冬灵文化有限公司办公用品领用业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 冬灵文化有限公司办公用品领用业务账务处理流程优化设计公司简介冬灵文化有限公司成立于2016年，注册于湖南省长沙市，公司注册资本200万元，一家具有前瞻性、专业化的新媒体文化创意公司，主营业务包括广告文案创作、演出经纪、活动策划、新媒体营销等，目前公司已经拥有一支专业、年轻，富有创造力的团队，取得了一定的成绩。公司一直秉承“高品质、高标准”的服务准则，探寻文化创新理念，承办长沙市不少政企单位的大型活动。冬灵文化有限公司在职人员42人，其中领导班子3人，分别为总经理1人、副总经理2人，下设综合部、财务部、策划部、营销部、广告部、经纪部等6个部门，各部门设部门经理1人。图1冬灵文化有限公司组织结构图冬灵文化有限公司办公用品领用业务账务管理现状冬灵文化有限公司管理费用现状冬灵文化有限公司是一家广告类公司，不像生产制造型企业那样拥有价值较大的固定资产等生产设备、需要大量的原材料等，属于轻资产类型的企业。冬灵文化有限公司费用支出主要就是用于企业员工维护日常工作，进行业务开展等产生的日常的管理费用，主要包括办公用品费、差旅费、业务招待费、交通费等。表1冬灵文化有限公司2019-2020年度管理费用情况（单位：万元）科目明细2019年2020年实际支出同比预算费用实际支出预算费用实际支出业务招待费108.2111021.95%差旅费43.8545.26%交通费4.54.14.54-2.44%会议费21.82.3211.11%办公用品费15141824.776.43%物业管理费1.51.51.51.50.00%水电费2.22.22.22.34.55%合计39.235.644.548.536.24%根据2019-2020年冬灵文化有限公司管理费用统计，2019、2020年管理费用实际支出分别为35.6万元、48.5万元，同比增长36.24%。冬灵文化有限公司2020年管理费用增长36.24%，主要原因是公司营业额增加，扩张了办公场所和人员数量，导致业务招待费、差旅费、水电费等管理费用有所增长。然而，2020年冬灵文化有限公司办公用品费用远超预算，同比增长76.43%，主要是因为公司规模扩张，原有的办公用品管理制度不符合公司实际情况，管理问题逐渐暴露出来，导致公司办公用品管理费用出现较大的偏差。冬灵文化有限公司办公用品领用流程现状冬灵文化有限公司办公用品由综合部负责统筹管理，主要包括办公电脑、摄影机、录音笔、文具、办公低耗品等。从2020年办公用品费用使用情况来看，实际支出办公用品费用24.7万元，超出预算金额6.7万元，明显存在办公用品管理问题。冬灵文化有限公司仓库由综合部进行管理，主要是由前台具体负责入库、盘点以及分发。目前，前台每年6月、12月会对仓库进行全面盘点，并要求各部门提交办公用品的采购需求，由综合部进行统一采购、管理，用于各部门员工的日常领用，然后将购买凭证及各部门的采购需求等单据提交财务部，由财务部进行付款和账务登记。从冬灵文化有限公司办公用品领用流程来看，主要由申请人填写办公用品领用申请表，经部门经理、综合部门经理审批通过后，提交审批单至前台领取办公用品，最后由前台进行库存台账更新，并每月将办公用品出入库汇总单交给财务部。财务部根据前台提交的办公用品费用原始单据（办公用品出入库汇总单），在公司账簿上更新月度办公用品费用支出情况，并将办公用品费用支出情况记入月度公司运营管理成本。具体流程详见图2。图2冬灵文化有限公司办公用品领用流程冬灵文化有限公司办公用品领用业务存在的问题缺乏办公用品领用预算管理冬灵文化有限公司办公用品管理方面，由综合部负责采购、仓储、派发。员工根据实际需求发起办公用品领用申请，然而对于员工申请的办公用品次数、数量是没有明确限制，因此申请人所在的部门经理、综合部经理只能根据员工的需求说明进行流程性审批，一定意义上来说员工申领办公用品没有上限，因此存在员工恶意多次申领办公用品，以此侵吞公司财务的情况。在账务处理方面，综合部作为办公用品管理部门，财务部作为公司费用管理部门，在办公用品费用即将花完时没有采取有效措施进行控制，控制员工申领办公用品、控制综合部的办公费用支出等，依然进行正常的办公用品领用，以至于办公费用超支。办公用品领用审批流程不完善冬灵文化有限公司办公用品领用审批制度中，没有明确区分办公用品借出和发放的审批流程，以至于员工在缺乏纸、笔、记事本等日常办公用品和因公借出笔记本电脑、录音笔等办公用品时，发起同样的办公用品领用流程。日常办公用品主要是分发给员工用于日常使用，而移动办公设备仅仅是临时借出给员工，需要由员工在借出期间自行保管，而公司目前的管理制度中并没有明确员工的保管和归还时限要求，因此移动办公设备的领用审批流程成为形式，并没有对公司的办公用品进行有效管理。在账务处理方面，发放的办公用品会由综合部报备给财务部，作为办公用品费用支出，而综合部借出的办公用品并没有在账务上进行记录。当发生借出的办公用品遗失情况，若借出人员未向综合部报备，则综合部也不会向财务部报备，将出现账实不一致的情况。缺乏办公用品领用账实盘点在办公用品领用管理方面，前台在按照员工提供的办公用品领用审批单进行分发后，没有及时进行办公用品领用登记，甚至出现口头告知审批进度，先领用后补审批流程的情况，导致了综合部的办公用品登记不准确，也因此未及时向财务部报备，进一步导致了办公用品费用支出情况失真。另一方面，由于部分口头告知，未及时提交办公用品领用审批单，领用后也未补提交的情况时有发生，出现了部分电子设备库存遗失，且无据可查的情况，造成了公司账实不一致的情况，也造成了公司财产损失。在账务处理方面，主要是由于员工没有遵循先审批后领用的制度，且公司没有进行账实盘点，财务部不了解办公用品发放和借出的实际情况，以至于办公用品费用失真，难以有效管理公司的办公用品费用。冬灵文化有限公司办公用品领用业务账务处理优化设计建立办公用品预算管理机制为改善员工无节制的申请领用办公用品，且审批人员无据可依的情况，我认为冬灵文化有限公司应该建立办公用品预算机制。结合各部门每月使用纸、笔、文件夹等日常办公用品的实际情况，控制办公用品费用标准为25元/人/月，包括文具、便签纸、文件袋等。如果员工当月剩余领用额度不足，在申请人所在部门经理同意的情况下，部门内部员工之间可以互相转移领用额度。为降低办公用品的损耗，对于笔记本电脑、录音笔等特殊办公用品进行权限划分，权限内的部门方可申请领用此类办公用品。同时，要求权限范围内的部门每月底提交次月的特殊办公用品需求清单和时限，以便综合部统筹购置和调配，避免出现较多贵重办公用品闲置的情况。表2冬灵文化有限公司办公用品领用权限一览表办公用品名称领用权限部门日常办公用品纸、笔、记事本等文具所有部门特殊办公用品笔记本电脑策划部、广告部、经纪部录音笔策划部、广告部、经纪部、营销部摄像机策划部、广告部投影仪策划部、广告部、营销部其他500元以上办公用品策划部、广告部制定年度的预算日常办公用品：1.26万元制定年度的预算日常办公用品：1.26万元特殊办公用品：综合部申报财务严控支出图3冬灵文化有限公司办公用品预算管理流程完善办公用品领用审批流程为了合理控制公司办公用品费用的支出，减少员工对办公用品的浪费，提高员工对办公用品的保管意识，我认为应该完善办公用品领用管理制度。日常办公用品因金额较小，为简化审批流程，提高工作效率，预算范围内的办公用品领用流程，只需要综合部（前台岗）核实申请人是否满足预算要求，或经申请人部门负责人同意部门内部员工间转移额度后，进行登记后即可领用办公用品，最后由前台将领用登记表提交财务部入账，具体领用流程详见图3，领用登记表详见表3。图3冬灵文化有限公司日常办公用品领用流程对于特殊办公用品，由申请人填写办公用品领用申请单，经部门经理审批通过后，由综合部（前台岗）核实是否与报备的需求一致，经核实后根据审批单进行特殊办公用品领用登记，并告知使用期间的保管要求，若发生损坏、遗失等情况须照价赔偿，且由综合部（前台岗）在领用登记表中记录申请人的赔偿情况，具体领用流程详见图4。若部门申请的特殊办公用品未进行报备，原则上不予以领用，特殊情况下须请示副总经理同意后，方可进行领用。填写特殊用品申请单部门经理审批填写特殊用品申请单部门经理审批前台核实报备情况，登记归还，前台检查，登记表中核销借出信息遗失或损坏：员工照价赔偿，前台提交登记表、赔偿金至财务部入账实行定期和不定期的账实核对由于工作过程中难免有特殊情况，人为因素遗漏登记的情况难以避免，我认为应该建立定期和不定期的账实核对机制，由综合部（前台岗）每月15号对日常办公用品和特殊用品领用情况进行公示，由财务部每月15号对各部门上个月发生的办公用品费用进行公示，同时由综合部核实特殊用品的归还情况，进行账实核对，避免出现长时间不了解库存的情况。所有部门员工有权了解个人费用支出情况以及其他员工费用支出情况，若对办公用品领用情况或费用支出情况存疑，经部门自查存在账务统计问题，可以向综合部、财务部申请核实，确保办公用品费用的真实性、合理性。最后，财务部核实账务信息与综合部（前台岗）的办公用品登记信息是否一致，若存在不一致情况，则敦促要求补交登记信息进行账务录入，直至账实一致。总结冬灵文化有限公司近年来发展迅速，人员规模也得到快速增长，办公用品管理方面的问题也逐渐暴露，办公费用实际支出远超预算资金，呈现难以管控的局面。冬灵文化有限公司通过对办公用品领用业务账务处理流程优化后，建立预算机制有效控制了办公用品费用，完善了办公用品领用流程，规避了办公费用支出风险，有效提高了公司的管理能能力，节约了公司管理成本，有效提高了公司的市场竞争力。

参考资料[1]周凌云,周纳宇.企业费用管理存在的问题及其改进方案[J].企业改革与管理,2020(13):186-187.[2]武可睿.办公用品制度管理在烟草行业的探索与应用[J].老字号品牌营销,2019(06):54-55.[3]王仪成.国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度研讨[J].时代经