应的坏账比例。4.4.2制定还款管理措施给予员工借款要签订借款合，同时约定员工的还款方式。员工可以自主选择一次性偿还借款还是分期偿还借款。对于无能力一次性偿还的员工，公司可以在签订借款合同时，约定每月从员工工资中扣除相应的金额偿还借款和借款利息，可以根据借款金额适当延长劳务合同；如果员工不愿服从还款安排，可以给予取消奖金、升职奖励的处罚。面对实习员工的借款，明确要求实习员工在偿还借款后方可离职，如果不愿归还借款并擅自离职可以对其提起诉讼，采取司法程序以减少损失。5小结针对于企业重要资金隘口，各项借支制度优化设计有利于生活家家居公司对借款与报销项目的管理质量，促使企业未来健康持续发展。首先，明确规定员工的借款额度，有利于减少一些员工谋私的行为，减轻企业营业资金的负担，使得真正困难的员工有钱可借，提高员工对公司的忠诚。其次，优化报销审批流程和线上电子报销方式的引入、制定明确的报销项目和额度，促使出差人员的报销更透明快捷，累计报销、虚假报销现象减少，减轻财务人员的工作负担的同时，帮助公司严格管理差旅费用，减少企业资金的乱用、滥用。最后，严格推行、并落实借款逾期的处罚和管理措施，减轻企业的坏账负担，减少不必要资金流失。参考资料[1]黄秀芸