复印打印管理解决方案手册

2023年打印复印管理

方案书

2023年打印复印管理方案书

目录......................................................................................1

背景......................................................................................3

现实状况描述..............................................................................5

对需求的梳理..............................................................................6

总体目的..................................................................................8

可靠性..........................................................................................8

高可用性........................................................................................8

兼容性..........................................................................................8

安全性..........................................................................................8

性能指标........................................................................................9

可扩展性........................................................................................9

需求的实现...............................................................................10

选用产品.......................................................................................10

软件平台：司印-云打印管理三台软件企业版....................................................10

功能速查....................................................................................10

柯尼卡美能达机型的管控........................................................................11

快捷扫描(Scantome).........................................................................................................................................................12

复印内容留底与追查............................................................................13

设备状态监控...................................................................................15

打印输出集中管理...............................................................................15

刷卡输出和漫游打印............................................................................16

打印留底与追溯.................................................................................16

打印成本核算与分摊............................................................................17

通用打印驱动...................................................................................18

打印..........................................................................................18

输出方略管理...................................................................................19

输出方略一般有两种重要诉求..................................................................19

通过方略实现仅符合条件打印任务送审..........................................................20

通过方略实现仅特定文献格式拒绝打印..........................................................20

关键字方略..................................................................................21

正则体现式方略.............................................................................21

彩机权限控制与使用配额........................................................................22

设备使用状况汇报...............................................................................23

布署方案................................................................................23

打印机网络化改造...............................................................................24

拓扑构造.......................................................................................24

软硬件需求.....................................................................................25

灾备计划.......................................................................................25

背景

在人们的老式观念中，打印机和PC等设备相比，它历来都只是一种办公终端，与、机一起相提并论。许多时

候.复印等设备H勺管理和采购也重要放在了老式的行政和后勤部门，相对于服务器，网络、存储、ERP等来说，

文印输出在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。同步，许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算,

诸多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。

在一般的企业当中有诸多时职能部门，每个职能部门都规定有自己的打印复印设备，这样虽然看上去各个职能部

门自己很以便，不过却挥霍了大量的办公成本，并II.设备的使用非常低效。大量分散打印设备要有专人负青维护

设备的正常运转，购置平常的耗材，并及时修复小问题，这些都在无形中增长了IT的运维成本。据IDC记录，IT

部门有15%的时间用在处理打卬有关的J问题上面。

顾客不良的打印习惯，例如没必要的彩色打印，未经排版预览即草率打印，用打印替代复印以及与工作无关的打

印等行为，客观上导致了巨大成本支出，同步导致资源挥霍，与环境保护和低碳办公的历史时尚格格不入。

Gartner分析指出：几乎有90%的企业不理解自己在文印输出方面内支出状况。打印、夏印等文档输出的消耗是企

业成本中未经审核H勺最终“堡垒”，怎样进行成本控制和预算管理，文印环节成为被平常管理遗忘的角落。

此外，文档输出也许导致的信息泄密风险客观存并时有发生，如不加以重视，待会带来巨大II勺商业风险。在多种

信息泄露威胁中，企业普遍对来自外部的侵扰予以了高度重视，而来自内部口勺信息窃取和泄露却很轻易受到忽视。

一项调查显示：“病毒和黑客已不再是谋害企业信息安全的罪魁祸首，相反，通过Email,移动存储和打印泄密H勺

人为窥探和窃取才是令人忽视口勺元凶”。调荏指出，通过网络打印方式带来口勺泄密波及到企业较高等级甚至是关

键圾的商业信息，所占比例尤其高，其带来H勺损失往往难以估计。企业往往在网络安全、E-Mail、移动存储、通讯

等方面不惜重金投入，不过对于纸质文献，因具有易携带、易混淆、易隐蔽、不易检测、难认定、轻易被忽视和

忽现等特点，重视不够，往往成为信息安全的短板。

因此，不管从企业管理.，成本节省和信息安全角度，企业都应当予以文印输出管理应有口勺重视。在文印输出管理

时没入将给企业带来巨大日勺回报。

现实状况描述

根据我们在打印复印输出行业的经验，企业一般在打印复印方面普遍存在如下某些问题：

设备使用问题

•设备破旧、甚至部分操作部件损坏、导致输出质量不佳、引起工作H勺延后

•输出设备没有使用限制，任何人可以随意使用

•输出成本直线上升，打印复印没有控制

•大量打印的I密料，放国在打印机旁，没有人拿走，导致挥霍

•打印日勺文当没有及时拿走，发起人找不到打印的）文档，更也许导致敏感信息泄露

•常常发现大量与工作无关的打印或无人认领H勺打印任务，却找不出是谁打的

•无法清晰掌握输出设备的整体状况，例如设备使用率，每月印量，更无法按照使用分摊成本

•彩色输出无法控制，不必要彩色输出导致大量挥霍

使用和维护成本：

•平均每月每台设备、更换2个硒鼓、硒鼓采购及安装工作量大，导致每月使用成本高

•在换硒鼓、处理卡纸、安装驱动等低级支持上花费IT维护人员大量时间和精力

服务水平：

•零部件更换，包括报修、送修、收取等，且服务商不一样、水平不一样。导致顾客等待时间较长、工作效

率低。

对需求的梳理

从碰到的问题出发归纳分类，可以将需求归纳为如下三个大类：

首先，需要实现打印输出设备需要集中管理。通过将所有输出设备的统一管理，管理员可以对企业内部的打印复

印设备有一种清晰的可视度，可以远程管理这些设备，随时理解打印设备的状态、使用率等信息并且可以通过权

限设定，授权特定顾客方可使用该设备。通过对打印设备的平衡布署，做到资源的优化配置。

第二，需要实现打印成本核算与控制。系统通过精确记录每次打印的属性，包括时间，发起人，打印文档，目日勺

打印机，页数，份数，彩色黑白，纸张类型等，可以协助管理者清晰H勺理解整个企业打印成本的构成。可以每月

将打印成本按照部门、项目或成本中心进行核算分摊，使打印成本的观念深入人心。可以通过积极H勺打印控制方

略.深入压缩费用。例如控制彩色打印权限、强制双面打印，刷卡后打印等方略都可以起到协助顾客养成良好H勺

打印习惯，杜绝打印挥霍日勺作用。

第三，需要实行打印安全管理。通过实行刷卡打印，可以有效防止因打印资料没有及时拿走，被他人取走或瞥见,

导致信息泄露的风险。对于机密资料（例如薪费信息、设计图纸等），需要主管审批同意后方可打印。系统可以记录

并追溯每一笔打印任务，可保留并随时查看每•笔打印H勺打印内容。

总卷需求如下图体现:

设备集中管理成本核算与控制打印输出安全

■打印资源集中管理•打印日志记录・刷卡打印出纸

■权限控制♦打印费用核算♦打印审批

■打印日志记录・打印分摊报表♦打印追溯

•打印内容查看・打印控制策略

•资源使用率报表

­商可用性

,刷卡和漫游

•打印行为管理

IT人员财务人员・安全人员

高层管理人员

此外，对于设备老化，输出质量差，服务水平参差不齐等问题，不属于软件可以处理的范围。目前比较常见的处

理措施是采用打印外包，按张计费的模式，使得打印服务和设备维护水平得到保障。由于不属于本方案H勺范围，

这里不再详细论述。

总体目的

本方案H勺总体目的已基本明确，方案需要使用既有打印设备硬件实现，方案目的框定为包括设备集中管理、成本

核算与控制和打印输出安全管理三大方面重要功能。投入运行后，可以将打印设备集中管理，使管理人员在打印

成本，顾客打印行为，设备负载等方面获得透明度，有效减少打印成本，对机密信息的输出有一定的控制力。

方案一旦投入使用，将成为一种很重要口勺平常办公支撑服务，因此必须具有如下特性：

可靠性

系统必须稳定可靠，不能由于系统自身原因影响顾客正常打印。系统需要如实的记录打印任务属性和纸张用量

（彩色、黑白分别记录）。考虑到卡纸、缺墨、打印机面板取消任务等异常的原因，系统记录的打印总页数与实

际页数之间的误差应控制在10%如下。

高可用性

系统应具有高可用性布署的能力。应制定有效的灾备预案和冗余架构，使得系统因自身故障部分或所有离线后，

可以在60分钟内恢复服务能力。

兼容性

系统应具有良好的兼容性。需要支持对所有品牌和型号打印机的精确监控，支持WindowsXP以上的客户端操作系

统。

安全性

系统应具有完善的权限管控和管理员角色，服务器应修补已知的噪作系统和中间件的安全漏洞。系统应有效H勺防

止顾客通过多种手段绕过或逃避系统管理。

性能指标

系统应在满足原则软硬件配置的环境中，到达平均每分钟120页A4纸的处理能力。

可扩展性

系统应采用原则开放的通讯协议，开放接口与三方系统H勺整合。系统应具有良好的可扩展性，可以在系统规模扩

大时，平滑的通过增长服务器节点得以实现支持。

需求的实现

选用产品

我们认为司印-云打印管理平台软件的既有功能已经能大部分满足方案的需求。为了到达方案的规定，需要选用如

下功能模块：

软件平台:司印-云打印管理平台软件企业版

MB

⑴漫游打印一可是实现刷卡出纸：防止资料被他人取走。

(2)分账报表一可精确核算打印成本并产生部门、项目和成本中心打印报表。

(3)人工审批一需要审核员预览打印内容，同意后方可输出。

(4)强制标识一可在输出上面强制植入动态水印。

⑸定向输出一可设定符合条件的任务可以拒绝打印，提交审核或添加水印等。

(6)销毁管理一在输出文稿植入条码，可跟踪每份拷贝的回收状况。

有部分需求原则产品不能满足，需要作出某些方案调整或者通过系统定制，详细在卜面章节详述。

功能速查

管理平台基于统一驱动1驱动虚拟化)的企业级私有云打印架构，提供了身份认证，统一驱动布署,

设备集中管理等诸多基础功能

打印记录打印日志和计数，例如单双面，彩色黑白，纸张类型等

分账报表以部门、成本中心和项目等不一样维度的印量报表和Billingreport

配额管理打印复印扫描的权限和用量限制，可在顾客级或部门级别设定

刷卡打印刷卡后方可出纸

漫游打印在任意设备刷卡出纸

强制标识在打印输出介质上强制输出页眉页脚（banner）和水印，可根据不一样密级分别设定

事件提醒设定一系列规则，符合规则的打印任务完毕后发送邮件提醒

人工审核打印前需要审核员（一般是部门主管或企业指派的审核人）审批后方可出纸

智能审核通过机器学习和智能比对，智能判断打印文档与否需要拦截送审或是直接放行

万能打印只需装一种打印机，打印后弹出打印机列表选择输出的打印机

定向输出打印方略和路由控制，符合规则的任务（可以是打印任务的各项屈性或关键字）被强制指定

输出设备，提交送审或拒绝打印。

打印留底将打印任务口勺快照留存，可随时查阅（图片形式）

打印追溯可通过打印属屉以及内容中的关健字迅速定位到符合特性H勺打印F1志

异常管理订阅设备基于PublicSNMP陷阱事件，出现订阅H勺异常时可以第一时间发送警告邮件到指定

电子邮件地址。异常日志可以查询，可有效记录设备故障率，合理配置打印设备，提高设备

管理水平。

高可用性通过建立节点服务集群，到达出现服务器单点故障时可以无缝将打印任务转移到其他节点，

保证顾客打印不中断

打印在安卓和iOS上通过App和Wifi打印

在线打印通过网页上传文献直接打印（图片，Office文档，PDF）,不需要驱动和Office,PDF阅读器等

应用程序

复印记录复印日志和计数，例如单双面，彩色黑白，纸张类型等

扫描记录扫描任务的日志和计数，例如顾客，时间，页数等

记录的发送和接受的日志和计数。（仅接受任务计入费用）

复印内容留底将打印任务的快照留存，可随时查阅（图片形式）

复印植入水印和在更印输出介质上强制输出页眉页脚（banner）和水印，可根据不一样密级分别设定

页眉

复印审核需要审核员（一般是部门主管或企业指派口勺审核人）审批后方可复印出纸

柯尼卡美能达机型的管控

复印机的顾客认证完全由司印系统接管，可刷卡登录或在设备触摸屏

上输入顾客名密码实现登录。

顾客登录后，可以通过触摸屏选择性放行需要打印的任务，不需要打

印出纸的任务可直接册”除。

由于司印与柯尼卡美能达拥有OpenAPI合作协议，因此可以完美的与柯尼卡美能达复印机整合。可以精确的记录

打印、复印、和扫描的任务口志与记录。

由于木方案制作时，没有得到顾客需求有关柯尼卡美能达复印机详细机型的数据，这里列山可以支持的机型:

黑白机型：彩色机型：

Bizhub421,501,601,751BizhubC253,C353,C451,C550,C650

Bizhub223,283,363(这三款需要增长硬盘选购件),423BizhubC220,C280,C360,C452,C552,C652

BizhubC224,C284,C364,C454,C554,C654,C754

快捷扫描(Scantome)

现代主流复印机均提供扫描到邮箱的功能。实际使用中顾客的困扰是每次都得输入一遍邮箱地址，操作不以便还

轻易输错。从信息安全角度来说，顾客可输入任意外部邮箱，瞬间就可将企业信息发送到外部，给信息安全管理

带来隐患。

司印云打印在主流六种品牌的复印机上，实现了快捷扫描(Scantome)功能。顾客只要刷卡登录复印机，司印系统

就将与顾客卡片绑定的邮箱地址发送给复印机，顾客选择扫描到电子邮件时，顾客绑定的邮箱地址便自动填入无

需输入也无法输入，这样既以便了顾客使用，又保证扫描信息只能发送企业内部邮箱，保证信息安全。

单功能打印机的管控

司印的网络刷卡器只需要接入网络，通过司印系统将刷卡器和打印机进行逻辑绑定，即可实现对任意品牌的打印

机进行刷卡输入，100%兼容。

型号：SYS-S03-IC

原则网络读卡器是基于TCP协议的非接触式射频读卡替,支持多数常见

的识别卡类型（ID/IC/HID）,支持internet、跨涧段局域网使用。基于T

CP协议,通讯稳定可靠,不会丢包。

产品特点与优势：

（1）支持识别卡（ID/IC/HID）多种类型

（2）蜂鸣声提醒刷卡成功，无任务和配置错误等信息

（3）简朴高效、可靠稳定，配置以便

（4）感应有效距离5cm以上

（5）直流12V供电，功耗少于300MA,节能环境保护

（6）体积95mm*55nm*23mm

（7）支持直流电源供电和PoE供电

（8）设备支持网口1进3出，不占用额外的网口以便布署

品名：网络版原则刷卡器（IC）

复印内容留底与追查

司印云打印系统支持将复印内容府快照留存在服务器上，随时可以在管理界面里杳看，与杳看打印留底口勺体验完

全一致。

由于复印机品牌和能力不一样，实现复印留底的方式有所不一样。有两种实现措施如下:

复印留底方式实现原理优缺陷支持品牌

扫描到服务器打印不使用复印机原生的复印程序，•可对复印任务做事前处理，例如夏普，柯尼卡

单独提供一种复印应用，点击复印审批或者可以复印件植入水美能达，东

“复印”按钮时，产生一种扫描印等芝，利盟，三

任务送到服务器，服务器保留备•出纸速度延迟570秒，轻微影响星和京瓷

份并随即打印顾客体验

•复印选项缺乏，原生复卬高级功

能无法使用

复卬快照留存使用原生复印，设备在输出同步•可使用所有原生复印功能柯尼卡美能

送一份快照到服务器留底•速度毫无影响，对顾客完全透明达，三星

因此，假如仅需要保留快照复印，不需要对复印任务进行印前干预的话，复印快照留存是很好的选择，不过可选

择口勺设备范围相对小。

设备状态监控

网络打印机和复印机•般都支持通过SNMP来管理设备的异常警报。司印通过捕捉SNMP陷阱异常信息，可以在设

备故障发生第一时间内获取这些警告，并且根据管理员订阅状况，积极发送警告邮件。系统提供国际原则RFC175

9,RFC3805规定时打印机SNMP事件代码（MIB）。由于各设备的差异，不是所有设备都会实现所有事件，因此可以

触发的事件和错误，因设备而异。

例aw黛监控!3CMpFromSubjectReceived▼

I.具体打印松上匕要设R5mp目标】P为歌分K博址•区edwin.wang@..司印：打印机异常警报2012/8/6（周一）17:3

2.暂更在打印fin理菜常不维中打印机IP・

X受闱于夷体打印机的功能，不基所真的算累蜉配■淀。Qedwin.wang©..司印：打E。机异常警报2012/8/611—）17:25

器所方式•必edwin_wang€>..司印：打印机异常善报2012/8/6闾一）17:2

瘙听？1便民2b［«印优司印：打印机异常瞥报

监所对金名•

普所代马列衰edwin_wang@

A□句印打印机身京

▼□京用k案2012/8/6倜一）17:25

QccvwOpet^面■板打忏Jalpha_yvang@

匚covwCloxd（暂而■临关谕］

［》［互秒打开】

.mUtUxgfx"你好AlphaWang:

匚加《3心0”郎）（互笠关闭］

打印机201SHARP于2012-08-0617:24:27发生异常：异常级别为critical（3）,代至

歌伟人列哀己选择

司印云打印管理系统

（此由M牛为系统自动发出，清勿回复！）

打印输出集中管理

采用司印的云打印构造，在不变化顾客打印习惯的前提卜，彻底颠覆了老式的共享打印和网络打印方式。对于顾

客来讲，安装和使用打印机，不再需要接触复杂的端口、驱动等技术细节。不管什么打印机，均使用同一种博瑞

凯密打印驱动，一种安装包--键傻瓜安装即可完毕。IT支持人员再也不需要为安装打印机，安装打印驱动花费大

量宝贵时间。

对于管理员来讲，一旦系统上线，企业所有的打印机均纳入同一立台管理。管理员可在同一平台下实现打印机的

安装、顾客端布署和打印机控制。所有II勺报表查询，管理配置操作均在同一平台完毕。

顾客认证方式采用域整合H勺的模式，刷卡可以直接使用单位的门禁"

刷卡输出和漫游打印

打印任务保持在队列里直到顾客刷卡并使用触摸屏选择任务放行才出纸，只有打印发起人才能获得打印资料，防

止信息泄密。打卬后一定期间内（默认48小时）假如不刷卡取纸.打印任务直接删除，可以杜绝由于错打或者非

必要打印导致的资源挥霍。在启动漫游打印的状况下，顾客可就近选择打印出纸，非常以便。同步，漫游打印可

以减少单点故障导致的等待、重印和排队，自动均衡打印负载，提高设备运用率，减轻IT管理H勺压力。司印系统

支持所有型号打印机之间H勺漫游打印，最大程度保护客户已经有IT资产投资。

打印留底与追溯

司卬系统通过基于XPS虚拟打印驱动实现r各品牌之间H勺打印驱动无关性。由于XPS语言自身包括文字，因此司

印系统可以较轻易实现打印留底和关键字检索。

打印追溯提供包括打印任务名称、打印内容、页数份数、A3/A4、彩色黑白、目日勺打印机、打印人、打印时间、刷

卡时间、出纸时间、卡号等详细信息。通过这些详尽的记录，管理员员可以完整复现任一打印R勺全过程，对打印

全寸程进行审计。该功能兼容所有品牌和型号的多种输出设备。

司印的打印追溯超级强大，不仅可以查看所有打印内容日勺快照，还可以通过全文搜索打印内容中的文字定位打印

任务，并且可以以高亮方式显示几配关键字。（注意是打印内容旦的文字，而非打印的文档名称！只要是文本形

式H勺文档打印，均可抓取打印内容中的文字，受保护的PDF、扫描件以及图片上的文字除外）。

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博瑞默德怪例分析I

海德鲁铝业引进司印云打印，提升打印

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管理水平

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4

打印成本核算与分摊

打印使用状况和成本分析报表，理解企业打印状况并按照成本中心分摊打印费用。可以根据个人、部门、项目和

成本中心分别记录汇总，报表可以导出成EXCEL格式。

功能特色：

•支持所有型号打印机或一体机的精确打印计张计费

•按照不一样纸张类型、彩色黑白、单双面分别计费

•支持按照部门和顾客、按照成本中心和按照项目分摊打印成本

•页面级别的彩色黑白侦测，精确计算彩色打印成本

按照页或面两个维度核算打印成本，将纸张和耗材（硒鼓或墨）分别计算费用

各类排名，分析报表

通用打印驱动

司印虚拟打印驱动实现了各设备间驱动无关性，极大程度以便IT布署和管理。客户端只需要安装一种打印机，便

可刷k漫游输出到任何型号和品牌打印设备。司印通用打印驱动是真正彻底实现无限制跨设备漫游打印日勺系统。

司印虚拟打印驱动包括了大多数的常用选项，例如纸张尺寸，色彩，进纸槽，页面方向，单双面，辨别率，多合

一：小册子打印等，能满足绝大多数办公打印的需求。

打印

伴随移动互联时代的到来，移动设备开始进入办公领域。怎样从这些设备上打印输出是目前面临的一种难题。

打印模块容许从安装有iOS和安卓口勺移动设备上无线打印至任意打印机，需要安装对应的Apps,打印任务仍然和

股打印任务同样受到系统的管理与控制。

从应用市场下我安装

博无WL结移就打印客户前

主界而发现打印机打印已选项打印预览

输出方略管理

输出方略功能异常强大，可以设定多种条件下对打印任务进行干预：

(1)条件：可设定打印各个任务属性，例如顾客，顾客组，文理名，时间，密级等几十种条件及其组合

(2)动作：定向到打印机，拒绝打印，提交审批，添加水印，添加贝眉，强制双面，强制黑白

输出方略一般有两种重要诉求

（1）成木控制：例如可以设定不小于超过50页口勺任务必须到高速打印机输出；例如可以设定某些打印机或顾

客组强制使用双面打印，哪怕顾客没有选择双面打印；

（2）安全管控：例如可以设定机密级的文献需要审批后打印而一般文献可直接输出；例如包括某些关键字的任

务拒绝打印；

通过方略实现仅符合条件打印任务送审

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通过方略实现仅特定文献格式拒绝打印

条件：文档名称“以…开始"MicrosoftWord-

行动：拒绝打印

关键字方略

文档内容包括“关键字”，多种关键字用空格分隔即可。只要打印文档内容里包括任意一种关键字，即可触发该

动年。司印啊关键字是通过自然语言分词的搜索引擎查询，因此愈加有效率。可支持百万级的数据量，没故意义

的关键字不会触发。例如常见时"啊”，“之”等不会触发，从而减少非期望的触发。

条件：文档内容包括关健字，关键字可

多种由空格隔开

行动：拒绝打印

正则体现式方略

除了关键字条件，司印系统还支持更强大的正则体现过滤。系统订以通过正则体现式查询到符合某种规则的打印

任务，例如包括银行卡号，身份证号等的任务，从而做出处理。

条件：文档内容符合正则体现式：

下列体现式代表身份证：

含身份证(包括18位和15位)

([1-9][0-7]\d{4}(19|20)\d{2}[0-1]\d{1}(([0-2]\d{1})|

(3(0|1)))\d{3}(\d|x|X))|([1-9][0-7]\d{4}\d{2}[0-1]\d

{1}(([0-2]\d{1})|(3(0|1)))\d{3})

行动：拒绝打印

彩机权限控制与使用配额

可认为每个顾客或者部门设定单独的控制权限，包括黑白打卬、黑白复印、彩色打印、彩色复卬巳经扫描和的

权限。通过设定彩色打印和彩色复印配额，可以很好的控制彩色打印的使用，使彩色输出费用可见可控可管理。

本方案提供的配额非常灵活和丰富，系统配额可针对黑白打印，彩色打印，黑白复印，彩色复印分别设定。配额

可以是一次性的，也可以是周期性H勺，例如每周，每月等。可以选择配额设置在部门级别还是个人级别，部门级

别H勺配额为部门所有员工公用。

交电用户维X

基本信息权限配限

刁皿地注

M打印M豆印0扫相□传宾

现额类2S、丹卜|

打印总配额|1000修

打印彩色湿额1200仔

复印总配额|1000仔

复印彩色配额|200匕

保存以R

设备使用状况汇报

系统提供了丰富的报表，从设备角度的报表可以满足设备使用率，双面率，彩色打印使用率等多种维度H勺报表。

假如有定制需求，也可配合完毕。

分账报表排名报表分析报表