2023年湖南天心教育文化服务有限公司接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍..........................................................1

2接待目的..........................................................1

3接待时间..........................................................1

4接待地点..........................................................1

5接待对象..........................................................1

6接待准备..........................................................2

6.1接待前期....................................................2

6.2接待中期....................................................2

6.3接待后期....................................................2

6.4工作安排....................................................3

7接待流程..........................................................3

7.1第一天流程..................................................3

7.1.1接机...................................................3

7.1.2入住酒店及晚宴.........................................4

7.2第二天流程..................................................4

7.2.1早餐...................................................4

7.2.2参观公司...............................................4

7.2.3午餐...................................................5

7.2.4会谈...................................................5

7.2.5晚餐...................................................6

7.3第三天流程..................................................6

7.3.1早餐...................................................6

7.3.2游玩—橘子洲头.........................................6

7.3.3晚餐...................................................7

7.3.4送行...................................................7

8经费预算..........................................................8

I

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9意外防范..........................................................8

参考资料...........................................................9

II

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2023年湖南天心教育文化服务有限公司接待

方案设计

1背景介绍

湖南天心教育文化服务有限公司是一家新型的、现代化的电子商务运营及

文化服务的公司，成立于2010年。湖南天心教育文化服务有限公司旗下的天心

阅读文化网和天心商城整合全球的购物购书平台，实现全球一站式购物购书，

同时开辟天心商城，满足实体店购物需求，增加缴费、预订机票等业务，以吸

引更多的客户。为了便于支付，特别是配合进行线下推广，公司特别推出天心

商城和天心阅读网的会员卡，会员持卡可在消费过程中享受更多免费服务。同

时两卡配合，引领湖湘人的福利以及消费往阅读文化的方向发展。公司致力将

旗下的天心商城打造成为湖南省最大的电子商务购物平台，将旗下的天心阅读

文化网打造为国内最专业的阅读文化推广机构。

山东君为科技教育有限公司是业内比较有名的公司之一，该公司与本公司

是友好合作关系，此次来访是为了更好的促进双方的合作发展，加强信息交流。

山东君为科技教育有限公司一行6人将于2023年5月20日到达湖南天心教育

文化服务有限公司进行友好交流。

2接待目的

本次公司接待的目的是为了促进两个公司的交流与发展，通过与商务考察

团的交流，让他们感受本公司合作的诚意，以及表达我们的尊重和友好。同时

加强公司的业务能力，以促进公司不断的发展。

3接待时间

2023年5月20日-5月22日

4接待地点

湖南天心教育文化服务有限公司

5接待对象

山东君为科技教育有限公司一行6人

1

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6接待准备

6.1接待前期

（1）要提前掌握来宾的基本情况，如来宾的总人数、年龄、性别、身体状

况、航班、职位等等。

（2）了解来宾到达以及离开的时间，乘坐的交通工具以及路线。

（3）针对来宾的风俗习惯及宗教信仰，尽量去满足来宾的食宿需求。

（4）来宾到访的基本信息资料要提前的做好，并且准备好文件发放给公司

相对应负责的员工。

（5）保证车辆整洁，安全性能良好，要做好一系列的安全措施工作，安排

好相关人员，以防各种突发情况。

（6）要确保能及时的接送来宾，以及车辆人员的供应顺畅。提前按照安排

好的游玩行程计划，安排好接送的车辆、驾驶人员、导游人员、以及旅途中的

就餐地点，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。

6.2接待中期

（1）确定好来宾到达的时间，提前到达接待处。

（2）准备好一块迎接牌，书写上具体信息，字牌书写工整，字体醒目。

（3）接到客人后，接待人员首先进行问候，引见介绍主宾，要主动上前打

招呼问候，双手递上名片。同时要面带微笑，举止得体，热情有礼。

（4）确定好迎接人员以及提前做好迎宾所需物品。

（5）做好会前检查。比如检查音像、PPT、文件、座位等是否准备齐全。

（6）提前进入接待岗位。接待人员要在来访者到来之前提前的进入岗位和

工作状态。

6.3接待后期

（1）安排好陪车人员及送行人员，并且准备6份具有纪念性意义的礼物送

给来宾。

（2）提前把路线安排好，以防回程交通不方便。

（3）准备相关资料并进行经费的报销。

（4）进行接待的总结及信息反馈。

（5）进行会议资料的整理。

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6.4工作安排

表1人员分工表

负责人/人数公司部门工作分工

公司总经理/1人负责整个行程的指挥和协调工作，陪同客户用

餐，讲解公司项目。

接待人员/3人行政部负责整个行程的接送和接待任务；制定具体的

日程安排；协助来访者入住酒店之前的登记；

在接到来访者后将事先准备好的房卡登记后

交给来访者并送他们进入房间；房间内布置鲜

花茶歇等。

秘书组/2人秘书处负责会议资料的准备和公司相关资料文件的

整理及发放，以及后期合作合同的拟定。

后勤人员/2人后勤部（1）负责落实安排会议室和接待室摆放鲜花

(3盆),果盘(2盘)、矿泉水(每人发放1瓶)、

茶水每人放1杯),并为会场服务。

（2）在门前摆放鲜花组团以及欢迎标语。

工作保障人员/2人服务保障负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现

部门场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)

是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会

议位置安排。负责本组工作人员的一切后勤保

障工作。

7接待流程

7.1第一天流程

7.1.1接机

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（1）2023年5月20日上午10点40分我方负责接车人员到长沙黄花国际

机场迎接山东君为科技教育有限公司一行6人。接车人员必须在对方到达前二

十分钟前做好相关的迎宾工作。

（2）迎接组在行程中，由迎接人员负责讲解“湖南天心教育文化服务有限

公司”基本概况。

（3）接车注意事项：提前了解宾客到达的时间、航班、人数、职位、姓名

或者其他重要情况，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接；车辆做到定

人定位，接待人员提前到达机场等待；保证车辆整洁，安全性能良好；行车过

程中要注意安全，保持车辆平稳进行；乘车途中接待人员应主动介绍沿途景点。

（4）接车前提前了解对方人员是否存在晕车的情况，如果有晕车人员，则

提前备好晕车贴、晕车药以及饮用水，在选择车辆时尽量选择位置宽松、车内

无污染气味的车辆。

7.1.2入住酒店及晚宴

由我方负责接车人员到长沙黄花国际机场迎接山东君为科技教育有限公司

一行6人前往华天国际酒店。

（1）酒店和晚宴场地：在确定接待活动的时间和地点后，需要提前预定酒

店和晚宴场地。

（2）分配房间：在确定酒店后，需要向酒店提供参加活动的人员名单，以

便酒店安排房间分配。可以根据职位、团队或其他因素对房间进行分配。

（3）确认房间信息：在分配房间后，需要将房间信息发送给参加活动的人

员，并确认他们是否需要单独的行李寄存或其他服务。

（4）晚宴安排：在确定晚宴场地后，需要与场地方确认菜单、桌位布置和

音响设备等细节，并提前安排好座位。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

（1）就餐时间：2023年5月21日上午8:30-9:00；

（2）就餐地点：华天国际酒店餐厅2楼处；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.2.2参观公司

（1）上午11：00由迎接人员将山东君为科技一行带至我公司实地考察。

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（2）提前在公司门口悬挂条幅或播放电子屏（例如：热烈欢迎山东君为科

技莅临我方公司考察指导），提前对员工进行培训，在接待的过程中展现良好

素质。

（3）带领考察团至公司接待室，提前准备好茶水、点心、公司相关文件资

料，待稍作休息后，带领对方在公司进行考察，了解公司的发展史及所获得的

各类荣誉，并参观教育医疗室、教育学习屋、教育活动室等，进一步了解公司

文化。

（4）在实地考察后，带领对方人员去酒店就餐，在点菜的过程中，询问对

方的忌口以及喜爱吃的菜品，同时也可以为来宾推荐当地的特色美食。

7.2.3午餐

（1）就餐时间：2023年5月21日中午12：00

（2）就餐地点：华天国际酒店

（3）就餐方式：圆桌就餐

7.2.4会谈

（1）时间：2023年5月21日下午2:30。

（2）地点：公司会议室

（3）会议主题：教育创新，引领未来

（4）会议内容

①2:30-2:40PM:会议开场，主持人介绍出席人员，宣布会议议程；

②2:40-3:10PM:由公司教育部门主管进行汇报，汇报主题为：教育发展

趋势与机遇；

③3:10-3:40PM:由公司技术部门主管进行汇报，汇报主题为：技术创新

在教育中的应用；

④3:40-4:10PM:由公司投资部门主管进行汇报，汇报主题为：教育投资

项目介绍；

⑤4:10-5:30PM:双方进行教育教学模式创新讨论，并就双方未来的发展

规划与合作进行探讨。

⑥5:30-5:50PM:会议总结及合影留念。

（5）会场布置

①会场四周的装饰和坐席按照职位和等级的划分规划。桌椅摆放为围桌式。

②显示LED电子屏欢迎词（例如：热烈欢迎山东君为科技莅临我方公司考

察指导）。

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③会场内适当的摆放盆景、盆花（如讲台花、桌花）。

④提前布置好举办场地，保持好会场的环境卫生，根据天气状况提前开设

好空调，提高会场的舒适度。

（6）会议布置

①会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾、矿泉水。

②会场氛围：桌牌的制作（坐席上摆放参会者的姓名牌）、背景画面、无

线麦若干、背景音乐、X展架。

③会场的桌面上应摆放会议的相关资料，在会议的过程中，注意察言观色，

了解对方表情变化，礼仪人员在活动过程中及时添加茶水。

（7）参与人员

①湖南天心教育文化服务有限公司领导班子；

②山东君为科技教育有限公司一行人；

③公司相关部门主管或员工代表。

7.2.5晚餐

（1）就餐时间：2023年5月21日下午18:00；

（2）就餐地点：华天国际酒店餐厅2楼处；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

（1）就餐时间：2023年5月22日上午8:30；

（2）就餐地点：华天国际酒店餐厅2楼处；

（3）就餐方式：酒店自助餐形式。

7.3.2游玩—橘子洲头

游玩前一天公司负责人要先确认好游玩的具体行程与地点、人员，做好周

全的安排，并且将计划安排通过文件或者书面的方式通知告知来宾。

（1）游玩地点：湖南省长沙市岳麓区湘江中心橘子洲头（长沙网红旅游景

点）；

（2）游玩时间：2023年5月22日上午10:00-下午15:00；

（3）参与人员

①湖南天心教育文化服务有限公司领导班子代表；

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②山东君为科技教育有限公司一行人；

③后勤保障人员及行程安排秘书等3人。

（4）游玩流程

①上午9：30在华天国际酒店门口，接到山东君为科技教育有限公司一行

人一同开车前往湘江中心橘子洲头，进行游玩。

②上午10:00左右到达橘子洲头行人参观游玩街道，公司领导与来访团共

同参观风景。

③10:30左右到达橘子洲南端的伟人青年塑像，塑像高32米，长83米，这

里是拍照打卡，领略“橘子洲头，看万山红遍，层林尽染”最好的地方。自由

活动停留半个小时左右。

④11:20左右由公司领导班子带领来访团前往橘子洲头“1925湖湘餐厅”

进行茶歇午餐。

⑤就餐完毕之后，下午1:40左右安排公司领导与来访者共乘湘江游船，乘

游船感受长沙湘江的山河水秀，游船会环绕湘江橘子洲一圈，可以在船上感受

到山水洲城独具特色的魅力，时间在1-2小时，可以根据行程进行安排调整。

⑥乘船完毕之后，上岸进行半小时茶歇，启程回酒店。

⑦注意事项：橘子洲乘船项目遇到下大雨会关闭，去之前看好天气再做选

择；在下车之后每人分发一瓶水，洲上商店间隔较远，如果客人觉得口渴会觉

得体验感比较差；负责人要提前做好预约；负责人安排好一切流程事宜，不要

出现冷场；出行安全较为重要，要保证好每一位游客的生命安全。

7.3.3晚餐

（1）就餐时间：2023年2月22日下午17：00；

（2）就餐地点：华天国际酒店接待大厅；

（3）就餐方式：圆桌就餐；

（4）公司领导班子与所有来访者共同进餐，举办一场送行礼仪。

7.3.4送行

（1）退房

公司接待人员协助来访者进行退房，拿取房卡，协拿行李，清查遗留物品，

引导访客上车。

（2）送机

2023年5月22日下午19：30，我司代表前往酒店欢送来访者至机场，乘

坐航班离开长沙。

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公司领导代表人询问宾客这几天的感受如何，听取他们的建议和想法，请

他们对我司接待的不足之处进行谅解。并将前期准备好的小礼物赠送给友人，

握手相送。

8经费预算

表2经费预算表

项目费用

酒店住宿费2880元

用车费用950元