公司档案资料管理制度模版（3篇）

公司档案资料管理制度模版一、总则本档案资料管理制度旨在规范公司的档案管理工作，确保档案的安全、完整和准确性，提升管理效率与质量，保障决策的科学性和正确性，保护公司合法权益，以及推动公司的可持续发展。二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工，所有单位和个人在处理公司档案资料时，均须遵守本制度规定。三、档案管理职责与权限1.公司档案管理部门负责全面的档案管理工作，包括档案的收集、整理、分类、归档、检索及销毁等环节。2.各部门需负责本部门档案的管理工作，涵盖档案的创建、整理、归档及日常管理。3.档案管理员在档案管理中承担重要职责，包括档案的管理、协助归档、检索及销毁等工作。4.公司员工应严格遵守档案管理制度，按照规定权限和程序处理档案资料，禁止私自移动、更改或销毁档案。四、档案分类与归档1.档案应按照统一的分类体系进行分类，不同类别的档案需分开存放，并进行编号和标注。2.电子档案应以文件夹和文件的形式组织，每个文件夹和文件需有明确的命名和标注。3.档案归档前需进行整理和分类，确保档案的完整性和准确性，遵循既定的归档规则。五、档案的存放与保管1.档案室应具备适宜的环境条件，以确保档案的安全存放和保管。2.档案室需配备防火设备和安全监控设备，以预防和应对可能威胁档案安全的事故和事件。3.档案的保管应由专人负责，保管过程中需详细记录和登记，以便追踪档案资料的流转和使用情况。六、档案的检索与借阅1.档案检索需遵循既定程序和规定，使用者需向档案管理员提出申请，并明确使用目的和范围。2.借阅档案时，需填写借阅登记表，承诺按规定使用和保管档案，不得私自复制、更改或泄露档案内容。3.借阅的档案应按时归还，如需延长借阅期限，需提前向档案管理员申请并获得同意。七、档案的销毁与归档管理1.档案销毁应遵循特定程序，由档案管理部门专人执行，并做好销毁记录和证明。2.档案的归档管理应及时进行，确保归档档案的可查性和可用性，严格遵循规定的期限进行销毁和移交等操作。八、违反制度的责任与处罚1.对严重违反本制度的个人或单位，公司将依法追究其法律责任，使其承担相应后果和处罚。2.对违反本制度的员工，公司将根据情节严重性给予相应纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、开除等。九、附则本制度自发布之日起生效，所有员工必须严格遵守。对于本制度未涵盖的事项，公司将视需要进行补充和完善。以上为公司档案资料管理制度，旨在规范档案管理工作，确保档案的安全和完整性，提高管理效率，所有部门和员工应认真履行职责和义务，共同维护公司的正常运营和发展。公司档案资料管理制度模版（二）一、目的与适用范围公司档案资料管理制度的制定，旨在规范公司档案资料的收集、存储、使用、保管及销毁流程，确保公司档案资料的安全性、准确性及完整性，以支持公司正常运营及各项管理活动。本制度适用于公司全体部门及员工，涵盖正式员工、临时员工以及合作伙伴。二、定义与缩写解释1.档案资料：系指与公司业务活动、经营管理相关的各类文件、记录及资料等。2.公司档案管理系统：指公司用于管理档案资料的电子化或纸质化管理系统。3.档案管理员：为公司档案资料管理的专职或兼职工作人员。三、档案资料的分类与归档1.分类原则：根据公司业务及管理需求，档案资料被划分为行政管理档案、财务会计档案、人力资源档案、市场销售档案、技术研发档案等多个类别，每类档案均设有相应的命名规范及编号体系。2.归档流程：档案管理员负责档案资料的整理、分类、装订、编号及系统录入等工作，确保档案资料的归类准确、完整且便于查阅。四、档案资料的存储与保管1.存储介质：档案资料可采用纸质或电子形式存储。纸质档案需存放于专用档案室或档案柜中，而电子文档则应存储于安全可靠的服务器或云存储系统，并定期进行备份。2.存储期限：依据公司档案管理要求及相关法律法规，为各类档案资料设定明确的存储期限，并按期执行归档、保管及销毁操作。3.安全保护：公司档案资料受到严格的安全保护，包括防火、防水、防盗等措施。档案室或档案柜配备专业保安设施及监控系统，档案管理员负责日常安全审查及巡查工作。公司建立安全备份及恢复机制，以保障档案资料的安全性与完整性。五、档案资料的使用与借阅1.使用权限：员工仅在工作需要时方可使用公司档案资料，未经授权不得擅自复制、传播、篡改或泄露档案资料。对于涉及商业秘密、客户隐私等敏感资料，需严格限制访问权限。2.借阅流程：员工借阅档案资料需填写借阅申请表并经上级审批。档案管理员负责审核借阅申请的合法性，并在借阅期间对档案资料进行监控管理。3.借阅期限：普通借阅期限为____个工作日，可延长至____个工作日，但总期限不得超过____个工作日。逾期未归还者需承担相应责任。六、档案资料的销毁与报废1.销毁程序：档案资料存储期限届满后，经鉴定符合销毁条件的，可启动销毁程序。销毁前需审查档案资料的完整性与不可审查性，并进行确认记录。提前通知相关部门备份或复制需保留的资料。2.销毁方式：纸质档案资料需进行机密处理并交由指定单位焚烧处理；电子档案资料则通过专用软件或设备进行安全删除及清除。3.销毁记录：每次销毁或报废的档案资料均需记录相关信息，如销毁日期、销毁人员、销毁方式等，以备查证及追溯。七、档案管理责任与监督1.档案管理员职责：档案管理员承担公司档案资料管理的核心责任，负责制度的制定与完善、档案资料的收集整理、档案管理系统的维护以及协助其他部门进行档案查询等工作。2.监督与检查：公司领导及部门负责人需对档案资料管理实施有效监督与检查，定期审查档案资料的收集、存储、使用、保管及销毁情况，并对违规行为进行纠正处理。八、附则公司档案资料管理制度将根据实际情况进行适时修订与补充，以确保其符合公司业务需求及法律法规要求。本制度为公司档案资料管理的指导性文件，公司可根据实际情况进行参考与调整。公司档案资料管理制度模版（三）一、目的与背景本公司旨在通过实施档案资料管理制度，确保公司档案资料的安全性、完整性和有序管理，同时提升档案检索的效率与准确性，为公司运营提供及时、有效的支持与保障。鉴于公司业务规模的不断扩大与发展，档案资料的数量亦与日俱增，因此，建立和完善一套科学的档案资料管理制度显得尤为重要。二、适用范围本制度适用于公司全体部门及员工，旨在统一规范档案资料的管理工作。三、基本原则1.保密原则：鉴于公司档案资料涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，必须严格遵守保密规定，未经授权，不得擅自泄露、传播或复制档案资料。2.完整原则：档案资料的归档应严格按照规定的组织和分类方式进行，确保档案的完整性和准确性。任何私自删除、篡改或销毁档案资料的行为均被严禁。3.有序原则：档案资料的存放与管理需遵循既定的档案分类体系，员工在接收档案资料时，应依据文件编号、日期等信息进行有序整理和归档。4.便捷原则：档案资料的整理与存放应充分考虑业务需求和合规要求，以便于快速、准确地检索和使用。四、档案资料分类与管理1.分类原则（1）业务性质分类：根据档案资料的业务性质，如财务、人事、项目等，进行分类管理。（2）组织机构分类：按照不同的组织机构，如各部门、分公司等，对档案资料进行分类归档。（3）时间周期分类：根据档案资料的时间属性，如年度、月度等，进行分类管理。2.管理流程（1）接收与整理：员工在接收档案资料时，应依据相关规定进行整理，并准确归档。（2）存储与保管：档案资料的存储与保管需符合业务需求和合规要求，如按分类编号、密级等进行存储。（3）检索与使用：员工在检索和使用档案资料时，应遵守规定的流程和权限，确保档案资料的安全和正确使用。（4）移交与销毁：档案资料达到保管期限或不再需要时，应按照既定程序进行移交或销毁，严禁私自处理。五、责任与义务1.公司领导层：负责制定和完善档案资料管理制度，监督执行情况，定期组织审核与检查，确保档案的安全与完整。2.部门负责人：负责本部门档案资料的日常管理，组织定期清点、整理和