2023年6月合肥米廷会议商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院

目录

1背景介绍..........................................................1

2接待目的..........................................................1

3接待时间和地点....................................................1

4接待对象..........................................................1

5接待日程..........................................................2

6接待流程..........................................................3

6.1第一天流程....................................................3

6.1.1接车......................................................3

6.1.2入住酒店..................................................3

6.1.3实地考察..................................................3

6.1.4接待晚宴..................................................4

6.2第二天流程....................................................4

6.2.1举行项目推荐会............................................4

6.2.2市内观光游览..............................................4

6.3第三天流程....................................................5

6.3.1准备早餐..................................................5

6.3.2安排送机..................................................5

7接待准备..........................................................5

8接待人员分工......................................................6

9经费预算..........................................................6

10接待预案.........................................................7

参考资料............................................................8

I

湖南商务职业技术学院

2023年6月合肥米廷会议商务接待方案设计

1背景介绍

合肥某商业地产举行招商活动，合肥米廷会议公司主要经营会展及庆典活动

代理招商、组织策划及管理服务、商务礼仪服务、代理、发布，实现利益的最大

化。随着经济的发展，服务业所占比重正在逐步提高。为了引进龙头企业，改善

产业结构，提升产业层次，提高资源的利用率，拓宽销售渠道等，将于泰国企业

达成长久的合作关系，实现双方利益最大化。

泰国商人经营的一些产品需要通过渠道将产品扩销经营一体化，实现增值的

效果。泰国商人一行8人将于2020年6月20日到达招商会现场进行实地考察。

该商务考察团将会乘坐CX654于10点40分到达合肥新桥国际机场，对方要求我

方招商部安排车辆和人员接站。我方会负责的安排这次招商活动，对泰国商人的

到来表示热烈的欢迎，会准备贵宾当地的美食，也可以尝试合肥的美食。我方公

司会派人员按时的在机场接待贵宾。

2接待目的

为了拓宽销售渠道，提高市场的覆盖率，以及短时间内实现资本回笼，更好

的通过这次招商活动是双方的关系更加密切，提出更加宝贵的建议的想法，实现

双方利益最大化。

3接待时间和地点

接待时间：2023年6月20号

接待地点：合肥新桥国际机场

酒店地点：华天国际酒店

会议地点：合肥米廷会议公司B座902

4接待对象

表1接待对象表

序号姓名职位特点

1奥维德商会会长喜欢打泰拳、爱看足球比赛

2缇香商会副会长插花、舞蹈

3格伯特商会秘书长喜欢收集一些经典古书

1

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4梅金商会理事运动型、喜欢踢足球

5图利奥商会专职干比较注重文化礼节

事

商会常务理喜欢新鲜事物，对一切自然法则很

6阿西姆

事受喜爱

7德肖恩商会财务经唱歌、跳舞样样精通

理

8巴特商会执行会书法、文笔精湛

长

5接待日程

表2接待日程表

日期时间地点内容

合肥新桥国际机场

上午10：40分接机：泰国商务考察团

11：30分合肥某商业地产举行实地考察

12：00—13：00合肥香格里拉午餐：自助餐

合肥商业专场项听取招商部举行的专场项目说

6月20下午14：00—16：

目说明会明

日00

会

办理入住手续；告知酒店房间

号码；将其一行人带领至房

18：00华天国际酒店

间；接

待晚宴

合肥樱花阁、万吃早餐，领导在樱花阁，工组

上午7：00-8：00江阁人

员在万江阁(自助餐）

巢湖风景优美，辽阔水域风

6月219：00—11：00合肥市巢湖光；湖岛、山林、湾咀为自然

日景观

11：30—12：30合肥香格里拉午餐：自助餐

镇内有古城墙、古炮台、太平

下午14：00—17：

合肥三河古镇军指挥部旧址、英王府、一人

00

巷、

2

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万年台等

玫瑰厅1+3桌晚餐；主桌：玫瑰厅1+3桌，

18：00—19：30多功能厅工

作人员：多功能厅

KTV、游泳馆、棋

20：00-22：30自由安排

牌室

合肥樱花阁、万江吃早餐，领导在樱花阁，工组

6月22上午7：00—8：00阁人

日员在万江阁(自助餐）

9：30合肥新桥国际机场送机：泰国商务考察团

6接待流程

6.1第一天流程

6.1.1接车

招商部确定好所接待客人的名单、抵达酒店机场时间及交通工具（火车、高

铁、飞机）等相关信息，落实配好接站车辆车次，接站人员。于2022年6月20

日上午10：40分前抵达合肥新桥国际机场做好接机准备。

6.1.2入住酒店

办理入住手续；告知酒店房间号码；将其一行人带领至房间。

豪华套间：2间

标准套间：4间

说明：每天仅为客户早晨上班时间的下午7:15分前提供免费叫醒顾客的服

务，午休以外的其余时间每天下午的2:40分后提供上门叫醒顾客；房间里还要

再准备好些小水果、点心、雀巢的袋装咖啡、鲜花。以上由李赞、王淼具体负责，

相关部门配合。

6.1.3实地考察

了解清楚来宾的基本情况；确定实地考察的陪同人员。招商部以及贵公司规

划好路线，安排实地考察的讲解人员。将这次项目的时间、地点、标准、预算、

流程等方面的工作落实到位。

3

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6.1.4接待晚宴

（1）18：00晚宴正式开始，晚宴主持人引导大家共同举杯，欢迎泰国商务

人员到来，祝这次招商活动顺利举行，圆满结束。

（2）18：00—19：00用餐时段：主桌：玫瑰厅1+3桌，工作人员：多功能

厅，公司领导和工作人员向泰国友人敬酒，交流沟通，拉近彼此的距离。

（3）19：00—21：00娱乐时段：

文艺节目（2-3个节目）：唱歌、跳舞、表演。

游戏节目（2-3个）：增加两方彼此之间的关系和默契，更加直观的感受到

我们的热情。

（4）21：00之后可以各自安排：

KTV：芙蓉厅、百合厅，准备：茶水、水果、小吃、鲜花。由李琳负责，相

关部门配合。

游泳馆：邱飞负责。

棋牌室：安排四间棋牌室，准备：茶水、水果、点心。

夜宵：中厨房负责安排。

6.2第二天流程

6.2.1举行项目推荐会

专场说明会将于6月20号下午2点在合肥米廷会议厅开始，根据参会人员

人数的统计将会安排中型会议厅，会议开始前将会准备席位卡、茶水、纸巾、鲜

花、音响、话筒、电脑（PPT）、纸、笔以及投影设备，为项目推荐会做好准备。

会议开始前参会人员到场时工作人员会安排各个领导前往等候厅休息。

（1）5F贵宾厅：省监察团及泰国商人休息室。

（2）6F会议室：所有工作人员的休息室。

（3）玫瑰厅：来信来访接待室。

以上由刘柏、沈雁具体负责，相关部门配合。

6.2.2市内观光游览

招商部负责及时准确接待各类游客并将提前通知组织及各次商务考察团成

员分别提前安排至合肥市景区和到巢湖（巢湖风景优美，辽阔水域风光；湖岛、

山林、湾咀为自然景观）；三河古镇景区（镇内有古城墙、古炮台、太平军指挥

部旧址、英王府、一人巷、万年台）等进行实地参观或游览考察或游览观光，提

4

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前预定并提前按旅行社接待部门要求报订最好的旅游接待酒店及安排旅游接待

行程计划、安排好准备好的各种旅游运输专用接待车辆，驾驶接待人员，导游人

员，旅游的景点，旅游运输的途中安排的旅游就餐点。

6.3第三天流程

6.3.1准备早餐

早上7：00—8：00为商务考察团安排早餐。

地点：合肥樱花阁、万江阁（领导在樱花阁，工组人员在万江阁(自助餐）。

6.3.2安排送机

早餐结束之后安排泰国商务考察团稍作休息，我方招商部把商务车、礼品、

合肥当地特产准备好，9：30安排工作人员把泰国商务考察团送往机场。

7接待准备

（1）接待日程以及商会名单的个人信息。

熟悉酒店旅客服务接待计划及工作日程计划上旅客的食宿具体安排，所接待

客人的名单、抵达酒店机场时间及交通工具（火车、高铁、飞机）等相关信息，

落实配好接站车辆车次，接站人员。

（2）选择酒店的原因及酒店接待前的注意事项。

①华天国际酒店曾于我方公司合作过，信誉度比较高。第一，地理位置比较

优越；第二，硬件设施比较完善（安全保障设施、内部运行保障设施、工程保障

设施等）；第三，服务人员企业的人文文化比较高。

②接待前酒店管理人需掌握接待客人就餐的具体餐饮、住宿和特殊饮食要求

和饮食注意的事项，做好日常住宿接待和餐饮膳食安排工作，以及安保设施的工

作。

（3）项目推介会开始的准备。

①举行项目推介会时提前10分钟在停车场等待迎接，同时预留车位。会议

开始前再次确定好参会名单，会议厅布置物料的准备是否齐全，避免遗漏，做好

应急准备工作。

②5F贵宾厅：省监察团及泰国商人休息室。

③6F会议室：所有工作人员的休息室。

④玫瑰厅：来信来访接待室。

以上由刘柏、沈雁具体负责，相关部门配合。

5

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（4）市内游玩计划与准备工作。

招商部负责及时准确接待各类游客并将提前通知组织及各次商务考察团成

员分别提前安排至合肥市景区和到巢湖、三河古镇景区等进行实地参观或游览考

察或游览观光，提前预定并提前按旅行社接待部门要求报订最好的旅游接待酒店

及安排旅游接待行程计划、安排好准备好的各种旅游运输专用接待车辆，驾驶接

待人员，导游人员，旅游的景点，旅游运输的途中安排的旅游就餐点。

8接待人员分工

（1）主责部门：行政部

配合迎宾接待商务考察团的时间，告知前台，提前10分钟做好迎宾准备；

卫生检查、会场安排、配合工作（预定市内景点浏览的票务、商务车、餐饮等工

作）配合指导组的相关工作，落实到位。

（2）主责部门：保安部

注意督促引导出入车辆严格做到合法有序的规范车辆排放，注意好单位门前

车辆禁止进出区的道路交通与安全设施管理，配合指导好市公安部门要全力协调

做好小区周边车辆安全与防范的保卫工作。

（3）职责部门：质培部

在公司所有会议接待或活动组织开始执行前，按照活动接待策划方案中的时

间要求，检查现场各部门职责的工作落实等情况，并按规定及时联系与现场营销

部负责人沟通、落实。

（4）职责部门：财务部

整理好接待会前会议准备期间的所有费用情况，餐饮人员安排、住宿场地安

排、会议费用安排、接待会务车辆使用安排情况等几个方面发生的各种费用。并

且统计好向公司的财务部汇报，后期需要采购的物料及时沟通并记录。

9经费预算

表3费用预算表

项目单价数量合计

办公用品4500元4500元

办公设施5000元5000元

会议接待物料4300元4300元

旅行费用（往返1000元/次22000元

路）

租赁商务车1500元/辆23000元

6

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住宿费400元/间156000元

餐饮费7600元7600元

媒体采访8000元8000元

会场布置费用500元/张1500元

（幕布）

灯光300元/个51500元

音箱380元/个83040元

摄影2500元/个25000元

桌椅50元/个201000元

舞台租赁3000元13000元

其他费用（质检2000元2000元