广东旺通食品有限公司存货内部控制工作优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u90901广东旺通食品有限公司简介 广东旺通食品有限公司存货内部控制工作优化设计广东旺通食品有限公司简介广东旺通食品有限公司于1996年在广东省阳江市阳东大令工业区成立，注册资金1000万，总规模300-500人。其主要业务是进行烘焙食品及包装盒的研发、生产与销售。目前企业已研发出了饼干、蛋卷、千层酥、苏打、蛋黄派五大系列食品，同时配备彩盒装、新彩盒装、彩袋装、实惠装、精品装、铁罐装、独立片装等系列包装盒。自进入市场以来，旺通食品有限公司一直秉承着“精益求精，保持领先”的经营理念，认真发扬务实、团结、进取的企业精神，诚信经营、积极创新，使得公司的产品赢得了广大消费者的青睐和同行企业的尊重与学习。成立以来，旺通食品有限公司取得了较大的经济效益和社会效益，曾获得过“阳江市民营科技企业”、“广东省民营科技企业”、“历年重合同守信用企业”、“全国食品优秀企业”、“国家质量卫生安全全面达标食品”、“广东省名牌产品”等殊荣。图1-1广东旺通食品有限公司内部组织结构图广东旺通食品有限公司存货管理现状2.1存货入库现状广东旺通食品有限公司的存货主要是可食用的东西，所以对于存货的质量要求严格。正常情况下存货在入库之前要经过质检员进行质量检验，确定数量、质量、规格等一致之后才能进行验收入库。具体流程如下：图2-图2-1存货入库流程图存货入库流程图在储存方面，存货主要设置了三个仓库，分别是原材料库、产成品库、低值易耗品库。每个仓库配备了一名仓管员，其主要负责存货的日常保管、存货出库、入库数量的检查和单据的填制、存货纸质物料卡和台账的登记、存货的盘点等工作。存货在仓库内没有设置具体的存放位置，随机摆放。2.2存货生产领用和出库现状广东旺通食品有限公司对于原材料的领用采取的是边生产边领用制度。领用、销售出库流程如下：图2-2图2-2存货出库流程图2.3存货盘点现状依照广东旺通食品有限公司的盘点制度要求，财务部和仓储部对存货实施定期与不定期的清点。仓管部的定期清点通常是月中一次月末一次，一般是由仓管人员进行物料整理，检查物资的存放情况、包装状态、核对实际数量与台账数量，财务人员对盘点结果进行比对验证。财务部门的定期盘点工作通常是在期末进行，主要盘点存货的数量以及损耗情况等。在盘点时会安排监盘人员的加入，以确保盘点的准确性。盘点工作结束后及时报告盘点结果，若有不符，及时进行缘由查究和账务处理。不定期清点由领导层决策，隶属部门按要求执行。广东旺通食品有限公司存货内部控制中存在的问题3.1存货的入库、出库流程不清晰，凭据不健全存货是旺通食品有限公司资金流较大的项目，其流动性非常强。陆续投入原材料的生产制度使得存货出库、入库发生频繁，但是没有制定严格规范的流程，因此在此环节上出现了很多把控不严的现象。例如：（1）验收入库环节：当面粉、白砂糖一类数量较大的存货进行质检时，质检员按照以往的经验，没有检查相关凭证是否齐全，没有进行严格的质检工作，就匆匆办理入库。导致后续出现问题时，调查证据不足，账证不符，给公司带来了较大的影响与损失。（2）领用出库环节：由于企业是边生产边领材料，领用次数过于频繁。所以仓管员只要看到领料单就办理材料出库，未核实领料单是否审批通过。很可能出现冒领，导致存货丢失。3.2存货盘点制度流于形式广东旺通食品有限公司的存货盘点制度设计的比较完善，但是因为各方面管理出现缺陷，导致盘点沦为形式，没有达到应有的效果。（1）在仓库内没有分门别类的对存货进行管理，存货没有具体的存放位置，没有进行编号，管理比较混乱。财务人员在执行盘点时无从下手，盘点执行困难。（2）当生产部门的存货领用过多时，没有进行假退料处理，长此以往就出现了账外物资。这不仅会导致成本的高估，还会导致存货的账实不符。在清查时这部分存货就变成了待处理财产。（3）公司存货盘点制度规定仓管员每半个月实行一次清查盘点，并出具盘点报告。但是仓管员并没有严格执行盘点工作，审批的管理人员也未重视清查结果就匆匆签字。而且公司存货特殊，盘点间隔过长，存货出现问题不能及时发现，因此常常出现变质过期等状况。（4）存货报废处置授权审批环节过于单一，报废处置不规范，使得很难落实并追究责任，异常情况处理混乱。3.3相关人员缺乏存货内控意识存货内部控制制度需要通过一系列业务活动来实现，因此存货内部活动是否有效、合理是主要的影响因素。我在对广东旺通食品有限公司存货内部控制制度问题的研究分析中发现，存货的相关部门衔接不够紧密，交流不够充分。管理人员存货内部控制意识不足，对存货的管理不够重视。相关工作人员缺乏工作热情，未充分尽到职责，没有明确的工作目标，工作效率有待提升。广东旺通食品有限公司存货内部控制工作优化设计4.1严格规定存货入库、出库流程及凭据4.1.1存货入库、出库的具体流程优化入库、出库环节是存货非常关键的控制点，所以要严格规范出库、入库的执行程序。如果入库、出库没有按照规范进行，很可能出现人员舞弊或蒙混过关等情况导致存货有所损失。因此，我为旺通食品公司重新设计了存货入库、出库流程。入库流程：图4-1图4-1存货入库流程图出库流程：图4-2图4-2存货出库流程图4.1.2存货入库、出库应具备的凭据优化无论存货量有多大，收发有多频繁，只要盯好原始凭证的来龙去脉，保证有据可查，有据可依，就不用担心存货有所闪失。存货在入库、出库环节不仅要严格检查凭据是否齐全，还要检查相关审批是否通过，签字盖章是否齐全，凭证数据是否准确等。对于不合格的原始凭证要及时退回，及时上报，坚决不允许走人情通道。表4-1存货环节及凭据环节凭据验货入库通知单、供货方的材料证明、合格证、运单、提货通知单、检验报告入库完工单、入库单、采购合同执行情况表领用领料单、发料汇总表、发货单出库出库单、销售凭证、销售合同执行情况表4.2存货盘点制度的优化措施存货盘点的工作要求一经确认就必须要求严格执行，领导层要重视起存货的内部控制，加强存货的监督，让存货盘点制度不在空有形式，而是实实在在的起到控制效果。4.2.1盘点前期工作优化存货盘点是管理存货的重要手段之一，为保证盘点的顺利进行，前期工作是十分重要的。对于广东旺通食品有限公司而言，规划好前期工作非常有助于盘点效率的提升。（1）将仓库进行区域划分，根据存货的特性安排固定的存放区域，并对存货进行有序编号。正常情况下不允许其他人擅自进入仓库，特殊情况下要进行信息登记，登记的内容包括时间、姓名、目的、批准人等。(2)仓管员盘点间隔从半个月一次缩短到七天。盘点时不仅要清点数量还要检查是否有霉变、鼠虫等情况。如果发现此类现象要及时处理，有损失要及时上报。（3）仓管员每天要在仓库巡查一次，检查有没有什么明显的安全问题，比如：灭火器过期、屋顶漏水、地面渗水等情况。在感觉异常时也要及时查看，争取在短时间内发现问题，阻止进一步损失。4.2.2盘点的流程存货盘点的时间为每月27号，有特殊情况要推迟或者提早盘点的需要进行申请说明。盘点人员至少三人，其中财务部一名，仓管部一名，其他部门一名。最晚30号结束盘点并出具盘点报告。图4-3图4-3存货盘点流程图4.2.3报废批准制度优化存货在发生报废后应及时查明原因，登记《报废申请表》，如果归于个人责任，应注明相关责任人，然后递交上级签字批准。存货报废金额不同审核流程也不同，金额越大审核层次越高。表4-2批准权限表金额范围批准人员小于或等于1万时仓储部经理、财务经理大于1万，小于或等于3万时仓储部经理、财务经理、总经理大于3万时仓储部经理、财务经理、总经理、董事长4.3加强存货内控意识,保证内控有效进行4.3.1建立员工成长体系员工是企业的重要组成部分，员工工作的积极性很大程度的影响了工作质量的好坏。良好的工作环境和职业发展前景是保持员工热情和活力的重要因素。员工的热情和活力也将决定着企业的内部控制制度是否能有效执行。（1）公司可以以各种活动为载体，比如：主题活动、团建、文艺比赛、技能比赛等。倡导公司的企业文化，提升员工的活力，加强团队的凝聚力。（2）公司可以建立内部的反馈通道，让员工真正的参与到内部控制过程中来。积极鼓励员工提出意见，并对有效意见发表者进行表扬，发挥示范性作用，激励其他员工不断努力。（3）针对旺通公司质检、仓储、财务等关键性岗位员工能力不足的现象，加强专业技能的培训，以岗位职责的要求加大员工对新知识的学习力度，避免由于专业能力不足而引起的存货内部控制制度问题。4.3.2制定绩效考评机制通过对广东旺通食品有限公司的了解发现，与存货相关的员工基本都是固定工资，没有薪资成长机制，这非常影响员工们的积极性。公司可以制定一套绩效考核机制，不单单是硬性的打卡要求，还与工作任务息息相关。把工作量化，有奖有罚，同一工种不同工资，利用这种差异激发出员工的积极性。如：对未出现损耗的仓库正常发放工资，对有损耗的仓库追究责任，若属于管理不当则扣除相应工资。在生产过程如果出现存货质量不达标现象，追溯质检员责任，督促质检员提升质检质量。对于忠于职守，及时阻止存货毁损发生的员工给予奖励。对于凭据未审核清楚、检查到位的，区分凭据重要程度进行相应的惩罚等。也可以适当的执行末尾淘汰制，以保证存货内部控制制度有效执行。4.3.3实施轮岗制度加强内部监督广东旺通食品有限公司的员工基本上都是固定在一个岗位。长期在一个岗位有的会成为技术过硬的能手，但有的就会出现乏味懈怠，对日复一日的工作充满厌倦情绪。若能够实行定期的轮岗制度，尤其是工艺技术、财务等类型员工，通过对不同岗位的学习和深入的了解，也可以发现自己更加适合什么岗位，有助于增加工作的积极性，提升工作效率。同时对于轮岗制度要制定具体的标准和规定，各部门负责人可以对轮岗情况进行评价，作为后续调岗、晋级、加薪的依据。通过轮岗制度，企业可以培养出很多综合型人才，降低了关键人员流失的风险，同时轮岗制度可以促进岗位交流，提高信息传播速度，进一步提升企业效率。总结广东旺通食品有限公司存货内部控制工作的问题主要有以下三点：第一，存货的出库、入库流程不清晰，凭据不健全；第二，存货的盘点制度流于形式；第三，相关人员缺乏存货内控意识。针对这三点，我的建议是：一、制定完善的出库、入库流程，流程的每个环节应具备相应的凭据。二、做好存货盘点的前期工作，加强存货管理，以保证期末盘点顺利、高效的完成。对于存货报废，应制定阶级审批制度，报废金额越大，审批阶级越高。第三、提高员工的专业素养，激发员工的热情；制定绩效考评机制，增强员工存货内控意识，实行定期轮岗制度，加强内部监督管理。优化之后的存货内部控制制度可以大大提升员工的工作效率，让存货得到更加科学规范的管理，减少了存货意外情况的发生，有利于公司长远、健康的发展。参考资料[1]曾玉清.企业存货管理存在的问题及改进策略浅析[J].商讯,2021(